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Tout savoir sur le flex office : définition, avantages et inconvénients

Passé de 80% à moins 60% en seulement quelques années, le taux d’occupation des salariés sur leur poste de travail a drastiquement diminué. Les entreprises, petites et grandes, trouvent donc des moyens de s’adapter à ce phénomène. Le flex office en est un, plébiscité par de nombreux grands groupes.

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, la crise du coronavirus n’a pas durablement dépeuplé les bureaux. Elle a cependant, un impact sur la vision que les chefs d’entreprises ont de leur espace de travail. En effet, la qualité de l’espace de travail et son utilisation quotidienne par des salariés ayant désormais inclus le télétravail dans leurs pratiques, changent la donne !

Le flex office prend alors, aujourd’hui plus que jamais, tout son sens et s’invite dans nos bureaux. Voici un focus sur cette nouvelle organisation de l’espace et des conditions de travail, dont on a déjà beaucoup entendu parler.

Flex office, desk sharing… Qu’est-ce que c’est ?

Le flex office, c’est une forme d’attribution des postes de travail pour les salariés. Dans un mode d’organisation « classique » : le salarié à un poste fixe attribué, qu’il soit en open-space ou dans un bureau fermé.

En flex office, l’espace de travail est réparti en fonction des usages. Chaque matin, les employés iront donc dans des zones qui conviennent le mieux à la tâche qu’ils doivent mener, ou dans les différents espaces qui collent le mieux à leur mode de travail.

Typiquement un espace de travail optimisé pour le flex office est pensé pour que les salariés travaillent dans des conditions optimales. Les équipements suivent : on privilégiera par exemple l’utilisation généralisée d’ordinateurs portables, internet en Wi-Fi très haut débit etc.

Cela induit une répartition des espaces entre salons de travail confortables, salles de réunions connectés, phone boxes et plus globalement, tout type d’équipement permettant d’améliorer le bien-être au travail. En flex office, plus que des simples bureaux, les locaux de l’entreprise sont de véritables lieux totems pour l’entreprise, véhiculant ses valeurs et sa culture et renforçant le sentiment d’appartenance des collaborateurs.

En flex office, la nomadisation des salariés est donc directement liée à leur activité et leur humeur du moment. L’architecture des locaux en flex office fait souvent la part belle aux espaces partagés favorisant la communication entre collègues.

« Le desk sharing désigne le fait de ne pas avoir de bureau attitré et donc, d’avoir un bureau partagé. »

Bureau flexible, flex office : quelle différence ?

En immobilier d’entreprise, les 2 termes ne sont pas synonymes ! Le bureau flexible (ou location de bureau flexible) va désigner l’ensemble des locations d’espace de travail pour des durées allant d’une 1h à 3 ans, quand le terme Flex Office va plutôt désigner le mode d’organisation consistant à ne pas avoir de poste attitré sur le lieu de travail.

Dans la pratique, comment fonctionne le flex office ?

Au quotidien, le fonctionnement est simple : chaque salarié dispose d’un espace de rangement attitré et sécurisé dans lequel il est libre de stocker son ordinateur, son matériel ou des objets personnels. Lorsqu’il arrive au bureau, il n’a qu’à récupérer son ordinateur portable dans son casier et rejoindre l’espace de travail qui correspond à son humeur et sa mission du jour.

Un avantage qu’offre ce fonctionnement, c’est que le salarié n’a plus à sortir de l’espace de travail avec son PC portable, etc. Toujours plus agréable de faire métro-boulot-dodo quand on n’est pas surchargé par ses affaires ! Exception faite lorsque le salarié opte pour le télétravail partiel (hybridation du travail), lequel est d’ailleurs vivement encouragé par les entreprises passant au flex office.

L’objectif du flex office étant que le salarié choisisse l’espace de travail le mieux adapté selon ses tâches. Il peut donc librement opter pour du télétravail si cette solution est la meilleure.

Le flex office comme aide à l’organisation du travail

Télétravail et migrations

Ainsi, un autre aspect du flex office se développe à vitesse “grand V” aujourd’hui : la démocratisation du télétravail. Il est favorisé pour son côté pratique et il permet de respecter le protocole sanitaire de chaque entreprise. De plus, il permet d’apporter de meilleures conditions de travail aux salariés, avec par exemple la baisse de la durée des migrations pendulaires et l’augmentation du temps personnel de chaque télétravailleur.

Adéquation surface de bureau et besoins 

Bien adapté, le flex office permet l’adéquation entre présence humaine et mètres carrés utilisés. De nombreuses entreprises (petites et moyennes) peuvent ainsi adapter leurs espaces à leurs effectifs et réduire leurs charges immobilières. Une économie parfois non négligeable en ces temps difficiles…

Logistique et efficacité

Enfin, l’adéquation flex office et télétravail est idéale. L’occupation des bureaux n’étant pas fixe, le bureau devient un lieu de rencontre et répond aux nécessités logistiques (meetings, réunions d’équipe en physique). Aucun espace n’est personnalisé : il peut être soigneusement désinfecté. Les distances entre les postes de travail utilisés peuvent également être davantage respectées. 

Flex office et management

Le fonctionnement en flex office et en hybride implique d’adapter les modes de management en conséquence. Le contrôle doit progressivement laisser place à la confiance en les collaborateurs en place. D’un point de vue pratique, il est nécessaire de mettre en place des outils opérationnels permettant de partager les compétences et l’information concernant l’avancement des projets. Un bon système de communication interne est impératif. Pour cela, le digital peut fournir des solutions toutes indiquées.

A contrario, il est pertinent de définir des règles afin de limiter l’hyperconnexion !

vers la fin du bureau attitré

Une réponses aux nouveaux modes de travail : vers la fin des bureaux attitrés ?

Le flex office n’est pas une simple tendance mais une véritable évolution. Ce mode de répartition des postes de travail est la traduction, dans le secteur l’immobilier de bureau, d’un phénomène beaucoup plus global : le passage d’une économie de la propriété à une économie de l’usage.

On peut donc extrapoler et supposer que dans le futur, les bureaux attitrés disparaîtront. Cela se fera au profit de d’autres modes de consommation des espaces de travail, comme le flex office.

Les avantages et les risques du flex office

Les avantages

Réduire les coûts : le fonctionnement en flex office réduit le nombre et la surface moyenne des postes de travail d’une entreprise. Mécaniquement, cela fait baisser les charges et les loyers immobiliers dédiés à l’espace de travail. Significatif, quand on constate que le coût d’un poste de travail varie entre 12 000 et 14 000 euros par an.

Un boost pour la productivité et la créativité : le flex office peut être un véritable vecteur d’amélioration de la créativité. Pouvoir être libre et sortir de la routine permet de toujours trouver de nouvelles perspectives et de nouvelles idées !

le flex office, une bonne idée

Quant à la productivité : choisir un espace de travail dans lequel on se sent à l’aise est un vecteur significatif d’amélioration de la qualité de vie au travail. Or, l’on sait que la QVT a un impact direct sur l’amélioration de la productivité

Rencontrer de nouvelles personnes et créer des liens : en changeant tous les jours de lieu et d’environnement, l’on rencontre toujours de nouvelles personnes de sa société. Cela permet de créer du lien et de développer une forte culture d’entreprise.

Moins de contrainte, plus d’espaces collaboratifs : la multiplication des espaces communs et collaboratifs, favorise les échanges entre équipes transverses. C’est idéale pour gagner en agilité et travailler en mode projet.

Les risques

Moins de personnalisation : pas de bureau attitré, c’est aussi moins de décoration personnelle, à moins de les stocker et les transporter chaque jour de son casier à son poste de travail.

L’organisation est de rigueur : le quotidien lorsque l’on n’a pas de bureau attitré nécessite une plus grande organisation, fixer les lieux de rendez-vous avec les équipes au préalable, réserver un poste un espace de coworking (en cas de télétravail), trouver le bon spot en amont, etc. Malgré son apparente liberté, l’organisation en flex office doit rester rigoureuse !

Sous-estimer le taux d’occupation : certaines entreprises se sont lancées dans le flex office en misant sur un taux de remplissage trop faible, ce qui a surchargé les espaces de travail. Un écueil à éviter… Passer au flex office nécessite donc une réflexion préalable importante.

Les exemples de réussites : plusieurs grands groupes qui ont réussi leurs transitions vers le flex office

AXA France

Axa est récemment passé au flex office. La transition semble être un succès, notamment parce que l’entreprise est parvenue au préalable à se digitaliser et s’équiper en conséquence.

Une révolution douce et progressive pour Axa, qui préconise aujourd’hui l’”agile working”.

BNP Paribas

Le cas d’école : BNP Paribas a très largement opté pour le flex office, avec une réflexion entamée en 2016. 

Ensuite la transition est passée au matériel : remplacement des ordinateurs et téléphones fixes par des portables et création de plusieurs centaines de salles de réunion… Un projet colossal qui a aussi impliqué une transformation de fond du mode de management. Il est passé d’une logique très verticale à un mode de management plus flat, basé sur la responsabilisation de chacun.

Bouygues Immobilier

Bouygues Immobilier a transformé son siège social d’Issy-les-Moulineaux pour le faire passer au flex office en 2017.

Les premiers retours sont encourageants, l’espace ayant été pensé comme un créateur de lien.

« Cet espace a généré un vrai sentiment de fierté et d’appartenance à l’ensemble des collaborateurs, notamment ceux qui ont été rapatriés vers le siège » 

http://www.decision-achats.fr/Thematique/environnement-travail-1231/breves/flex-office-bonnes-pratiques-bouygues-immobilier-323658.htm

Dans ce monde qui sort progressivement (et définitivement ? Croisons les doigts !) de la covid 19, le fonctionnement en flex office est étudié lors de chaque projet d’immobilier tertiaire. Parfaitement compatible avec l’hybridation du travail, cette organisation s’inscrit moins comme une tendance que comme un changement durable.

Chez les plus petites entreprises, cela passera par une association bureau / télétravail, quand les plus grosses structures pourront y associer des locations flexible de hotspots en espaces de coworking.

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