Vous êtes chef d’entreprise et vous voulez arrêter de payer un loyer en rachetant vos murs ? Sachez qu’il est possible de les racheter à titre personnel pour ensuite les louer à votre entreprise à travers une SCI professionnelle.

À travers ce montage, vos locaux seront dissociés de votre entreprise ce qui vous évite certains inconvénients. Nous avons choisi de vous détailler, en partenariat avec Pretto, les avantages et le fonctionnement de la SCI professionnelle pour racheter les locaux de votre entreprise. Et si vos locaux sont trop grands, vous pourrez même rentabiliser l’espace inutilisé en le proposant à la location de bureau à Paris.

Qu’est-ce qu’une SCI professionnelle ?

Une Société Civile Immobilière professionnelle est un montage juridique créé pour gérer un (ou plusieurs) bien immobilier attaché à une activité commerciale. Toute création de SCI Pro engage la signature d’un bail commercial. Il faut au minimum deux associés qui se répartissent, selon leur apport, les parts proportionnellement.  Ce type de montage est très répandu chez les particuliers, notamment les familles, afin d’acheter des biens en indivision. Dans le cadre professionnel, la SCI est surtout utilisée pour acheter les murs de son entreprise sans les lier légalement avec cette dernière.

Acheter ses murs directement avec son entreprise comporte des inconvénients, notamment lors de la revente d’une entreprise. Si l’acheteur est uniquement intéressé par le fonds de commerce, la vente peut être bloquée. Si l’entreprise se retrouve en faillite, vous perdez également vos locaux puisqu’ils sont inscrits à votre actif. Enfin, en revendant vos locaux, vous serez taxé davantage avec le régime normal des plus-values.

Acheter ses murs à travers une SCI vous permet d’éviter tous les problèmes évoqués plus haut. De nombreux chefs d’entreprises choisissent ce montage afin d’obtenir un bien pérenne. En achetant vos locaux par une SCI et non par votre entreprise, vous établissez un bail commercial entre les deux entités. En procédant ainsi, les loyers que vous recevrez de votre entreprise ne sont pas imposables, ils réduisent son assiette d’imposition. Autre avantage, le remboursement de l’emprunt est financé par votre entreprise, vous permettant ainsi d’acquérir un bien qui s’auto-finance et qui restera votre propriété.

Attention cependant, la SCI Pro est une véritable société, elle vous engage donc à un certain nombre de tâches administratives auxquelles vous ne pouvez-vous soustraire.

Quelle est la différence entre une SCI Pro et une SCI Familiale ?

Comme son nom l’indique, la SCI familiale est réservée aux seuls membres d’une même famille, elle peut être à capital fixe ou variable. La durée de vie de la société est limitée à 99 ans et chaque associé est indéfiniment responsable des dettes de la société, quel que soit son apport. Le gérant a le droit de verser l’équivalent de 100 000 € aux héritiers sans imposition tous les 15 ans. Il n’y a pas de capital social minimum pour la SCI familial. Enfin, le coût des part sociales baisse en cas de transmission de nue-propriété.

Pour la SCI Pro, les actionnaires peuvent être des personnes autres que celles qui sont à l’origine de la création. Elle est créée dans le but d’acquérir et de louer des locaux professionnels. Une fois l’emprunt totalement remboursé, les associés touchent un revenu complémentaire. La responsabilité de chacun est engagée à hauteur du nombre de parts sociales.

Comment créer une SCI Professionnelle ?

Une SCI Pro est une société à part entière, sa création suit donc un processus codifié en plusieurs étapes :

• on commence par créer les statuts : capital social de la SCI, répartition des parts en fonction des apports respectifs des membres, désignation d’un gérant, règles de fonctionnement, les conditions de vote…
• on détermine le capital social à travers la création du compte en banque de la société;
• on enregistre les statuts auprès du Service des Impôts de Entreprises
• on publie un avis dans un journal d’annonces légales,
• on inscrit la SCI au Tribunal de Commerce, qui entraîne l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et la remise des Kbis*.

Les avantages fiscaux de la SCI Professionnelle

En plus des avantages cités plus haut, la SCI Pro a l’avantage de proposer différents régimes d’impositions plus ou moins intéressants selon les profils. Parlez-en à votre notaire : une fois choisi, vous ne pourrez plus changer de régime d’imposition.

Vous pouvez opter pour l’impôt sur le revenu. Chaque associé déclare alors ses revenus directement sur sa déclaration d’impôts. Cette solution est intéressante si votre société est fortement imposée et que votre SCI dégage des bénéfices. Vous pouvez ainsi réduire votre assiette fiscale et, par définition, payer moins d’impôts.

Si vous optez pour l’impôt sur les sociétés, vous avez la possibilité de défiscaliser l’amortissement du bien. Cette solution se révèle intéressante dans un premier temps, beaucoup moins une fois que le bien est complètement amorti.

Dernier avantage, vous pouvez déduire certains frais grâce à la SCI Pro : les intérêts de crédit, une partie du montant des immeubles loués ou encore les frais de gérance générés par l’activité commerciale.

Photo de couverture © Jonas Tebbe on Unsplash

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C’est un fait : de nombreuses entreprises possèdent des espaces de travail qui restent inoccupés une partie de l’année. Pour mieux les rentabiliser, pourquoi ne pas louer vos bureaux ? 

Bureau privatif, salle de réunion ou espace de coworking, de plus en plus de sociétés ou d’entrepreneurs font appel à ce type de services. Découvrez tous nos conseils pour louer facilement vos bureaux et trouver des locataires rapidement. 

Louer un bureau : définir votre offre de location

Avant toute chose, il est nécessaire de définir le type de bureau que vous souhaitez mettre en location. Il existe de nombreux espaces de travail, qui diffèrent selon leur taille, leur capacité, leur équipement ou encore leur localisation. Par exemple, est-ce que le bien à louer est un bureau privatif ? Un poste de travail individuel dans un espace de coworking ? Est-ce que vous mettez à disposition un étage complet d’un immeuble ou d’une maison ? 

Cette première étape est cruciale, car elle va vous permettre de caractériser votre offre. Pour estimer ensuite la valeur de votre location, vous pouvez vous baser sur les prix du marché immobilier local. Enfin, il est également nécessaire de définir le type de bail que vous souhaitez proposer. Autant de démarches qui peuvent directement être gérées par une prestation de service dédiée à de la location de bureaux. 

Trouver des locataires : rédiger une annonce attrayante pour sous-louer son bureau facilement

Pour attirer de potentiels locataires, il faut rédiger une annonce qui fait envie. Pour cela, voici quelques conseils qui vous permettront de louer rapidement vos bureaux : 

• mentionnez le type de bien que vous louez : est-ce un poste fixe dans un espace partagé, un bureau privatif, une salle de réunion ? C’est une donnée indispensable ; 
• détaillez les caractéristiques de votre espace (surface, agencement, nombre de places, etc.) ; 
• renseignez ensuite les équipements inclus comme le réseau Internet ou Intranet et les prises électriques ;
• illustrez votre annonce avec des photos de qualité, cela permet à vos futurs locataires de mieux se projeter dans leur nouveau bureau ;
• détaillez les services complémentaires, ils font souvent la différence ! Vos bureaux sont-ils proches des transports en commun, y a-t-il un parking à vélo, une cuisine partagée ou encore une terrasse ? 

Trouver des entreprises colocataires : diffuser votre annonce 

Une fois votre annonce rédigée, il s’agit ensuite de la diffuser sur les réseaux. L’objectif étant de toucher les bonnes personnes. Pour cela, il existe des plateformes dédiées qui vous permettent de diffuser votre annonce de location de bureaux. Pensez aussi à la partager au sein de votre réseau professionnel ! 

Partager son espace de travail avec une entreprise qui travaille sur des activités complémentaires peut ouvrir de nouvelles perspectives de collaboration ! C’est pourquoi il est important de bien choisir ses colocataires de travail. Comme dans une colocation classique, si tout le monde s’entend bien, cela peut aboutir à de belles expériences. 

Louer un bureau : se couvrir contre les impayés

Comme pour n’importe quel bien immobilier, il est important de vérifier que vos locataires soient solvables. Vous pouvez ainsi leur demander des justificatifs de ressources ou d’activités professionnelles, une pièce d’identité ou encore un justificatif de domicile prouvant que leurs précédents loyers ont bien été payés. 

Bien entendu, votre contrat de location doit être réalisé en bonne et due forme. Cela vous protégera des risques de loyers impayés. Il est également possible de souscrire à une assurance spécifique ou encore de demander une caution (simple ou solidaire) à vos futurs locataires. Enfin, vous pouvez vérifier leur solvabilité sur certains sites tel que  www.societe.com ou grâce à des plateformes équivalentes.

Louer son appartement en tant que bureau 

La location d’appartement sous forme de bureaux reste une activité très réglementée. Cela permet d’éviter que les logements des grandes villes soient tous transformés en espaces de travail et prévient ainsi la pénurie de logement. Louer son appartement en tant que bureau reste néanmoins possible. Pour cela, il est nécessaire d’obtenir une autorisation de cession de commercialité auprès de la mairie locale. C’est un processus qui peut être relativement long et requiert beaucoup de démarches administratives. 

En tant qu’entreprise, la location de bureaux est une alternative idéale pour exploiter au mieux ses locaux. S’il est possible de tout faire soi-même, louer ses espaces de travail demande du temps et de la patience. Pourquoi ne pas sous-traiter cette activité à des acteurs spécialisés comme Hub-Grade ? De la mise en location à la recherche de locataires, nous nous occupons de toutes les démarches ! 

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C’est quoi déjà la sous-location ? C’est quoi déjà la prestation de services ?

Le contrat de sous-location est, au même titre qu’un bail commercial ou qu’un bail dérogatoire (ou « précaire »), un bail locatif à proprement parler. Comme ses cousins, il confère donc un droit de jouissance plein et exclusif à celui qui le signe. De surcroît, si l’on a souvent tendance à considérer le sous-locataire comme locataire « de seconde zone », il n’en est rien. Un sous-locataire aura les mêmes droits (et devoirs) vis-à-vis du local loué que l’aurait un locataire dit « classique ».

A l’inverse, le contrat de prestation de services n’est pas un contrat de bail, et il n’est pas encadré par le droit immobilier. Dans ce cas, le bénéficiaire d’une prestation de services qui se voit mettre à disposition un bureau ne peut aucunement prétendre à une jouissance exclusive des locaux.

D’accord. Et si on simplifiait avec un film culte?

Pour mieux comprendre, imaginez-vous revenir à vos 20 ans, en pleine vie étudiante, et pensez à vos locaux comme étant votre appartement, et le bureau que vous n’utilisez pas comme votre chambre d’amis. “Cité de la Peur” style.

Le contrat de sous-location

La sous-location, c’est emménager avec Simon, un colocataire qui pourra à sa guise revoir l’aménagement de la chambre… Mettre ses posters au mur, ne laissera pas entrer personne dans son antre s’il n’est pas là… (Normal, il a peur que vous lui piquiez les Kinder Maxi qu’il planque dans son tiroir, comme vous l’aviez fait quand il les rangeait dans le placard de la cuisine)… C’est tout son droit.

Vous n’aimez pas Justin Bieber ? Vous mourrez d’envie d’arracher ses posters du mur ? Il faudra prendre votre mal en patience… Tant qu’il est là, il est chez lui. Ainsi donc, il paye sa part du loyer, prend en charge ses frais annexes et ne vous demandera pas de faire sa lessive.

La prestation de services

Une prestation de services, c’est un peu comme accueillir Serge (dit Kara). En bref, un ami qui cherche un lit où dormir car il a perdu ses clés pendant la soirée de la veille. Vous lui ouvrez grand la porte, vous lui donnez vos codes Wifi, un bon oreiller et des draps propres… De plus, vous lui dites « fais comme chez toi ! ».

Cependant, s’il met ses pieds sales sur la table, ou s’il commence à vouloir refaire la déco de la chambre… Vous avez le droit de lui dire « J’aime pas Justin Bieber, range tes affiches ! Et enlève tes pieds de la table !».

En échange de votre hospitalité, Kara vous devra reconnaissance éternelle, il vous payera une boîte de Kinder… Peut-être même qu’il vous présentera Odile, la belle brune avec qui il parlait à la soirée d’hier avant de perdre ses clés.

La différence

Dans la vie professionnelle, c’est pareil… Un sous-locataire peut vous refuser l’accès à son bureau, y ouvrir une ligne téléphonique, s’y domicilier… Sauf que vous n’ayez votre mot à dire (dans les limites bien sûr des clauses du bail principal).

Un bénéficiaire d’une prestation de services, à l’inverse, doit se plier aux règles de vie que vous lui imposez. Et s’il continue à mettre ses pieds sales sur la table… Vous aurez le droit de lui dire de ne plus vous demander de l’héberger la prochaine fois.

Dernières recommandations…

En sous-location comme en prestation de services… Il convient de faire attention à la façon dont on met en place un partage de bureaux.

Dans la vie professionnelle, la chambre d’amis est un local à usage professionnel. Les Kinder Maxi sont des euros gagnés à la sueur de votre front, tandis qu’Odile est présidente de LA boîte que vous rêvez de compter parmi vos clients.

Attention ! Si Simon avait l’habitude de vous payer en liquide et Kara en Kinder Maxi, vos sous-locataires ou les bénéficiaires de votre prestation doivent s’acquitter en temps et en heure de leurs loyers.

Cela représente une charge pour vous… Il est difficile de s’occuper de la facturation, du suivi des paiements, des relances quand on a une entreprise à gérer.

Ainsi donc, une plateforme de location de bureaux comme Hub-Grade vous permettra de vous dégager de ces tâches pénibles. D’autre part, elle permet de gérer le côté contractuel. Parce que oui, dans la vie professionnelle, la vraie, un simple « je te revaudrais ça » n’est pas suffisant. Il faudra toujours se reposer sur des contrats bien faits, et avalisés par des avocats compétents.

Alors que vous vouliez accueillir un Simon, un Kara, une Odile, ou n’importe qui d’autre, pensez à Hub-Grade pour bien préparer la location de vos bureaux.

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Vous disposez de plusieurs mètres carrés inutilisés ? Certains de vos postes de travail ne sont pas occupés ? Vous souhaitez louer une partie de vos bureaux ?

Avant de diffuser votre offre sur différents sites d’annonces immobilières pour les entreprises, vous devez d’abord la rédiger. Découvrez nos conseils pour rédiger une annonce de location de bureau efficace.

Une description claire et complète des bureaux à louer

Rédigée dans des termes clairs et concis, votre annonce de location de bureau doit comporter un maximum d’informations, sans pour autant être trop longue. Vous devez aller à l’essentiel en utilisant des phrases courtes, avantageuses et pertinentes, évidemment sans faute d’orthographe.

Pour être efficace, la description du bureau à louer doit être précise et réaliste.

Quel type de bureau ?

Commencez par trouver un titre accrocheur et réaliste (précisez par exemple l’atout principal de votre bureau). Veillez ensuite à mentionner toutes les informations nécessaires et pertinentes pour votre bureau à louer :

• l’année de construction de l’immeuble ;
• la nature de l’immeuble : centre d’affaires, espace de coworking ou colocation d’entreprises ;
• l’emplacement du bureau (étage, présence d’un ascenseur) ;
• le type de bureau à louer : espace indépendant (étage entier par exemple), bureau privatif (ou bureau fermé) ou simple poste de travail ;
• la surface (en mètres carrés) ; 
• la qualité des prestations (nombre de fenêtres, exposition et ensoleillement, type de sol, travaux réalisés, type de chauffage et climatisation…) ;
• la présence éventuelle d’un espace extérieur (terrasse, balcon, cour…), et sa surface.

Quel emplacement ?

L’emplacement du bureau à louer est l’un des critères les plus importants de votre annonce. En fonction de la nature de leur activité, les entreprises ou les entrepreneurs peuvent préférer installer leurs bureaux dans un quartier commerçant, vivant et animé ou, au contraire, dans un environnement plus calme.

Pour être efficace, votre annonce de location immobilière de bureau doit mentionner :

• la localisation du bureau : précisez la ville, l’arrondissement et le quartier d’implantation. Si vous ne souhaitez pas mentionner l’adresse exacte de l’immeuble, mentionnez au moins le nom de la rue. Cela permet aux futurs locataires de se projeter avant d’organiser une éventuelle visite ;
• la proximité avec les transports en commun : indiquez la proximité des arrêts des lignes de train, de métro, de bus, de tramway… ; 
• le temps de transport pour rejoindre les agglomérations les plus proches ;
• une description de l’environnement proche et les avantages du quartier : précisez s’il s’agit d’un quartier calme ou animé, mentionnez la présence d’espaces verts, de nombreux commerces et de restaurants. N’oubliez pas d’indiquer la proximité éventuelle avec des zones artisanales ou industrielles.

Quels services et équipements ?

Votre bureau à louer peut se situer dans un espace de travail qui offre certains services et équipements. Si c’est le cas, pensez à mentionner l’existence de :

• un accès sécurisé 24h/ et 7j/7 ;
• un parking gratuit ;
• un service de secrétariat ;
• un service de conciergerie et de ménage ;
• une salle d’attente ;
• des salles de réunion ;
• des espaces communs (salle de repos, cuisine équipée, sanitaires…) ;
• du mobilier de rangement et du mobilier ergonomique (tables et chaises) ;
• un accès internet (ADSL, fibre optique), avec connexion Wifi sécurisée ;
• du matériel bureautique (imprimante, photocopieuse, scanner, fax…) ;
• …

Un loyer réaliste et justifié

Le montant du loyer du bureau doit être juste, et correspondre aux prix du marché. Pour fixer ce prix, vous pouvez faire appel à un professionnel de l’immobilier : après avoir visité votre bien, ce dernier pourra vous proposer une estimation de valeur locative.

Vous pouvez également consulter en ligne les offres de location de bureaux similaires (dans la même ville et le même quartier, pour la même surface et les mêmes prestations).

Justifié par les services proposés par l’espace de travail (ménage, conciergerie, secrétariat…), le loyer inclut en général le paiement de certaines charges (accès internet, eau et électricité, chauffage et climatisation…). N’oubliez pas de le préciser.

Des photos de qualité

Une annonce immobilière sans photo est en général moins attractive. Les futurs locataires ont en effet besoin de se projeter et rien n’est plus parlant qu’une photo.

Pour diffuser une annonce de location de bureau efficace, vous devez donc vous assurer de disposer de photos de qualité, lumineuses et soignées.

Commencez par ranger le bureau à louer : aucun élément disgracieux ne doit en effet apparaître sur la photo (câbles d’ordinateur, dossiers mal rangés, vêtements et objets personnels…).

Prenez plusieurs photos, avec un maximum de recul et depuis différents coins de la pièce (pour optimiser les perspectives). Choisissez celle qui offre le meilleur angle de vue.

Pensez à inclure les avantages du bureau dans votre prise de vue (une fenêtre qui donne sur un espace verdoyant, un grand mur de rangement…). N’oubliez pas de joindre des photos des espaces communs, de l’immeuble, et même du quartier !

Louez vos bureaux avec Hub-Grade

Expert de l’immobilier de bureau et des solutions pour les PME, TPE et startups, Hub-Grade vous accompagne dans votre recherche de locataires.

Déposez votre annonce de location d’espace professionnel en ligne et augmentez sa visibilité ! Pour en savoir plus sur nos services, n’hésitez pas à nous contacter.

Crédit photo : (c) RetroSupply – Unsplash

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Le guide pratique pour la colocation d’entreprises

Partager ou sous-louer tout ou une partie de ses bureaux avec une autre entreprise est une pratique de plus en plus courante. C’est la solution idéale pour diminuer les coûts de location de bureaux, rentabiliser les places dans les open-spaces ou encore développer son réseau professionnel.

Découvrez notre guide pour créer une colocation parfaite grâce au partage et à la sous-location de bureaux !

Comment aménager l’espace dans un bureau partagé ?

Délimiter les espaces de travail de chaque entreprise

Comme pour une colocation classique, il est indispensable de compartimenter les locaux pour que chaque entreprise ait un espace bien défini. Chaque locataire bénéficie ainsi d’un lieu de confidentialité, de calme si nécessaire ou d’un véritable espace de coworking dédié à ses activités. Cela permet de créer une atmosphère de travail agréable, dans laquelle chacun peut travailler à son rythme.

Créer un planning pour les espaces de travail partagés

La plupart des espaces de coworking ou des locaux professionnels mettent à disposition des salles de réunions ou des bureaux privés. Cela permet d’organiser des rencontres en toute sérénité et de passer ses appels sans être dérangé.

Dans ce type de structure, il peut être intéressant de mettre en place un système permettant à chacun de partager ses besoins. Par exemple, afficher un planning commun pour réserver une salle de réunion, un open-space ou un bureau privatif peut s’avérer très pertinent. 

Favoriser les échanges de compétences et le développement de synergies 

Outre les espaces de travail, il est également nécessaire de veiller à ce que les espaces de détente soient isolés des locaux professionnels.

Ils permettent d’encourager les échanges entre les locataires et favorisent les discussions entre deux réunions. Cuisine, terrasse, salle de jeux, avoir un espace informel dans des bureaux partagés apporte une vraie plus-value ! 

Comment ça se passe au niveau légal ? 

Vous êtes propriétaire de vos bureaux : la location

C’est le cas le plus simple pour partager ou louer son bureau. En tant que propriétaire, il vous suffit d’identifier l’espace que vous souhaitez partager, puis de définir à quelle fréquence vous souhaitez le louer.

D’un point de vue administratif, vous pouvez passer par un contrat de prestation de services.

Dans le cas de bureaux partagés, il est également possible d’établir un bail commercial. Cependant, il est souvent plus contraignant, tant pour le bailleur que pour le locataire.

Vous êtes locataire de vos bureaux : la sous-location ou la prestation de services

Le contrat de sous-location : un cadre juridique stricte et parfois contraignant

Si vous êtes locataire et que vous souhaitez sous-louer vos bureaux, il faut avant tout que votre propriétaire autorise la sous-location. Sans cet accord, le bail principal pourrait être suspendu, voire résilié par le bailleur.

Pour le prévenir, il suffit d’envoyer une lettre recommandée avec avis de réception. Le bailleur a ensuite 15 jours pour accepter ou refuser l’acte de sous-location. Il est parfois difficile et chronophage d’obtenir l’accord du bailleur !

Le code de commerce précise qu’en cas de sous-location, le bailleur doit être appelé à concourir à l’acte. Enfin, une copie du bail dit « principal » ainsi que des annexes obligatoires (diagnostic amiante, DPE, risques naturels et technologiques,…) doit être fournie.

Les modalités du contrat de sous-location dépendent ensuite de la situation et du type de bureau. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre article sur le bail de sous-location. 

Sauf cas particulier, les conditions du contrat de sous-location doivent être identiques à celles du bail principal, au niveau du dépôt de garantie, du préavis, etc. Cela peut être très contraignant, voire complètement inadapté dans certains cas.

Par ailleurs, ce type de contrat peut constituer un risque pour le locataire dit « principal », car il reste tenu de ses obligations envers le propriétaire des locaux. Par exemple, si le sous-locataire ne s’acquitte pas du paiement du loyer, le propriétaire exigera le paiement du loyer à son locataire. Si le sous-locataire détériore le local, le propriétaire bailleur peut se retourner contre le locataire principal pour obtenir réparation, sans aucun recours de sa part.

L’alternative flexible et simple à la sous-location : le contrat de prestation de services

« Pour une entreprise, l’avantage réside dans le fait que le contrat de prestation de services a une amplitude plus large qu’un contrat de location classique. »

Source : Le contrat de prestation de services dans l’immobilier

Dans cette configuration, les modalités du contrat sont définies entre le prestataire, qui met à disposition une partie de ses locaux et fournit d’autres prestations associées, et son bénéficiaire : les conditions du contrat sont plus beaucoup plus flexibles qu’en sous-location.
Par ailleurs dans ces conditions, l’entreprise locataire doit délivrer un service à l’entreprise bénéficiaire (mise à disposition d’une connexion internet, de matériel, de ligne téléphonique, conciergerie, etc.).

L’offre s’adapte donc parfaitement aux besoins du bénéficiaire, qui doit se conformer aux règles de fonctionnement du prestataire.

Pour ces raisons, il s’agit du type de contrat que nous plébiscitons chez Hub-Grade pour partager ses locaux avec une autre entreprise, que vous soyez propriétaire ou locataire de votre espace de travail : plus simple, plus flexible pour tout le monde et plus attractif pour les entreprises qui cherchent des locaux, vous avez tout à y gagner !

L’assurance multirisque incluse pour tous les espaces gérés via Hub-Grade peut également vous protéger en cas de détérioration accidentelle par l’entreprise accueillie au sein de vos locaux.

Comment trouver des locataires ?

En activant son réseau professionnel 

Pour trouver des locataires qui vous correspondent, vous pouvez activer votre réseau professionnel en postant une annonce. La plupart du temps, nos relations professionnelles directes ont des activités connexes, voire identiques.

Veillez à ce que votre annonce soit bien rédigée, avec de belles photos et représentative de votre offre. Le plus : cela permet de réseauter et de faire parler de votre entreprise !

En travaillant avec un professionnel comme Hub-Grade

Il est tout à fait possible de faire appel à des professionnels comme Hub-Grade, qui prennent en charge toutes les démarches liées à la location ou sous-location de vos locaux professionnels. Nous gérons la commercialisation, la communication ainsi que toutes les modalités administratives associées.

Il vous suffit de déposer une annonce : nous prenons tout le reste en charge pendant que vous restez concentré sur vos activités professionnelles !

Trouver un locataire qui correspond à votre culture d’entreprise

Idéalement, le sous-locataire ou le locataire qui partagera vos bureaux aura les mêmes objectifs que vous. Vous pouvez avoir des activités connexes, des réseaux professionnels complémentaires ou tout simplement avoir le même rythme de travail. Nous passons la plupart de notre temps au bureau, autant que ce soit dans une bonne ambiance ! 

Économie de coûts, rentabilité de l’espace ou encore complémentarité des réseaux : la colocation d’entreprises peut s’avérer être la solution idéale. Encore faut-il aménager correctement ses bureaux et trouver des locataires qui vous correspondent !

Pour que tout se passe bien, n’hésitez pas à faire appel à des agences spécialisées comme Hub-Grade qui prendront tout en charge !

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Le contrat de prestation de services est à l’heure actuelle de plus en plus utilisé par les professionnels de l’immobilier, en raison de la flexibilité qu’il propose.

Le succès florissant de ce contrat est la conséquence indirecte de la rigidité du bail commercial, ce dernier s’avérant actuellement inadapté au nouveau marché économique. Face à ce cadre juridique strict, le contrat de prestation de services s’avère être la réponse idéale pour les professionnels.

DÉFINITION DU CONTRAT DE PRESTATION DE SERVICES

Le contrat de prestation de services, c’est quoi ?

C’est un contrat par lequel une personne, appelée « Prestataire » s’oblige, contre rémunération, à exécuter pour une autre, appelée «  Bénéficiaire » ou « Cliente », une prestation déterminée.

Qu’est-ce qu’un « service » ?

Dans l’économie classique, on désigne par le terme “service” une prestation qui consiste en “la mise à disposition d’une capacité technique ou intellectuelle” ou en “la fourniture d’un travail directement utile pour le bénéficiaire, sans transformation de matière”. Il est ainsi généralement consommé au moment de sa production.

Les services offerts par le Prestataire sont extrêmement variés. Cela peut recouvrir tant des moyens matériels que des moyens humains. Ainsi, il peut comprendre la réalisation d’un travail déterminé, un conseil, la construction d’un site internet, ou bien d’un nettoyage ou de l’entretien d’un immeuble…

RÉGIME JURIDIQUE DU CONTRAT DE PRESTATION DE SERVICES

Quelles sont les obligations des parties à ce contrat ?

Le contrat de prestation de services établit les termes de l’accord entre le bénéficiaire et le prestataire de service.

Le bénéficiaire peut se constituer en une personne physique ou moral, le contrat de prestation de services convient donc à toutes les formes juridiques.

Similaire à un contrat de travail, il précise les attentes du bénéficiaire, les modalités d’exécution des prestations, la rémunération ainsi que les garanties auxquelles le prestataire s’engage. Il énumère les obligations de chaque parties du contrat et peut  également envisager les modalités de résiliation dudit contrat en cas de litige, sur une durée déterminée ou encore les procédures à suivre dans les cas de force majeure.

Pour l’essentiel, le prestataire s’engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose afin de réaliser les services précisément énumérés dans le contrat.

En contrepartie, le Bénéficiaire  a principalement pour obligation de payer le prix des prestations offertes.

La prestation de service appliquée à l’immobilier

Dans un contrat de prestation de services appliqué à la location de bureau, le bénéficiaire dispose de la totalité ou d’une partie d’un espace de travail.

La réalisation de prestations peut également être inclue dans le loyer : ménage, wifi, charges, maintenance de machines ou encore services informatiques et de bureautique…

Le locataire devra se plier aux règles imposées par le loueur et ne peut aucunement prétendre à une jouissance exclusive des locaux.

Prestation de services et immobilier : les réponses d’Hélène, Property Manager chez Focus

Pour nous permettre d’y voir plus clair, nous avons interrogé Hélène, Property Manager chez Focus, créateur de colocations d’entreprises proposées en prestation de services.

— Hub-Grade : Quelle est ta propre définition d’un contrat de prestation de service ?

— Hélène – Focus : Pour moi, un contrat de prestation de service lie un bénéficiaire et un prestataire. Cela consiste globalement en la mise à disposition de services pour le bénéficiaire. Dans le cas de l’immobilier de bureaux, ces services sont rattachés à l’espace de travail.

Le prestataire fournit des prestations qui peuvent aller de la mise à disposition de mobilier ou d’un espace de bureau, jusqu’à des choses aussi diverses que des services de ménage, de la conciergerie, ou encore des cours de yoga dans des espaces de bureaux !

— Hub-Grade : Pour une entreprise, pourquoi est-il intéressant d’avoir recours à ce type de contrat ?

— Hélène – Focus : Pour une entreprise, l’avantage réside dans le fait que le contrat de prestation de services a une amplitude plus large qu’un contrat de location classique. En effet, la mise à disposition d’un espace de travail (bureau partagé, bureau fermé ou poste de travail) peut être associé à une gamme de services supplémentaires et parfois optionnels. L’offre est ainsi adaptée au plus juste au besoin de l’entreprise.

La variété des services qui peuvent être proposés dans ce type de contrat permet aux CEO et ses salariés ou aux auto-entrepreneurs, de déléguer les tâches certes indispensables mais chronophages et secondaires : acheter une photocopieuse ou du café, changer les chaises de l’espace de bureau pour les rendre ergonomiques ou encore installer un nouveau poste de travail pour l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

Il permet aussi un gain de temps considérable dans les démarches administratives : une seule facture, un seul interlocuteur…

Enfin, la prestation de services permet de dégager du temps dans la gestion du bureau pour en gagner dans la vie personnelle. En te déchargeant de tout ce qui te prend du temps au quotidien, tu n’as plus qu’à arriver au bureau, tu t’assoies et tu n’as pas d’autres choses à te soucier que ton travail.

— Hub-Grade : Quelles types de services peuvent être associés à un espace de bureau ?

— Hélène – Focus : On peut aller du plus classique — mise à disposition de mobilier, d’une machine à café en grains, d’un frigo ; en passant par la prise en charge de la comptabilité ou du ménage, jusqu’à proposer des deals négociés pour des abonnements sportifs destinés aux travailleurs de l’espace.

Dans nos espaces Focus, nous avons un partenariat privilégié avec le Easy Life. Il s’agit d’un acteur de conciergerie d’entreprises qui propose de s’occuper de petites tâches qui prennent du temps : faire retoucher une robe abîmée ou la longueur d’un nouveau pantalon, porter des affaires chez le pressing, te faire livrer un panier de fruits et légumes pour la semaine ou encore trouver un traiteur pour ton apéro de ce soir…

Au global, le contrat de prestation de services te permet d’avoir des projets un peu fous dans ton espace sans que cela ne te coûte trop cher. Moi, ce que j’aimerais c’est qu’un jour on me demande d’installer un toboggan dans des bureaux 🙂

La prestation de services chez Hub-Grade

Quel est le type de contrat de prestation de services proposé par Hub-Grade ?

Afin de vous  permettre de sécuriser  et d’encadrer strictement vos relations, l ’équipe de Hub-Grade vous propose un contrat de prestation de services  spécifique, adapté à vos besoins.

Dans le contrat proposé, le Prestataire offre à son bénéficiaire des moyens matériels. Des moyens tels que la mise à disposition d’un espace de travail, d’imprimantes, d’une ligne téléphonique, d’une machine à café…  On peut parler de moyens  humains : secrétariat, nettoyage…

Ces prestations vous permettront d’une part, de créer une synergie, c’est-à-dire de la création de valeur. D’autre part, elles permettent de dynamiser votre environnement professionnel.

Il nous tient à coeur de répondre à vos besoins uniques et d’apporter ainsi les solutions immobilières qui convient le mieux à nos clients. Chez Hub-Grade, nous plaçons haut la barre quand il s’agit d’obligation de moyens ! Nous proposons donc un contrat de prestation de services personnalisé et adapté à vos besoins.

Nous nous engageons à mettre des moyens matériels à disposition de nos bénéficiaires afin d’assurer le développement de leur activité et la dynamisation de leur environnement professionnel. Sur notre plateforme, vous trouverez des espaces proposés en prestation de services, offrant des services additionnels divers : mise à disposition d’espaces de travail équipés d’imprimantes, d’une ligne téléphonique, d’une machine à café… Mais aussi des services de secrétariat ou encore de nettoyage.

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Après une période de recherche plus ou moins longue, vous avez enfin trouvé les futurs bureaux de votre entreprise ! Emplacement, surface, type d’espace et prestations… Tous vos critères sont réunis et il ne vous reste plus qu’à signer le contrat qui formalisera votre location. Mais avant de signer un bail professionnel, prenez le temps de bien étudier toutes ses modalités. En partie encadré par la loi, le contenu de ce type de contrat reste, en effet, assez libre. Vous pouvez donc en profiter pour négocier certains points, pour plus de sécurité ou de flexibilité ! Alors quelles sont les clauses à vérifier avant de signer ce type de bail ? Et quelles sont les erreurs à éviter ? Tout ce qu’il faut savoir pour bien négocier son bail professionnel.

Le bail professionnel, un contrat de location souple et négociable

Souvent utilisé pour la location de bureaux, le bail professionnel est moins contraignant que le bail commercial. Il est même parfois considéré comme un compromis entre un bail commercial et un bail d’habitation. Réservé aux activités non-commerciales, il présente l’avantage d’être facile à résilier pour le locataire, très souple et négociable.

Un contrat souple… 

Un bail professionnel est un contrat de location spécifique. Il est conclu pour la location de locaux occupés principalement par des professions libérales (réglementées ou non) dont les revenus sont imposés au titre des BNC (bénéfices non commerciaux). Médecin, avocat ou architecte, consultant, conseiller en gestion, maître d’œuvre ou journaliste… Le locataire doit exercer une activité professionnelle qui n’est ni commerciale, ni industrielle, ni artisanale, ni agricole. Si le local lui sert aussi de lieu d’habitation, le bail professionnel doit être requalifié en bail mixte.

Le bail professionnel est obligatoirement conclu pour une durée de 6 ans minimum. Mais le locataire peut facilement le résilier de manière anticipée ! Pour quitter son local avant la fin du bail, il lui suffit de signifier son départ au bailleur au moins 6 mois avant la date prévue. Le bailleur est, quant à lui, tenu d’attendre la fin du contrat pour y mettre un terme. Il doit aussi avertir son locataire 6 mois à l’avance, par lettre recommandée ou acte de commissaire de justice (anciennement acte d’huissier). Si le bail n’est pas dénoncé, il est reconduit de manière tacite pour la même durée, sans aucune formalité.

Le montant et les modalités de versement du loyer sont fixés librement par le bailleur et son locataire (ils doivent être mentionnés dans le bail). La sous-location du local et la cession du bail professionnel sont également possibles (sous certaines conditions, sauf si le contrat indique le contraire).

… qui doit être formalisé par écrit !

Le bail professionnel est moins encadré que le bail commercial, et son contenu reste assez libre. Il doit donc obligatoirement être formalisé par écrit. Il peut être rédigé directement par les parties (par le bailleur et le locataire, sous seing privé), ou par un professionnel du droit (un notaire ou un avocat). S’il est conclu pour une durée supérieure à 12 ans, il doit être rédigé par un notaire.

Comme tout autre contrat de location, le bail professionnel comporte certaines clauses habituelles. Il doit notamment mentionner : l’identité des parties (et leurs coordonnées), la description du local et des éventuelles annexes et la durée du bail. Il précise aussi le montant du loyer et ses modalités de paiement et de révision, ainsi que la répartition des charges. Le contrat rappelle les obligations des parties et consigne le versement d’un dépôt de garantie. Le bailleur doit enfin faire réaliser et annexer deux diagnostics au bail. Il s’agit du DPE – diagnostic de performance énergétique et du ERNMT – état des risques naturels miniers et technologiques.

L’état des lieux, obligatoire ou non ?

Depuis 2014, la signature d’un bail professionnel s’accompagne obligatoirement d’un état des lieux d’entrée et de sortie. Ce document atteste de l’état du local et de ses équipements. Il vous permet de relever tous les éventuels défauts qui existent dans le local lorsque vous y entrez. En l’absence d’état des lieux, le local est considéré en « bon état de réparations locatives », sauf preuve contraire. En tant que locataire, vous avez donc tout intérêt à passer par cette étape. Cela vous évitera certaines déconvenues lorsque vous restituerez vos bureaux, en particulier si vous avez versé un dépôt de garantie !).

Vous pourrez réaliser l’état des lieux à l’amiable avec le bailleur, de façon contradictoire (chacun expose et note ses remarques) ou le faire établir par un commissaire de justice (ancien huissier de justice). Vous partagerez alors les frais de son intervention avec le propriétaire bailleur.

Le document doit mentionner certaines informations essentielles comme l’identité des deux parties au bail, l’adresse du local et la date de réalisation de l’état des lieux. Il comporte ensuite une description détaillée des bureaux, des éléments de chaque pièce et précise l’état de tous les équipements rattachés au local. Il rend compte de tous les défauts existants et des relevés des compteurs d’eau, d’électricité et de gaz.

Quelles sont les clauses à négocier dans un bail professionnel ?

Si ce type de bail répond à certaines exigences légales (durée du bail, préavis, renouvellement), il reste dans l’ensemble assez souple. Les autres modalités du contrat ne sont pas soumises à la loi. Le bailleur et le locataire peuvent donc en discuter librement. Alors quelles sont les clauses à négocier dans un bail professionnel ? Et comment être certain de conclure un bail avantageux en tant que locataire, assez sécurisant, mais toujours flexible ?

Les conditions de renouvellement du bail

Comme évoqué plus haut, vous conclurez votre bail professionnel pour une durée minimum de 6 ans. Mais, contrairement au bail commercial (3 / 6 / 9), le locataire peut rompre le contrat à tout moment, en respectant simplement un préavis de 6 mois. Le contrat n’a pas à mentionner expressément cette possibilité de résiliation anticipée. Il s’agit d’une disposition légale (article 57 A de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986). En tant que locataire, vous conservez donc un maximum de flexibilité, tout en profitant d’une certaine sécurité. Vous êtes, en effet, assuré de pouvoir rester dans votre local pendant une période de 6 ans. Le propriétaire doit, alors, attendre la fin du bail pour le résilier.

Mais à la différence du bail commercial, le bail professionnel ne prévoit pas de droit au renouvellement automatique. À la fin de la période de location, le propriétaire peut librement dénoncer le contrat et vous congédier. Il n’a pas à motiver sa décision et ne vous doit aucune indemnité. Il doit simplement vous avertir de sa décision 6 mois à l’avance. Alors, pour éviter de voir votre contrat résilié au bout de 6 ans et ensuite renégocié avec un loyer plus élevé, pensez à prévoir dans votre bail les conditions de son renouvellement ! Les parties pensent rarement à ajouter ce type de clause…

Bon à savoir : si votre bailleur ne dénonce pas le contrat, il le reconduit de manière « tacite » (non exprimée, mais sous-entendue) pour la même durée, sans que les parties n’aient à remplir aucune formalité particulière.

Le montant du loyer, ses modalités de paiement et la clause de révision annuelle

Le loyer d’un bail professionnel n’est soumis à aucune obligation légale ou réglementaire. Le propriétaire et le preneur du bail fixent librement son montant. Et ceci quelles que soient la surface du bien, sa situation géographique ou ses prestations. C’est donc à ce moment-là que vos talents de négociateur peuvent s’avérer utiles ! Si le montant proposé par le propriétaire correspond aux loyers pratiqués dans le même secteur, pour le même type de bien, votre marge de manœuvre reste néanmoins assez faible. À moins que le local ne nécessite quelques travaux de rafraîchissement ou une légère rénovation…

Après avoir négocié le montant du loyer, vous pouvez également discuter ses modalités de paiement ! Au mois ou au trimestre, en début ou en fin de mois, un paiement à échoir (réglé pour le mois à venir) ou à terme échu (réglé pour le mois écoulé)… À vous de choisir les conditions qui vous semblent les plus avantageuses pour votre activité et de les faire accepter à votre bailleur. Pour appuyer votre négociation, pensez à mettre en avant la stabilité de votre situation professionnelle et de vos revenus (avec un faible risque d’impayés).

Et si la loi n’encadre pas la révision annuelle du loyer d’un bail professionnel, le contrat peut aussi la prévoir. Le bailleur ajoute généralement une clause d’indexation pour pouvoir faire évoluer son loyer (pour l’augmenter !). Mais les deux parties peuvent décider ensemble de l’indice de référence à suivre (ILAT – indice des loyers des activités tertiaires, ou ICC – indice du coût de la construction). En tant que locataire, vous avez intérêt à demander à ce que le loyer suive l’ILAT, indexé sur le niveau de l’inflation. En l’absence de clause de révision, le montant du loyer reste le même pendant toute la période de location.

La répartition des charges locatives et des travaux

En règle générale, c’est le locataire du local qui supporte les charges locatives et les dépenses d’entretien et de petites réparations. Le propriétaire reste, quant à lui, en charge des travaux plus importants qui touchent à la structure du bâtiment. Mais il ne s’agit en aucun cas d’une obligation légale ! Vous pouvez donc tout à fait discuter ce point avec le propriétaire du local, avant de signer votre bail professionnel.

Factures d’eau, d’électricité et de télécom, charges de copropriété, taxe foncière et taxe municipale, entretien des appareils de chauffage et des équipements de plomberie… Sur le long terme, les dépenses relatives au fonctionnement et à l’entretien du local peuvent atteindre des sommes non négligeables ! Alors, pour éviter de faire grimper le coût global de votre location, prenez toujours le temps de négocier la répartition des charges et des travaux avec votre bailleur.

Pour éviter les mauvaises surprises, pensez à être particulièrement précis dans la description de cette répartition. Commencez par dresser la liste de toutes les charges locatives attachées à votre bail professionnel. Pour cela, n’hésitez pas à demander au propriétaire de vous fournir un récapitulatif des charges de l’année écoulée. Prévoyez ensuite, dans le contrat, une clause spécifique qui mentionne clairement leur répartition entre vous et le bailleur. Les charges dont vous vous acquitterez seront uniquement celles explicitement listées dans le bail. Pour éviter d’éventuels conflits, pensez enfin à spécifier dans le contrat les modalités de paiement de ces charges (paiement au réel ou forfaitaire, par exemple).

Les autres clauses négociables

Pour louer vos bureaux dans les meilleures conditions possibles, pensez à négocier d’autres clauses de votre bail professionnel :

• La clause de non-concurrence et d’exclusivité. Elle vous évitera de vous retrouver avec un concurrent juste à côté de vos bureaux (exemple : un autre médecin ou un autre consultant). Pour cela, demandez à ajouter une clause de non-concurrence et d’exclusivité dans votre bail. Elle précise que le bailleur s’engage à ne pas louer un autre de ses locaux à l’un de vos concurrents. Pour être valide, la clause de non-concurrence doit être limitée dans le temps (pendant la durée du bail) et dans l’espace (dans un rayon géographique). Elle doit également mentionner clairement les activités ne pouvant être exercées dans les autres locaux du bailleur ;

• Le dépôt de garantie. Le dépôt de garantie pour un bail professionnel n’est pas obligatoire, et reste librement fixé par les parties. Si le bailleur l’exige (comme c’est souvent le cas), vous pouvez toujours négocier son montant (un mois de loyer, par exemple) et son mode de versement. Le propriétaire vous remboursera intégralement la somme versée lorsque vous quitterez les bureaux. Cela sous réserve de rendre les locaux dans leur état initial ;

• La sous-location et la cession. En principe, le locataire peut librement céder son bail professionnel ou sous-louer son local. S’il lui suffit généralement d’informer son bailleur, le contrat peut préciser dans quelles conditions le locataire peut céder son bail (en obtenant l’accord préalable du propriétaire, par exemple). Lors de la négociation du bail, le propriétaire peut également demander à ajouter une clause qui interdit la cession ou la sous-location. Alors si vous souhaitez conserver un maximum de liberté en tant que locataire, à vous de trouver les bons arguments !

Vous êtes à la recherche de bureaux pour votre activité ? Spécialiste de l’immobilier d’entreprise, Hub-Grade vous aide à trouver le local idéal ! N’hésitez pas à contacter nos équipes pour en savoir plus.

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Lorsqu’on arrive dans des bureaux, tout est à faire pour s’installer. Mais choisir quel fournisseur d’énergie plutôt qu’un autre est une tâche importante. En France, il existe différents types de fournisseurs pour des énergies diverses. 

Les fournisseurs d’énergies et leurs offres

Bon à savoir : Le marché de l’énergie est-il un monopole ? 

Non, mais seulement depuis 1999. Auparavant, il n’y avait qu’une seule entreprise qui gérait l’énergie en France : EDF. Ce n’est plus le cas désormais. 

Les principaux fournisseurs d’énergies en France

Les fournisseurs d’énergies sont très nombreux aujourd’hui en France. Voici une liste des principaux fournisseurs qu’il est possible d’approcher pour s’équiper dans son entreprise : 

• Engie, anciennement GDF Suez, la société est un des leaders en France ;
• ENI, un des leaders mondiaux en termes de gaz et d’électricité ;
• EDF, le leader historique de l’énergie en France ;
• TotalEnergies, le premier fournisseur alternatif en France pour les particuliers ;
• ekWateur, le fournisseur d’énergie verte pour les Français par des Français ;
• Alpiq, le fournisseur pour les grosses entreprises.

Attention, ces fournisseurs ne sont pas forcément les meilleurs sur le marché, seulement les plus connus. Si vous souhaitez souscrire à une offre d’un des fournisseurs, il faut se rendre sur le site de l’entreprise. La souscription est immédiate pour tous les fournisseurs cités.

Les 3 grandes offres des fournisseurs d’électricité

Ces sociétés proposent généralement 3 offres aux consommateurs afin d’équiper correctement son entreprise. 

Réduire sa consommation pour payer moins cher 

Les prix de l’énergie sont souvent assez élevés lorsqu’on regarde la facture. Pour éviter qu’elle soit trop salée, voici quelques moyens de réduire sa consommation : 

• Favoriser les LED ;
• Ne pas laisser tout allumé la journée ;
• Choisir des équipements qui consomment peu (étiquette énergie A et plus) ;
• Faire des travaux de rénovation énergétiques.

Choisir une offre qui correspond à ses besoins

Après s’être renseigné sur les différents types d’énergie, il faut avant tout comparer les offres des fournisseurs d’électricité. Des sites spécialisés comparent pour vous les meilleures offres selon vos besoins. 

Pour choisir son fournisseur d’énergie, il faut d’abord réaliser une estimation de sa consommation. Ces estimations peuvent être réalisées par le consommateur, mais il devra se renseigner sur plusieurs données au sein de son entreprise pour faire ses calculs (nombre de salariés, type de chauffage, superficie de l’entreprise et les équipements présents au sein de l’entreprise). 

Bon à savoir : Quel est le prix moyen du kWh ?

Les fournisseurs comme EDF, TotalEnergies, Engie ou encore ekWateur proposent entre 20€ et 30€ du kWh. 

En revanche, si le prix est trop important, il est possible de bénéficier de la Prime Énergie ou de faire un crédit.

Le choix revient aux clients, mais pour se rendre compte de la fiabilité des fournisseurs, rendez-vous sur des forums dédiés.

Énergie verte ou énergie classique ?

Dans une dernière approche, il est important de se renseigner sur une énergie classique ou sur une énergie verte. 

Aujourd’hui, la quasi-totalité des fournisseurs d’électricité met à disposition des offres d’énergie verte et d’énergie “conventionnelle”. 

L’énergie conventionnelle est faite à partir de combustibles fossiles (pétrole, charbon et gaz naturel). À la production, cela coûte cher et s’avère très polluant puisqu’elle accélère grandement le réchauffement climatique.

Avec le réchauffement climatique, beaucoup de consommateurs se tournent vers les énergies vertes. Ce qui permet de participer à la transition écologique et de contribuer au bien-être de notre Terre.

Choisir un fournisseur d’énergie pour son entreprise reste une grosse préoccupation mais est nécessaire. Bon nombre de fournisseurs bien différents existent aujourd’hui, le plus dur reste de choisir l’offre la plus avantageuse pour vous. 

Vous voulez en savoir plus sur l’économie d’énergie dans vos bureaux ? Pensez à consulter notre article sur le sujet.

Enfin, n’hésitez pas à faire appel à notre équipe pour vous conseiller dans le choix de vos bureaux et de votre fournisseur d’énergie.

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Une maison peut être transformée en bureaux et des bureaux peuvent retrouver l’état de maison. Même si ces deux espaces sont des biens immobiliers à première vue assez similaires, leurs estimations immobilière divergent par le côté professionnel qu’ont les bureaux. Par ce fait, il n’est pas suffisant d’estimer des bureaux comme on estime une maison. Nous allons voir quels sont les critères à regarder pour estimer des bureaux et les différences avec l’estimation d’une maison.

L’état du bien immobilier

Pour estimer un bien immobilier, que ce soit une maison, un appartement ou des bureaux, il faudra dans tous les cas regarder plusieurs critères. Le premier point qui est généralement noté est l’état du bien que vous souhaitez évaluer. Il faut prêter attention à sa date de construction puis si des rénovations ont été réalisées depuis.

De nombreuses raisons mènent à regarder ce point. La première sont les normes, elles évoluent d’années en années et sont encore plus restrictives pour des bureaux. Ainsi, si vous vendez donc des bureaux alors que l’électricité n’est plus aux normes, le futur acheteur devra prévoir un budget rénovation. L’état de votre bien aura pour effet de faire baisser son prix de vente.

Un bien non rénové et ancien peut voir son évaluation immobilière baissée de 5 à 20% alors qu’un bien tout juste rénové peut être revendu 15% plus cher que le prix moyen des biens aux alentours.

Les annexes au bien proposé

Il n’est pas rare quand on souhaite vendre un bien immobilier qu’il soit accompagné d’annexes que l’on souhaite vendre en même temps.

Pour une maison ou un appartement, il est généralement commun de vendre son garage en même temps que son bien. L’annexe apporte une valeur ajoutée au bien en le rendant plus spécifique. Ce qui peut être une bonne comme une mauvaise chose en fonction des secteurs. Il est donc recommandé d’en parler avec le professionnel de l’immobilier qui vous accompagne pour déterminer s’il est plus intéressant de vendre l’annexe séparément ou non.

Dans le cas de bureaux on pourrait par exemple imaginer des places de parkings qui peuvent être un atout majeur dans la vente mais aussi une épine réhaussant le prix du bien.

Les spécificités de votre bien

Si l’évaluation d’une maison peut être automatisée par un simulateur d’estimation immobilière, l’estimation de bureaux est bien plus compliquée et demande généralement à faire appel à un agent immobilier.

Le fait est que chaque bureau est unique et à ses spécificités. À l’inverse de maisons ou appartements qui peuvent avoir parfois été construits en masse et donc se ressembler.

Pour des appartements ou maisons, il est donc possible d’estimer le prix du bien en se basant sur le prix de vente des biens similaires aux alentours. Alors que pour des bureaux, qui sont eux uniques, il est plus compliqué d’utiliser ces données, parce que plus rares, elles sont moins fiables.

Cependant, certaines maisons sont aussi atypiques ou présentes des particularités que les autres aux alentours n’ont pas. Dans ce cas, l’agent immobilier qui viendra effectuer l’évaluation du prix de vente utilisera cet atout pour réhausser la valeur du bien.

On peut donc vite comprendre que les spécificités et perspectives que peuvent avoir des bureaux doivent être évaluées au cas par cas. Par exemple, le type de bien en fonction de sa rareté dans la zone géographique va énormément jouer sur son prix de vente.

Si vous êtes le seul à proposer de grands bureaux type open space placés en hyper-ville alors la rareté de vos locaux font que votre bien va pouvoir être facilement vendu à un prix supérieur au prix moyen du secteur.

Des bureaux biens placés

Tout comme pour un logement, la localisation des bureaux va jouer un rôle primordial dans son évaluation immobilière. On pourrait même dire qu’il joue un rôle encore plus important que pour une maison ou un appartement. 

En effet, la localisation des bureaux est la première chose que regarde un employé avant de postuler à un job. Est-ce loin ? Y a-t-il des restaurants aux alentours ? Est-ce facile de s’y garer ?

Tous ces points sont pris en compte par le futur acheteur et vont donc énormément influer sur le prix de vente de vos locaux. 

Comparer les avantages des bureaux aux concurrents

Enfin, pour affiner votre estimation, il est recommandé de comparer vos locaux aux concurrents. Est-ce que vous proposez des salles de réunion avec une vue exceptionnelle ? Ou proposez-vous un garage souterrain sous vos locaux en pleine ville ?

Un magasin placé en pleine rue passante fera bien plus de chiffre d’affaires que s’il était placé dans une impasse. Ces avantages seront pris en compte par les futurs acquéreurs et entreront dans leurs calculs de rentabilité.

Comme on a pu le voir, l’estimation d’un bien immobilier est très compliquée, et quand il s’agit de bureaux la difficulté de la tâche s’intensifie davantage. C’est pour cette raison qu’il est souvent obligé de faire appel à un professionnel immobilier qui connaît parfaitement les prix et tendances du marché actuel.

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Le diagnostic de performance énergétique pour identifier les pertes d’énergie

Le diagnostic de performance énergétique pour les locaux commerciaux, aussi appelé DPE, est un outil de diagnostic qui permet d’évaluer le niveau de performance énergétique d’un bien immobilier. L’analyse, menée par un technicien certifié, permet de relever des éléments liés à l’efficacité du bien immobilier. Le DPE donne ainsi une note ou classe pouvant aller de A (très efficace) à G (passoire thermique). Ce type de diagnostic immobilier est obligatoire lors de la mise en location d’un local commercial.

En tant que locataire professionnel, vous aurez accès à ce diagnostic avant la location officielle du bien. Cela vous permettra en avance d’identifier d’où proviennent les pertes énergétiques. Si le bailleur ou le propriétaire vous l’accorde, vous pourrez effectuer des travaux de rénovation énergétique au sein du bâtiment pour limiter les dépenses énergétiques des bureaux. Vous pourrez également mettre en place des règles concernant l’utilisation de l’énergie au sein de vos bureaux commerciaux (éteindre les lumières en sortant des bâtiments, utiliser des chauffages performants énergétiquement…). Quoi qu’il en soit, votre DPE contiendra des recommandations pour améliorer les performances énergétiques.

Choisir et utiliser les équipements adéquats

Afin de réduire la consommation d’énergie et faire des économies de coûts, plusieurs éléments doivent être pris en compte :

Le chauffage

Cette fonction représente aujourd’hui plus de 50 % de la consommation énergétique dans un milieu professionnel. L’optimiser permet de réduire son coût. Pour ce faire, il est possible de :

• délimiter le périmètre du chauffage : toutes les pièces de locaux ne nécessitent pas l’utilisation du chauffage.
• rendre possible la diffusion optimale de la chaleur : rien ne doit être installé devant un chauffage ou tout autre émetteur de chaleur ! Tout objet placé devant une source de chaleur peut limiter la diffusion de la chaleur et ainsi obliger plus d’utilisation d’énergie.
• veiller à aérer les salles lorsque le chauffage est éteint. Cela vous permettra de renouveler l’air de vos bureaux. En effet, si vous décidez d’aérer lorsque les sources de chaleur sont allumées, cela pourrait provoquer une surconsommation d’énergie.

La nuit représente un moment de grande déperdition thermique. Pourquoi ? Le soir, la température extérieure baisse. Afin d’éviter de trop grandes pertes d’énergie, il est conseillé de fermer les volets et/ou les stores. D’un point de vue hygiène, il est également intéressant d’installer les postes de travail proche des fenêtres. L’aération de vos bureaux n’en sera que facilitée !

La climatisation

La climatisation offre beaucoup de confort aux employés. Cependant, cette installation représente environ 20% des dépenses d’énergie dans les entreprises. Pour limiter ou réduire ces dépenses, il faudra d’abord optimiser la climatisation en évitant les fluctuations de température. En effet, il ne faut pas que l’écart entre l’extérieur et l’intérieur dépasse les 4 °C. Lorsque la température extérieure est trop élevée, vous pouvez allumer la climatisation en respectant cet écart de 4 degrés. Mais si la température reste supportable, privilégiez l’utilisation du ventilateur. Celui-ci est bien moins énergivore. Dès que possible, quand la température extérieure baisse, faites des courants d’air.

L’éclairage

Dès que possible, privilégiez l’éclairage naturel. N’hésitez pas à utiliser des éclairages performants qui s’adaptent à vos locaux. Il faudra vérifier la puissance, la durée de vie des ampoules utilisées, les étiquettes énergies des produits…

Utilisez un logiciel de performance énergétique pour les entreprises

Une seconde chose à faire en entreprise peut être d’utiliser un logiciel de calcul de performance énergétique. Il vous permettra de surveiller la consommation énergétique de vos employés, mais aussi de l’optimiser si besoin. Ces types de logiciels rassemblent, analysent et évaluent les données de consommation de vos bureaux. La création de rapports automatiques permettra à votre entreprise de gérer au mieux l’énergie consommée.

Suivre vos performances énergétiques vous permettra, de même, de faire des économies. Ces types de logiciels vous offriront plusieurs possibilités :

• inspecter les excès de puissance : les logiciels de performance énergétique permettent aux entreprises de détecter les défauts pouvant être présents dans le local. Ils vérifient par exemple si la puissance demandée dépasse la puissance souscrite.
• estimer les excès d’énergie réactive : un logiciel de gestion de l’énergie permet de visualiser la consommation de puissance réactive d’une installation. De cette manière, des mesures de compensation énergétique peuvent être réalisées. Vous pouvez également vérifier les types d’exceptions qui peuvent entraîner des frais supplémentaires sur la facture.
• envoyer des rapports automatiques sur l’efficacité énergétique : un logiciel de gestion de la performance énergétique fournit des rapports sur l’efficacité énergétique des bâtiments. Cela permet de changer de comportement ou de méthodes de travail pour en adopter de nouvelles, plus efficaces, et contribuer à de plus grandes économies d’énergie.
• déceler des machines fonctionnant avec une performance énergétique inadéquate : cette fonctionnalité permet d’anticiper les défaillances ou autres incidents qui peuvent affecter la production, votre énergie, et donc votre consommation.
• vérifier en temps réel la consommation énergétique : cela permet de voir les dépassements de coûts et les anomalies présentes. Vous pouvez également en étudier les raisons et prendre des mesures opportunes pour éviter des factures d’électricité inattendues…

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Ce n’est plus une surprise, les tiers-lieux ont le vent en poupe ! Parmi eux, les espaces de coworking tirent encore leur épingle du jeu. Si l’on en dénombrait environ 500 en France il y a encore quelques années, ce sont aujourd’hui près de 2800 espaces de coworking qui existent sur notre territoire, et l’offre ne cesse de croître avec les années.

Les raisons de cet intérêt pour le coworking sont multiples :

Les entreprises ont besoin de flexibilité

Exit le bail 3/6/9 pour de nombreux groupes qui n’ont ni les moyens, ni la vision, ni l’envie pour s’engager dans des baux d’aussi longue durée. Notamment pour les start-ups qui se développent rapidement et qui seront peut-être amenées à revoir plus souvent leurs besoins immobiliers.

Le télétravail

Généralisé par les récents événements et qui prend racine dans des cultures d’entreprises remaniées. Les espaces de coworking offrent donc la possibilité pour les entreprises de faire travailler leurs collaborateurs ailleurs (et de partout) et de coller à leurs nouvelles ambitions de mêler présentiel et remote, que cette dernière soit chez eux, ou dans un tiers-lieux.

 

Moins de présence au bureau

Enfin, le télétravail amène à moins de présence au bureau de la part des équipes. Il y a donc besoin de moins de surface exploitable, mais il est aussi plus compliqué d’estimer de quelle surface une entreprise a besoin.

Pour toutes ces raisons, les espaces de coworking offrent un bon compromis ! Entre la location de postes de travail en open space, la location de bureaux fermés ou de plateaux privatifs, chacun y trouve son compte, des travailleurs indépendants aux grands groupes.

Les avantages des espaces de coworking ne s’arrêtent pas à la flexibilité des espaces, c’est aussi (et surtout) bien pratique. En voici quelques exemples. 

Une seule et unique facture

Le prix affiché sera le prix payé. Pas besoin de tenir le compte des charges, de l’énergie et autres services.

De nombreux services annexes

Pour le confort et la praticité des coworkers, notamment domiciliation, espaces communs, activités, salles de sport et bien d’autres.

Un accès commun

Pour les coworkings ayant plusieurs adresses, vous pouvez généralement accéder à n’importe quel bâtiment du groupe avec votre forfait. De quoi travailler de partout en France (voire dans le monde) si le groupe le permet et vous constituer un réseau de coworkers qui peut vous aider dans le développement de votre activité. Après tout, c’est la raison d’être des espaces de coworking à l’origine.

Les réglementations en vigueur pour aménager un espace de coworking

Un espace de coworking, comme n’importe quel ERT (établissement recevant des travailleurs) doit répondre à des normes et critères spécifiques pour le confort des usagers.

Il faut savoir que l’agencement de votre espace de coworking doit tenir compte des normes de sécurité des personnes, de l’accessibilité et des dispositions sanitaires en vigueur. Les règles à suivre varient selon si vous souhaitez ériger un Établissement Recevant du Public (ERP) ou Établissement Recevant des Travailleurs (ERT).

Le code du travail ne fixe aucune valeur minimale à respecter. En revanche, il impose des mesures de sécurité et d’hygiène. L’espace de travail doit permettre à chaque travailleur de disposer d’une liberté de mouvement suffisante en hauteur et en surface.

Ergonomie et accessibilité

La norme AFNOR NF X 35-102 est une référence qui peut être utilisée pour concevoir des espaces de travail respectant toutes les normes pour travailler dans de bonnes conditions. Elle recommande au minimum :

• 15m² pour un poste de travail en coworking ;
• 10m² s’il s’agit d’un bureau individuel ;
• 11m² pour un poste de travail en bureau collectif fermé.

En ce qui concerne l’ergonomie de votre coworking, un plan de travail doit avoir au minimum 80 cm de profondeur et 120 cm de largeur.

Enfin, il faut que l’espace de travail soit accessible aux travailleurs handicapés (à mobilité réduite, en fauteuil roulant, malvoyants, malentendants, déficients mentaux).

 

L’éclairage

La norme Afnor NF EN 12646-1 exige de garantir un éclairage harmonisé et uniforme dans les espaces de travail.

Vous vous devez de réduire les contrastes de lumière trop forte dans chaque pièce de votre coworking. Privilégier la lumière naturelle est une plus value essentielle, elle permet de limiter les dépenses énergétiques et de favoriser le bien-être des usagers de vos espaces.

Généralement, les travailleurs qui utilisent des espaces de coworking travaillent sur ordinateurs. Ainsi utiliser des écrans nécessite un bon éclairage pour préserver les yeux.

 

L’acoustique

L’isolation acoustique de votre espace de travail est également très importante. Un espace de coworking est un espace partagé par plusieurs entreprises. Dans les open space, il peut y avoir du bruit !

Cela passe par l’utilisation de bons revêtements pour le sol, l’utilisation de faux plafonds ou encore l’installation de panneaux acoustiques. Un travailleur sur deux se dit dérangé par le bruit environnant. Il s’agit ici de bien minimiser les bruits afin d’offrir un cadre de travail agréable et confortable aux clients de votre coworking.

 

L’aération

La qualité de l’air et les aspects thermiques sont essentiels pour aménager un espace de coworking : une bonne circulation de l’air est primordiale.

Construire un espace de coworking : L’interview de Hélène Neiger – Directrice Immobilier et Gauthier Massardier – Responsable Immobilier, duo de choc chez Focus

Avec un tel engouement pour ces espaces de la part des travailleurs, il est compréhensible que de nombreux acteurs arrivent sur le marché et cherchent à ouvrir leurs espaces de coworking uniques. Mais combien ça coûte en France ? Est-ce qu’il faut absolument de gros investissements pour ouvrir un espace de coworking ? 

Avant de vous lancer dans le montage de votre dossier par la réalisation de votre business plan, d’une étude de marché, il faut préparer le projet en amont.

Pour avoir des éléments de réponse, aujourd’hui sur notre blog Hub-Grade, nous recevons Hélène et Gauthier, responsables des espaces de colocation d’entreprises Focus, pour nous partager leur expertise !

 

Bonjour Hélène et Gauthier, merci d’être parmi nous aujourd’hui, est-ce que vous pouvez tout d’abord vous présenter ?

Hélène :

« Bonjour, je suis Hélène, Directrice Immobilier chez Focus. J’ai rejoint Focus car je cherchais une aventure entrepreneuriale après plusieurs années d’études de droit et de notariat ainsi que diverses expériences en tant que gestionnaire et directrice dans de grands groupes immobiliers.

Aujourd’hui, avec mon équipe, nous faisons au mieux pour créer des espaces de travail simples, beaux et efficaces et proposer aux locataires de nos espaces toute une gamme de services aux salariés et aux entreprises, dignes de ceux d’un grand groupe. Notre travail est de faire en sorte que les locataires n’aient qu’à s’installer et profiter de tout ce que l’espace a à leur offrir. »

Gauthier : 

« Bonjour, ravi de vous rencontrer. Je suis Responsable Immobilier chez Focus, notamment chargé de la création et l’ouverture des nouveaux espaces de colocation d’entreprises Focus.

Je suis arrivé chez Focus en stage de fin d’étude assez tôt dans l’aventure. Nous avons tout de suite commencé à ouvrir nos premières colocations d’entreprises sur Lyon et Paris. »

Est-ce que vous pouvez nous présenter Focus ?

Hélène : « Focus développe des espaces de bureaux tout équipés, flexibles et clés-en-main dédiés à la colocation d’entreprises. Elle permet l’externalisation de la direction immobilière, de l’Office Management et de services additionnels pour les TPE, PME et startup. »

 

Quels sont les prérequis à l’ouverture d’un espace de coworking ?

L’emplacement de l’espace

Gauthier : « Tout d’abord, si l’on décide d’ouvrir un espace de coworking, il va falloir décider où. L’idéal est que l’espace soit facilement accessible, et il y a deux cas principaux qui se présentent :

• Si l’on parle d’un espace qui sera ouvert dans une grande métropole par exemple, en centre ville, il sera idéalement situé s’il est proche d’un arrêt de métro desservant une gare. 
• Dans le cadre d’un espace de coworking dans des villes de province ou dans zones d’activité moins importantes, moins accessibles en transports en commun, avoir des places de parking pour voiture et/ou vélos est une bonne solution pour faciliter l’accès. »

Taille du local

Hélène : « La taille est un élément clé à prendre en compte selon le type d’espace que vous souhaitez créer, le nombre de bureaux que vous souhaitez construire, leur disposition, si vous souhaitez intégrer des open spaces, des bureaux fermés, mais aussi les espaces communs.

Il faut aussi adapter le type d’espace selon les spécificités de chaque ville : à Paris, c’est la course aux surface intermédiaires pouvant accueillir 20 postes, typiques des jeunes entreprises dynamiques. À Marseille, ville où le télétravail est bien ancré, les surfaces de bureaux sont plus petites. La taille de l’espace doit nous permettre de créer des surfaces de bureau adaptées à la zone. »

Forme du local

Gauthier : « La forme du local est tout aussi importante, elle va définir comment vous pouvez agencer ce que vous souhaitez construire.

C’est très important également pour gérer la luminosité dans chaque salle ! Chez Focus par exemple, nous ne voulons pas de bureaux en second jour, nous étudions les plans pour favoriser au maximum les sources de lumière naturelle. »

Les éléments techniques

Hélène : « Il n’y a pas que le bâtiment en lui-même qu’il faut étudier pour déterminer le budget et les financements nécessaires pour l’ouverture de l’espace. Dans la liste des étapes à réaliser, il y a également tous les éléments techniques et plein de questions à se poser et à résoudre en amont.

Est-ce qu’il y a un système de climatisation déjà présent ? Où sont les arrivées d’eau ? Les sanitaires ? Est-ce que le bâtiment dispose d’un accès PMR ? Et encore de nombreuses questions propres à chaque projet… Tous ces éléments sont également importants lorsque vous planifiez l’ouverture d’un espace. »

L’état du local

Hélène : « Enfin, il y a l’état général du bâtiment à prendre en compte. Il faut évaluer les travaux qu’il va falloir réaliser, c’est potentiellement un très gros secteur de dépenses selon l’état initial du local et ce que vous souhaitez en faire. »

Quelles sont les dépenses pour ouvrir un espace de coworking ?

Gauthier : « Quand on ouvre un espace de coworking, il faut bien prendre en compte les deux facettes du métier. Il y a le projet immobilier et une partie servicielle. Dans le coworking, l’une ne va pas sans l’autre. Ce sont les deux grandes catégories de dépenses.

La partie immobilière vous demande un investissement dans l’achat ou la location d’une surface dans un secteur voulu. Puis vous investissez dans la rénovation et l’adaptation de l’aménagement à votre coworking. En fonction de l’état de départ du local et du résultat final voulu, l’investissement peut aller de 200€/m² à plus de 2000€/m².

La deuxième partie d’investissement pour ouvrir un coworking est liée au service et à l’activité de coworking. Vous allez devoir mettre en place tous les services minimum qu’un futur coworker peut attendre. Il faut penser à la mise en place d’internet avec la connexion fibre, baie de brassage, antenne Wi-Fi, infogérance… Mais aussi de machines à café, d’imprimante, de service de ménage, la présence de mobilier, des équipements, du matériel informatique dans les bureaux mais également dans les cuisines, les salles de réunion, des espaces détentes…

On recommande également l’installation de phonebox dans vos locaux. Elles permettent de s’isoler seul lors d’un appel ou d’une visio. »

Quel est l’impact de l’emplacement sur le coût ?

Gauthier : « C’est la loi du marché ! Plus l’espace est bien placé, plus le prix de vente ou de location est élevé. 

On observe néanmoins une dynamique d’ouverture d’espace de coworking dans des zones qui étaient avant considérées comme de second plan. On pense ici aux villes plus modestes dans les banlieues de grandes métropoles. »

 

Peut-on limiter les dépenses sans rogner sur la qualité ?

Hélène : « Il faut définir “qualité” et déterminer ce qui, pour nous, a de l’importance et est un facteur de qualité. Par exemple, l’insonorisation et le débit internet sont d’une énorme importance pour nous, donc on ne peut pas rogner dessus mais si nous n’avons pas le budget pour le frigo américain de nos rêves, ce n’est pas grave. »

Une fois l’espace de coworking ouvert, tout est fini ?

Gauthier : « Ce n’est jamais terminé niveau technique, il y a toujours des choses à reprendre dans un espace de coworking. 

Niveau gestion, il faut installer et gérer les clients donc c’est le début d’une autre mission, tout aussi importante. »

Quelle est l’erreur qui peut coûter cher ?

Hélène : « On pense que c’est une mauvaise idée de faire rentrer des clients sans que les travaux soient terminés. Nous on le fait tout le temps on adore… »

Votre meilleur conseil pour réussir son ouverture d’espace ?

Hélène : « Savoir trouver des solutions rapidement. Bien préparer son modèle et gérer du début à la fin pour que ça se passe bien. »

Une anecdote sur l’ouverture de l’un de vos espaces ?

Gauthier : « Des clients qui arrivent à 10h dans leur super nouveau bureau et toujours pas de sanitaire à 9h55…. »

Les prochains projets de Focus ?

Hélène : « Pour le moment nos espaces sont présents à Lyon et à Paris. Nous travaillons actuellement sur l’ouverture de notre prochain espace à Marseille au 1ᵉ trimestre 2023 ! 1050m² d’espaces répartis sur 5 niveaux et, en prime, un toit terrasse mais on ne vous en dit pas plus pour le moment, restez à l’écoute ! »

 

Au final, ouvrir un espace de coworking combien ça coûte ?

Pas de suspens ici, il n’existe pas de chiffre précis ni même de moyenne sur laquelle se baser. Les coûts engendrés et les actions à faire vont dépendre d’une multitude de facteurs comme l’emplacement de votre futur espace, sa taille, son état d’origine, le mobilier que vous souhaitez et la qualité de services que vous voulez proposez… Un tas de questions qui vont dépendre de votre projet !

C’est aussi conjoncturel, car les prix de l’immobilier varient d’une année sur l’autre. Un espace ouvert en 2015 vous aurait peut-être coûté plus ou moins cher si vous l’ouvrez demain avec un taux différent.

Néanmoins il faut garder à l’esprit que, oui, ouvrir un espace de coworking engendre de nombreux coûts, des coûts liés à l’ouverture pour tout ce qui va toucher au côté “physique” de l’espace à savoir le bâtiment, les travaux, le mobilier… Mais aussi après son ouverture effective, notamment à travers la maintenance et les services proposés. 

Pour réussir votre ouverture, il faut un business plan solide et faire une bonne étude de marché au préalable pour évaluer la viabilité et votre idée et étudier la concurrence.

Finalement, comme beaucoup de choses dans la vie, le meilleur moyen de réduire les dépenses c’est de bien prévoir et travailler l’ensemble de votre plan à l’avance, de l’étude de marché jusqu’à l’ouverture, en réagissant vite aux imprévus. Puisque soyons honnêtes, aucun plan ne se passe jamais comme prévu et vous devrez faire face à certaines dépenses inattendues.

 

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Vous hésitez à vous installer dans un espace de coworking ? Vous voudriez en savoir un peu plus sur ce concept qui a le vent en poupe chez les indépendants et les télétravailleurs ? Les espaces de travail partagés sont-ils réellement l’avenir du travail ? De nombreux professionnels ont déjà franchi le pas, notamment en optant pour un espace de coworking à Paris. Nous vous guidons à la découverte des avantages et inconvénients du coworking. Mais attention, il existe aujourd’hui plusieurs modèles de coworking. Dans cet article, nous décryptons ces derniers afin que vous puissiez en comprendre toutes les nuances et prendre la meilleure décision.

Qu’est-ce que le coworking ?

Un ami vous a dit qu’il fréquentait régulièrement un espace de coworking et depuis, il ne parle plus que de « travail collaboratif » et de « bien-être au travail » ? De quoi vous intriguer et susciter votre intérêt. Mais il faut tout d’abord de comprendre de quoi il s’agit.

Le coworking : un concept pas si récent

Le terme de « coworking » aurait été employé pour la première fois en 1999 par Bernie de Koven, un game designer américain. Pourtant, selon les experts, son origine pourrait remonter encore plus loin. Les bibliothèques utilisées par les moines au XIXᵉ siècle peuvent, par exemple, être citées comme les premiers vrais espaces de travail. D’autres parlent davantage des premiers ateliers d’artistes du XXᵉ siècle. Des prémices sans doute des bureaux où se réunissaient ces travailleurs.

Toutefois, il faudra attendre 1995 pour voir éclore un lieu qui s’apparente le plus au coworking moderne tel que nous le connaissons. C’est à cette date que C-base, le premier hackerspace, ouvre ses portes à Berlin. D’autres espaces communautaires voient ensuite le jour, mais ce n’est qu’en 2005 que l’on peut réellement parler d’espaces de coworking. Sans surprise, c’est aux Etats-Unis, à San Francisco, berceau des start-up et de la Silicon Valley, que cette innovation prend racine. Un programmateur (surprise, là encore) décida d’offrir aux travailleurs nomades des bureaux pour poser leurs laptops, un accès Wi-Fi, des déjeuners en commun et bien d’autres réjouissances favorisant la productivité. Voilà le tout premier vrai espace de coworking ! Et le concept s’est encore perfectionné au lors de ces dernières années. Mais pourquoi un tel engouement autour d’un « simple » lieu abritant des tables, des chaises et des personnes d’horizons divers ? Peut-être parce qu’il n’est pas si simple justement !

Un espace de travail partagé qui révolutionne les façons de travailler

Le coworking est avant tout un nouveau mode de travail. Son but est de réunir dans un même lieu des personnes (indépendants, télétravailleurs…) ne travaillant pas pour la même entreprise ou organisation. « Co working » signifie donc littéralement « co travail » ou « travailler ensemble« , collaborer, mais en toute autonomie. Chacun peut ainsi y développer son projet dans une ambiance de travail dynamique et conviviale. Une alternative souvent efficace au bureau dans un coin du salon. Une possibilité également de créer des synergies grâce aux divers échanges sur place.

Depuis sa création de nombreux modèles sont apparus, revendiquant l’appellation d’espace de coworking. Toutefois, à l’origine, il s’agit d’un ou plusieurs open spaces regroupant différentes ambiances (studieuse, conviviale, détente…). Le développement du concept a vu également la création de bureaux privatifs réunis dans un même local. Des espaces communs permettent alors les échanges entre les membres. On retrouve aussi, récemment, les cafés-coworking, des lieux hybrides ouverts à une cible plus large.

De même, si la plupart des espaces de coworking sont généralistes et accueillent tous les types d’activités et de publics, d’autres sont plus spécialisés. Ces derniers peuvent s’organiser par secteur (communication, digital, RSE…) ou par population. On parle alors de « corpoworking« . Ce concept regroupe très souvent des salariés d’une même entreprise dont les espaces sont ouverts aux prestataires, clients ou organisations externes. Un excellent moyen de stimuler l’innovation des collaborateurs et de créer des liens entre les différentes parties prenantes.

Ces divers modèles ont néanmoins la même ambition : proposer des espaces de travail agréables, en phase avec les attentes des différentes générations. Celles-ci peuvent désormais choisir le lieu où elles souhaitent travailler. Et elles y trouveront de nombreux avantages même si le concept ne conviendra pas à tout le monde.

Le coworking en pratique : les avantages et les inconvénients

Vous commencez à percevoir l’intérêt du coworking, mais vous avez encore du mal à déterminer si ce mode de travail est fait pour vous ? Les arguments suivants devraient vous aider à faire le tri.

Les avantages du coworking

Combattre la solitude du freelance grâce à un espace de travail convivial

C’est LA première raison et souvent celle qui pousse le freelance à sortir de son domicile : la solitude. Peu d’entre vous ont démarré leur carrière en tant qu’indépendant. Vous avez donc dû connaître une vie de bureau riche et rythmée par les échanges quotidiens entre collègues. Même si vous avez tout quitté pour une indépendance que vous chérissez, il y a fort à parier que les discussions à la machine à café (que vous fuyiez parfois à l’époque) vous manquent aujourd’hui.

Rester devant son écran, seul, toute la journée peut être particulièrement démotivant car peu propice à la productivité. Les espaces de coworking représentent donc une alternative intéressante puisque leur but initial est de fédérer un groupe de personnes. Un responsable est très souvent dédié à la création de synergies entre les membres. Vous ne travaillerez alors plus jamais (ou moins) seul à côté de votre plante verte ou de votre chat et pourrez retrouver des relations sociales enrichissantes. Un bon point pour votre équilibre personnel et de quoi faire réellement la part des choses entre le pro et le perso.

Enrichir son réseau personnel et professionnel

Depuis que vous êtes à votre compte, les réseaux sociaux, le téléphone et les visios sont vos seuls moyens d’élargir votre réseau personnel et professionnel ? Les espaces de coworking offrent la possibilité de rencontrer de nouvelles personnes avides de contacts à ajouter dans leurs smartphones. Venues avant tout pour sortir de l’isolement, elles n’hésitent donc pas à prendre du temps autour de la machine à café et au cours de déjeuners ou d’afterworks.

Elles y sont même très souvent incitées par les animateurs du lieu. Le but étant de favoriser au maximum les interactions, les rituels quotidiens ou réguliers (déjeuner, petit déjeuner hebdomadaire…) et les événements professionnels ou conviviaux rythment la vie de ces espaces.

Ainsi, quelques-uns deviendront très vite des « collègues » de bureau avec lesquels vous pourrez entretenir de sympathiques discussions sur des sujets liés ou non au travail. Ici, pas de compétition ni de hiérarchie ! Vous pourrez même, également, être amené à collaborer en fonction de vos intérêts communs.

Pas de doute : le coworking est un lieu qui n’a pas son pareil pour créer du lien et développer son activité en s’ouvrant à de nouvelles opportunités.

Réduire ses coûts grâce à des tarifs accessibles

Lorsqu’on débute son activité, il n’est pas toujours facile de trouver des locaux à des tarifs accessibles. Miser sur un espace de travail partagé permet de diminuer ses frais. Les coûts de location y sont optimisés pour les entrepreneurs.

De plus, la plupart des espaces de coworking proposent des solutions flexibles : paiement à l’heure, pack d’heures ou de jours passés sur place, location au mois avantageuse… De quoi optimiser son budget et externaliser son activité en dehors de la maison en toute sérénité.

Rester flexible même dans son utilisation du lieu

Nous vous en parlions, il existe plusieurs modèles de coworking et de formules. Tout dépend de vos objectifs et de vos besoins. Vous souhaitez un bureau fixe et de préférence fermé ? Privilégiez les bureaux privatifs. Ils seront certes plus chers, mais vous aurez accès à différents services et pourrez, malgré tout, partager des moments avec les autres coworkers dans les espaces communs.

Pour ceux qui n’ont rien contre l’open space, mais recherchent le confort d’un bureau où ils pourront laisser leur ordinateur en continu, les bureaux fixes seront parfaits. Enfin, si vous êtes nomade et que vous avez l’habitude de travailler sur un ordinateur portable, vous pourrez facilement trouver où vous asseoir dans un open space.

Cette solution présente plusieurs avantages :

• Faire de nouvelles rencontres en changeant régulièrement de collègues de bureau ;
• Ne payer que le temps que vous passerez sur place et diminuer vos coûts. La plupart des espaces proposent des bureaux à l’heure ;
• Pouvoir changer d’espace de coworking au gré de vos envies pour ne jamais se lasser.

Un mode de travail parfaitement adapté aux freelances voyageant beaucoup.

Disposer d’un espace tout confort et tout compris

Dans les espaces de coworking, tout est prévu pour faciliter le travail des entrepreneurs. De l’agencement jusqu’au mobilier en passant par les équipements et services divers, vous y trouverez tout le confort propice à votre concentration.

Vous avez un coup de fil à passer ou une visio requérant le calme et la confidentialité ? Plusieurs espaces disposent de box téléphoniques insonorisées. Elles vous permettront de vous isoler. Vous avez besoin de vous concentrer sur une tâche et l’open space est trop bruyant ? Vous aurez très souvent accès à un « espace calme ». Une petite sieste pour encore mieux repartir ? Réservez-vous une place dans l’espace détente ou dans la zone dédiée.

Côté ameublement, les assises seront souvent ergonomiques et les bureaux plus ou moins grands. Selon l’espace de coworking choisi, la décoration cosy et confortable vous donnera encore plus envie de délaisser votre chez vous.

Enfin, et c’est l’un des avantages, vous n’avez à vous préoccuper de rien : tout est compris ! Wi-Fi, ménage, deuxième écran, salles de réunion, parfois thé, café et autres gourmandises. Néanmoins, encore une fois, tout dépend des espaces donc n’hésitez pas à faire votre prospection. Certains pourraient ne pas correspondre à votre besoin et, finalement, présenter plusieurs inconvénients.

Les inconvénients du coworking

Vous l’avez compris, les espaces de coworking présentent de nombreux avantages. Pourtant, ce n’est pas un mode de travail qui conviendra à toutes les entreprises ou personnalités. Nous vous donnons 5 raisons qui pourraient vous faire hésiter à vous inscrire.

1) Un concept peu adapté à certaines activités

Si vous êtes un artisan ou un industriel, le coworking ne sera pas forcément adapté à votre activité. Le travail à distance n’est pas toujours possible dans ces métiers. L’espace alloué sera souvent insuffisant pour ramener des machines volumineuses et les stocker.

L’alternative : vous tourner vers des FabLab, si vous en avez la possibilité. Les surfaces y seront plus grandes et vous y trouverez parfois un coworking adjacent.

2) L’impossibilité de garder le secret professionnel dans certains lieux

Un autre inconvénient pour certains métiers : la sécurité des données et le secret professionnel ne pourront pas forcément y être respectés. Les avocats, par exemple, ne pourront se permettre de téléphoner sur un open space ou encore d’accéder à certaines informations sensibles sur un réseau Wi-Fi partagé.

Le bureau privatif est, là encore, une excellente alternative, à condition d’avoir sa propre ligne internet, ce qui n’est pas toujours possible. Renseignez-vous bien en amont et visitez l’espace pour éviter toute déconvenue.

3) L’open space et ses risques de nuisances sonores

Ah les joies de l’open space ! Vous l’aviez presque oublié, mais vous voilà rattrapé par les inconvénients du travail en communauté. De fait, selon les espaces de coworking, les discussions entre les coworkers ou les appels passés à proximité de votre bureau pourraient bien nuire à votre concentration et à votre productivité.

La solution : miser sur un espace qui dispose d’une zone dite « calme » ou préférez un bureau privatif. Vous pourrez ainsi rencontrer du monde sans la problématique des nuisances sonores.

4) La flexibilité, oui, mais pas dans tous les espaces

Attention également aux horaires de certains espaces de coworking. Si le 7j/7, 24h/24 est de plus en plus répandu, il n’est pas la norme dans ce type d’endroit. Vous commencez à travailler à 08h00 ? La plupart des coworking ne proposant pas un accès illimité ouvrent entre 8h30 et 09h00. Certains ferment, là aussi, assez tôt, aux alentours de 18h00. Recherchez plutôt des espaces adaptés à votre rythme de travail.

5) Un lieu de passage avant de se développer

Le coworking est un excellent modèle pour débuter une activité. Toutefois, selon le développement de votre entreprise, il se peut que vous ayez besoin de plus de surface. Vous allez, en effet, recruter de nouvelles personnes et certains espaces ne se prêteront pas au travail en équipe.

Tout d’abord, car leurs coûts seront plus élevés que dans un bureau standard puisque le prix s’entendra par personne. Ensuite parce que les espaces privilégient bien souvent les entrepreneurs solos pour favoriser la dynamique de groupe. Ainsi, selon la rapidité de votre croissance, votre espace de coworking pourrait bien n’être qu’un lieu de passage.

Toutefois, rassurez-vous : les bureaux privatifs prévus au sein de certains de ces espaces peuvent vous offrir une belle alternative.

En conclusion : le coworking devrait en séduire plus d’un !

Le coworking présente de nombreux avantages même si, en fonction de vos besoins et des modèles, des limites existent. Sachez toutefois qu’il est aisé de les dépasser. Le concept ne cesse de se développer depuis quelques années pour proposer toujours plus de solutions aux différents publics. La mise en place de bureaux privatifs a, par exemple, favorisé l’ouverture à de plus grandes entreprises.

Une chose est sûre : la dynamique entrepreneuriale que vous y trouverez est inégalable. Vous en tirerez donc des bénéfices aussi bien humains que professionnels. Que ce soit à Paris, Lyon, Marseille, Lille, Nantes et ailleurs en France, n’hésitez pas à consulter nos annonces pour trouver LE ou LES coworking qui sauront correspondre à vos attentes. Les différents articles de notre blog pourront également vous aider à faire votre choix.

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8 heures, c’est le temps moyen que passe un salarié en réunion chaque semaine. C’est ce que relève une étude de Barco et Circle Research. Les salariés de bureau participent en moyenne à 10 réunions par semaine et considèrent que 56 % de ce temps est inutile.

Mais aujourd’hui, on ne s’attardera pas sur l’utilité ou non d’organiser de (trop) nombreuses réunions. Avec le développement du télétravail et du remote working où les collaborateurs travaillent de n’importe où, le besoin de se voir, d’échanger et partager est bien présent.

Qui dit réunion dit… salle de réunion !

 

La salle de réunion est considérée comme l’espace le plus important pour la vie d’une entreprise. C’est dans cette pièce que se prennent la majorité des décisions, des enjeux stratégiques majeurs, que sont signés les contrats… C’est peut-être même dans cette salle que vous avez eu, ou que vous aurez, vos entretiens d’embauche.

Quand on dit « salle de réunion » on pense à un espace clos, rigide, où l’atmosphère est sérieuse, tendue où l’on échange une tonne d’informations. C’était le cas, mais depuis un certain moment, les choses changent. Les entreprises comprennent de mieux en mieux qu’optimiser sa salle de réunion, c’est favoriser la productivité. Une salle de réunion efficace permet de favoriser le confort des collaborateurs, maximiser leur créativité et in fine, de créer les conditions propices à la réussite des projets.

Alors, comment optimiser sa salle de réunion ? Quels sont les équipements indispensables ? Hub-Grade vous donne la solution dans ce nouvel article !

Les équipements indispensables d’une salle de réunion

Le mobilier

Sans grande surprise ici, vous aurez besoin de meubles. Mais avant de faire un tour dans vos magasins favoris, il vous faut penser à plusieurs choses. Posez-vous donc ces quelques questions :

• Comment allez-vous utiliser la salle de réunion ? Uniquement pour des réunions d’équipe ? Y recevrez-vous des clients ? Allez-vous l’utiliser pour de la formation ?
• De quelle surface disposez-vous au total ? L’espace est-il modulable ?
• Combien de personnes souhaitez-vous accueillir au maximum dans votre salle de réunion ?

Réunir les collaborateurs c’est bien, mais pas au détriment de leur bien-être. Il faut que chacun ait l’espace nécessaire à son confort pour pouvoir travailler (prendre des notes, entendre tout le monde…). Il faut donc que la distance entre les participants soit suffisante.

À moins que vous ne fassiez un stand-up meeting qui a ses vertus, il est préférable que vos collaborateurs aient des chaises. L’assise est un point très important du confort. Dans un souci de personnalisation, vous pouvez totalement opter pour des fauteuils ou poufs designs moins conventionnels. Mais n’oubliez pas que l’on passe en moyenne 8 heures par semaine en moyenne réunion. 8 heures, c’est long, surtout si la position n’est pas confortable.

Indispensable également, la grande table de réunion. Loin d’être un cliché, elle permet de réunir tous les collaborateurs ensemble autour du sujet.

« J’ai fait construire une grande table, pour que les chevaliers s’assoient ensemble. Je l’ai voulue ronde, pour qu’aucun d’entre eux ne se retrouve assis dans un angle, ou en bout de table » Roi Arthur, Alexandre Astier – Kaamelott©

 

Une bonne connexion internet

Aujourd’hui il est impensable qu’une salle de réunion soit aménagée sans connexion haut débit via câble ou Wi-Fi.

Surtout à une époque où, à chaque rendez-vous, on partage de longues présentations et des fichiers de plus en plus lourds.

Avec l’avènement du télétravail, les salariés ou votre client peuvent travailler de partout et dans des salles de réunion différentes de la vôtre, hors des locaux. D’où l’intérêt que toutes les salles de réunion soient équipées d’une solide connexion internet pour faciliter la communication entre tous les participants, où que l’on soit.

Équipements de partage de contenu

On en parlait juste avant, les salles de réunion sont des espaces où l’on échange. Des idées, des informations, des objectifs, qu’importe…

Pour que les échanges soient efficaces, vous aurez besoin d’un équipement de partage adapté. Heureusement, ce ne sont clairement pas les options qui manquent.

Vidéoprojecteur avec écran de projection

C’est le combo classique de la conférence. Généralement à un prix abordable, facile d’installation et visible facilement par tous les participants quelle que soit la taille de la salle, le vidéoprojecteur et son écran sont une solution classique pour vous et vos équipes.

 

Un écran LCD AKA la TV

La TV est une bonne alternative au vidéoprojecteur avec écran de projection. S’il s’agit d’une TV HD munie de ports HDMI, la qualité sera présente et vous pourrez partager les informations avec succès. Attention cependant, si votre salle de réunion est grande, les participants les plus éloignés doivent quand même voir correctement ce qui est projeté.

Il ne faut pas oublier la touche de sympathie d’un écran TV qui peut servir pendant les pauses pour regarder quelque chose entre collègues.

 

Le légendaire tableau blanc

Tout autant incontournable que le vidéoprojecteur, le fameux « paperboard » est un outil indispensable pour dessiner une kyrielle de schémas au top avec vos participants.

 

Un écran tactile

On ne parle pas de la petite tablette numérique qui sert à la lecture, mais plutôt du grand tableau connecté. Il sera l’alternative à la TV et au tableau blanc. Son prix peut être plus élevé que les autres équipements cités plus haut.

 

Des prises électriques

Logique me direz-vous, pourtant il faut bien penser à leur nombre et leur emplacement. Il faut pouvoir brancher l’ensemble des équipements dont vous disposez, mais il faut aussi penser à votre équipe. Chaque participant puisse brancher son ordinateur portable ou tout autre outil nécessaire.

Ce qui n’est pas indispensable mais qu’il ne faut pas négliger

La déco

Une salle de réunion, au même titre que le reste du bureau, est un espace de travail. Ce qui veut dire que la déco intérieure a un impact sur les salariés. C’est dans cet espace que l’on prend les plus grandes décisions de la boîte. Et on a déjà vu par le passé que la déco de l’espace de travail a un impact sur la créativité et la productivité des salariés.

Même si la salle de réunion est encore sanctuarisée chez certains, on ne parle pas ici d’installer une immense toile au plafond ni même d’arborer un vitrail aux couleurs de l’entreprise sur toute la hauteur du mur. Non, beaucoup plus simple.

Essayez de privilégier la lumière naturelle et intégrez des plantes à votre espace. Essayez de le personnaliser avec de la peinture ou du papier peint et utilisez des matériaux naturels comme le bois.

 

Machine à café / bouilloire

Malgré le bruit bien reconnaissable d’une machine à café vous empêchant de parler pendant une quinzaine de secondes à chaque utilisation, il est intéressant d’en avoir une dans sa salle de réunion pour le confort de ceux qui préfèrent réfléchir autour d’une boisson chaude.

 

Du rangement

Dans les salle de réunion, on a notre matériel avec nous (matériel informatique, sacs peut-être, vestes…). À plusieurs, la salle peut vite devenir un immense bazar sans un peu de rangement. Il est intéressant de songer à avoir un porte-manteau ou des patères accrochées au mur.

 

Système de réservation des salles de réunion

Vous voilà en plein point stratégique sur votre produit, sur le point d’avoir l’idée qui révolutionnera tout dans votre société, quand soudain, quelqu’un toque à la porte pour vous demander si « vous êtes en réunion » ou pour vous dire qu’il aimerait disposer de la salle. Vous perdez votre idée et vous continuez ou terminez votre réunion.

Une situation un peu capillotractée (mais pas tant que ça) qui aurait pu être évitée avec un simple système de réservation.

Ces outils connectés à vos équipements vous permettent de réserver une salle de réunion à distance et d’en connaître l’occupation par d’autres groupes. Un équipement vital, surtout si vous travaillez dans un lieu où les salles de réunion sont partagées entre toutes les entreprises, en particulier dans les espaces de coworking et assimilés.

 

N’oubliez pas les rendez-vous plus informels

Si l’on passe une grande partie de notre temps en réunion, celles-ci sont parfois courtes et n’ont pas besoin de se faire dans une salle de réunion « officielle ». Certaines réunions peuvent se faire de façon improvisée.

Dans ce cas, n’hésitez pas à faire vos réunions dans l’open space. Pas besoin de table de réunion. Une table haute suffira, ou sur le rebord du meuble accueillant la machine à café.

BONUS : 4 Petis tips pour des réunions de qualité

1) Assurez-vous que la réunion est utile

Rien de pire pour les participants que d’avoir l’impression d’être embarqués dans une réunion qui n’a pas de sens, dont les objectifs ne sont pas définis et qui n’aboutira à rien de concret. On ne fait pas des réunions pour la forme.

2) Préparez la réunion

Il s’agit de préparer à l’avance de quoi il va être question. Ça peut paraître évident, mais sauter dans une réunion car « il faut parler d’un truc » n’est clairement pas efficace. Définissez un ordre du jour et informez tous les participants de votre entreprise de son contenu et de son lieu, à l’avance, pour que chacun ait le temps de préparer ce qui est nécessaire et puisse réfléchir aux points à aborder.

3) Ne déviez pas de sujets pendant la réunion

L’ordre du jour vous sert de ligne conductrice. En effet, c’est lui qui vous permettra d’avancer dans la réunion sans avoir des interventions hors sujet. Dévier de l’ordre du jour n’est pas une bonne idée car vous allez réfléchir à un sujet non prévu, perdre du temps sur ce dont vous aviez prévu de parler à l’origine et ressortir frustrés de la réunion. Si d’autres sujets doivent être évoqués, alors prévoyez de les faire lors d’une autre réunion.

4) Prévoyez la suite

Le but d’une réunion est de pouvoir définir une ligne conductrice et des actions à mener en fonction des points soulevés. En sortant de la pièce, il faut que chacun sache ce qu’il a à faire.

Dans l’idéal, une ou plusieurs personnes sont chargées de prendre des notes et faire un débrief de la réunion pour le compte de l’équipe.

Les réunions, ce n’est plus aussi formel ?

Quitte à passer du temps en salle de réunion, autant s’y sentir bien non ? La créativité, ça ne se commande pas, et il incombe à chaque entreprise de créer les conditions propices pour leur permettre de s’ouvrir et d’aider à faire émerger des idées.

En tenant compte de vos objectifs et des personnes avec qui vous travaillez au quotidien, libre à vous d’organiser votre salle de réunion de la manière la plus efficace pour favoriser les échanges et rendre la vie facile aux participants.

Moins formel ne veut pas dire moins sérieux. Il y a toujours autant de travail à abattre pendant la réunion, et du travail de taille parfois. Quels que soient les agencements de votre salle de réunion, il faut rester sérieux et se séparer de son smartphone autant que possible.

N’oublions pas que si c’est bien dans cette salle que se jouent les enjeux stratégiques majeurs de l’entreprise, il faut être dans les meilleures conditions pour exploiter le potentiel de chacun.

 

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Ce mois-ci, l’équipe Hub-Grade, lyonnaise d’origine et de cœur, a voulu répondre à une question récurrente de son réseau d’entrepreneurs. Quels sont les quartiers de Lyon où les postes de travail en location flexible sont les plus abordables ? 

En effet, il n’existe pas d’informations de référence sur la toile permettant de visualiser les montants moyens des loyers de bureau par quartier.

Alors la voici ! La belle, la fameuse, l’originale, la juste et vraie carte des loyers de bureaux flexibles à Lyon en 2022, quartier par quartier. Enjoy 🙂

La carte des loyers de bureau flexible 

Les loyers pour les espaces de travail sont très souvent indiqués en € / m² / an, hors charges et hors services annexes ; une information pas forcément très lisible dans le flexible, où la prestation inclut l’intégralité des frais fixes et annexes (charges locatives, taxe foncière, connexion internet, mobilier, équipement des espaces de vie, etc.)..

Cette carte affiche le prix mensuel moyen d’un poste de travail en location flexible dans un bureau fermé, un open-space, un espace indépendant ou un espace semi-privatif sur www.hub-grade.com (principalement sous forme de contrat de prestation de services).

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Lyon : la ville où installer son activité

Une métropole économiquement très dynamique

Hub-Grade ne vous apprend rien : Lyon est une des villes les plus agréables de France. Son dynamisme culturel, touristique et son économie font d’ailleurs envie à plus d’un travailleur. Selon une étude réalisée par Hellowork, Lyon est la ville la plus attractive de France et ses habitants la placent parmi les meilleures à la fois en matière de dynamisme économique, de marché de l’emploi et de qualité des infrastructures.

Bien vivre à la lyonnaise

En bref, Lyon, c’est tout simplement l’équilibre parfait entre ville à taille humaine et grande métropole. Que vous soyez une start-up, un indépendant ou une petite entreprise, vous trouverez sans aucun doute votre bonheur…

Une capitale culturelle de l’hexagone

La cité rhodanienne est également appréciée pour le développement de ses centres d’affaires reconnus comme La Part-Dieu, Gerland, La Confluence ou la Presqu’île, mais elle est aussi prisée pour ses loyers pratiqués, bien moins élevés que ceux de la capitale.

Lyon regorge de tous types d’offres de bureaux. Cependant, nous avons décidé d’axer notre étude sur les prix des postes au sein d’espaces de travail flexibles.

Ces dernières années, “immobilier de bureaux” et “flexibilité” sont des mots qui ont beaucoup été associés, et pour cause : la location de bureau flexible donne accès à de nombreux avantages. Au menu : l’accès à divers espaces mutualisés avec d’autres entreprises (des zones d’accueil, de détente, open space, salles de réunion…) mais aussi la possibilité de louer plus ou moins de postes si le nombre de personnes dans votre équipe fluctue au fil du temps.

Tous les espaces de travail flexibles sont différents, mais toutes les prestations comprises seront indiquées au préalable : en vous installant, vous arriverez donc en terrain connu, et surtout avec une solution sur-mesure. 

La location d’espaces flexibles est par conséquent une très bonne opportunité, pour de petites entreprises, d’installer leur activité dans une grande ville telle que Lyon, là où l’immobilier est moins facile d’accès.

On veut installer son entreprise (ou rester) à Lyon : où chercher ?

Parmi les quartiers et les banlieues lyonnaises les moins chers de la ville figurent Vaise, Champvert, Gorge de Loup (197 € / mois) ; Perrache – Confluence (211 € / mois) ; Cordeliers (237 € / mois) ; Croix-Rousse (266 € / mois).

Le quartier de la Part-Dieu offre des loyers s’élevant autour de 381 € / mois en moyenne. La zone est très recherchée, du fait de son accessibilité par les transports en commun et de sa situation intermodale. Le centre lyonnais de manière plus globale, affiche les prix les plus élevés, entre 300 € et 391 € / mois en moyenne. À cette fourchette de prix plus élevée s’ajoute également Villeurbanne dans l’Est lyonnais avec un prix moyen au poste de 368 € / mois.

En périphérie appartenant au Grand Lyon, Vaulx-en-Velin La Soie, au Nord-Est affiche un loyer moyen très abordable de 170 € / mois.

À l’Ouest, il ne faut pas oublier également la Techlid regroupant plusieurs communes (Limonest, Dardilly, Lissieu, Champagne-au-Mont-d’Or, Tour-de-Salvagny, Charbonnières les bains). Cette zone économique majeure et ultra dynamique de la métropole de Lyon affiche un loyer mensuel moyen de 288 € par poste.

À Lyon, les prix sont assez centralisés en moyenne avec peu de grandes évolutions. Si la ville concentre des loyers plus élevés en son centre, elle reste quand même bien plus abordables que notre capitale par exemple.

En résumé, Lyon est une magnifique ville pleine d’opportunités pour installer confortablement votre activité ! Avec une location flexible, des prix abordables et une ville en pleine effervescence, toutes les conditions sont réunies pour que vous trouviez la pépite que vous recherchez.

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Succès du modèle, crise de la Covid : les acteurs parisiens du flexible continuent de s’étendre, proposant des offres de plus en plus variées.

En moyenne, combien coûte la location d’un poste de travail équipé et clés en main à Paris, avec charges, internet et services compris ?

Question que toute entreprise parisienne se pose tôt ou tard, au moment de trouver un bureau, de nombreux paramètres doivent être pris en compte, et le marché, parfois peu transparent pour les non-initiés, peut être difficile à appréhender.

Pour vous aider, nous vous avons préparé une carte des loyers parisiens en ce début d’année 2022, quartier par quartier, pour un poste de travail en location flexible dans un open-space, espace semi-privatif, bureau fermé et espace indépendant .

Entre 2020 et 2021, malgré la crise sanitaire, le loyer moyen d’un poste de travail à Paris (avec charge, services et équipements compris) est passé de 420,11 € à 484,93 €, soit une croissance de près de 15 % !

Une hausse qui s’explique par plusieurs facteurs : une demande et des besoins croissants de flexibilité, une offre qui s’étend et s’adapte à des typologies d’entreprises différentes, avec plus d’espaces premium et / ou mono-entreprises aménagés sur-mesure (type Deskeo). Aujourd’hui, les espaces de coworking et, plus globalement, de location de bureaux flexibles ne sont plus réservés au freelances, TPE ou PME.

Les loyers pour les espaces de travail sont très souvent indiqués en € / m² / an, hors charges et hors services annexes : une information pas forcément très lisible dans le flexible, où la prestation inclut tout. L’équipe Hub-Grade vous a donc préparé une carte des loyers au poste de travail, pour savoir combien coûte réellement un espace de travail en moyenne. L’étude recense le coût moyen des postes de travail disponibles en open-space, espace semi-privatif, bureau fermé et espace indépendant sur www.hub-grade.com. 

La carte des loyers de bureau flexible à Paris

Cette carte affiche le prix moyen d’un poste de travail en location flexible dans un bureau fermé (prestation de services principalement), pour tout type d’espace de travail confondu : en centre d’affaires, espace de coworking et bureaux partagés.

Comment la crise sanitaire a impacté les loyers des bureaux à Paris ?

Si la demande placée globale a chuté en 2020, consécutivement à la crise sanitaire, elle est remontée en 2021 mais reste en dessous de la demande d’avant crise. Les loyers de l’immobilier d’entreprise flexible ont globalement augmenté ces dernières années. Depuis 2018 / 2019, on observe une hausse importante des loyers pour les postes de travail parisiens.

Sur le segment du flexible, ce phénomène s’explique par plusieurs facteurs :

• d’une part, les bailleurs préfèrent conserver des loyers faciaux stables, car ces derniers constituent un point essentiel de la valorisation d’un actif immobilier. Baisser les loyers pour remplir plus les espaces ferait perdre de la valeur aux espaces eux-mêmes. À ce stade, les bailleurs de surface allant de 0 à 500 m² (l’essentiel du marché du flexible) préfèrent attendre une reprise. En accordant, en cas d’impératif, d’autres avantages tels que des franchises de loyers, des services additionnels à coût réduit, etc.

• d’autre part, on observe une certaine forme d’attentisme de la part des locataires depuis le début de la crise, mais le flexible attire de plus en plus de nouvelles typologies d’entreprises qui souhaitent réduire leur surface et basculer sur du flex-office, ainsi que des espaces de travail hybrides. Si la demande placée de location de bureaux devrait globalement diminuer dans les prochains mois, l’on va probablement observer l’effet inverse sur le segment du coworking et de l’immobilier d’entreprise flexible, donc sur ce segment, les bailleurs et administrateurs d’espace ont tout intérêt à patienter avant de baisser leurs loyers.

• 3ᵉ point : si de plus en plus d’entreprises souhaitent s’installer en flex, l’offre se développe en conséquence et de plus en plus d’opérateurs premium et haut-de-gamme (Kwerk, WeWork, etc.) et d’opérateurs proposant des surfaces mono-entreprise sur-mesure (Deskeo, etc.) ouvrent des espaces. Ces derniers, proposant des prestations de standing, des aménagements et des services à la demande, loin du simple poste de travail nomade, font mécaniquement augmenter les prix moyens des postes de travail.

Notre guide : Bureau flexible vs bail 3 / 6 / 9, que choisir pour mon activité ?

Le Triangle d’Or, le QCA et les abords de la ligne 1 du métro : des zones en tension où les loyers sont les plus élevés

Pas de secret ici, le Quartier Central des Affaires et les quartiers centraux aux abords de la ligne 1, comme Madeleine ou les Champs-Élysées, sont les plus chers, et les prix moyens ont encore augmenté en 2021.

Madeleine-Opéra tourne, en moyenne, autour de 876 € par mois début 2021 contre 853 € en 2018. C’est donc l’un des seuls quartiers de cette zone, avec Louvre – Tuileries, n’ayant pas subi d’augmentation majeure .

Le quartier des Champs-Elysées, lui, a enregistré une hausse des prix. Passant de 657 € en moyenne en 2020 contre 832 € en 2021, une augmentation de 27 % !

Elle s’explique notamment par la hausse généralisée des prix et par l’arrivée de centres d’affaires innovants et de haut standing dans ce secteur (Regus, Spaces, etc.). Plus vers le Sud, Les Invalides – École militaire, on recense un loyer mensuel de 549 € par poste.

L’Est et le Sud-Ouest de Paris, des opportunités attractives au niveau des loyers

À l’Est de Paris, le prix moyen des loyers augmente, contrairement à l’autre côté de la capitale. Cependant, à l’Est comme au Sud-Ouest de Paris, les loyers sont les plus abordables et attractifs.

Entre 258 € et 478 € en moyenne, les quartiers Gambetta, Belleville, Charonne, Nation, Convention, Auteuil, Grenelle et Vaugirard représentent une excellente opportunité pour installer votre entreprise.

À noter que le quartier de Vaugirard a connu une augmentation exceptionnelle du loyer moyen l’année dernière. En passant de 262 € à 478 €, le prix moyen a augmenté de 82 % sur la période 2020 – 2021.

Certaines zones, plus centrales, restent attractives en matière de prix. Ainsi, autour du Quartier Latin ou de Saint-Germain, l’on trouve des loyers moyens pour un poste de travail à respectivement 388 € et 398 € par mois. Des loyers modérés, favorisés par la présence notable de petites colocations d’entreprises et d’open-spaces partagés dans ces quartiers.

Stabilisation des périphéries

En 2020, les plus fortes hausses de loyers étaient, pour la plupart, enregistrées dans la périphérie de la capitale : Vanves, Plaisance, Clignancourt, Clichy, Levallois-Perret. Autant de zones qui bénéficient d’un gain d’attractivité, sous l’impulsion du développement Grand Paris. 

En 2021, les prix de ces zones se sont stabilisés, et les quartiers de Clichy, Saint-Ouen et Porte de la Chapelle ont même enregistré une baisse d’environ 10 %. Avec des loyers moyens compris entre 200 € et 454 €, les périphéries offrent de belles opportunité pour votre recherche.

Exception faite de Levallois-Perret qui, malgré sa stabilisation, affiche un loyer plus élevé de 525 €.

Division sur les pôles multimodaux

On observe également une différence notable sur les différents pôles multimodaux de la capitale (Gare du Nord, Gare de l’Est, Gare de Lyon, Châtelet, Bercy, La Défense).

Dans les zones de Gare du Nord, Gare de l’Est et La Défense, les prix moyens ont enregistré une baisse modérée. Environ entre – 10 % et – 15 % par rapport aux loyers de 2020. Les zones de Gare du Nord et Gare de l’Est affichent un loyer moyen de 339 €, zones accessibles donc, considérant leurs avantages indéniables.

Malgré la baisse des prix, La Défense reste un secteur à loyer élevé. 601 € en moyenne pour un poste de travail en bureau fermé en 2021.

À l’inverse, dans les zones de Gare de Lyon, Châtelet et Bercy, les prix ont fortement augmenté !

662 € en moyenne dans la zone de Gare de Lyon, environ 15 % de plus qu’en 2020. Augmentation encore plus importante au Châtelet et à Bercy avec des augmentations respectives de 60 % et 81 %, faisant passer les prix à 600 € pour Châtelet et 670 € en moyenne pour Bercy.

Une période propice pour chercher des bureaux flexibles ?

Difficile de savoir si cette montée des prix des loyers de bureaux flexible va se poursuivre dans les prochains mois. Dans un contexte d’incertitude globale lié à la crise sanitaire, il est parfois difficile de se projeter dans un projet de recherche de bureaux.

C’est pourtant une période idéale pour s’y intéresser, car l’accalmie donne plus de latitude dans les négociations pour les locataires, notamment sur les dépôts de garantie et les durées d’engagement, permettant d’atténuer les risques pour les locataires.

Si vous souhaitez trouver des locaux à Paris, toute l’équipe Hub-Grade vous accompagne dans toutes vos démarches : conseil, recherche des espaces, organisation des visites, rédaction des contrats, gestions de la location. Contactez-nous pour nous faire part de votre projet

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Rechercher un espace de travail adéquat pour son entreprise n’est pas une mission facile. C’est, en effet, l’une des dépenses les plus importantes de toute entreprise et il est impératif de bien étudier la question pour éviter des dépenses excessives. L’enjeu est de ne pas avoir à payer pour des mètres carrés de surface inutilisés et de ne pas se retrouver à l’étroit dans les locaux.

Malheureusement, il n’existe pas de réponse absolue qui nous donne gentiment le nombre de « m² par personne » idéal. En l’absence d’informations précises et de directives claires, la majorité des entreprises estime mal la surface dont elles ont besoin. Elles se basent simplement sur leur surface actuelle pour estimer leurs nouveaux besoins.

L’estimation de la surface de bureaux dont vous avez besoin pour vos locaux et pour optimiser vos coûts dépend de plusieurs paramètres que vous devez prendre en compte… Mais ne vous inquiétez pas ! Notre équipe a répertorié dans cet article tout ce que vous devez savoir pour entamer sereinement votre recherche de nouveaux locaux !

Mètres carrés nécessaires pour le bien-être des employés : ce que dit la loi

Pas de mesures obligatoires concrètes

Dans le Code du travail, il n’est pas précisé un nombre obligatoire de mètres carrés à respecter par employé.

En revanche, l’article R 4214-22 du Code du travail précise que « Les dimensions des locaux de travail, notamment leur hauteur et leur surface, sont telles qu’elles permettent aux travailleurs d’exécuter leur tâche sans risque pour leur santé, leur sécurité ou leur bien-être.

L’espace libre au poste de travail, compte tenu du mobilier, est prévu pour que les travailleurs disposent d’une liberté de mouvement suffisante.

Lorsque, pour des raisons propres au poste de travail, ces dispositions ne peuvent être respectées, il est prévu un espace libre suffisant à proximité de ce poste. »

La norme AFNOR NF X35-102

Certaines normes apportent quelques éclairages sur le nombre de mètres carrés recommandés par employé. Comme leur nom l’indique, ce sont des normes, elles ne sont donc pas obligatoires mais ce sont des recommandations basées sur des critères précis.

La norme la plus utilisée par les employeurs à ce sujet est la norme AFNOR NF X35-102 qui définit ses recommandations selon l’espace de travail adopté, que ce soit un espace collectif ou un bureau individuel.

Espace ou bureau collectif

La norme recommande un espace minimum de travail de 10 m² par personne et de 15 m² par personne dans un espace bruyant. Elle précise de ne pas dépasser 5 personnes. Cela doit correspondre, par exemple à un groupe de travail homogène avec des objectifs et commandements commun.

Pour les espaces de circulation, il est conseillé une largeur minimale de 80 cm pour permettre le passage d’une personne et de 150 cm pour que 2 personnes puissent se croiser.

Bureau individuel

Il est recommandé un espace minimum de travail de 10 m² par personne également. Pour les espaces de circulation, il est là aussi conseillé une largeur minimale de 80 cm pour permettre le passage d’une personne et de 150 cm pour que 2 personnes puissent se croiser.

Mesures sanitaires

Évidemment, là aussi, le Covid-19 vient obliger le monde à se mettre à la page et réfléchir sur les mesures à prendre en compte.

La santé des collaborateurs est une priorité aujourd’hui et il est nécessaire que les postes de travail soient suffisamment éloignés les uns des autres pour limiter tout risque de contamination dans les lieux.

La surface de bureaux idéale : plusieurs critères à prendre en compte

Composition de l’espace de bureaux

Pour estimer tous les mètres carrés nécessaires, vous devez prendre en compte tous les espaces indispensables :

• la surface pour les espaces de travail et les bureaux ;
• la surface pour les espaces communs ;
• la surface des mètres carrés dits « gris » (les couloirs, les escaliers, le local technique…).

La surface pour les espaces de travail et les bureaux

En moyenne, la surface dédiée aux espaces de travail représente 50 % de la surface totale de vos bureaux.

Travailler dans un open-space ou en bureaux fermés aura donc un impact sur la taille des espaces.

Souvent adopté par des start-ups, l’open-space permet un aménagement personnalisé des locaux et un gain de place par l’absence de cloisons. En revanche ces espaces sont considérés bruyants et limitent la confidentialité.

À l’inverse, les bureaux fermés demanderont une surface un peu plus grande pour pallier la perte d’espace liée aux cloisons.

La surface pour les espaces communs

Cuisine, espace détente, salle de réunion, cafétéria… Ces espaces ne sont pas à négliger dans la superficie de vos bureaux car ils participent au bien-être de vos salariés et collaborateurs. Pour ces espaces, on estime les besoins à 4 m² par personne en moyenne mais encore une fois, cela dépend des priorités que vous fixerez.

La surface des autres espaces

Enfin, il faut penser à la surface utilisée par les couloirs, escaliers et autres mètres carrés indispensables pour l’immeuble, mais qui ne vous serviront pas dans vos activités.

À cause de leurs nombreux murs porteurs, des immeubles haussmanniens plus anciens par exemple, auront probablement des surfaces moins optimisées que des plateaux d’immeubles modernes.

Si l’option se présente, vous pourrez effectuer des travaux d’aménagement mais attention, ce n’est pas toujours possible et cela peut représenter un budget conséquent.

Bureaux indépendants ou espaces de coworking ?

Si vous choisissez des bureaux indépendants, vous allez devoir considérer tous les mètres carrés dans votre surface (espaces de travail, espaces communs et autres espaces).

À l’inverse, si vous choisissez de vous installer dans un coworking ou dans un centre d’affaires, vous bénéficierez d’espaces communs partagés avec d’autres entreprises. Ces espaces ne sont pas à vous et vous n’avez donc que la surface de bureaux à considérer dans votre choix.

Élaboration de votre cahier des charges

Étant donné l’enjeu financier du choix de vos bureaux, préparez tous les éléments nécessaires à vos recherches.

• Quel est mon budget ?
• Je recherche plutôt un bureau fermé, un open-space, un espace de coworking, du coliving ?
• Je m’engage sur une location en prestation de services flexible, un bail commercial classique plus rigide ?
• Je reçois du public ? Des collaborateurs externes ? J’ai besoin d’une ou plusieurs salles de réunion ?
• Est-ce que j’ai besoin d’un espace de stockage ?
• Mon équipe peut faire du télétravail ou bien j’ai besoin que mon équipe soit présente ?
• Dans quel quartier je veux m’implanter et quel impact cela aura sur mon projet ?

Le choix de ses nouveaux bureaux et de la surface nécessaire est le résultat d’une multitude de questions qui dépendent de votre activité. Chaque cas est unique et demande une analyse particulière.

L’implantation de vos futurs bureaux

Province, une localisation intéressante en termes de prix

Start-ups, PME, Grands groupes… Avant d’engager des visites, réfléchissez bien au quartier dans lequel vous souhaitez trouver vos nouveaux bureaux.

Il peut être intéressant de se tourner vers des provinces et des quartiers moins prisés pour avoir le confort d’obtenir plus de mètres carrés à prix réduit.

Desserte des bureaux et confort des salariés

Il faut également prendre en compte la desserte de vos bureaux. Il faut que ceux-ci soient accessibles facilement par vos salariés et collaborateurs. Le contraire pourrait nuire à votre image et freiner les potentiels futurs recrutements.

Développement de l’activité

Pour les bienfaits de votre activité, il peut être important d’établir une connexion avec un ou plusieurs autres acteurs. C’est là tout l’avantage des espaces communs comme les espaces de coworking et les espaces de travail en open-space.

L’organisation du travail dans votre entreprise

Importance de la culture du télétravail ? Nombre de salariés présents en même temps sur site ? Réunions en physique avec les collaborateurs ? Autant de questions qui vont impacter les besoins en mètres carrés.

Les besoins ne seront pas les mêmes entre des entreprises pouvant fonctionner en télétravail avec un effectif de collaborateurs en présentiel réduit ou en rotation, et entre des entreprises dont la présence des salariés est essentielle.

Ainsi, la surface des bureaux doit pouvoir accueillir tous les salariés dont vous avez besoin, en même temps sur votre site, et dans de bonnes conditions. Prévoir un espace un peu plus grand en cas d’agrandissement de l’équipe peut s’avérer judicieux.

Pensez au recrutement !

Tout ce que l’on peut vous souhaiter, c’est que votre activité tourne bien et que votre entreprise se développe.

Si développement rime avec recrutement, il rime aussi avec agrandissement et les trois sont souvent liés. Si vous songez à embaucher de nouveaux salariés, préparez-vous dès maintenant en prenant en compte l’espace supplémentaire dont vous aurez besoin.

Si la surface nécessaire à l’agrandissement de votre équipe est insuffisante, cela peut entraîner des coûts conséquents en travaux voire même en déménagement !

Faîtes-vous accompagner

Vous vous en rendez compte, il existe une multitude de critères à prendre en compte et pas d’obligations du Code du travail sur lesquelles s’appuyer.

Type de bureaux, nombre de places, localisation, durée, etc., de nombreux sites comme Hub-Grade, agent immobilier digital, permettent de trouver le bureau qui correspond à vos critères.

Hub-Grade agrège toute l’offre de location de bureau à travers des milliers d’annonces : trouver le lieu de travail dont vous avez besoin ne se fait qu’en quelques clics !

Une recherche spécifique ou un cahier des charges précis ? Nos conseillers, spécialistes de l’immobilier d’entreprise flexible, sont là pour vous aider à trouver la perle rare.

N’attendez plus, contactez-nous pour recevoir un
accompagnement personnalisé lors de votre recherche d’espace de travail !

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Vous venez de lancer votre activité et vous avez pour projet de louer un local professionnel ? Vous êtes déjà locataire d’un bureau mais vous souhaitez déménager pour profiter d’un espace de travail plus grand, ou mieux situé ?

Type de bureau, lieu, choix du type de contrat, budget et coûts cachés… La recherche d’un bureau à louer peut se révéler être un véritable casse-tête, tant il y a de données à prendre en considération.

Évitez les mauvaises surprises et faites le plein de conseils avec notre liste complète des 5 grandes étapes à suivre pour votre recherche de bureaux !

1. Vous avez déjà une location de bureau en cours ? Commencez par vous renseigner sur les modalités de sortie

Si vous êtes déjà locataire d’un bureau et que vous souhaitez déménager pour un espace de travail plus grand ou mieux adapté à votre activité, vous devez d’abord procéder à la résiliation de votre contrat de location. La durée nécessaire à la résiliation de votre bail dépend du type de contrat que vous avez avec le loueur des bureaux.

On distingue trois types de baux différents : le bail professionnel, le bail commercial et le contrat de prestation. 

Bail professionnel

Vous pouvez être titulaire d’un bail professionnel (si vous n’exercez pas une activité commerciale, industrielle, artisanale ou agricole). Conclu pour une durée de 6 ans minimum, ce type de contrat peut néanmoins être résilié de manière anticipée. 

Pour résilier votre contrat, vous devez adresser au propriétaire bailleur une lettre recommandée avec accusé de réception pour l’informer de votre départ (vous n’avez pas à en préciser les raisons). Vous devez respecter un délai de préavis de 6 mois (le délai commence à courir le jour de la réception effective du courrier).

Bail commercial

Un bail commercial est conclu pour une période de 9 ans, en conservant la possibilité de le résilier tous les 3 ans (à la fin de chaque période triennale, d’où l’appellation de bail 3/6/9). Vous pouvez ainsi quitter les lieux au bout de 3, 6 ou 9 ans, en prenant bien le soin d’informer votre bailleur de votre départ par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception, et de respecter un préavis de 6 mois. 

Vous pouvez également résilier votre contrat à tout moment (en respectant le même formalisme), si et seulement si le bailleur l’accepte (résiliation à l’amiable).

Contrat de prestation de service

Solution plus souple et moins formelle, louer un bureau dans un espace de coworking n’implique pas la signature d’un bail professionnel ou commercial. Les relations entre le prestataire et le locataire sont encadrées par un contrat de prestation de service. 

La plupart du temps, vous payez la location du bureau pour la durée d’occupation souhaitée (à l’heure, à la journée, à la semaine ou au mois). À l’heure où le télétravail se démocratise de plus en plus, les contrats de prestation de service peuvent vous permettre de faciliter la gestion des journées passées en distanciel.

De plus, si vous trouvez la procédure de résiliation compliquée avec un bail professionnel ou commercial, c’est sûrement l’occasion pour vous de vous tourner vers une option flexible telle que le contrat de prestation de services ! 

Et n’oubliez pas : des états des lieux d’entrée et de sortie devront également être réalisés à votre arrivée et à votre départ, quel que soit le type de contrat que vous avez signé.

2. Établissez votre cahier des charges

Pour trouver le bureau idéal, l’étape du cahier des charges est indispensable. Prenez le temps de dresser la liste de vos besoins et de vos envies.

Pour cela, demandez-vous d’abord quelles sont la ou les raisons qui vous poussent à louer un nouveau bureau. Avez-vous besoin d’un espace de travail plus grand, de vous rapprocher du domicile des collaborateurs pour limiter leur temps de trajet, de vous implanter dans un quartier plus convivial ?

Votre cahier des charges doit notamment préciser :

La localisation de vos bureaux

L’implantation géographique de votre entreprise est une stratégie clé : l’emplacement que vous choisissez aura notamment un impact sur votre capacité à recruter de nouveaux talents. En effet, on sait que dans les métropoles par exemple, les personnes qui recherchent un emploi se dirigent en priorité vers des offres situées dans des quartiers vivants et bien desservis par les lignes de transports en commun.

Aujourd’hui, la qualité de vie au travail est un sujet majeur des entreprises, peu importe leur secteur d’activité. Lors du choix de vos futurs locaux, il vous faudra donc penser à étudier la proximité des commodités nécessaires pour le bien-être de vos employés au quotidien : espaces verts, salle de sport, commerces de proximité, crèches…

Le type d’espace de travail

Le calcul de la surface dont vous aurez besoin représente lui aussi une étape primordiale avant de vous lancer dans votre quête pour le lieu où votre entreprise élira prochainement domicile.

Selon le nombre de collaborateurs de votre société, la nature de vos activités ou encore vos besoins en matière de présence sur le lieu de travail, vous pourrez ainsi aisément cibler le type de bureau ou d’espace dont vous avez besoin : faut-il louer tout un immeuble, un étage entier, un bureau privatif, un open space ou de simples postes de travail en coworking ?

Les prestations attendues

La location de certains bureaux s’accompagne parfois de la mise à disposition de ressources, voire de différentes catégories de prestations.

Il peut s’agir de matériel de bureautique, d’aménagement sur mesure et d’agencement personnalisé, d’un service de secrétariat, de ménage, d’accès à des salles de réunion (l’usage que vous faites de vos salles de réunion, pour recevoir ou pour un usage en interne, à une fréquence soutenue ou non, influera sur le type d’espace approprié), de domiciliation de votre entreprise, de l’accès à un espace de restauration, à des salles de repos, des espaces extérieurs, de places de parking….

À vous de dresser la liste des services annexes que vous attendez dans le contrat de location de votre futur bureau (services impératifs, souhaitables ou en bonus).

La date d’emménagement souhaitée et la durée minimum d’engagement

Êtes-vous à la recherche d’un bureau disponible immédiatement ou dans 3 mois ? Souhaitez-vous louer un espace de travail partagé et flexible ? Préférez-vous un bail commercial classique ?

Vous pourrez préciser votre recherche en fonction de vos préférences.

3. Définissez votre budget

Votre budget pour la location d’un bureau fait également partie des éléments les plus importants de votre recherche. En effet, les prix de l’immobilier d’entreprise varient fortement selon la ville, l’arrondissement voire même d’un quartier à l’autre.

Le loyer d’un bureau dépend aussi d’autres facteurs (type de contrat, superficie, prestations et services…). Connaître votre budget maximum vous permet ainsi d’affiner votre recherche.

Lorsque vous définissez votre budget, pensez à inclure tous les frais cachés (les éventuels frais d’agence, le dépôt de garantie, les frais d’emménagement…), ainsi que toutes les dépenses connexes (les charges : électricité, eau, chauffage, assurance, ordures…).

Si vous occupez déjà des bureaux, pensez donc à bien faire le point sur l’intégralité de vos dépenses immobilières, cela vous permettra de mieux comparer les prix proposés dans chaque espace en fonction du type de contrat choisi.

Si vous êtes actuellement titulaire d’un bail commercial ou professionnel et que vous décidez d’opter pour un contrat de prestation de services par exemple, n’oubliez pas que tous les surcoûts liés à l’immobilier seront inclus dans le prix. En un mot, pensez à comparer ce qui est comparable pour établir un budget clair et réaliste !

4. Lancez vos recherches !

Une fois vos principaux critères de recherche de bureaux établis, vous pouvez vous lancer dans la phase de recherche à proprement parler. Plusieurs solutions s’offrent alors à vous. 

Les sites des agences spécialisées dans l’immobilier de bureau

Vous pouvez d’abord consulter les sites internet des agences spécialisées dans l’immobilier de bureau. Après avoir renseigné vos critères de recherche (budget, emplacement, nombre de postes, surface, services et équipements…), vous aurez accès à de nombreuses offres en ligne.

Les agents immobilier

Vous pouvez également faire appel à un professionnel de l’immobilier. En plus de vous aider à dresser votre cahier des charges, ce spécialiste de l’immobilier de bureau vous permettra ensuite de gagner un temps précieux.

Il ne vous présentera en effet que les offres qui correspondent parfaitement à vos besoins et à vos attentes. Il pourra également vous proposer des offres « off-market » (pas encore sur le marché).

Les plateformes spécialisées

Pour trouver des bureaux flexibles à louer (centre d’affaires avec bureaux partagés, espaces de coworking), rendez-vous sur les plateformes spécialisées. Agent immobilier digital, Hub-Grade est spécialisé dans la location d’espaces de travail flexibles et de bureaux clés-en-main. Notre plateforme propose tous types de bureaux à louer (des postes de travail, des bureaux privatifs ou des espaces indépendants).

Pour être certain de trouver rapidement le bureau qu’il vous faut, pensez enfin à programmer des alertes. Ces dernières vous permettront de recevoir les dernières annonces publiées et de contacter rapidement les loueurs des locaux qui vous intéressent.

5. Montez votre dossier de location

Pour mettre toutes les chances de votre côté dans votre recherche de bureau, pensez à rassembler toutes les pièces nécessaires pour votre dossier de location.

En effet, monter votre dossier en amont vous permettra de l’envoyer dès que vous aurez identifié l’espace de travail idéal (la concurrence est parfois sérieuse, notamment pour une location de bureau à Paris. À dossier équivalent, c’est souvent le premier reçu qui est retenu).

Votre dossier de candidature doit comporter plusieurs pièces indispensables, comme :

• une copie de votre carte d’identité ou l’extrait Kbis de votre entreprise (qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou d’une société commerciale) ;
• les statuts de la société et les derniers bilans de votre société (ces éléments ne seront (quasi) jamais demandés en contrat de prestation de services) ;
• un RIB (relevé d’identité bancaire).

Vous pouvez également joindre une plaquette de présentation de votre entreprise, ainsi qu’une lettre d’intérêts (qui reprend toutes les conditions de la location du bureau).

Programmez des visites

Après avoir identifié un ou plusieurs bureaux qui correspondent à vos critères de recherche et après la constitution de votre dossier de location, vous voici enfin arrivé à la dernière étape, ou presque : vous devez programmer une ou plusieurs visites.

En effet, il est indispensable de se rendre sur place pour évaluer l’ambiance du quartier, la configuration et le confort du bureau, sa luminosité, son calme, son accessibilité, la qualité de ses équipements et des prestations fournies…

Vous devez vous projeter dans ce bureau, pour être certain de pouvoir y travailler dans de bonnes conditions.

Lors de la visite du bien, pensez à prendre quelques photos (demandez toujours son accord à l’agent immobilier ou au propriétaire bailleur qui vous fait visiter).

Vous pouvez également prévoir de visiter les bureaux à plusieurs, pour réunir quelques avis extérieurs, notamment ceux de vos partenaires ou employés. 

Avant la signature : négociez le contrat, dans la mesure du raisonnable

Avant de signer le bail, étape finale : la lecture rigoureuse du contrat. Pensez à bien étudier toutes ses clauses et ses modalités. Lorsqu’il correspond aux loyers moyens pratiqués dans le même secteur (et pour les mêmes prestations), le loyer n’est en général pas négociable.

Néanmoins, vous pouvez toujours discuter avec le bailleur. Vous pouvez par exemple lui demander d’inclure au bail certains services additionnels ou de réaliser certains travaux dans le local.

Vous pouvez également négocier le loyer d’une place de parking attenante par exemple (qui appartient également au bailleur), diminuer la durée du préavis, demander une réduction des charges ou encore une franchise de loyer pour effectuer des travaux à votre charge… L’accompagnement par un professionnel de l’immobilier de bureau est particulièrement importante dans cette étape, pensez à bien vous entourer !

Vous êtes à la recherche d’un bureau ? Contactez Hub-Grade et faites-vous accompagner par des professionnels de l’immobilier d’entreprise.
100% digitale, transparente et sécurisée, notre plateforme vous permet de trouver le bureau idéal, qu’il s’agisse d’un simple poste de travail, d’un bureau privatif, de bureaux partagés ou d’une colocation d’entreprise. Contactez nos équipes pour en savoir plus !

Image de couverture (c) Markus Winkler – Unsplash

L’article Recherche de bureau : les 5 étapes à suivre pour trouver l’espace de travail qu’il vous faut est apparu en premier sur Hub-Grade - Le Blog.

L’immobilier est le deuxième poste de dépense des entreprises, or en ces temps particuliers poussés par l’essor du télétravail, les entreprises — petites ou grandes — sont nombreuses à se questionner sur l’optimisation de leurs coûts et de leurs charges immobilières.

Réduire les surfaces et les dépenses diverses, mieux les optimiser, gérer la hausse du taux de vacance : quelles sont les solutions pour optimiser les coûts d’un espace de travail lorsqu’il est en capacité réduite ou sous-exploité ?

Quelles solutions pour optimiser un espace de travail sous-exploité ?

Accélérée par la crise sanitaire de la Covid-19, la généralisation du télétravail implique aujourd’hui de repenser l’organisation des espaces de bureau. Les entreprises sont en effet nombreuses à disposer de locaux trop grands ou partiellement inoccupés. 

Alors comment rentabiliser ces espaces de travail ? Zoom sur les solutions à privilégier pour optimiser les coûts d’un local sous-exploité.

Repenser son space planning

Optimisation des mètres carrés, réorganisation des postes de travail, création d’open space… Le space planning a pour objectif de repenser et d’améliorer l’agencement des bureaux et autres espaces de travail. Après une étude préalable, les bureaux sont aménagés pour répondre aux besoins des collaborateurs. 

Ré-inventer les bureaux pour répondre au développement du télétravail

Le space planning doit également être adapté pour répondre aux nouvelles organisations internes des entreprises. Les collaborateurs sont en effet nombreux à être en télétravail et les bureaux individuels fermés ne sont plus aussi utiles. 

Les espaces de travail peuvent ainsi être plus mobiles et évolutifs. Certains espaces inutilisés peuvent par exemple être transformés en bureaux nomades et non attitrés, pour recevoir les salariés en présentiel quelques jours par semaine. Pour apporter encore plus de confort aux collaborateurs, l’aménagement d’un coin détente peut également être envisagé.

Les surfaces doivent également être mieux adaptées aux nouveaux usages et aux attentes des collaborateurs, avec plus de zones « informelles », mais également des équipements comme des phones boxes, plus de salles de réunion, etc.

Comme le soulignait Aurélien Roche, Manager au sein de la practice Stratégie et Innovation Digitale chez Magellan Consulting, dans cette interview : « On revient au bureau pour tout… sauf l’open-space ! On vient pour la pause café, la cantine, on croise des gens au travail. La raison cœur de venir au travail n’est plus de venir au bureau pour son travail. Cela implique plus d’espace informel, plus de salles de réunions, plus de phone boxes, mais moins de surface de bureaux. »

Optimiser les coûts liés à l’espace de travail, en réduisant certaines dépenses

Pour rentabiliser un espace de travail sous-exploité, l’entreprise peut également opter pour une réduction de certains coûts. Plusieurs solutions sont à considérer pour optimiser ses frais de fonctionnement :

• centraliser les achats, et adopter une véritable politique budgétaire : confiés à une seule personne (ou à un seul service) au sein de l’entreprise, les achats sont mieux gérés. Le responsable connaît les besoins des opérationnels et met tout en œuvre pour négocier les meilleurs prix. Il conserve la maîtrise de l’ensemble de la chaine ;

• vérifier et comparer les contrats en cours : les tarifs des contrats (téléphonie, internet, eau, électricité, sécurité, ménage et entretien…) doivent être vérifiés régulièrement, et les offres d’au moins deux fournisseurs comparées. Cela permet ensuite de renégocier les contrats, pour obtenir les meilleurs prix ;

• adopter des comportements responsables : privilégier les réunions en visioconférence (plutôt que de se déplacer physiquement), remplacer certains éclairages permanents par des luminaires équipés de détecteurs de mouvement… Plusieurs gestes simples permettent de réduire les dépenses de l’entreprise. Responsabiliser les collaborateurs et les former à des gestes plus écologiques (et économiques) aide également à réduire les dépenses, pour optimiser les coûts de fonctionnement des espaces de travail sous-occupés.

Basculer en flex office, pour réduire sa surface de travail et réduire son loyer

Pour réduire leur surface de bureaux — et donc leur loyer —, de plus en plus d’entreprises optent pour le flex office et/ou basculent sur un modèle hybride. Les salariés n’occupent plus un poste de travail précis : ils peuvent travailler dans les locaux de l’entreprise ou depuis chez eux, dans une salle de réunion, au sein d’un coworking ou dans un café.

Cette solution permet de réduire la surface de bureaux nécessaire : dans le cas où l’entreprise est locataire, cela lui permettra de réduire son loyer, tout simplement. Dans le cas où l’entreprise est propriétaire de ses bureaux, ou a minima locataire et engagée sur une longue durée, l’enjeu sera de trouver des solutions pour rentabiliser les surfaces inutilisées.

Que faire des m² de bureaux non utilisés ?

Transformer les bureaux inutilisés en logement ? Une solution envisageable, mais pas si simple à mettre en place

Si, en théorie, cette solution semble être une véritable alternative dans les zones ou la tension au niveau de l’immobilier particulier est forte et le taux de vacance des bureaux élevé, transformer une surface de bureaux en logement est loin d’être un long fleuve tranquille.

Loin d’un « simple » réaménagement, il faut engager de lourds travaux pour réadapter l’espace à un changement d’usage. Des difficultés techniques donc, auxquelles peuvent s’ajouter des freins politiques ou administratifs divers.

Par ailleurs, les investisseurs sont souvent réticents face à cette alternative, quitte à garder des bureaux vides quelque temps, pour une raison simple :

« Pour un investisseur, il est moins impactant d’avoir un peu de vacance dans son portefeuille que de dégrader un actif et de le revendre au prix de marché. D’autant que la valorisation d’un bureau se fait sur sa surface utile : on intègre par exemple les surfaces de couloir dans le loyer. Pour le logement, seule la surface habitable est prise en compte.”

https://www.capital.fr/immobilier/transformation-de-bureaux-en-logements-une-equation-economique-quasi-insolvable-1394986

Commercialiser les locaux non utilisés en sous-location ou en prestation de services

C’est la solution adoptée par certaines entreprises à La Défense notamment, selon cet article de Challenges :

« Selon leur bail, les locataires en place peuvent proposer une partie de leurs bureaux, généralement entre 10 et 25%, à la sous-location, afin d’alléger leurs charges, même s’ils ne peuvent sous-louer plus cher qu’ils ne louent. »

Pour envisager une sous-location, l’entreprise doit :

• s’assurer que son bail prévoit cette possibilité ;
• obtenir l’accord du propriétaire des locaux si rien n’est inscrit dans le bail.

Une bonne façon de rentabiliser les espaces inutilisés, encore faut-il trouver des entreprises locataires. Pour cela, des entreprises comme Hub-Grade proposent des solutions clés-en-main pour commercialiser des espaces de travail de petite en prestation de services.

L’article Immobilier d’entreprise : comment disposer au mieux d’une surface de travail sous-exploitée ? est apparu en premier sur Hub-Grade - Le Blog.

Succès du modèle, crise de la Covid : les acteurs parisiens du flexible continuent de s’étendre, proposant des offres de plus en plus variées

En moyenne, combien coûte un poste de travail équipé et clés-en-main à louer à Paris, avec charges, internet et services compris ? 

Question que toute entreprise parisienne se pose tôt ou tard, au moment de trouver un bureau, de nombreux paramètres doivent être pris en compte, et le marché, parfois peu transparent pour les non-initiés, peut être difficile à appréhender.
Pour vous aider, nous vous avons préparé une carte des loyers parisiens en ce début d’année 2021, quartier par quartier, pour un poste de travail en location flexible.

Entre 2018 et aujourd’hui, malgré la crise sanitaire, le loyer moyen d’un poste de travail à Paris (avec charge, services et équipements compris) est passé de 315,80€ à 448€, soit une croissance de près de 42% !

Une hausse qui s’explique par plusieurs facteurs : une demande et des besoins croissants de flexibilité, une offre qui s’étend et s’adapte à des typologies d’entreprises différentes, avec plus d’espaces premium et/ou mono-entreprises aménagés sur-mesure (type Deskeo). Aujourd’hui, les espaces de coworking et plus globalement de location de bureaux flexibles ne sont plus réservés au freelances, TPE ou PME

Les loyers pour les espaces de travail sont très souvent indiqués en € / m² / an, hors charges et hors services annexes : une information pas forcément très lisible dans le flexible, ou la prestation inclut tout. L’équipe Hub-Grade vous a donc préparé une carte des loyers au poste de travail, pour savoir combien coûte réellement un espace de travail en moyenne. L’étude recense le coût moyen des postes de travail disponibles en open-space, espace semi-privatif, bureau fermé et espace indépendant sur www.hub-grade.com. 

La crise sanitaire (et économique) a-t-elle eu un impact sur les loyers des bureaux à Paris ?

Si la demande placée globale a chuté en 2020, consécutivement à la crise sanitaire, les loyers de l’immobilier d’entreprise flexible ont globalement augmenté ces dernières années. Depuis 2018/19, on observe une hausse importante des loyers pour les postes de travail parisiens.

Sur le segment du flexible, ce phénomène s’explique par plusieurs facteurs :

• d’une part, les bailleurs préfèrent conserver des loyers faciaux stables, car ces derniers constituent un point essentiel de la valorisation d’un actif immobilier. Baisser les loyers pour remplir plus les espaces ferait perdre de la valeur aux espaces eux-mêmes. À ce stade, les bailleurs de surface allant de 0 à 500m² (l’essentiel du marché du flexible) préfèrent attendre une reprise. En accordant, en cas d’impératif, d’autres avantages tels que des franchises de loyers, des services additionnels à coût réduit, etc.

• d’autre part, on observe une certaine forme d’attentisme de la part des locataires depuis le début de la crise, mais le flexible attire de plus en plus de nouvelles typologies d’entreprises qui souhaitent réduire leur surface et basculer sur du flex office, ainsi que des espaces de travail hybrides. Si la demande placée de location de bureaux devrait globalement diminuer dans les prochains mois, l’on va probablement observer l’effet inverse sur le segment du coworking et de l’immobilier d’entreprise flexible, donc sur ce segment, les bailleurs et administrateurs d’espace ont tout intérêt à patienter avant de baisser leurs loyers.

• 3e point : si de plus en plus d’entreprises souhaitent s’installer en flex, l’offre se développe en conséquence et de plus en plus d’opérateurs premium et haut-de-gamme (Kwerk, WeWork, etc.) et d’opérateurs proposant des surfaces mono-entreprise sur-mesure (Deskeo, etc.) ouvrent des espaces. Ces derniers, proposant des prestations de standing, des aménagements et des services à la demande, loin du simple poste de travail nomade, font mécaniquement augmenter les prix moyens des postes de travail.

Aller plus loin : notre panorama sur l’immobilier d’entreprises flexible, au crépuscule de 2020

La carte des loyers de bureau flexible à Paris

Cette carte affiche le prix moyen d’un poste de travail en location flexible (prestation de service principalement), pour tout type d’espace de travail confondu : en centre d’affaires, espace de coworking et bureaux partagés.

 

Le Triangle d’Or, le QCA et les abords de la ligne 1 du métro : des zones en tension où les loyers sont les plus élevés

Pas de secret ici, le Quartier Central des Affaires et les quartiers centraux aux abords de la ligne 1, comme Madeleine ou les Champs-Élysées, sont les plus chers, la crise sanitaire n’ayant peu ou pas eu d’impact sur les loyers dans ces zones.

Madeleine-Opéra tourne autour de 860€ par mois début 2021, au lieu de 622€ en 2018, une augmentation de 238€. Elle s’explique notamment par la hausse généralisée des prix et par l’arrivée de centres d’affaires innovants et de haut standing dans ce secteur (Regus, Spaces, etc.). Plus vers le Sud, Les Invalides – École militaire comptabilise un loyer mensuel de 568€ par poste. 

Le Nord-Est de Paris et les abords de la ligne 13 : des opportunités attractives au niveau des loyers

Pour trouver les quartiers et les zones les moins chères de la ville, il faut se rendre en bout de ligne du métro parisien. La fameuse ligne 13 ainsi que la ligne 12 proposent, à leurs extrémités, les tarifs les plus intéressants. Le quartier de Vaugirard affiche également un loyer moyen très bas, mais la zone dispose d’une offre relativement restreinte actuellement.

Fortes hausses sur les pôles multimodaux et les villes du Grand Paris

La percée du Grand Paris et des quartiers périphériques

Les plus fortes hausses de loyers sont pour la plupart enregistrées dans la périphérie de la capitale : Vanves, Plaisance, Clignancourt, Clichy, Levallois-Perret. Autant de zones qui bénéficient d’un gain d’attractivité, sous l’impulsion du développement Grand Paris. 

Actuellement, la Porte de Saint-Ouen, la Porte de la Chapelle ou encore la Porte de Clignancourt proposent des loyers par poste de travail en très nette augmentation également. Cette hausse généralisée s’explique par l’arrivée de gros acteurs dans ces zones, comme par exemple la présence de centres qui révolutionnent la location de bureaux en créant des espaces de travail sur-mesure tels que Deskeo. L’amélioration du standing des espaces s’est répercutée sur les loyers. 

Un fort attrait vers les pôles multimodaux : conséquence du recours croissant au flex office

On observe également une augmentation notable sur les différents pôles multimodaux de la capitale (Gare du Nord, Gare de l’Est, Bercy, La Défense), ainsi que sur la plupart des zones en périphérie. Cette augmentation s’explique par l’implantation croissante d’opérateurs de bureaux flexibles dans ces zones, ainsi que la demande croissante également de typologies d’entreprises différentes, avec plus de grands groupes.

Montparnasse, moins abordable, propose plutôt des postes à 609€ par mois en moyenne. Autour de la Gare Saint-Lazare les loyers se situent autour de 484€ par poste de travail par mois. 

À retenir : si les loyers y sont en augmentation, la périphérie reste abordable pour trouver un bureau. En général, l’arrivée de nouveaux acteurs tels que de grands centres d’affaires, espaces de coworking (Regus, WeWork, etc.) font augmenter les prix dans certaines zones très recherchées de Paris. Cela s’explique notamment par les prestations de services et le standing apportés par ces espaces qui font augmenter les prix très rapidement. Globalement, la colocation d’entreprises reste abordable et devient très appréciée par les entreprises à la recherche d’une solution flexible.

Les loyers augmentent à l’Est, mais restent plus abordables que dans l’Ouest

Plusieurs quartiers qui étaient auparavant plutôt résidentiels affichent de nettes augmentations : Bastille, Grands Boulevards, Guy Môquet, République notamment. Sur un modèle proche de celui du Sentier, ces quartiers prisés des jeunes actifs sont de plus en plus plébiscités par les entreprises (notamment les startups), pour lesquelles la localisation de l’espace de travail est un atout parmi d’autres, pour attirer et retenir les talents. D’autant plus que les loyers restent abordables dans ces zones, malgré la hausse globale.

Certaines zones, plus centrales restent attractives en matière de prix. Ainsi autour du Quartier Latin ou de Rivoli, l’on trouve des loyers moyens pour un poste de travail à respectivement  388€ et 338€ par mois. Des loyers modérés, favorisés par la présence notable de petites colocations d’entreprises et d’open-spaces partagés dans ces quartiers.

Autour de la Gare de Lyon, pôle d’activités important, on se situe à 576€ par mois en moyenne. Quant à République-Oberkampf, les loyers se situent autour de 419€ par mois.

Une période propice pour chercher des bureaux flexibles

Difficile de savoir si cette montée des prix des loyers de bureaux flexible va se poursuivre dans les prochains mois, d’autant plus que le nombre de m² de bureaux vide a tendance à augmenter dans certaines zones traditionnellement dynamiques. Dans un contexte d’incertitude globale lié à la crise sanitaire, il est parfois difficile de se projeter dans un projet de recherche de bureaux.

C’est pourtant une période idéale pour s’y intéresser, car l’accalmie donne plus de latitude dans les négociations pour les locataires, notamment sur les dépôts de garantie et les durées d’engagement, permettant d’atténuer les risques pour les locataires.

Si vous souhaitez trouver des locaux à Paris, toute l’équipe Hub-Grade vous accompagne dans toutes vos démarches : conseil, recherche des espaces, organisation des visites, rédaction des contrats, gestions de la location. Contactez-nous pour nous faire part de votre projet

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Avoir un projet immobilier fait partie des phases de développement de toute entreprise. Les possibilités sont nombreuses et peuvent prendre du temps à aboutir. Confier sa recherche de locaux à un professionnel permet d’avancer sereinement et de concrétiser son installation dans de bonnes conditions. 

Bénéficier de l’expertise d’un professionnel : un gain de temps considérable

Confier sa recherche de locaux à un professionnel permet de bénéficier de sa connaissance du secteur : de quoi gagner du temps et de l’énergie dans vos démarches. Chez Hub-Grade par exemple, nous mettons en moyenne entre 9 et 20 jours pour trouver l’espace de travail adapté aux besoins du locataire, sans que cela ne nécessite d’effort de sa part, autre qu’une simple demande de contact et un échange afin de qualifier précisément le besoin.

Une recherche affinée et simplifiée

Définir son besoin est la première étape d’une recherche de locaux efficace. En effet, plus vos paramètres sont précis, plus le professionnel est à même de vous accompagner. Grâce à une analyse approfondie, l’expert vous propose des biens immobiliers adaptés au développement futur de votre entreprise. 

La surface est loin d’être le seul critère : le type de bureaux, la proximité des transports en commun, les équipements des espaces partagés, etc. sont également à prendre en compte. L’on peut aussi s’intéresser aux différentes modalités (dépôt de garantie, durée du préavis, etc.).

Échanger avec un spécialiste de l’immobilier d’entreprise peut être précieux : il peut vous conseiller, écouter vos besoins et vous proposer des solutions auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé !   

Maîtrisant parfaitement les aspects financiers, fiscaux, juridiques et techniques du domaine de l’immobilier d’entreprise, il peut aussi vous aider et vous rassurer lors de vos démarches en vous aidant dans le choix du contrat le plus adapté et en vous fournissant conseil et assistance juridique.

À ce titre, nous vous recommandons vivement de vous entourer d’un professionnel disposant de la Carte T (carte transactionnelle immobilière, ou carte professionnelle d’agent immobilier) : délivrée par la CCI, cette habilitation existe pour garantir le professionnalisme et la compétence des agents immobiliers.

Des visites mieux ciblées

La quête de locaux professionnels est un travail à plein temps ! Il faut être réactif, traquer les nouvelles offres et suivre de près l’évolution du marché immobilier. Dès qu’une offre est disponible, il est essentiel de pouvoir se déplacer et de prendre une décision, surtout dans certaines zones à forte tension.

Confier sa recherche à un professionnel (broker, consultant, agent immobilier ou chasseur de bureaux) permet de déléguer toutes ces démarches. Il se charge de visiter les locaux susceptibles de correspondre à vos critères et ne vous les présente que si c’est le cas. Il filtre les annonces et sélectionne les meilleurs espaces de travail pour vous, ce qui vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur vos activités professionnelles. 

Lors d’une recherche de bureau, l’on sous-estime souvent le temps passé en visite. Vous pouvez rapidement perdre plusieurs jours entre des visites non concluantes. Un agent immobilier compétent ne vous proposera sans doute pas des dizaines d’offres, mais elles correspondront toutes à vos critères, afin d’optimiser votre temps et vos visites !

Profiter du réseau d’un professionnel de l’immobilier

Outre son expertise, confier votre recherche de locaux à un expert de l’immobilier vous permet d’accéder à son réseau professionnel. 

Un réseau d’experts à votre service

Une fois vos critères de recherche fixés, le professionnel fait appel à sa connaissance du marché de l’immobilier. En tant qu’expert, il possède une approche à la fois globale et spécifique. Si nécessaire, il peut avoir recours à son réseau professionnel, car l’immobilier d’entreprises en France est fragmenté en une multitude d’acteurs ! En plus de vous accompagner dans vos démarches, il se tient à votre disposition pour toutes vos interrogations.

Un accès aux annonces « off-market »

Grâce à son réseau au sein des agences immobilières, le professionnel accède aux offres dites « off-market ». Ces offres sont partagées entre professionnels, mais rarement mises en ligne sur les sites d’annonces.

Ces opportunités, souvent rares et de grande qualité, ne restent que très peu de temps sur le marché. Un expert est toujours au fait des dernières annonces de location de bureaux de son secteur. Vous avez la chance de pouvoir bénéficier de biens uniques et exceptionnels.

Être accompagné dans la concrétisation du contrat

Se faire accompagner par un professionnel permet d’avoir un négociateur aguerri à ses côtés. Grâce à son expérience du secteur, il vous guide jusqu’à la signature du contrat de location. 

Des compétences en négociation

Le professionnel qui accompagne votre projet possède l’expertise nécessaire pour défendre vos intérêts. En tant qu’expert immobilier, il connaît les ficelles du métier et est capable de négocier pour vous. En effet, il ne s’agit pas simplement de trouver des locaux ou des bureaux, mais bien d’accompagner le mieux possible le développement de votre entreprise. 

Lors de la négociation commerciale, le professionnel argumente et défend votre projet auprès du bailleur pour vous obtenir un contrat avantageux, ou joue de ses relations pour négocier les meilleurs loyers ou conditions auprès des opérateurs. Pour rappel, il peut aussi vous conseiller pour le montage financier si nécessaire, une question qui peut s’avérer complexe à traiter.

Le choix d’un contrat de bail adapté

Par définition, un bail est un contrat qui lie un bailleur et un locataire. C’est lui qui décrit l’ensemble des modalités d’occupation d’un espace, ainsi que les conditions de départ et d’arrivée. Dans le cas de location de bureaux, il contractualise la relation entre un particulier ou une entreprise avec le propriétaire du bien. Généralement, le bail est défini pour une durée déterminée, mais ces paramètres sont amenés à varier. 

• Le bail commercial ou 3/6/9 : c’est un contrat de location régi par le code du commerce. Il est utilisé par les entreprises qui exercent une activité commerciale (industrielle ou artisanale). 
• La prestation de service : dans un contrat de prestation de services appliqué à la location de bureau, le bénéficiaire dispose de la totalité ou d’une partie d’un espace de travail. La réalisation de prestations peut également être inclue dans le loyer : ménage, wifi, charges, maintenance de machines ou encore services informatiques et de bureautique, etc.
• Le bail précaire (ou dérogatoire) : il autorise la location de locaux sur des périodes plus courtes qu’un bail commercial. Il s’adresse aux entreprises qui ont une visibilité à court terme de leur stratégie et qui souhaitent conserver une certaine souplesse dans leurs engagements. 

Dans tous les cas, le professionnel vous accompagne dans le choix du contrat de location, jusqu’à sa signature.  

De la définition de votre besoin à la signature du bail de location, l’expert immobilier est à vos côtés à chaque étape du développement de votre projet. Confier sa recherche de locaux à un professionnel, c’est s’offrir la possibilité de bénéficier d’une expérience optimale dans le secteur de l’immobilier.

Gain de temps et d’énergie, qu’attendez-vous pour nous partager votre projet immobilier ?

Photo de couverture (c) CoWomen – Unsplash

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La transformation digitale des entreprises et de leur espace de travail s’est fortement accélérée lors de la crise du Covid. Les organisations ont dû, en urgence, réinventer leurs process et déployer de nouveaux outils pour répondre aux contraintes induites par la pandémie. Dans ce contexte, comment rendre son entreprise résiliente ?

Eléments de réponse avec Aurélien Roche, Manager au sein de la practice Stratégie et Innovation Digitale chez Magellan Consulting, qui répond à nos questions et explique comment gérer au mieux la transition digitale pour une entreprise, aussi bien sur les aspects RH, que la capacité à piloter les équipes et implémenter de nouveaux outils… Sans oublier d’aborder l’évolution de la stratégie immobilière des entreprises dans ce contexte particulier.

Magellan Consulting est une entreprise spécialisée dans l’accompagnement des entreprises dans leur transformation digitale.

L’entreprise a construit une offre de service axée sur le développement du télétravail sur un modèle hybride, avec une partie du temps sur site et une partie à distance. 

Comment réussir la transformation digitale de son entreprise ?

Au préalable, il est essentiel de prendre conscience que, pour réaliser la transformation digitale de son entreprise, il faut viser la performance opérationnelle sans que cette transition ne mette en péril le bien-être des collaborateurs : la capacité à retenir ses talents permettant de maintenir la productivité.

« Face à la crise et face à une période de transition digitale “imposée” comme celle que nous vivons, on doit donc non seulement mettre en place des outils, mais également transformer en profondeur et mettre en place certains processus qui favorisent la résilience. »

Pour cela, on ne raisonne pas par personnalité ou par individu, mais plutôt par tâche effectuée : est-elle réalisable hors du bureau au non ? Par exemple, les tâches individuelles exécutables sur ordinateur peuvent parfaitement être réalisées dans un espace de coworking, ou en home office alors que cela est plus compliqué pour un brainstorm ou certaines réunions. 

À ce titre, il est beaucoup plus compliqué de réaliser l’onboarding d’un nouvel arrivant dans un contexte de télétravail généralisé, d’autant plus dans des contextes où la culture d’entreprise est prégnante.

Comment rendre son entreprise résiliente dans ce contexte de crise ?

Il convient de décomposer le travail de chacun, de définir les enjeux prioritaires et les outils pour réussir. 

Dans un premier temps, il faut définir, pour chaque équipe, quelles sont les activités qui se prêtent facilement au télétravail et les tâches qui doivent être réalisées en présentiel. Une fois ce travail réalisé, un élément clé favorisant la résilience sera de définir un corpus de règles et de rituels permettant aux équipes d’être efficaces.

Idéalement, ce corpus doit inclure un planning avec des plages de travail individuel, de temps de convivialité et de réunions prédéfinis en équipe et de “rituels”. 

Concernant le travail individuel : on peut par exemple mettre en place des créneaux horaires sur lesquels chaque membre de l’équipe convient de ne pas téléphoner à ses collègues. 

L’autre enjeu, dans ce contexte où le full-remote est obligatoire, est de réussir au maximum à préserver le lien social. Cela passe encore une fois par le planning, en  aménageant des plages horaires de communication “informelles” comme des cafés virtuels, des temps de conversation par chat ou en visio, etc. 

« Par exemple, certaines équipes prennent 15 minutes par jour pour échanger sur tout, à l’exception du travail, quand d’autres imposent un lunch collectif (en visio) un jour dans la semaine. »

Dans un second temps, il faut traduire cela d’un point de vue opérationnel. Sur les activités en distanciels, cela ne change pas grand-chose, à partir du moment où les équipes disposent de leurs outils de travail habituels.

Concernant les activités qui sont plus efficaces en présentiel, comme des brainstorm : il faudra trouver et déployer les outils qui permettront de réaliser ces tâches dans les meilleures conditions. 

Comment identifier les assets essentiels à digitaliser (savoir réagir vite, mettre en place les outils et solutions pour être prêt) ?

Le socle de la collaboration, à savoir communiquer et partager efficacement.

Derrière, apporter des réponses équipe par équipe, voir comment on va travailler ensemble et quelle conduite du changement on met en place.

Est-ce qu’on a tous les outils pour faire notre travail en distanciel ? Est-ce qu’on sait se servir de ses outils ? 

Aujourd’hui, la plupart des équipes disposent déjà des outils pour pouvoir digitaliser certaines tâches et communiquer en interne sans passer par du présentiel. 

Teams et Office 365 sont les outils que l’on rencontre le plus souvent, mais il y en a beaucoup d’autres !

« L’enjeu, ce n’est pas quel outil choisir mais plutôt comment on transforme l’équipe pour faire en sorte que l’équipe utilise tous les outils au mieux et uniformément. »

L’idée est donc de faire adopter des techniques pour faire monter en compétences les équipes sur ces sujets là, afin qu’elles utilisent les outils dont elles disposent à 100%.

Comment réalisez-vous cette mission ?

L’objectif est de faire adhérer tout un groupe vers le même modèle cible. Cela fonctionne donc avec un ensemble de personnes “pas trop imposant”. 

Par exemple, sur une entreprise comptant 200 salariés, il faudra dans un premier temps décomposer les effectifs en équipes de 10-15 personnes qui peuvent avoir le même modèle de fonctionnement. Ensuite, on identifie des “personas” au niveau de chaque équipe qui seront des relais du bon usage et du bon fonctionnement des outils mis en place.

Il peut donc y avoir plusieurs modèles de fonctionnement au sein d’une même entreprise ?

On va définir un cadre global dans lequel il y aura de la flexibilité : par exemple avec le nombre de jours de télétravail autorisés par semaine, est-ce que tout le monde peut être travailler en télétravail en même temps, ou est-ce impossible ? Les jours de télétravail doivent-ils être pris en anticipation ou non ? Etc.

Ensuite, toutes les équipes appliqueront ce cadre, mais dans ce périmètre prédéfini, deux équipes peuvent avoir des modes de fonctionnement distincts.

Comment organise-t-on le temps de travail des collaborateurs pour être performant ?

Le point essentiel est de définir précisément le planning de la semaine, en figeant par exemple des moments et des façons de travailler, afin que chacun puisse travailler sans être dérangé, par exemple.

Il est plus naturel de savoir lorsque l’on peut interagir avec une personne lorsque l’on est en présentiel : on ne va par exemple pas interpeller quelqu’un qui semble en pleine concentration sur une tâche, ou qui est en pleine réunion. 

Le planning de la semaine permet notamment de figer des moments ou l’on peut interagir et des façons de travailler. Cela donne également un cadre de travail qui peut être rassurant.

Redéfinir les usages et les planning implique également de faire évoluer les bureaux…

Effectivement, même s’il faut au préalable définir clairement sa stratégie immobilière et savoir si l’on souhaite oui ou non généraliser le télétravail. Si oui, est-ce que l’on va privilégier le flex office ou non ?

Par exemple, les entreprises notent que les bureaux fermés individuels ne sont pas efficaces au niveau de l’utilisation de m² et qu’un collaborateur qui travaille dans un bureau privé individuel ne sera pas plus enclin à se rendre sur son lieu de travail. Dans ces cas-là, une stratégie de flex office peut être pertinente.

Puisqu’il y a plus de télétravail, est-ce que l’on a besoin de moins de m² ?

À l’issue du premier confinement, nous avons constaté une prise de conscience d’une certaine forme de déclin concernant l’immobilier d’entreprise “traditionnel”… Mais dans le même temps, on s’est aperçu que les collaborateurs revenaient au bureau !

On s’aperçoit qu’il y a une forme d’attachement au lieu de travail et surtout aux collègues. Évidemment, cet attachement est variable et dépend de chacun, des modes de vie, de la distance vis-à-vis du lieu de travail, de la QVT et également de l’ancienneté dans l’entreprise : les personnes avec plus d’expérience ont un besoin plus fort de revenir au bureau, pour retrouver un cercles de collègues devenus amis et par habitude.

« On sait qu’à termes, plus il y a de télétravail, moins il y a de personnel au bureau et une moins grande nécessité à venir pour du travail individuel. Les collaborateurs reviennent au bureau pour le lien social que cela induit. »

En théorie, il n’est même plus impératif de se rendre sur le lieu de travail pour assister à une réunion, de nombreux outils de visioconférence permettent de tenir une réunion de manière dématérialisée.

Donc les entreprises doivent se demander : pourquoi les collaborateurs doivent venir ? 

À vrai dire, on revient au bureau pour tout… sauf l’open-space ! On vient pour la pause café, la cantine, on croise des gens au travail. La raison cœur de venir au travail n’est plus de venir au bureau pour son travail.
Cela implique plus d’espace informel, plus de salles de réunions, plus de phone boxes, mais moins de surface de bureaux.

Paradoxalement, on observe que le travail en distanciel ne rend pas l’open-space plus agréable pour ceux qui y travaillent, car plus de travail distanciel implique plus de conversation téléphonique : dans les faits, avec le télétravail, l’open-space devient de moins en moins vivable en l’état.

Comment transformer le lieu de travail pour l’adapter à cette évolution ? Est-ce la fin de l’open-space ?

Il est hautement utopique de ne plus avoir d’open-space ou de bureau, il s’agit d’un des types d’aménagement les plus efficaces en termes d’utilisation des m². Dans un monde parfait, le bureau doit disposer de plus en plus de “zones informelles”, de showrooms, d’espaces de co-création et d’innovation, qui restent très marginales mais représentent de forts vecteurs de collaboration. 

L’open-space, s’il ne disparaît pas, doit disposer de boxes individuelles, d’alcôves pour les call par exemple. Des zones d’échanges informelles doivent également exister à proximité.

Les entreprises auront également de plus en plus recours à des lieux tiers, avec des bureaux ailleurs sous forme de hotspot, des espaces coworking, des salles de réunion etc. Qui permettent au collaborateur d’être plus flexible.

Nous ne reviendrons probablement pas à la situation d’avant, où presque tout le monde venait tous les jours au bureau. Le besoin de réunir l’ensemble de l’équipe ou de l’entreprise pour des évènements reste d’actualité, mais devrait plus fréquemment être organisé dans des lieux tiers.

Quid du fonctionnement en full télétravail ?

Les modèles en télétravail restent relativement marginaux, même si certaines entreprises de la tech arrivent à le faire. Après le télétravail à 100%, pour tout le monde et tout le temps, cela me parait compliqué.

Ceci dit, si le télétravail est associé à la mise à disposition de postes de travail dans des tiers-lieu, cela peut être efficace. On peut d’ailleurs imaginer, dans un futur proche, que des entreprises créent des “tickets coworking”, sur le même modèle que les tickets restaurants par exemple, avec un forfait gratuit de journées en coworking par salarié !

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La crise sanitaire de la Covid-19 a eu – et continue d’avoir – de grandes conséquences sur le monde du travail. Pour répondre aux exigences de confinements et de distanciation sociale, le télétravail s’est largement développé.

Hybridation du travail, flex office, bureaux hybrides… De nombreuses habitudes ont été modifiées et les modèles d’organisation des entreprises ont dû évoluer.

Alors quels sont les nouveaux besoins de l’entreprise en matière d’espaces de travail ? Et comment se réorganiser lorsque ses bureaux ne sont plus adaptés à son activité ? Conseils et solutions.

Adapter son espace de travail aux contraintes sanitaires : quelles exigences ?

L’entreprise doit aujourd’hui s’adapter à l’hybridation du travail (partage entre travail en présentiel et télétravail) et à la digitalisation des services, tout en veillant à la sécurité sanitaire de ses collaborateurs.

Les contraintes sanitaires liées à la crise impliquent notamment de :

• espacer les postes de travail : les collaborateurs sont installés à des postes assez espacés les uns des autres. L’espace de travail doit également être bien ventilé ;

• mettre en place de nouveaux outils de communication interne : agendas partagés, gestion de projets, plateformes collaboratives… Plusieurs outils digitaux sont mis en place pour permettre aux équipes de travailler et de communiquer dans les meilleures conditions possibles (Slack, Trello, Teams…) ;

• faciliter le travail des collaborateurs à domicile : les postes en home office doivent être performants et confortables ;

• organiser des plannings de télétravail : pour éviter de se retrouver avec un bureau entièrement vide un jour, et trop rempli le lendemain, l’entreprise doit instaurer un roulement entre les collaborateurs en présentiel et ceux en télétravail. Pour répondre aux besoins et aux attentes de chaque collaborateur, elle doit prendre en compte les compétences de chacun, ses tâches, mais aussi les différentes affinités et liens sociaux préexistants ;

• fournir du matériel sanitaire : l’entreprise doit mettre à la disposition des équipes du gel hydroalcoolique et des masques.

Comment faire lorsque les bureaux ne sont plus adaptés à l’activité ?

Il peut parfois être difficile de répondre à ces exigences dans certains espaces de travail. Les bureaux de l’entreprise peuvent par exemple devenir trop spacieux (avec moins de collaborateurs sur place, et des zones inutilisées).

Dans d’autres cas, ils peuvent au contraire s’avérer trop petits pour respecter la distanciation sociale. Complexes à aménager et à adapter, ils deviennent obsolètes. Plusieurs solutions sont alors envisageables.

Renégocier son bail

L’entreprise peut d’abord tenter une renégociation de son bail commercial (bail « 3/6/9 », avec révision tous les trois ans) auprès du propriétaire des lieux. Elle peut demander : 

• une révision du loyer à la baisse ;

• une période de franchise (gratuité des loyers sur une durée déterminée, pendant quelques mois par exemple) : pour convaincre le propriétaire bailleur, l’entreprise peut lui proposer d’allonger la durée de son bail en échange.

Néanmoins, renégocier son bail demeure une stratégie risquée. Le bailleur n’a en effet pas d’obligation en la matière et il peut ne pas répondre favorablement à la demande de renégociation. Cela peut donner naissance à de mauvaises relations entre le bailleur et son locataire, et à une situation particulièrement inconfortable dans certaines villes et quartiers très demandés (avec plus de demandes que d’offres).

Partager une partie de ses locaux avec une autre entreprise

Si l’entreprise dispose de bureaux vides ou d’espaces inoccupés, elle peut envisager de partager ses locaux avec une autre entreprise. Cela lui permet de réaliser des économies sur son loyer et de réduire ses charges et ses taxes.

Contactez l’équipe Hub-Grade si vous souhaitez partager une partie de vos locaux avec une autre entreprise : nous pouvons vous aider !

Changer de bureaux

Quitter ses anciens locaux…

Pour adapter son espace de travail à ses nouveaux besoins, l’entreprise peut aussi simplement choisir de changer de bureaux. 

Dans le cadre d’un bail 3 / 6 / 9, elle peut mettre fin à son contrat tous les 3 ans. Si cette échéance approche, il suffit à l’entreprise d’avertir son propriétaire bailleur par lettre recommandée, six mois avant la date de fin de la période triennale. L’entreprise peut également demander une résiliation anticipée de son bail au propriétaire, ou trouver un nouveau locataire pour la remplacer. Avant de partir, elle doit remettre les lieux en l’état.

… pour en trouver de nouveaux !

Taille du nouveau bureau, meilleur emplacement, bail le plus avantageux, budget et coûts annexes… Les offres sont nombreuses et la recherche d’un nouveau bureau n’est pas toujours simple. Hub-Grade vous propose une check-list complète pour trouver votre prochain espace de travail.

Après avoir établi la liste de vos besoins et de vos critères, contactez-nous ! En tant qu’agent immobilier dédié aux startups TPE et PME, notre équipe vous accompagne dans votre recherche de locaux partout en France.

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La sous-location consiste pour le locataire d’un bien à le mettre à la disposition d’une tierce personne (le sous-locataire), en échange du versement d’un loyer.

De plus en plus répandue, cette opération peut porter sur un logement, un local commercial ou encore un bureau. Partage de ressources, flexibilité, synergie et collaboration… La sous-location d’espaces de travail offre de nombreux avantages.

Alors en quoi consiste cette pratique exactement ? Comment la sous-location de bureaux est-elle encadrée ? Et quels sont les avantages de cette pratique ?

La sous-location : définition

La sous-location consiste pour le locataire principal à « sous-louer » tout ou partie de son bien, c’est-à-dire à le mettre à la disposition d’une autre personne, moyennant le versement d’un loyer. Le sous-locataire peut utiliser le bien dans les mêmes conditions que le locataire, et profite des mêmes droits et obligations. 

La sous-location s’est largement démocratisée au cours des dernières années, notamment dans le secteur du logement (et du tourisme). Les plateformes communautaires Airbnb, Home Away ou Abritel (pour ne citer qu’elles) ont d’ailleurs profité de l’essor important de cette pratique pour se développer. 

La sous-location est souvent mise en place par de jeunes actifs, qui profitent de la facilité d’occupation de ces biens et en tirent un avantage financier. Les étudiants sont également nombreux à sous-louer leur logement lorsqu’ils le quittent pour aller poursuivre un cursus à l’étranger, ou pendant leurs vacances.

Contrairement aux baux 3/6/9, les contrats de sous-location sont en effet établis pour des périodes plus courtes et plus flexibles.

La sous-location de bureaux, ça existe aussi !

Une sous-location peut également être mise en place dans le cadre d’une location de bureaux.

L’entreprise qui loue des locaux d’une grande superficie, et qui n’en occupe pas la totalité, peut en effet décider d’en sous-louer une partie (avec l’accord de son propriétaire bailleur).

En plus d’offrir une solution particulièrement flexible à des entreprises (ou entrepreneurs) en recherche de location de bureaux, cela lui permet souvent de réaliser des économies non négligeables (le sous-locataire lui verse un loyer). Les mètres carrés non utilisés sont ainsi parfaitement rentabilisés.

La sous-location est une pratique courante et accessible, particulièrement dans les grandes villes. On trouve aujourd’hui de nombreuses offres de sous-location de bureaux à Lyon, à Marseille ou encore des bureaux en sous-location à Paris.

Cela permet notamment de partager les frais de location de bureaux et d’espaces de travail et de réduire le montant du loyer et des charges. Louer un poste de travail dans un open-space permet également d’optimiser les dépenses énergétiques.

Comment sous-louer un local professionnel ?

Comme pour la sous-location d’un logement, la sous-location d’un bureau ou d’un local commercial est encadrée par la loi.

Pour la sous-location d’un bureau, un contrat de bail doit être établi : il permet notamment d’encadrer les relations entre le propriétaire du bien, le locataire principal et le sous-locataire.

L’accord du propriétaire

Pour pouvoir sous-louer le bien qu’il occupe, le locataire doit obtenir l’accord de son propriétaire, sous peine de voir son contrat rompu.

L’article 8 de la loi du 6 juillet 1989 dispose en effet que :

« Le locataire ne peut ni céder le contrat de location, ni sous-louer le logement sauf avec l’accord écrit du bailleur, y compris sur le prix du loyer. (…) Le locataire transmet au sous-locataire l’autorisation écrite du bailleur et la copie du bail en cours. ».

L’article L145-31 du Code de commerce dispose quant à lui que :

« sauf stipulation contraire au bail ou accord du bailleur, toute sous-location totale ou partielle est interdite ».

Le contrat de location peut comporter une clause qui autorise la sous-location. Si ce n’est pas le cas, le locataire principal doit obtenir l’accord de son propriétaire (écrit de préférence). Le locataire doit prévenir le bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception ou par signification d’huissier.

Ce dernier dispose alors d’un délai de 15 jours pour répondre. S’il ne répond pas, on considère qu’il a donné son accord pour la sous-location. Le propriétaire peut également refuser la sous-location de son bien, sans avoir à se justifier.

S’il est d’accord pour sous-louer ses locaux professionnels, le bailleur doit être invité à participer au contrat de sous-location. Si le locataire ne s’en charge pas, il est fortement conseillé au sous-locataire de le faire.

Pour cela, il faut envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception au propriétaire bailleur. Ce courrier doit mentionner certaines informations : la date de signature du bail, l’adresse des locaux concernés par la sous-location, l’identité et les coordonnées du sous-locataire, la date et le lieu de signature du contrat de sous-location…

Si le locataire sous-loue ses bureaux sans avoir obtenu l’accord du propriétaire, ce dernier peut procéder à la résiliation du bail ou refuser le renouvellement du bail (sans verser d’indemnité d’éviction). Il peut également exiger le versement de dommages et intérêts.

Le contrat de sous-location

Le bail de sous-location d’un bureau doit mentionner :

• la description du local sous-loué et son affectation ;
• la durée de la sous-location ;
• le montant et les termes du loyer : le montant du loyer de la sous-location ne doit pas dépasser celui de la location (si c’est le cas, le propriétaire peut procéder à un réajustement du loyer) ;
• la répartition des charges entre le locataire principal et le sous-locataire ;
• les règles de responsabilité du sous-locataire et du locataire à l’égard du propriétaire ;
• les obligations des parties : les droits et obligations du sous-locataire sont les mêmes que ceux du locataire.

Les relations entre le propriétaire bailleur et le locataire initial restent inchangées. Le locataire reste tenu de ses obligations envers le propriétaire des locaux.

Par exemple, si le sous-locataire ne s’acquitte pas du paiement du loyer, le propriétaire peut exiger le paiement du loyer à son locataire. Si le sous-locataire détériore le local, le propriétaire bailleur peut se retourner contre le locataire principal pour obtenir réparation.

Les avantages de la sous-location

Il existe aujourd’hui de nombreux espaces de travail inoccupés, notamment dans les immeubles de bureaux des grandes agglomérations. Or, la sous-location de bureaux et de locaux professionnels peut facilement aider à lutter contre ce gaspillage économique et énergétique. Sous-louer un espace de travail inoccupé offre de nombreux avantages.

Des avantages financiers pour toutes les parties

Le propriétaire bailleur, le locataire et le sous-locataire tirent profit de cette pratique. Le sous-locataire paye un loyer au locataire, en fonction de la surface qu’il occupe. Le locataire paye quant à lui son loyer au propriétaire du bien. Les frais (loyer et charges) sont ainsi répartis de manière équitable entre le locataire et le sous-locataire.

La formation d’un réseau professionnel

Partager des bureaux permet de rencontrer d’autres professionnels, de créer des synergies et de pouvoir parfois envisager des collaborations et des partenariats. Coworking, échange et utilisation mutualisée des espaces et des outils : c’est le principe même de l’économie collaborative.

Une solution plus flexible et temporaire

Un bail classique 3/6/9 peut être particulièrement lourd et contraignant, et toutes les structures ne peuvent pas s’engager dans ce type de location. Plus flexibles et à moindre coût, la sous-location et le partage de bureaux apparaissent alors comme des solutions parfaitement adaptées. 

Sous-louer son bureau, c’est possible n’importe où en France

Vous cherchez à sous-louer des bureaux ? Rien n’est plus simple grâce à la plateforme Hub-Grade : contactez-nous pour faire le point.

À la recherche d’un bureau ?

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Micro-entreprise, association, SARL ou SAS… Quelle que soit leur taille, les entreprises doivent disposer d’une adresse postale. Obligatoire, la domiciliation d’une entreprise est également stratégique : l’adresse de la personne morale peut en effet avoir une influence sur son image de marque.

Tout ce qu’il faut savoir sur la domiciliation d’entreprise.

La domiciliation, une formalité nécessaire

La domiciliation fait partie intégrante des nombreuses formalités à accomplir par un entrepreneur. Notamment s’il souhaite immatriculer sa future entreprise au Registre du commerce et des sociétés.

Malheureusement, lors de cette étape incontournable de procédure, de nombreux demandeurs se trouvent en difficulté.

L’équipe Hub-Grade vous apporte donc quelques clarifications sur ce point.

Cette adresse administrative est déclarée au CFE (Centre de Formalités des Entreprises), au moment de la constitution de l’entreprise (qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle, d’une EURL, SARL, SASU, SAS, SCI…). Elle figure ensuite sur son extrait Kbis.

Le changement d’adresse du siège social est une modification des statuts de l’entreprise (transfert du siège social). Ce changement doit également être déclaré au CFE.

Aller plus loin : tout savoir sur les obligations du domicilié

À quoi sert cette adresse administrative ?

L’adresse du siège social de l’entreprise détermine d’abord sa nationalité, le régime fiscal et les lois applicables, ainsi que les tribunaux compétents en cas de litige.

L’adresse postale du siège de l’entreprise lui permet ensuite de recevoir son courrier. C’est en effet cette adresse qui apparaît sur tous ses documents officiels et commerciaux (devis, factures, courriers, contrats, cartes de visite, site internet…). Il s’agit également de l’adresse communiquée à ses différents interlocuteurs (administration, clients, fournisseurs, partenaires, prestataires…). 

Mais la domiciliation de l’entreprise peut aussi avoir une certaine influence sur son image professionnelle. En effet, établir son siège social à une adresse prestigieuse a toujours un impact positif.

Pourquoi lors de cette étape, certains entrepreneurs se retrouvent-ils en difficulté ?

En vertu de la législation actuelle, il faut dores et déjà être en mesure, lors de la procédure de déclaration de sa future société,  de justifier de la jouissance d’un local, qui sera déclaré comme siège social.

Or, il arrive régulièrement que l’entrepreneur en question ne dispose pas encore de locaux à ce moment-là…

Où peut-on domicilier une entreprise ?

Au moment de la création de son entreprise, le représentant légal de la structure juridique dispose de plusieurs options de domiciliation.

Au domicile personnel du chef d’entreprise

Le dirigeant d’entreprise peut d’abord choisir de fixer le siège social de son entreprise à son adresse personnelle, qu’il soit locataire ou propriétaire de son domicile. Au moment de la création de son entreprise, il doit fournir alors une attestation de domiciliation d’entreprise (avec certaines mentions obligatoires).

L’entrepreneur individuel (commerçant, artisan ou auto-entrepreneur) peut domicilier son activité à l’adresse de son domicile personnel. Pour que cela soit possible, son bail ou le règlement de copropriété de son immeuble ne doit néanmoins pas s’y opposer. Une société peut également être domiciliée au domicile de son représentant légal (uniquement au domicile du dirigeant, jamais à celui d’un associé). 

Bon à savoir : la domiciliation d’une entreprise au domicile de son dirigeant n’entraîne jamais le changement d’affectation des locaux, ni l’application du statut des baux commerciaux.

Il faudra se révéler extrêmement vigilant… Malgré la simplicité apparente de cette solution, se domicilier dans son domicile personnel revêt quelques inconvénients.

Parmi eux, nous en citerons deux principaux :

• d’une part, il faudra veiller, comme mentionné ci-dessus, à ce qu’aucune disposition réglementaire ou contractuelle ne s’y oppose,
• d’autre part, il vous faudra obtenir une extension du contrat d’assurance ou un nouveau contrat professionnel.

Dans un local commercial

Il est également possible de domicilier son entreprise à l’adresse d’un local commercial, loué ou acheté par l’entreprise pour y exercer son activité. 

Il peut s’agir de bureaux, de locaux commerciaux, d’ateliers, ou d’entrepôts… Le local doit alors être exclusivement dédié à une activité commerciale.

Il vous sera indispensable de vérifier qu’aucune disposition législative ou contractuelle ne s’y oppose (que celle-ci concerne des règles d’urbanisme ou bien des clauses du contrat de bail).

Dans une société de domiciliation 

Si l’entrepreneur ou le dirigeant ne souhaite pas utiliser son adresse personnelle pour domicilier son entreprise, il peut également faire appel aux services d’une société spécialisée dans la domiciliation d’entreprise. Cette société doit être agréée par la Préfecture et immatriculée au RCS.

Pour cela, la société de domiciliation doit détenir un agrément préfectoral depuis la réforme de l’ordonnance du 30 janvier 2009.

Un contrat de domiciliation est conclu entre l’entrepreneur et la société de domiciliation. La société (le domiciliataire) lui fournit une adresse administrative : on parle également de location de boîte postale. Ce contrat doit être transmis au CFE lors de la création de l’entreprise et de la demande d’immatriculation au RCS.

Domicilier son entreprise dans une société de domiciliation permet de profiter de nombreux avantages. Cela permet d’abord de choisir une adresse prestigieuse pour sa société. La domiciliation commerciale permet également de pouvoir disposer d’une boîte aux lettres à proximité de son domicile, plus pratique et plus facilement accessible. Cette option peut enfin donner accès à plusieurs équipements et services complémentaires, visant à faciliter le quotidien du chef d’entreprise (réception et gestion du courrier et des colis, accueil téléphonique et secrétariat…).

Dans un centre d’affaires ou un espace de coworking

Au début de son activité, l’entrepreneur peut aussi choisir de domicilier son entreprise dans les locaux d’un centre d’affaires ou d’un espace de coworking (bureaux partagés). Cela permet au créateur d’entreprise de profiter d’équipements et de services mutualisés (location de bureaux flexibles et de salles de réunion, possibilité de recevoir des clients, de bénéficier de secrétariat téléphonique ou de reprographie…), de partager les coûts et de rencontrer d’autres entrepreneurs. 

Il peut aussi rejoindre une pépinière d’entreprises, et domicilier sa structure à son adresse postale. Une pépinière d’entreprises est une structure d’accueil qui a pour objectif de faciliter la création de jeunes entreprises. Elle conseille et accompagne les porteurs de projets, en leur apportant notamment un soutien technique et financier. Ces jeunes entreprises peuvent se domicilier à l’adresse postale de la pépinière.

La domiciliation dans un espace de coworking doit obligatoirement faire l’objet d’un contrat de domiciliation écrit. La société qui gère le lieu de coworking doit être titulaire d’un agrément délivré par la Préfecture, et un accord du propriétaire des lieux est nécessaire (sauf si la société est titulaire d’un bail tous commerces). 

La durée de ce contrat ne peut être inférieure à 3 mois. 

Combien coûte la domiciliation de son entreprise ?

La domiciliation de l’entreprise au domicile du dirigeant n’engendre aucun coût. Cette solution présente néanmoins un certain nombre d’inconvénients (aucune séparation entre vie personnelle et vie professionnelle, manque de crédibilité de l’entreprise, adresse personnelle divulguée…). 

Le dirigeant peut décider de louer (ou d’acheter) un local commercial ou professionnel pour y implanter l’activité de son entreprise. Le coût de sa domiciliation dépend alors de l’espace loué (ou acheté) et du prix au mètre carré dans le secteur géographique concerné. En matière de domiciliation d’entreprise, cette solution reste toujours la plus onéreuse.

Domicilier son entreprise dans une société spécialisée (société de domiciliation, centre d’affaires ou coworking) permet de profiter d’un tarif particulièrement attractif et flexible. Le coût de ce service est librement fixé dans le contrat de domiciliation.

Il dépend des services proposés : simple boîte postale, numérisation et réexpédition du courrier, permanence téléphonique, secrétariat, assistance juridique… Le coût de la domiciliation dépend également de la localisation géographique des locaux (les loyers varient fortement d’une ville à l’autre, d’un arrondissement à l’autre et même parfois d’un quartier à l’autre). 

Pour en savoir plus sur les tarifs des sociétés de domiciliation, centres d’affaires ou espaces de coworking, n’hésitez pas à vous rapprocher directement de ces différentes structures !

Si, en plus d’une simple domiciliation, vous êtes à la recherche d’un espace de travail, contactez-nous ! L’équipe Hub-Grade vous trouvera un bureau en centre d’affaires ou en coworking avec domiciliation, aux meilleures conditions et surtout là où vous le souhaitez.

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Le bail commercial ou bail 369 est un contrat liant un bailleur à un locataire, dont la durée ne peut pas être inférieure à 9 ans. Cependant, il existe certaines conditions qui permettent de suspendre ou de résilier un bail commercial, même si elles nécessitent le respect de procédures bien spécifiques. 

La résiliation du bail commercial par le locataire

La résiliation triennale

Le locataire peut faire une demande de renouvellement ou de suspension d’un bail commercial tous les 3 ans, c’est-à-dire à l’expiration de chaque période triennale. Cela implique également la possibilité de résilier ce contrat : on parle de résiliation triennale. Comme prévu par la loi, cette requête peut être réalisée pendant la durée initiale du bail, sans motif particulier. 

Dans ce contexte, le locataire se doit de prévenir son bailleur par acte d’huissier ou envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception. La notification doit être envoyée avec un délai de préavis de 6 mois, avant le terme de la période triennale en cours ou la fin du bail initial. Ce cas de figure prive le locataire d’indemnité quelconque. 

Accord entre le locataire et le bailleur

Résilier un bail commercial peut aussi faire suite à un accord entre le locataire et le bailleur. Cela peut intervenir à n’importe quel moment, pendant la durée du bail initial. Cette situation n’implique pas de condition ni de délai particulier : les deux parties doivent simplement trouver un consensus. 

Cependant, le bailleur peut être amené à demander des indemnités au locataire. À noter que cette convention ne s’applique que pour certains baux (les baux supérieurs à 9 ans, les baux monovalents ou encore les baux concernant des bureaux ou des espaces de stockage). 

Les conditions d’une résiliation anticipée d’un bail 3-6-9

La résiliation anticipée d’un bail 3-6-9

Dans certaines conditions, le bail commercial ou 3-6-9 peut être résilié de façon anticipée. Cela permet de prendre en compte des situations très spécifiques, même si la résiliation doit néanmoins respecter certaines règles. 

Départ à la retraite, invalidité ou décès du locataire

Dans le cas du départ à la retraite ou de l’invalidité du locataire, la résiliation du bail doit être effectuée avec un délai de préavis de 6 mois. Le locataire prévient son bailleur par une lettre recommandée avec avis de réception ou par acte d’huissier.

Si le locataire décède, le bail n’est pas automatiquement résilié, sauf si cela est stipulé dans le contrat initial. Comme prévu par la loi, il est transmis aux héritiers, qui devront eux-mêmes s’acquitter de la procédure s’ils le souhaitent.

La résiliation de plein droit d’un bail commercial

La résiliation de plein droit d’un bail commercial ou 369 est applicable dans le cas d’événements totalement imprévisibles. Par exemple, cela peut faire suite à la destruction des locaux ou au décès du locataire. Le bail se poursuit jusqu’à la fin de sa durée initiale tant que le bailleur n’a pas été formellement notifié. Dans ce cas, un délai de préavis de 6 mois doit également être respecté. 

La résiliation du bail commercial par le bailleur

Refus du renouvellement d’un bail commercial 

Le bailleur peut résilier le contrat avant la fin du bail en refusant le renouvellement ou en donnant congé au locataire. Cela se présente dans le cas où un désaccord survient entre les deux partis ou que des travaux doivent être effectués dans les locaux. 

Le bailleur peut résilier le bail commercial lorsque le locataire commet une faute, c’est-à-dire s’il ne respecte pas les obligations non soumises à clauses résolutoires. La demande doit être traitée en justice et c’est au juge de prendre la décision de résilier le bail commercial de façon anticipée ou non.

Si le locataire ne respecte pas une ou plusieurs clauses résolutoires mentionnées dans le bail d’origine, le bailleur peut demander une résiliation de plein droit en cas d’inexécution. Cela permet au bailleur de rompre le contrat sans passer par un juge, et d’éviter ainsi des procédures souvent longues et coûteuses. 

Droit de reprise d’un bail commercial

Enfin, le bailleur peut exercer son droit de reprise sur le bail commercial en cours. Cela s’applique dans le cas de travaux concernant la démolition, la reconstruction ou la surélévation des locaux. Des indemnités d’éviction sont versées au locataire et celui-ci doit être prévenu 6 mois à l’avance par une lettre recommandée avec avis de réception ou acte d’huissier. 

Modèle de lettre de résiliation d’un bail commercial

Lors de la résiliation d’un bail commercial, que la requête provienne du locataire ou du bailleur, les deux partis intervenant dans le contrat doivent être prévenus. Ce peut être réalisé par acte d’huissier ou par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception. 

L’en-tête de la lettre doit mentionner les nom, prénom et adresse du locataire, ceux du bailleur, ainsi que la date et le lieu de la demande.

Il s’agit ensuite de compléter le corps du texte et d’y apposer votre signature : 

Photo de couverture (c) Hamish Kale – Unsplash

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L’année 2020, marquée par une crise sanitaire d’une ampleur jamais vue auparavant, a impacté en profondeur nos vies et nos comportements de consommation. Ce changement drastique, couplé au manque de lisibilité de l’économie, à la mobilité croissante des travailleurs et à l’explosion (forcée) du travail à distance, implique également une adaptation de l’espace de travail et, par extension, du marché de l’immobilier d’entreprise. 

Les effets d’annonces liés au sujet se multiplient : qui, aujourd’hui, n’a pas lu un article sur le télétravail ou l’émergence du flex office depuis le début de la crise du COVID ? 

Si plusieurs grandes entreprises basculent sur du flex office, ou entament une réflexion de fonds sur le sujet, la transition vers l’immobilier d’entreprises flexible a-t-elle vraiment lieu en ce moment ? Cet article du monde paru en 2018 laisse penser que la transition vers le flexible avait, alors, déjà débuté. 

Pour corroborer cet article, les prévisions du secteur penchent vers un changement durable de la consommation et de l’utilisation du lieu de travail. Si la crise sanitaire médiatise le phénomène, la transition vers le flexible était bel et bien en marche dans le “monde d’avant”. Une étude JLL, produite en 2019, insiste ainsi sur une donnée significative :

Depuis 5 ans en Europe, le parc d’espaces flexible croît de 25 à 30% par an, représentant environ 5% du parc d’immobilier tertiaire global. 

Plus qu’un phénomène de mode, le flexible constitue un véritable segment de marché de l’immobilier d’entreprise qui tend à se développer. Quels sont les chiffres actuels de l’immobilier de bureau flexible en 2020 ? Quel est le profil type des entreprises qui ont déjà fait leur transition vers des espaces de bureaux flexibles ?

L’immobilier BtoB flexible en 2020 en chiffres

Une offre variée et large… Où il est parfois difficile de se repérer

L’immobilier d’entreprises flexible désigne toutes les locations de bureaux et d’espace de travail qui ne dépendent pas d’un bail commercial 3-6-9 ou précaire.

Par définition, il s’agit donc d’un segment de marché très hétérogène avec diverses propositions de valeur, ainsi qu’une très grande variété d’opérateurs et d’offres.

Les espaces de travail partagés, les bureaux à louer en centre d’affaires ou un coworking, les solutions de facility management qui aménagent et gèrent un espace pour une seule entreprise et les sous-locations sont tous considérés comme appartenant au segment des bureaux flexibles. À ne pas confondre avec le flex office ou desk sharing… Bref, l’offre existe et répond à beaucoup de besoins, mais elle est difficilement lisible pour les entreprises à la recherche d’espaces de travail.

À cela, il faut également comparer les offres proposées en flexibles, et les offres en bail 3-6-9 qui régissent l’essentiel du secteur.

Par exemple : un bureau de 100 m² affiché à 6500 € / mois en flexible coûtera.. 6500 € à l’entreprise qui s’y installe. Si le loyer est exprimé au poste de travail, alors il reviendra aux alentours de 400€ par poste de travail / mois.

En flexible, le loyer comprend toutes les charges, les différentes taxes, ainsi que toute la dimension servicielle (ameublement, aménagement de l’espace, le WiFi, charges, espaces communs, conciergerie, etc.).

En 3-6-9, le loyer est annoncé pour un espace “nu”, il conviendra donc d’y ajouter les frais annexes, taxes et charges, ainsi que tous les coûts d’équipement.

La location de bureau flexible, plus chère que le bail commercial ? Une idée reçue !

Il est très difficile de mettre en place une comparaison fiable entre le montant d’un bureau en prestation de services et son équivalent en bail commercial, compte tenu de la variation de services proposés entre les deux. Cela reviendrait par exemple à comparer le loyer d’un appartement avec celui d’une chambre d’hôtel… 

Néanmoins, les données comparatives du marché démontrent, à services égaux, que le flexible coûte globalement moins cher : une étude de l’ARSEG parue en 2019 estime que les entreprises françaises “ont déboursé 13 566 € par collaborateur pour « asseoir » ce dernier dans un bureau” quand dans le même temps chez les acteurs du flexible, un poste de travail en formule “all-inclusive” sur le segment (très) haut-de-gamme coûte 1018 € / mois à Paris intramuros, soit 12 216 € par collaborateur.

On note donc un écart de 1000€ / an par collaborateur en faveur du poste de travail en prestation de service dans un espace parisien très haut-de-gamme et comprenant tous les services : connexion internet, salle de réunion équipé, bureaux équipés, etc. face à la simple moyenne de la location en bail commercial, qui implique par ailleurs un engagement à long terme.

Mais tout le monde ne souhaite pas s’installer dans un plateau haussmannien avec vue sur la Tour Eiffel.. Donc qu’en est-il de l’immobilier d’entreprise flexible en France ?

Le coût moyen d’un poste de travail dans les grandes villes françaises

Les loyers du flexibles restent assez homogènes dans toutes les grandes villes de France, à l’exception de Paris. Bien sûr, ce loyer moyen peut drastiquement changer selon la localisation dans la ville, ainsi que suivant le niveau de services proposés. 

Des postes de travail dans des bureaux privatifs comprenant tous les services et dans des espaces de coworking de standing comme Kwerk ne seront pas proposés au même tarif que des postes de travail dans des bureaux partagés avec des start-up, par exemple.

La localisation joue également un rôle clé, avec de grandes variations de loyer au sein d’une même ville. Cela est particulièrement visible sur nos cartes de loyer de Lyon et de Paris par station de métro.

Flexibilité, qu’en pensent les salariés ?

Selon une étude CBRE, 41% des salariés considèrent que le flex office accroît le bien-être et 40% estiment gagner en efficacité dans cette configuration. Des taux de satisfaction élevés qui sous-entendent que globalement, les salariés sont enclins à passer sur des solutions plus flexibles. 

62% des salariés voient dans la flexibilité un levier d’action important pour améliorer leur cadre de travail

Source – OpinionWay / Covivio  Bureaux de demain : Flexility first

Attention tout de même : une autre étude indique que le recours au télétravail généralisé peut être générateur de stress pour 60% des salariés (Source : Etude Opinion Way – Harmonie Mutuelle, “Les français et le télétravail”), principalement à cause d’un manque de contact réel et de sociabilisation. 

Néanmoins, le panel de salariés sondés de cette même étude s’accorde sur le fait que le télétravail améliore l’efficacité, 56% d’entre eux indiquant que cette pratique offre un gain de temps au quotidien et 18% que cela permet une meilleure responsabilisation.

Basculer sur un le flexible semble donc avoir de nombreux avantages en termes de QVT et de productivité, à condition de trouver le bon fonctionnement en interne afin d’éviter que le recours au télétravail ne soit générateur de stress à moyen terme. Pour se prémunir, une solution peut être de réinventer l’open-space, afin d’en faire un lieu de convergence, de socialisation et d’échange, tout en définissant une répartition du temps de travail entre présentiel et télétravail. 

Par ailleurs, pousser les salariés à passer du home office au coworking peut permettre de diminuer le facteur stress.

À qui s’adresse l’immobilier de bureau flexible ?

Des entreprises à la recherche d’espaces privatifs en centre-ville

Si l’on trouve de nombreux tiers-lieux à travers tout le territoire, le coworking et l’immobilier d’entreprises flexibles proposent une offre très urbaine : 60% des espaces de location de bureaux flexibles sont situés en centre ville (source : étude JLL – Flexible : distraction ou disruption).

À titre d’exemple, la répartition des annonces en coworking sur la plateforme hub-grade.com témoigne d’un fort tropisme vers les grandes villes. Sur 2285 annonces disponibles en coworking, 2000 annonces sont situés dans l’une des villes suivantes : Paris, Lyon, Bordeaux, Marseille, Nantes, Lille ou Toulouse.

Le bureau fermé reste l’espace le plus plébiscité par les entreprises, à hauteur de 79% des locataires placés via Hub-Grade en 2020.

8,9% louent uniquement des postes de travail nomades ou fixes (un bureau dans un open-space) et seulement 11,7% choisissent l’espace indépendant.

Proportionnellement, la demande en espace indépendant a doublé par rapport à l’année dernière. Cela traduit l’émergence d’un nouveau type de demande : des entreprises de plus grandes tailles, qui, plutôt que de prendre des surfaces de bureaux en bail 3-6-9, préfèrent s’orienter vers des prestations plus flexibles et all-inclusive, incluant aussi bien les charges que l’office management et le facility management.

La location de bureau flexible, une offre qui n’est plus réservée aux petites structures, mais qui s’adapte à tous types d’entreprises

En moyenne, les locataires cherchent 6 postes de travail, avec une variation allant de 1 à 100 postes de travail (sources : chiffres récoltés par Hub-Grade en 2020). 

Contrairement à une idée reçue, il ne s’agit pas exclusivement de nomades digitaux et d’entreprises tech. Des entreprises de nombreux secteurs d’activités (tourisme, avocats, architectes, finance, etc.) cherchent de locaux flexibles, avec une majorité d’entreprises de services B2B. Les profils d’entreprises cherchant des bureaux flexibles sont donc très variés ! 

L’offre de bureau flexible s’étant étoffée, elle n’est plus réservée aux freelance, startup et TPE, les ETI et les plus grandes entreprises à exploiter de plus en plus le flexible dans leur parc immobilier.

Comment faire basculer son entreprise vers un modèle flexible hybride ? 

La crise de Covid a accéléré un phénomène qui était déjà amorcé précédemment : soucieuses de réduire leurs charges, les entreprises diminuent leurs surface d’actifs. 

En cela, redéfinir ses assets immobiliers et basculer une partie de son portefeuille de surface vers un immobilier pluriel et serviciel, mêlant des espaces en prestation de service dédiés avec un facility management externalisé, des hotspot en coworking et du home office constitue une solution rapide et efficace.

Une étude JLL (Covid 19 – ré-imaginer les bureaux de demain) illustre parfaitement cela,  indiquant que : 

• 23% des entreprises ont pour priorité l’accroissement de la flexibilité de leur parc, pour pouvoir aisément réduire ou accroître la voilure en cas de besoin;
• 71% souhaitent bâtir un nouvel équilibre entre télétravail et travail sur site;
• 28% prévoient de réduire leur empreinte au sol, au regard des nouvelles modalités de travail.

Alors que la majorité des grandes entreprises a un recours limité au « Flex » aujourd’hui (moins de 5% de leur portefeuille de surface), elles prévoient de développer leur usage dans les 3 à 5 ans pour aller jusqu’à 10% de leur portefeuille. Certaines sont déjà plus avancées et se projettent même sur un ratio de 20%.

Si, sur le papier, la solution semble évidente, les directions immobilières restent confrontées à plusieurs problématiques : redéfinir sa stratégie immobilière pour y apporter plus de flexibilité implique la restructuration de certains processus dans l’entreprise. Comment choisir quelle Business Unit basculera sur du flexible et du télétravail ? Est-ce que les équipes sont favorables à ce nouveau mode de fonctionnement ? 

Stratégie immobilière d’entreprises : vers un nouveau modèle ?

Basculer efficacement de l’immobilier tertiaire classique vers une solution plurielle associant bureau fermé flexible et télétravail implique une refonte globale du rôle des bureaux. On ne définit plus un espace par la business unit qui l’occupe, mais plutôt par l’usage qu’on lui attribue.

Ces usages peuvent être décomposés en 3 grandes catégories :

• les usages transverses et/ou récurrents, qui nécessitent impérativement du présentiel. Cela concerne par exemple le fait de recevoir les clients dans un espace aux couleurs de l’entreprise, de disposer de lieux d’appartenance et de sociabilisation pour les équipes. Ces usages peuvent également être définis par des contrainte technologique ou des contrainte de confidentialité notamment.
• les usages non récurrents qui nécessitent du présentiel : sur de courtes durées, on notera les brainstorm, les réunions, les événements de team building, etc. Sur de plus longues échéances : les projets IT, ou les missions temporaires constituent également des usages non récurrents. L’enjeu ici est de disposer de lieux propices à la créativité, la réflexion et l’innovation.
• les usages qui ne nécessitent pas nécessairement de présentiel : toutes les tâches réalisables individuellement et sans contrainte matériel particulière. 

En s’appuyant sur cette segmentation, l’on peut imaginer un modèle immobilier intégrant plus de flex :

• Le siège amiral ou corporate qui intègre la première catégorie d’usage, reste un actif clé de l’entreprise.
• Les espaces dédiés aux usages non récurrents basculent sur du flexible : suivant le besoin, l’entreprise pourra choisir parmi un espace indépendant ou des bureaux fermés pour plusieurs mois (pour une équipe projet), des locations de salles et des postes de travail fixes ou nomades. Pour ce type d’usage, la flexibilité prend tout son sens, puisque l’espace choisi correspond parfaitement au besoin des équipes en termes de durée, d’équipement et de localisation.
• Des accès en coworking, des équipements et logiciels pour faire du home office concernant les tâches individuelles ne nécessitant pas de présentiel.

Plusieurs arbitrages peuvent également être effectués au niveau des sites satellites comme des directions régionales : les espaces flexible indépendant avec facility management et office management externalisé constituant des solutions tout à fait pertinentes.

Pour être efficace, un changement de modèle comme celui-ci doit également être validé par les salariés. Le passage au flexible ne devant pas être source de stress, mais plutôt permettre à chacun de bénéficier de meilleures conditions de travail !

Espaces hybrides, hotspot, open-space, télétravail… Comment trouver la meilleure solution immobilière flexible pour son entreprise ?

Plus qu’un simple poste de dépense, le budget alloué à l’espace de travail a un impact direct sur la productivité, la fidélisation des équipes, l’attrait pour les nouveaux talents et l’image de marque de l’entreprise. 

Une entreprise disposant de plusieurs hotspots parfaitement localisés aura plus de facilité à recruter de nouveaux talents, que si son siège est très excentré. En cela, l’immobilier flexible, son offre variée et orientée sur le service répondent parfaitement aux besoins des salariés. 

Si basculer une partie de son parc immobilier vers des solutions plus flexibles n’est pas facile et implique un lourd investissement, cela peut avoir un permettre des économies significatives à court-moyen termes tout améliorant la qualité de vie des salariés.

En tant qu’agent immobilier digital dédié aux entreprises spécialisé dans l’immobilier flexible, Hub-Grade propose un accompagnement personnalisé pour entreprendre ce type de démarche. Contactez-nous pour nous faire part de votre projet !

Crédits photo : (c) Copernico – Unsplash

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– Cet article a été rédigé en collaboration avec Papernest –

On pourrait croire que l’on est libre du choix de son crédit immobilier. Habituellement, ce sont les banques qui choisissent leur emprunteur, et non l’inverse ! Pour savoir comment choisir son prêt immobilier, il est important de prendre les bonnes dispositions. On vous dit tout dans cet article.

Bien connaître sa capacité d’emprunt

Lorsqu’une banque évalue le dossier d’un emprunteur, elle se concentre sur plusieurs critères : 

• Les revenus mensuels ;
• Les crédits en cours ;
• Les charges mensuelles ;
• Le mode de vie. 

Il vous est possible d’évaluer votre capacité d’emprunt ici. Cette tâche est importante afin que vous puissiez vous préparer aux différentes éventualités. Ensuite, pour connaître les conditions de chaque banque et les comparer, vous allez devoir les contacter directement !

Vous êtes perdu dans le choix de votre prêt immobilier ? Pas de panique ! C’est justement pour vous accompagner dans ces démarches que les courtiers existent. D’ailleurs, il est recommandé de contacter ce professionnel pour tout projet d’acquisition immobilière. 

Trouver un courtier immobilier à Paris 18 ou ailleurs en France

Le courtier immobilier à Paris 18, comme dans tous les arrondissements de la capitale, est un expert qui vous accompagne dans votre démarche de demande pour un crédit immobilier. Il est possible de trouver un spécialiste du domaine dans toutes les villes comme Lyon, Marseille, Lille…

Nous vous conseillons (vivement !) de faire appel à un courtier immobilier, car il connaît parfaitement la situation du marché dans son domaine. Il a déjà l’habitude de négocier avec les banques de la ville. Le courtier immobilier est donc l’accompagnateur idéal pour obtenir les meilleures conditions de crédit immobilier.

Sa mission principale consiste à trouver l’offre qui convient le mieux à votre dossier. Il va minutieusement étudier votre situation pour trouver un crédit adapté à votre mode de vie et à vos charges mensuelles. Son but est de préserver votre pouvoir d’achat, vos habitudes et vos intérêts. Eh oui : il est dans votre camp !

Le courtier immobilier peut également se charger de trouver l’assurance emprunteur idéale pour votre projet. Il s’agit d’une garantie indispensable pour obtenir un prêt de la part d’une banque. Ce sont précisément ces niveaux de garantie qui sont importants pour préserver vos intérêts au cours de l’emprunt. 

Le taux fixe ou le taux variable

Habituellement, le courtier vous conseille sur le bon taux à choisir. Mais ne craignez rien : vous restez l’ultime décisionnaire et vous avez donc la liberté de choisir les conditions qui vous conviennent en cas de désaccord !

Le taux fixe

Le taux fixe est la somme que vous allez devoir rembourser tous les mois à la banque au cours de l’emprunt. Il englobe plusieurs facteurs comme la hauteur du taux, la durée du remboursement ou le montant des échéances. Toutes ces conditions sont fixées lors de la signature du contrat et ne peuvent pas changer pendant cette durée. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à cliquer sur ce lien. 

Le taux variable

Le taux variable peut fluctuer selon l’évolution du marché immobilier. Il peut donc s’avérer avantageux mais il comprend également des risques. En choisissant cette solution, vous allez devoir subir les fluctuations du marché tout au long du prêt.

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Comment centraliser toutes les données d’un bâtiment ?

Il est aujourd’hui rare de trouver un acteur immobilier qui ne soit pas présent sur le Web. En effet, le nombre d’agences immobilières ou d’acteurs immobiliers traditionnels présents sur Internet ont régulièrement augmenté ces dernières années.

Plus récemment, tous les métiers de l’immobilier adoptent une logique de plateforme réunissant tous leurs services au même endroit et permettant à l’utilisateur final de gérer son bien digitalement et simplement. Dans l’immobilier, la logique de plateforme prend tout son sens : payer et récolter son loyer en ligne, gérer les incidents et les travaux réalisés sur le bien, participer à la vie de l’espace partagé, suivre la consommation de son logement, détecter les anomalies, gérer son parc immobilier… Les nouveaux services digitaux fleurissent et rendent la pierre immatérielle !

Une bonne nouvelle pour le secteur de l’immobilier qui comptait parmi les derniers secteurs de l’économie à prendre le virage digital, faisant figure de colosse aux pieds d’argile, immuable.

Alors qu’est-ce qu’une plateforme digitale ? À quoi peut-elle servir ? Découvrez les utilités de ce type de plateforme spécialisée dans cet article.

Définition de la plateforme digitale

Avant de nous pencher sur la spécificité de la plateforme de gestion immobilière, il convient de comprendre ce qu’est une plateforme digitale. Par définition, il s’agit d’un service intermédiaire : c’est un lieu digitalisé où l’on anime et valorise des services et des informations diverses entre tiers.

L’objectif de cette animation est de permettre aux personnes entre elles d’échanger autour de ces contenus et services. Les plateformes mettent en relation les gens : c’est pour cela qu’on les nomme souvent « plateforme de mise en relation » ou encore « plateforme participative« , dans le cas où ù ce sont les usagers eux-mêmes qui participent à l’animation et produisent le contenu.

La plateforme digitale peut être un SAAS (Software As A Service) dont le développement et l’usage sont destinés à un métier ou à domaine d’activité particulier. Elle consiste en un système de hiérarchisation, de mise à jour et d’édition de contenus spécialisés livrés selon leur utilisation. Cet outil permet de collaborer et de partager des informations plus efficacement, plus rapidement et à un seul et même endroit partagé.

Ainsi une plateforme de gestion immobilière offre un lieu digitalisé et partagé regroupant toutes les informations liées à la gestion d’un bien : des développements qui ont énormément de sens lorsque l’on administre des parcs de location de biens à destination de particuliers, que l’on est syndic de copropriété ou encore quand on anime et gère un espace de coworking.

Zoom sur les plateformes de gestion immobilière

Centraliser les données d’un bâtiment : pourquoi et comment ?

Grâce à l’introduction continue d’appareils connectés dans nos vies quotidiennes, il est de plus en plus facile d’obtenir des informations liées à la vie d’un bâtiment et de récolter ces données regroupées sur une seule interface.

L’usage organisé de ces informations devient alors un outil incroyable pour les propriétaires, mandataires ou même les agences immobilières. Automatisation de tâches (relances de paiement, rappel de cotisation, etc.), gain de temps de traitement (paiement en ligne – plus de traitement de chèques), rappel automatique de délais… Cette nouvelle donne change radicalement certains métiers de l’immobilier, qui traditionnellement étaient d’énormes consommateurs de papier et de procédures.

Pour les habitants (locataires ou non), l’usage d’une plateforme digitale permet de communiquer avec son propriétaire ou son gestionnaire. Il sera également possible de suivre en temps réel les informations fournies par les objets connectés de votre logement. Quelle est la température de la pièce ? Quels sont les professionnels à qui vous pourrez confier des travaux d’urgence dans la maison ? Obtenez des informations fiables en quelques minutes de votre ordinateur ou de votre smartphone.

Digitalisation de l’immobilier : un futur pas si lointain

En France, certains “gros” acteur de l’immobilier se sont digitalisé ces dernières années : c’est le cas de Nexity et de Foncia à l’initiative exclusive de l’UNIS. Cela a donné naissance à la référence de la géolocalisation en 3D, Bien’Ici. C’est aussi le cas de  JLL avec ses propositions de visites virtuelles. Le procédé 3D Matterport révolutionne également l’appréhension de l’immobilier et amorce l’ère du BIM (Building Information Modeling).

En parallèle, de nouveaux petits acteurs prennent leur place et créent la grandissante PropTech. Le champ des possibilités est très vaste : tous les sujets tech ouvrent de nouvelles portes à un marché en pleine mutation : réalité augmentée, réalité virtuelle, la blockchain, l’Intelligence Artificielle…

Un large choix d’outils performants

Pour apporter une entière satisfaction aux utilisateurs, les plateformes de services pour immobilier sont dotées de multiples outils : il est, par exemple, possible d’accéder à toutes les données d’un patrimoine, aux différents équipements d’un lieu donné ou à ses partenaires ou des prestataires en temps réel.

Il existe aujourd’hui de nombreux acteurs proposant des plateformes de gestion locative ou de gestion de copropriété, des SAAS de gestion d’espaces de coworking… Elles sont souvent développées par les acteurs immobiliers eux-mêmes qui finissent pas mettre à disposition leur outil. Pour connaître celle dont vous avez besoin, il ne faut pas hésiter à comparer et tester !

Corner, logiciel de gestion d’espace de travail sur-mesure

Corner est un système d’information spécifiquement conçu pour la gestion d’espaces de travail et de coworking organisés en flex office. Notre solution, tout-en-un, intervient auprès de vous sous la forme d’un logiciel SAAS, au quotidien, dans la gestion, l’animation et l’organisation optimale de votre espace de bureau.
En savoir plus

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Vous parlez immobilier ? Hub-Grade oui !

Vous êtes perdu dans le dédale de définitions et de termes spécifiques à l’immobilier tertiaire ? On a pensé à vous et on vous a concocté cette liste de définitions communes et fréquemment utilisées, pour que vous ne soyez jamais perdu lorsque vous chercherez à louer un bureau.

Ici, Hub-Grade développe pour vous les spécificités relatives aux différents types de contrats ou de baux possibles. Il s’agit également de bien faire la distinction entre les différents types d’espace de travail existants : vous ne confondrez plus un bureau fermé avec un espace indépendant ! Vous ne passerez pas non plus à côté de la distinction entre un centre d’affaires et un espace de coworking… bonne lecture !

Les différents types d’espaces de travail

• Bureau fermé : comme son nom l’indique, un bureau fermé est un espace de travail vous permettant d’avoir votre intimité et votre tranquillité. Pouvant être dans n’importe quel espace, il est souvent la solution idéale pour une entreprise en fin d’incubation, en cours de lancement, une start-up, une TPE/PME…

• Poste de travail : le poste de travail est l’espace de travail le plus basique et adaptable : on les retrouve dans des centres d’affaires, coworking, open spaces, bureaux partagés… Idéal pour un auto-entrepreneur, un freelance ou un salarié porté par exemple, il permet de conserver une certaine mobilité et incite à la communication.

• Espace indépendant : l’espace indépendant est un espace de bureaux complètement privé et non partagé. Le locataire peut en disposer comme il le désire. C’est une solution de location de bureaux très prisée par les start-ups et les entreprises ayant un budget confortable. Un espace indépendant, c’est comme son nom l’indique, le choix d’un grand espace à gérer et aménager comme on le souhaite.

• Bureau partagé : le bureau partagé est souvent la solution pour laquelle les start-ups, TPE/PME optent, afin de partager les frais afférents à l’espace. Cela leur permet de prendre le temps de se développer avant de choisir un espace définitif. C’est aussi un bon moyen de cultiver un réseau professionnel, de mutualiser les compétences au sein d’un espace commun, voire même de découvrir de nouvelles opportunités de partenariats.

Où trouver un espace de travail à louer ?

• Espace de coworking : un espace de coworking est un espace de travail collaboratif, partagé avec d’autres entreprises, dans le but de mutualiser les ressources, répartir les charges relatives à l’espace de travail et travailler dans les meilleures conditions, pour une durée flexible. Entrant pleinement dans la démarche d’économie collaborative (où le partage de ressources est important), le coworking est de plus en plus apprécié, utilisé et démocratisé.

• Centre d’affaires : le centre d’affaires est une option prisée par les PME et les équipes projet de grands groupes, notamment pour trouver des solutions flexibles à leur problématique immobilières. En effet, y louer un bureau donne accès à des bureaux équipés, souvent de qualité supérieure, un certain prestige et une grande palette de services annexes pour votre activité (domiciliation commerciale, secrétariat, location de salles, affranchissement du courrier…).

• Plateau de bureaux / Open-space : aménagement emblématique des années 2000-2010, l’open-space, ou plateau de bureau ouvert, est un espace de travail sans aucune cloison. Si l’open-space permet un gain de place et une meilleure communication interne, il présente aussi quelques risques. Certains plateaux de bureaux sont loués sous cette forme, puis cloisonnés par le locataire (notamment dans le cas des baux 3/6/9).

• Colocation d’entreprises : dans ce type d’espace, des entreprises, start-ups louent des bureaux privatifs, et peuvent utiliser l’ensemble des espaces communs, qui sont mutualisés (cuisines, salles de réunion, etc.). À la différence des espaces de coworking ou centres d’affaires, aucun poste de travail n’est disponible dans ce type d’espace, les espaces communs étant uniquement dédiés aux différentes entreprises disposant d’un bureau dans la colocation.

Les différents types de baux et contrats utilisés dans l’immobilier de bureaux

En immobilier tertiaire, on distingue 2 types de baux et/ou de contrats : ceux permettant une location pour une durée dite flexible (n’excédant pas 36 mois) et le bail commercial, aussi appelé bail 3/6/9.

• Le Bail 3/6/9 / bail commercial : le bail 3/6/9 est la forme de contrat de location la plus classique. Une fois contracté, un locataire s’engage pour une durée de 9 ans, avec la possibilité de résilier ce contrat de manière anticipée tous les 3 ans, d’où le nom de bail 3/6/9. 

• Le contrat de sous-location : le contrat de sous-location de bureaux permet au locataire d’un bureau de mettre à disposition tout ou partie de son espace. À noter que ce type de contrat nécessite toujours un accord explicite du bailleur, que l’autorisation de sous-louer soit mentionnée dans le bail ou non.

• Le contrat de prestation de services : particulièrement adapté aux partages et colocations de bureaux, un contrat de prestation de services confère à l’hôte (propriétaire de l’espace) le droit de mettre la totalité ou une partie de son espace de travail à disposition d’un bénéficiaire. Ce dernier devra d’ailleurs se plier à l’ensemble des règles imposées par l’hôte durant toute la période de location du bureau, il pourra en contrepartie bénéficier des nombreux services annexes à la jouissance du bureaux proposés par l’hôte (conciergerie, etc.).

• Le bail précaire : le bail précaire (aussi appelé « bail dérogatoire ») est un contrat de location créé pour différer du bail commercial et répondre au manque de flexibilité rencontré par certaines entreprises (notamment les plus jeunes). Il est donc signé entre un loueur et un locataire pour une durée maximale de 3 ans

Pour aller plus loin… quelques prérequis administratifs et juridiques liés à l’immobilier de bureau

• Tout savoir sur le fonctionnement de la cotisation foncière des entreprises (ou CFE)

• Tout savoir sur le dépôt de garantie et ses modalités

• Le préavis locatif, comment ça marche ?

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Le CSE, comité social et économique, a pour objectif de remplacer les représentants du personnel votés au sein de l’entreprise. Mais quelles sont ses missions et compétences ?

Qu’est-ce que le Comité Social et Economique ?

Le comité social et économique (CSE) a été lancé par les ordonnances Macron datant du 22/09/17 (ordonnance 1386) dans le cadre de la réforme du Code du Travail. Ainsi, le CSE doit remplacer les représentants du personnel d’ici début 2020. Néanmoins, les représentants du personnel désignés, tels que les délégués syndicaux, doivent rester en place. Voici un aperçu du fonctionnement du CSE, dont nous abordons les conditions de mise en place.

Comment le CSE doit-il être mis en place ?

D’ici le mois de janvier 2020, le comité doit être mis en place par toutes les entreprises employant au moins onze salariés. Le calendrier de substitution dépend de la date à laquelle sont élus les actuels représentants du personnel.

Si les représentants du personnel sont présents

La mise en place de ce comité doit se faire au plus tard le 01/01/20 ou à une date antérieure, fixée par accord collectif d’entreprise si l’élection des représentants du personnel s’est faite avant le 23/09/17. Les mandats des représentants du personnel s’achevant entre le 23/09 et le 31/12/17 peuvent subir une prorogation d’un an. Si le mandat s’est achevé entre le 01/01/18 et le 31/12/18, sa durée peut être réduite ou prolongée d’un an au maximum par accord collectif ou sur une décision de l’employeur, suite à une consultation des représentants du personnel. Si le mandat s’achève après le 01/01/19, la mise en place du CSE se fera à la fin de ce dernier.

S’il n’y a pas de représentants du personnel

Si le lancement du vote des représentants du personnel s’est fait avant le 23/09/17, la mise en place du comité doit se faire le 01/01/20 au plus tard ou à une autre date fixée par accord collectif d’entreprise. Dans le cas contraire, sa mise en place doit se faire avant le 01/01/18.

Fonctionnement du CSE

Le comité social et économique est une instance unique possédant une personnalité civile et un budget unique. L’ordonnance Macron précise les différents montants ci-après pour les modalités de fonctionnement :

• Pour les sociétés qui emploient de 50 à 2 000 employés, l’employeur doit financer le comité avec une subvention de fonctionnement qui s’élève à 0,20% de la masse salariale.
• Les sociétés de plus de 2 000 employés doivent accorder une subvention de 0,22%.
• Pour les sociétés de plus de 3 000 employés, une réunion doit se tenir une fois par mois avec un ordre du jour. Quatre réunions sur douze devront avoir comme sujet la sécurité, la santé et les conditions de travail et l’emploi. Pour les entreprises de taille plus modeste, les réunions doivent se tenir tous les deux mois.
• Les membres de la délégation du personnel du CSE ont la capacité de saisir l’Inspection du Travail pour l’ensemble des observations et plaintes, en lien avec l’application des modalités légales dont elle doit garantir le contrôle. L’instance doit aussi garantir l’expression collective des employés.

Photo de couverture : © seb_ra – Istock by Getty Images

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Le bail commercial constitue le contrat le plus utilisé dans le domaine de l’immobilier professionnel, et est certainement l’un des plus complexes pour le législateur.

Il revêt des impératifs difficilement conciliables : la protection juridique du statut du locataire et la nécessité d’adaptabilité inhérente à la vie économique. C’est sans doute la raison pour laquelle le bail commercial a pu se trouver au cœur de la loi « Pinel », du 18 juin 2014 ou bien de la loi « Macron », du 6 août 2015.

L’équipe de Hub-Grade a donc pris l’initiative de vous apporter quelques clarifications sur ce contrat.

DÉFINITION DU BAIL COMMERCIAL

Il s’agit d’un contrat de location portant sur un bien immobilier affecté à une activité commerciale, industrielle ou artisanale.

La loi n’impose pas explicitement aux parties prenantes de contracter ce bail par écrit. Que vous soyez bailleur ou locataire, nous vous conseillons toutefois très fortement d’en rédiger un, afin de vous prémunir et éventuellement vous protéger en cas d’imprévu.

Pourquoi le bail commercial est-il communément nommé « bail 3/6/9 » ?

Un bail commercial doit être conclu pour une durée minimum de 9 ans. Ce contrat peut alors fixer une durée supérieure à cette période, mais en aucun cas celle-ci ne peut être inférieure.

Il est  aussi appelé bail « 3/6/9 » car le locataire a le droit de quitter le local commercial à la fin de chaque période de 3 ans. Par ailleurs, à l’issue de chacune de ces périodes triennales, le montant du loyer peut être révisé.

Si le bailleur est à l’initiative d’une demande d’augmentation de loyer en fin de période triennale, cette dernière est plafonnée :

Elle ne peut pas excéder la variation de l’indice trimestriel du coût de la construction ou, le cas échéant, de l’indice trimestriel des loyers commerciaux.

Malgré son appellation 3 6 9, ce contrat peut être stipulé pour une durée supérieure à 12 ans. Dans ce cas, il devra être rédigé par un notaire et être publié au bureau des hypothèques pour être opposable aux tiers.

Besoin d’un bail de moins de 3 ans ? D’autres solutions existent

Le bail commercial ne convient pas aux locations de courte durée. Pour répondre à ce type de besoins, d’autres baux commerciaux existent, notamment le bail dérogatoire, le bail précaire et éventuellement la prestation de service.

RÉGIME JURIDIQUE DU BAIL COMMERCIAL

Quelles sont les protections offertes par le bail commercial ?

Ce type de contrat est réputé pour le statut protecteur qu’il offre au locataire et ce, principalement pour trois raisons :

Le plafonnement du loyer

D’après le code du commerce, le montant initial du loyer n’est pas réglementé et reste fixé librement, ce n’est que la révision du loyer qui est encadrée (que cette dernière concerne un bail en cours ou lors de son renouvellement).

A compter du 1er septembre 2014, toute hausse de loyer intervenant dans un cas de déplafonnement sera désormais limitée à 10% par an du loyer payé l’année précédente.

Le droit au renouvellement du bail

Ce droit est d’ordre public : aucune clause contractuelle ne peut s’y opposer. En d’autres termes, le locataire dispose d’un droit de renouvellement et le bail ne peut prévoir de clause contraire.

Le bailleur peut néanmoins donner congé au locataire en refusant sa demande de renouvellement. Dès lors, le locataire pourra contester la décision et demander une indemnité d’éviction, sauf si le bailleur justifie ce non-renouvellement.

La résiliation du bail commercial

Elle est très encadrée par la loi, que cette dernière soit à l’initiative du bailleur ou du locataire, et ce, toujours dans le but de protéger le locataire.

Les principales obligations du bailleur et du locataire

Le bailleur est tenu de respecter plusieurs obligations pendant la durée du bail :

• Le bailleur est dans l’obligation d’informer le locataire au sujet des risques naturels et technologiques ainsi les éventuels sinistres subis
• Cela va sans dire, mais le bailleur doit mettre le ou les biens loués à disposition du locataire,
• Le  bailleur doit maintenir le bien en état de servir,
• Enfin, le bailleur doit garantir la jouissance paisible et la sécurité du ou des biens loués.

Le locataire est quant à lui dans l’obligation de payer le loyer dans les délais au bailleur et doit utiliser raisonnablement le ou les biens loués, tout en respectant la destination stipulée dans le bail signé.

Le bail commercial est- il soumis à un formalisme encadré ?

Le contrat de bail commercial n’est soumis à aucun formalisme particulier. Toutefois, il faut avoir conscience que sa conclusion par écrit, permet de prouver son existence. Il apporte également une sécurité juridique non négligeable.

Hub-Grade, agent immobilier digital dédié aux professionnels, accompagne ses utilisateurs dans la conclusion d’un contrat de bail.

FAQ : les questions liées au bail commercial les plus fréquentes

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L’association des thématiques autour de l’immobilier et du juridique peut paraître assez hermétique pour certains. Et pourtant les activités sont intrinsèquement liées… Pour y voir plus clair, voici une définition simple du “Bail dérogatoire”, l’une des alternatives au bail commercial classique. Aussi désigné par le terme contrat de “bail précaire”, il fait partie, avec le contrat de bail 3/6/9, des nombreux contrats de bail commercial auxquels vous pouvez avoir recours lorsque vous êtes locataire de votre espace de bureau. Chaussez vos lunettes, c’est lumineux 🙂

Définition du bail dérogatoire

Le bail dérogatoire, c’est quoi ?

Le bail dérogatoire, aussi désigné par l’expression “bail précaire” (ou plutôt “convention d’occupation précaire” désigne dans le droit des statuts des baux commerciaux un contrat de bail de courte durée. Son apparition intervient lors de l’édition de la fameuse Loi Pinel, entrée en vigueur le 20 juin 2014, qui a été complétée par un décret relatif au bail commercial le 3 novembre suivant, celui du bail dérogatoire.

Ce décret trouve donc son utilité dans les contrats de location de locaux commerciaux. Il est assez révolutionnaire car il permet de déroger aux règles jusque-là normalement applicables aux baux commerciaux censées protéger davantage le locataire.

Il permet, cependant, entre autres une plus grande flexibilité pour le loueur ainsi que pour le locataire. Sa principale particularité est qu’il ne peut durer plus de 36 mois, renouvellements éventuels compris. Beaucoup considèrent par-là qu’en privant le locataire de son droit au renouvellement au-delà de cette durée, il est moins protégé. C’est pourtant un véritable atout pour les petites et les jeunes structures ne bénéficiant pas de la trésorerie suffisante pour assumer un bail 3/6/9 (dépôt de garantie, préavis, engagement long…).

Pourquoi le bail dérogatoire  est-il communément nommé « bail précaire » ?

Le bail dérogatoire est surnommé “bail précaire” en raison des différences majeures qu’il présente face au bail commercial classique dit “3/6/9”.

La principale différence se situe au niveau de la durée du contrat : un contrat commercial classique, visant la location de locaux dédiées à la pratique d’une activité commerciale, engage le locataire sur 9 ans, offrant des possibilités de sorties au bout de 3 et 6 ans.
Le bail dérogatoire (ou “bail précaire”) profite aux différentes parties car c’est le seul qui permet la location pour une durée inférieure (maximum trois ans) aux baux commerciaux classiques.

Le régime juridique du bail dérogatoire

Juridiquement, quel est l’intérêt pour les parties de conclure un tel bail ?

Le bail dérogatoire possède de nombreux avantages.

• En effet il permet aux deux parties de s’engager sur une durée moindre.
• Pour le locataire, il offre notamment une belle flexibilité en lui donnant la possibilité de changer rapidement de locaux, selon l’évolution du nombres de collaborateurs au sein de son entreprise. Un atout pour les jeunes entreprises en croissance !
• Du côté du loueur, il permet de bénéficier de règles moins protectrices envers le locataire : durée d’engagement réduite, pas de droit au bail, le loyer n’est pas fixe ni plafonné.

Il présente également des points un peu plus négatifs à prendre en compte. Notamment le fait que seul le propriétaire peut décider du renouvellement du bail suite à l’expiration de ce dernier. Si ce n’est pas le cas, il doit quitter les lieux à la fin du bail. De même, comme il ne bénéficie pas du droit au renouvellement, il ne peut pas non plus recourir à la prime d’éviction.

Le bail dérogatoire est-il soumis à un formalisme spécifique?

Aucun formalisme n’est exigé pour le bail dérogatoire. Un bailleur peut aisément en émettre plusieurs de courte durée pour le même locataire du moment que la durée totale de location ne dépasse pas 3 années totale. Il permet ainsi d’inclure librement des clauses spécifiques au besoin de chacune des parties. En revanche, la clause de sortie doit obligatoirement correctement formalisée dans le contrat afin que ce dernier ne soit pas soumis au statut des baux commerciaux.

Résiliation anticipée : comment sortir d’un bail dérogatoire ?

Sur le principe, le bail dérogatoire a été élaboré de telle manière qu’il est normalement impossible d’en sortir avant la durée indiquée sur le contrat. Ainsi, ni le locataire, ni le loueur ne pourront résilier le contrat avant son terme.

Ce n’est qu’à l’issue de ce terme, qu’ils ne sont, ni l’un ni l’autre, pas dans l’obligation d’accepter le renouvellement du bail (dans la limite légale des 3 ans maximum).

Malgré tout, il peut être possible d’insérer dans le contrat une clause de résiliation anticipée dans laquelle les parties se mettent d’accords sur les conditions d’une éventuelle sortie d’un côté comme de l’autre.

Cette clause de résiliation établit ainsi les modalités de sorties de chacune des parties. Pour être efficace, elle doit envisager : les motifs acceptés, les conditions (fonds et forme) de la délivrance du congé, les échéances de la résiliation anticipée ainsi que la durée de préavis. Parfois il peut même être convenu d’indemnités.

En résumé, le bail dérogatoire ouvre le champs des possibles en matières de location de bureaux. Elle offre une grande flexibilité à des acteurs (loueurs comme locataires) ayant peu de visibilité et/ou une trésorerie insuffisante (startups, TPE, PME)…

Louer un bureau est désormais possible pour tous !

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La Société Civile Immobilière (SCI) est un contrat qui permet de mettre en commun plusieurs biens immobiliers pour que les associés en partagent les bénéfices ou contribuent aux pertes. La législation veut que la SCI soit dotée d’une personnalité juridique. Pour la gérer, les associés doivent désigner un gérant dont les pouvoirs seront définis dans les statuts (rappelons toutefois que le gérant doit systématiquement demander l’aval des associés avant de décider de l’achat ou de la vente d’un bien immobilier). Quant à la répartition des bénéfices, elle sera réalisée proportionnellement en fonction des droits de chaque membre. Focus sur ce type de société !

Créer une SCI : les avantages

La création d’une SCI offre de nombreux avantages, pour ne citer que la possibilité de réunir des moyens et des capitaux, dans le but d’obtenir des financements ou d’accroître la capacité financière des associés. En d’autres termes, la Société Civile Immobilière facilite l’acquisition de biens immobiliers, dont les charges seront réparties entre les membres.

Si le concept séduit autant les chefs d’entreprises, c’est parce qu’ils peuvent devenir directement propriétaires des biens immobiliers requis pour le fonctionnement de leurs activités. Ajoutez-y la possibilité de financer un immeuble via les loyers perçus grâce à la SCI. Mais ce contrat facilite surtout la transmission du patrimoine immobiliers aux héritiers des associés.

Grâce à la SCI, les créanciers n’ont pas la mainmise sur les biens immobiliers souscrits dans le contrat. La réduction des taxes et des impôts est également très appréciable, et il en va de même des avantages fiscaux, puisque vous avez la liberté de choisir l’imposition des bénéfices (IR ou Impôt sur le revenu, catégorie Revenus Fonciers ou Impôt sur les sociétés). En cas de litige une analyse patrimoniale facilitera l’arbitrage entre deux solutions possibles en fonction de vos objectifs.

Le rôle du gérant de la SCI

Le gérant de la Société Civile Immobilière est tenu de tenir la comptabilité, de fournir les justificatifs au Fisc et d’effectuer une présentation annuelle des comptes afin d’obtenir l’approbation des associés. En effet, chaque associé sera responsable des dettes sociales en fonction du montant de ses apports.

Créer une Société Civile immobilière en 5 étapes

La création d’une SCI débuta par la rédaction des statuts, le dépôt du capital et la publication d’une annonce légale. La constitution du dossier d’immatriculation et le dépôt de ce dossier au Greffe finaliseront les démarches.

La rédaction des statuts

Comme n’importe quelle société, la création d’une SCI implique la rédaction des statuts. Ces derniers permettent de définir les modalités et les pouvoirs détenus par le gérant. Pour de plus amples renseignements, vous pouvez consulter les fiches pratiques disponibles sur les sites spécialisés comme Legalstart.

Les statuts qui régissent une SCI intègrent différentes mentions, dont :

• La dénomination sociale
• Les noms des associés
• L’objet social
• Le capital social
• La durée de vie de la SCI

Les statuts de nomination du gérant seront disponibles en annexes. Une fois rédigés, les statuts qui régissent la SCI peuvent être validés auprès du Centre des Finances Publiques. Sachez néanmoins que, depuis le mois de décembre 2014, cette procédure n’est plus obligatoire.

Le dépôt du capital social

Cette démarche nécessite l’ouverture d’un compte bancaire sur lequel sera déposé le capital social de la Société Civile Immobilière. Chaque associé contribuera ainsi à la constitution du capital, quitte à organiser une levée de fonds. Une fois le montant versé à la banque, cette dernière délivrera une attestation de dépôt des fonds, ce document sera ensuite ajouté au dossier d’immatriculation de la SCI.

La publication d’une annonce légale

À l’instar d’une société classique, la publication d’une annonce légale est aussi une procédure obligatoire pour la SCI. L’annonce devra comporter plusieurs informations comme :

• La dénomination de la société
• La forme juridique
• Le nom du gérant
• L’adresse du siège social
• La date de prise d’activité

À titre indicatif, il faudra prévoir au moins 200€ pour pouvoir publier l’annonce légale.

La constitution du dossier d’immatriculation

Suite à la publication de l’annonce légale, l’étape suivante consiste à monter le dossier d’immatriculation. Il comportera plusieurs documents, dont :

• La déclaration de non-condamnation
• La déclaration des bénéficiaires
• Le formulaire M0

La déclaration de non-condamnation doit être signée par le gérant choisi par les membres de la SCI. Ce document prouve qu’il n’est pas visé par une interdiction judiciaire de gérer une société. En sus, une filiation permettra de vérifier l’identité du gérant de la SCI.

La déclaration des bénéficiaires effectifs est requise pour prévenir les éventuels actes de terrorisme et de blanchiment d’argent. Les associés qui détiennent plus de 25% de parts sociales doivent y être mentionnés.

Pour ce qui est du formulaire M0, ce document permet de procéder à l’immatriculation de la SCI. Et pour compléter le dossier d’immatriculation, il ne faut pas omettre les justificatifs d’identité, de domicile. Enfin, ajoutez-y l’attestation de parution au journal d’annonces légales ainsi que l’attestation de dépôt des fonds.

Le dépôt du dossier au Greffe

Une fois le dossier d’immatriculation constitué, il doit être déposé au Greffe du Tribunal de commerce. Cette démarche est obligatoire pour l’obtention de l’immatriculation de la SCI et du numéro Siren. Un extrait K-Bis sera délivré par la suite.

Selon le cas, le dépôt du dossier d’immatriculation peut être réalisé via courrier postal, même si l’idéal serait de le déposer directement au Greffe du Tribunal de commerce. Vous devrez également remplir le formulaire M0 en ligne. Pratique, vous avez désormais la possibilité d’immatriculer la SCI via internet auprès d’une Legaltech.

À la suite du dépôt du dossier d’immatriculation de la SCI, le Greffe vérifiera tous les documents : validité, concordance, etc. S’il s’avère que des justificatifs viennent à manquer, le dossier sera rejeté. En revanche, si tous les documents requis figurent dans le dossier, le Greffe le validera et enclenchera l’édition de l’extrait K-Bis.

La Société Civile Immobilière pourra ainsi prouver son existence et démarrer ses activités : acquérir de nouveaux biens immobiliers, intégrer de nouveaux associés, partager les bénéfices issus des locations et pallier les éventuelles pertes.

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Tous les indépendants sont considérés comme des Travailleurs Non Salariés (TNS). Jusqu’à aujourd’hui, pour pouvoir bénéficier de la Sécurité Sociale, ils cotisaient au Régime Social des Indépendants (le RSI). Mais, depuis le 1er janvier 2018, le gouvernement a entamé un processus de suppression de cette institution très controversée.

D’ici 2020, chaque indépendant sera rattaché au régime général de la Sécurité Sociale. Quels sont les changements que cela implique ? Comment la protection sociale des indépendants va-t-elle évoluer ? Nous vous apportons des réponses claires pour rester protégé et pérenniser votre entreprise.

La protection sociale, concrètement c’est quoi ?

Remboursements maladie, contrats de prévoyance, indemnités journalières, allocations familiales ou retraites… Ces postes constituent ce qu’on appelle la protection sociale. Tous les travailleurs, qu’ils soient indépendants ou salariés, bénéficient d’une protection sociale de base obligatoire garantie par les différents régimes de base de l’assurance maladie.

Les différents régimes de base

Les remboursements maladie

Ils correspondent à la prise en charge des dépenses pour les soins par la Sécurité sociale. Entre le régime général des salariés et le RSI des indépendants, les taux de remboursement sont identiques. Cette prise en charge constitue la base de la protection sociale d’un individu.

Les Indemnités Journalières (IJ)

Ces indemnités sont les versements de l’assurance maladie qui servent à rembourser le manque à gagner au moment d’un arrêt de travail. Comme avec les remboursements maladie, ces indemnités interviennent dans le cadre de la protection sociale de base d’un assuré. Pour les travailleurs indépendants, les taux de remboursement des IJ sont souvent inférieurs à ceux des salariés. De plus, ces IJ comprennent fréquemment des délais de carences, soit un laps de temps au début de votre activité où vous ne pouvez pas en profiter.

Attention : Les professions libérales ne peuvent pas bénéficier d’indemnités journalières dans le cadre de la protection sociale de base.

Les contrats de prévoyance

Ils servent à financer les arrêts de travail en cas d’incident pouvant impliquer un arrêt de travail temporaire ou permanent. Les indemnités journalières peuvent faire l’objet d’un contrat de prévoyance pour les personnes qui ne peuvent pas en bénéficier dans le cadre de l’assurance maladie. De la même manière, les contrats d’assurance invalidité et décès garantissent une rente ou le versement d’un capital en cas de coup dur. En fait, ces contrats viennent compenser une perte de revenu en cas de coup dur.

Attention : De base, les travailleurs indépendants ne sont pas couverts pour les accidents du travail et les maladies professionnelles. 

La retraite

Au moment de la cessation de l’activité, la retraite fait partie intégrante de la protection sociale de base. En effet, elle permet le versement d’une pension « retraite » mensuelle, au moment d’arrêter toute activité professionnelle. Il existe cependant une différence entre la retraite d’un salarié et celle d’un travailleur indépendant. Elle se trouve dans les taux de cotisations et la rémunération correspondante.

À noter : Il est possible de souscrire des contrats retraite complémentaires afin d’accroître un peu plus ses revenus.

La protection sociale est beaucoup moins étendue que pour les salariés du côté des indépendants. Mais c’est pour réduire ces inégalités que le gouvernement met en place de nouvelles mesures.

• D’abord la loi Madelin, qui permet de déduire à un indépendant de réduire ses cotisations pour la protection sociale de son revenu imposable.

• Mais plus récemment, la suppression progressive du RSI, afin de rattacher tous les indépendants au même régime général que les salariés…

Ce qui change pour les Travailleurs Indépendants

Depuis le 1er janvier 2018, certains travailleurs indépendants sont affiliés au régime général de la Sécurité Sociale. À cet effet, ils ne sont plus affiliés au RSI.

Ces changements concernent pour l’instant :

• les entrepreneurs individuels,

• les associés uniques d’EURL,

• les associés des SNC,

• les gérants majoritaires de SARL,

• les gérants majoritaires de SELARL,

• les associés de Sociétés civiles professionnelles

• et les associés de société en participation.

L’intégration de toutes les missions du RSI au sein du régime général a été programmée sur une période de transition de 2 ans.

Ainsi, la CPAM assure l’assurance maladie des travailleurs indépendants, les retraites de base par les Carsat et les retraites complémentaires par le CPSTI (Conseil de la Protection Sociale des Travailleurs Indépendants).

L’URSSAF a été désignée pour s’occuper du recouvrement des cotisations. Cependant, ces changements d’institutions ne modifient pas les modalités de calcul et de versement des cotisations et des prestations.

À terme, l’idée est de permettre aux indépendants d’avoir accès à une protection sociale de base plus performante et réactive. Cela permet également de faciliter le suivi des nouveaux parcours professionnels, moins linéaire qu’avant. En intégrant le RSI au Régime général, il devient plus simple de suivre l’évolution d’un salarié qui deviendrait travailleur indépendant et inversement.

Concrètement, les assurés n’auront aucune démarche à accomplir dans ce changement. Au contraire, ils pourront mieux consulter les canaux mis à leur disposition pour suivre la protection sociale à laquelle ils ont droit.

Pérenniser son entreprise en protégeant ses investissements

Implicitement, toutes ces réformes ont pour objectif de garantir la pérennité des entrepreneurs et inciter de nouvelles personnes à créer leur propre entreprise. L’idée est de donner l’opportunité aux entrepreneurs d’être plus serein dans la réalisation de leur projet professionnel.

Dans certains cas, les aléas de la vie peuvent mettre en difficulté une entreprise. Certains investissent des sommes d’argent importantes dans leur projet et perdent tout du jour au lendemain à la suite d’un imprévu. La protection sociale a pour objectif de protéger financièrement les travailleurs indépendants pour leur apporter sérénité dans leur travail quotidien.

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NDLR : Cet article sur Hub-Grade a été rédigé avec de l’information trouvée sur Bonne-Assurance.com.

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Né à la fin des années 1980 et récemment reconnu par le Ministère du Travail comme une profession à part entière, le secteur du portage salarial a plus que jamais le vent en poupe !

Pour vous expliquer le mode de fonctionnement quelque peu atypique de ce statut, nous laissons la place à Cadres en Mission, société de portage salarial créée en 1999.

Petit point historique sur un secteur bientôt trentenaire

Apparu en 1986, le principe du portage salarial a connu un développement très important jusqu’au début des années 2000 avec l’apparition des principales sociétés de portage salarial en France.

Après avoir été adoubé par le Ministère du Travail en 2016, le secteur du portage salarial s’est doté en mars 2017 de sa propre convention collective, renforçant au passage la sécurisation et l’encadrement des salariés portés.

Le principe du portage salarial

Souvent qualifié, à juste titre, de mélange de salariat classique et d’entrepreneuriat, le portage salarial est encore assez méconnu. Comment fonctionne concrètement ce statut qui séduit de plus en plus de travailleurs ?

Tout d’abord, il faut savoir que le consultant en portage salarial, plus communément qualifié de « salarié porté« , est comme son nom l’indique lié contractuellement à un employeur : la société de portage salarial. Bien que signataire d’un contrat de travail (CDD ou CDI), le salarié porté n’en demeure pas moins un travailleur autonome. Il a ainsi la responsabilité de trouver lui-même ses missions, de négocier ses interventions et de gérer sa propre clientèle.

Une autonomie qui lui permet également de s’organiser comme il le souhaite et de travailler dans le lieu de son choix (chez le client, à domicile, en espace de coworking…).

Par ailleurs, le salarié porté bénéficie d’une protection sociale à l’image de celle dont profitent les salariés classiques : sécurité sociale, cotisations retraite, congés payés, prévoyance, assurance chômage, mutuelle collective d’entreprise…

À moins d’avoir choisi la micro-entreprise, la gestion d’une entreprise s’accompagne nécessairement de quelques formalités. Des obligations administratives qui peuvent vite devenir source de cauchemars pour le travailleur indépendant souhaitant avant tout se concentrer sur son activité.

Bonne nouvelle ! Même si le salarié porté doit gérer sa clientèle, il peut toutefois se décharger de ses obligations administratives sur la société de portage. Moins de paperasse à gérer, c’est plus de temps à consacrer au développement de son activité !

Pour en savoir plus : « Le portage salarial : un fonctionnement à trois »

À quel profil d’indépendant s’adresse le portage salarial ?

Chaque travailleur indépendant avance en suivant ses propres aspirations. Alors que certains ont à coeur de gérer leur activité à 100 % par leurs propres moyens, d’autres n’ont pas envie de s’embarrasser avec ce qui relève finalement du secondaire. Le portage salarial s’adresse avant tout à cette catégorie d’entrepreneurs.

Notons toutefois que n’importe qui ne peut pas devenir salarié porté du jour au lendemain. Outre la capacité à gérer son activité de manière autonome, il est également nécessaire d’être détenteur d’une qualification et d’un haut niveau d’expertise dans son domaine. Par ailleurs, il est impossible d’exercer certaines activités en portage salarial, comme les professions réglementées.

Il faut enfin signaler que la rémunération perçue par le salarié porté correspond à environ la moitié de sa facturation HT. Une partie de son chiffre d’affaires est en effet reversée à la société de portage salarial en tant que frais de gestion et une autre partie correspond aux charges patronales et salariales. Par conséquent, un minimum de rémunération d’environ 2000 € net est nécessaire pour espérer devenir salarié porté !

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Souvent confondu à tort avec la caution, le dépôt de garantie dispose d’une définition et d’un régime juridique spécifique.

Pourtant, de nombreux locataires ou bailleurs ignorent la réelle vocation de cette garantie et ce, alors que la restitution de cette dernière est à l’origine de  nombreux contentieux.

C’est pourquoi l’équipe de Hub-Grade a pris l’initiative de vous apporter quelques clarifications sur cette notion.

I/ LA DÉFINITION DU DÉPÔT DE GARANTIE

Le dépôt de garantie, c’est quoi ?

Le dépôt de garantie est une somme d’argent versée par le locataire d’un bien immobilier  afin de garantir la bonne exécution de ses obligations contractuelles.

Elle a pour objet de se prémunir contre les loyers impayés et contre les éventuelles dégradations du bien mis en location.

Quelle est la différence entre le dépôt de garantie et la caution ?

Contrairement aux idées reçues, dépôt de garantie n’est pas synonyme de caution. En l’occurrence ces deux termes sont bien distincts : La caution n’est pas une somme, mais une personne et a principalement pour objet de rassurer le bailleur quant au paiement du loyer.

Le cautionnement est en effet le contrat en vertu duquel, une personne, nommée “caution” va s’engager à payer la dette d’un autre personne, nommée “débiteur “, si ce dernier ne la paye pas lui-même.

II/ LE RÉGIME JURIDIQUE DU DÉPÔT DE GARANTIE

Comment le dépôt de garantie fonctionne t-il ?

Il est possible de scinder le fonctionnement du dépôt de garantie en trois étapes:

1. le dépôt: Lors de son entrée dans les lieux, le locataire verse une somme fixe à son bailleur. Le montant du dépôt de garantie est, selon les circonstances, d’ un ou de deux mois de loyer.
2. la conservation :  Pendant la durée du contrat de location, le montant dudit dépôt est encaissé par le bailleur.
3. la restitution: A l’issue du bail et lors de l’état des lieux de sortie, le bailleur restitue la somme donnée par le locataire.

Le dépôt de garantie peut-il être assimilé à une avance sur loyer?

Le dépôt de garantie ne doit en aucun cas être assimilé à une avance sur loyer. C’est là encore, une idée erronée.

Conformément à ses obligations, le locataire est tenu de régler son loyer jusqu’à la fin de son contrat de location.  De ce fait, refuser de payer son loyer le dernier mois en raison de l’existence d’un dépôt de garantie pouvant financièrement compenser la somme sollicitée reste une alternative risquée juridiquement : le locataire serait susceptible de recevoir un commandement de payer.

Pourquoi la restitution du dépôt de garantie est elle source de contentieux?

Lors de la restitution, le bailleur pourra déduire sur le dépôt de garantie les éventuels loyers impayés ou le coût de la remise en état du bien si ce dernier a été dégradé.

Cette retenue peut faire l’objet de contestations par le locataire. Soit sur la légitimité de son fondement, soit sur la détermination du coût.

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Le préavis locatif, connu également sous l’appellation « congé », revêt au sein du droit immobilier une importance significative.

Or et malgré son apparente simplicité, respecter une procédure de résiliation d’un contrat de location peut s’avérer complexe et ce, en raison du manque d’intelligibilité des règles relatives au préavis locatif.
De nombreux conflits peuvent en effet résider pour les cocontractants. Il en est ainsi de la durée et du point de départ du congé.

C’est pourquoi l’équipe de Hub-Grade a pris l’initiative de vous apporter quelques clarifications sur ce délai de prévenance.

I/ LA DÉFINITION DU PRÉAVIS

Concrètement, un préavis, c’est quoi ?

Un préavis est un avertissement préalable que l’une des parties à un contrat doit adresser à son cocontractant afin d’informer ce dernier de son intention de mettre fin au contrat.

II/ LE RÉGIME JURIDIQUE DU PRÉAVIS

Comment connaître la durée et le point de départ du préavis locatif ?

En droit immobilier, le législateur impose souvent de nombreux délais de prévenance à respecter. Il s’avère de ce fait nécessaire de se révéler vigilant à cet égard. Il s’avère également judicieux de faire attention au point de départ dudit délai : la loi n’est sur ce point, pas toujours limpide.

Ces informations sont souvent détaillées dans le contenu de votre contrat.

La « lettre de préavis » est- elle soumise à un formalisme encadré ?

Le préavis est une information officielle qu’une partie adresse à une autre : il s’avère dès lors indispensable de respecter un formalisme adapté : Sauf si la loi ou le contrat en dispose autrement, le préavis peut être donné soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par acte d’huissier.

Par exemple, le législateur impose la forme du congé d’un bail commercial : il peut être donné par d’huissier, ou bien, depuis la parution de la loi relative à l’artisanat, au commerce et aux très petites entreprises du 18 juin 2014, par lettre recommandée avec accusé-réception.

Concernant le contenu de la lettre, le législateur reste muet. Toutefois, il est vivement conseillé d’indiquer explicitement le souhait de quitter le local loué.

Pourquoi faire appel à Hub-Grade pour vous accompagner dans la procédure de résiliation de votre bail?

Conscient de ces difficultés, Hub-Grade, agent immobilier digital, a mis en place une “ procédure de préavis” en ligne afin d’accompagner ses utilisateurs dans leur résiliation de contrat.

Vous êtes locataire ou loueur ? Déposez votre préavis en ligne tout simplement et dans le respect des normes en vigueur.

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La cotisation foncière des entreprises, connue également sous son célèbre acronyme « CFE » fait partie intégrante de la contribution économique territoriale, laquelle remplace la taxe professionnelle sur les équipements et biens mobiliers.

La contribution économique territoriale est composée de la Cotisation foncière des entreprises et celle sur la valeur ajoutée (CVAE).

Marquée par cette spécificité, la « CFE » reste, pour certains professionnels, une contribution aux contours flous.

L’équipe de Hub-Grade a donc pris l’initiative de vous apporter quelques clarifications sur ce point.

DÉFINITION DE LA COTISATION FONCIÈRE DES ENTREPRISES

Concrètement, la cotisation foncière des entreprises, c’est quoi ?

La cotisation foncière des entreprises est un impôt local ayant été créé par la loi de finances 2010.

Quelles sont ses caractéristiques ?

Elle a pour spécificité d’être basée sur la valeur locative des biens passibles de la taxe foncière. Elle n’est plus basée sur les équipements, les biens mobiliers et les recettes.

Comment est-elle calculée?

La formule permettant de calculer cette cotisation est la suivante : valeur locative cadastrale x taux appliqué par la collectivité.   

Concrètement…

• La valeur locative cadastrale d’un bien immobilier correspond au loyer annuel théorique qui pourrait être perçu par le propriétaire du bien lorsque ce dernier est loué dans des conditions normales. La valeur locative cadastrale évolue chaque année  en fonction de l’estimation qui est faite de la valeur de la propriété par le centre des Finances publiques.    
• Le taux appliqué par la collectivité est déterminé par délibération de la commune ou bien de l’établissement public de coopération intercommunale sur le territoire duquel le redevable dispose de biens imposables.   

RÉGIME JURIDIQUE DE LA COTISATION FONCIÈRE DES ENTREPRISES

Quel est son champ d’application ?

A l’exception  des entreprises bénéficiant d’une exonération permanente ou temporaire, la CFE est due par les personnes morales ou les personnes physiques exerçant de manière habituelle une activité professionnelle non salariée.

Comment la déclarer?

Pour les nouvelles entreprises, il est nécessaire de remplir au plus tard le 31 décembre de l’année de la création ou de la reprise de votre établissement une déclaration dite initiale.

En ce qui concerne les autres entreprises, il n’y a pas de déclaration annuelle à effectuer. Toutefois et pour certaines entreprises, une déclaration spécifique doit être déposée avant le 2ème jour ouvré suivant le 1er mai.

Il vous revient dès lors de rester vigilant lorsque vous êtes redevables d’une telle cotisation… D’autant que vous devrez régler le solde de la CFE au plus tard le 15 décembre de chaque année.

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Quelles obligations pour une domiciliation ?

Lorsqu’ils signent un contrat de domiciliation, le domiciliataire comme le domicilié s’engagent tous les deux à respecter un certain nombre d’obligations, sous peine d’amende ou de sanction pénale.

ABC LIV, dont la mission est d’aider les auto-entrepreneurs et les autres dirigeants d’entreprises à domicilier leur activité dans les plus beaux quartiers de Paris, nous en apprend un peu plus sur cette réglementation issue du Code de commerce.

Que dit la loi sur la domiciliation commerciale ?

Comme toute personne physique, une entreprise, quelle que soit sa taille, est liée à une adresse administrative, également appelée domiciliation commerciale. Si cette adresse peut correspondre au lieu d’activité de l’entreprise, la loi donne toutefois la possibilité à l’entrepreneur de choisir la domiciliation commerciale de son choix.

Le rôle de la société de domiciliation

Spécialisée dans la domiciliation commerciale des entreprises, la société de domiciliation est l’interlocuteur privilégié des dirigeants qui souhaitent domicilier leur entreprise à des adresses bénéfiques pour leur stratégie commerciale et pour la gestion administrative de leur activité professionnelle.

Cette prestation de domiciliation, d’une durée de 3 mois au minimum, s’accompagne généralement de services optionnels tels que le transfert de courrier ou l’hébergement téléphonique.

À propos du contrat de domiciliation

Bien que souscrire un contrat de domiciliation auprès d’une société spécialisée est une démarche rapide, il faut néanmoins s’attendre à quelques formalités. Le dirigeant doit fournir quelques éléments visant à prouver qu’il est dans les règles.

Précisons enfin que seules les entreprises immatriculées au RCS ou au répertoire des métiers ont la possibilité de recourir à une domiciliation commerciale auprès d’un domiciliataire.

Quelles sont les obligations du domiciliataire ?

Le domiciliataire est la personne morale ou physique qui propose un service de domiciliation à des sociétés, des entrepreneurs indépendants, des associations ou des particuliers. Titulaire d’un agrément délivré par la Préfecture , ce professionnel de la domiciliation doit également être immatriculé auprès du RCS ou du répertoire des métiers pour pouvoir exercer son activité, à moins d’être une association ou une personne morale française de droit public.

De plus, le domiciliataire doit proposer des locaux adaptés dans lesquels le domicilié peut profiter à loisir d’une pièce lui permettant de tenir des réunions dans la plus stricte confidentialité.

Bien sûr, tous les documents et justificatifs relatifs au contrat de domiciliataire doivent être soigneusement conservés par le domiciliataire qui doit les fournir aux autorités en cas de demande. Celui-ci doit également tenir informé le greffier du tribunal ou la chambre des métiers de la résiliation ou de l’expiration de tout contrat. Au bout de 3 mois sans nouvelles du domicilié, le domiciliataire a également pour devoir de le signaler.

Enfin, le domiciliataire doit envoyer la liste des domiciliés au 1^er janvier, chaque année, et tous les trimestres au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contribution à la sécurité sociale.

Quels sont les devoirs du domicilié ?

De son côté, l’entreprise domiciliée peut user de sa domiciliation commerciale comme d’un siège social, une succursale ou une agence, en fonction de ses besoins. Cette adresse doit faire l’objet d’une déclaration auprès du RCS et inclure le nom et l’immatriculation du domiciliataire.

Si le domicilié peut ponctuellement louer une salle pour recevoir sa clientèle ou organiser une réunion, cet endroit ne peut pas faire office de lieu d’activité principale.

Par ailleurs, le domicilié s’engage à signaler toute modification en rapport avec son activité, qu’il s’agisse de son adresse personnelle ou du statut juridique de son entreprise.

Enfin, le domicilié doit donner mandat au domiciliataire afin que ce dernier puisse recevoir toute notification en son nom.

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Lors de la vie d’une entreprise, un entrepreneur peut avoir l’opportunité d’ouvrir un second établissement.

Seulement et face aux multiples notions juridiques existantes proches de la notion de « second établissement », de nombreux professionnels peuvent se trouver en difficulté.

I/ DÉFINITION / EXPLICATION

a) Qu’est ce qu’un établissement secondaire ?  

Selon l’article R123-40 du Code de Commerce, un établissement secondaire est un  établissement permanent, distinct du siège social ou de l’établissement principal.

Il  est dirigé par la personne tenue à l’immatriculation, un préposé ou une personne ayant le pouvoir de lier des rapports juridiques avec les tiers.

b) Quelle est la différence entre un établissement secondaire, un établissement principal et un siège social ?

  –          Le siège social est l’adresse déclarée par l’entreprise lors de sa demande d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Il se trouve dans les statuts de l’entreprise et permet de déterminer d’une part  la nationalité d’une société et d’autre part,  les tribunaux territorialement compétents en cas de contentieux.  Concrètement, c’est le centre de la vie juridique et économique de la société.

–          L’établissement principal  est le lieu d’exploitation commerciale de la société. Il est de ce fait rattaché à un fonds de commerce, ce qui le différencie du siège social. Concrètement, le lieu du siège social de la société et de l’établissement principal  peut être différent. Mais dans la majorité des cas, c’est le même lieu.

II/ PROCÉDURE   

a) Quelle est la procédure à suivre afin d’ouvrir un second établissement?

En France, l’ouverture de l’établissement entraîne, pour la société, une immatriculation secondaire.

De ce fait, elle doit nécessairement faire l’objet d’une déclaration au registre du commerce et des sociétés.

b) Quelle est la différence entre un établissement secondaire et un établissement complémentaire ?

La différence entre l’établissement secondaire et l’établissement complémentaire se trouve au niveau de l’immatriculation.

–              L’établissement secondaire est le premier établissement ouvert dans le ressort du tribunal dans lequel  l’entreprise  n’est pas immatriculée.

–           L’établissement complémentaire  est un nouvel établissement ouvert dans le ressort du tribunal dans lequel l’entreprise est déjà immatriculée.            

Exemple: Votre entreprise est initialement immatriculée dans le ressort de la ville de Lyon. Si vous souhaitez en ouvrir un à Lyon, vous ouvrez un “ établissement complémentaire”. Si vous souhaitez ouvrir en un dans un autre ressort, comme Clermont-Ferrand, vous ouvrez un “établissement secondaire”.

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La loi « Pinel » en date du 18 juin 2014 réforme les dispositions relatives aux contrats de bail commercial et dérogatoire.

Par ces modifications législatives successives,  le législateur poursuit sa volonté non équivoque de protéger la partie faible au contrat. En l’occurrence, le locataire.

Le siège textuel de ces contrats est de ce fait parsemé par des retouches ponctuelles,  que l’équipe de Hub-Grade a pris l’initiative de vous exposer.

I/UNE REFORME TENDANT A AMÉLIORER LE STATUT DU LOCATAIRE

Pourquoi le législateur a-t-il souhaité améliorer le statut du locataire ?

La volonté initiale du législateur a été de  redynamiser les entreprises en  difficulté en cette période de crise économique.

Pour ce dernier, aider ces entreprises passe par l’amélioration  de leur statut de locataire, souvent inconfortable.

Comment le législateur a-t-il amélioré le statut du locataire ?

Le législateur a pris l’initiative de rapprocher le régime du contrat de bail commercial de celui du bail d’habitation.

En effet et notamment depuis la loi « ALUR » du 24 mars 2014, le statut protecteur du locataire ne cesse de se renforcer.

A cette fin, des mesures phares ont été prises. Ces dernières passent par un encadrement  strict par le législateur, des rapports locatifs entre bailleur et locataire.

II/ LES MODIFICATIONS SIGNIFICATIVES APPORTÉES PAR LA LOI « PINEL »

Quelles modifications substantielles ont été apportées sur le bail commercial ?

La mesure principale apportée par la loi « PINEL » concerne l’encadrement par le législateur, de l’évolution des loyers, tant en cours de bail, qu’en fin de bail.

Ensuite, la nouvelle loi donne au locataire un droit de préemption sur le local commercial qu’il loue si le propriétaire souhaite le vendre. Cette disposition s’inscrit dans la continuité des dispositions protectrices antérieures assurant la stabilité du locataire que sont la durée minimale de neuf ans du bail  et son  droit au renouvellement.

Enfin, le législateur a réajusté et réparti les droits et obligations des parties au contrat : Dorénavant, la répartition des taxes et des travaux est encadrée. De plus, afin de garantir la transparence des relations, un état des lieux d’entrée et de sortie est imposé.

Quelle modification particulière a  été apportée sur le bail dérogatoire?

La loi « PINEL » allonge la durée maximale du contrat de bail dérogatoire  puisqu’elle passe de deux à trois ans.

Ainsi donc, le législateur a souhaité permettre au locataire de « tester » son activité pendant une plus longue période. Et ceci avant que celui- ci s’engage dans le cadre juridique strict qu’est le bail commercial.

Emilie de Hub-Grade

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En raison de la souplesse qu’il peut offrir, le contrat de sous-location semble, a priori, très attractif. Toutefois, il reviendra au locataire de se révéler vigilant car ce contrat est très encadré par la loi.

L’équipe de Hub-Grade a donc pris l’initiative de vous apporter quelques clarifications sur ce contrat.

DÉFINITION DU CONTRAT DE SOUS-LOCATION

Le contrat de sous location c’est quoi ?

C’est un contrat par lequel un locataire donne en location tout ou partie de son logement à un tiers, nommé sous locataire. Le locataire devient alors à son tour bailleur.

RÉGIME JURIDIQUE DU CONTRAT DE SOUS-LOCATION

Le contrat de sous-location est- il soumis à des conditions particulières ?

Ce n’est que sous certaines conditions, définies strictement par la loi, que le locataire peut sous louer son local. Ces conditions varieront selon :

• la nature du bien ( selon que ce dernier concerne un local privé ou un logement social)
• la situation du bien ( que celui-ci soit meublé ou non).

Dans tous les cas, le locataire souhaitant sous louer son local ou l’un de ses bureaux doit impérativement obtenir l’accord écrit de son propriétaire. En l’occurrence, de son bailleur. La loi ALUR du 27 mars 2014 clarifie à ce titre très clairement ce point.

Quels sont les risques encourus par le locataire ? Ou par le sous locataire en cas de non-respect de ces conditions ?

À défaut d’autorisation du propriétaire, ce dernier est en droit de demander la résiliation du bail du sous locataire mais également celui du bail de son locataire initial.

Le propriétaire sera également en droit de demander des dommages et intérêts.

Pourquoi ce contrat a fait l’objet de contentieux judiciaire ?

Avec le succès florissant de la célèbre plateforme communautaire de location de logements de particuliers Airbnb, de nombreux locataires ont pu sous louer leur appartement.

Or,  dans la plupart des cas, ces derniers ne pouvaient pas juridiquement effectuer une telle opération car ils n’avaient  pas l’autorisation de leur bailleur. C’est la raison pour laquelle certains locataires ont été condamnés à des dommages et intérêts pour avoir sous-loué plusieurs chambres de leurs appartements sur cette plateforme.

Conscient de cette problématique juridique, Hub-Grade vous accompagne dans vos démarches. Vous pourrez ainsi louer un bureau en toute tranquillité.

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Le contrat de prestation de services est à l’heure actuelle de plus en plus utilisé par les professionnels, en raison de la flexibilité qu’il propose.

Le succès florissant de ce contrat est la conséquence indirecte de la rigidité du bail commercial, ce dernier s’avérant actuellement inadapté au nouveau marché économique.

Face à ce cadre juridique strict, le contrat de prestation de services s’avère être la réponse idéale pour les professionnels.

L’équipe de Hub-Grade a donc pris l’initiative de vous apporter quelques clarifications sur ce contrat.

DÉFINITION DU CONTRAT DE PRESTATION DE SERVICES

Le contrat de prestation de services, c’est quoi ?

C’est un contrat par lequel une personne, appelée « Prestataire » s’oblige, contre rémunération, à exécuter pour une autre, appelée «  Bénéficiaire » ou « Cliente », une prestation déterminée.

Que peut  revêtir  le mot « services » ?

Les services offerts par le Prestataire sont extrêmement variés. Cela peut recouvrir tant des moyens matériels que des moyens humains.

Il est ainsi, à titre d’exemple, de la fourniture d’un travail déterminé, d’un conseil, de la construction d’un site internet, ou bien d’un nettoyage ou de l’entretien d’un immeuble.

RÉGIME JURIDIQUE DU CONTRAT DE PRESTATION DE SERVICES

Quelles sont les obligations des parties à ce contrat ?

Pour l’essentiel, le prestataire s’engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose afin de réaliser les services précisément énumérés dans le contrat.

En contrepartie, le Bénéficiaire  a principalement pour obligation de payer le prix des prestations offertes.

Quel est le type de contrat de prestation de services proposé par Hub-Grade ?

Afin de vous  permettre de sécuriser  et d’encadrer strictement vos relations, l ’équipe de Hub-Grade vous propose un contrat de prestation de services  spécifique, adapté à vos besoins.

Dans le contrat proposé, le Prestataire offre à son bénéficiaire des moyens matériels. Des moyens tels que la mise à disposition d’un espace de travail, d’imprimantes, d’une ligne téléphonique, d’une machine à café…  On peut parler de moyens  humains : secrétariat, nettoyage…

Ces prestations vous permettront d’une part, de créer une synergie, c’est-à-dire de la création de valeur. D’autre part, elles permettent de dynamiser votre environnement professionnel.

Photo de couverture : © Aaron Burden on Unsplash

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