Tout savoir sur le flex office : définition, avantages et inconvénients

Flex Office

Passé de 80% à moins 60% en seulement quelques années, le taux d’occupation des salariés sur leur poste de travail à drastiquement diminué. Les entreprises, petites et grandes, trouvent donc des moyens de s’adapter à ce phénomène. Le flex office en est un, plébiscité par de nombreux grands groupes.

Focus sur cette nouvelle organisation de l’espace et des conditions de travail, dont on a déjà beaucoup entendu parler.

Flex office, desk sharing… Qu’est-ce que c’est ?

Le flex office est une nouvelle forme d’attribution des postes de travail pour les salariés. Dans un fonctionnement classique : le salarié à un poste fixe attribué, qu’il soit en open space ou dans un bureau fermé. En flex office, l’espace de travail est réparti en fonction des usages. Le salarié ira donc dans la zone qui convient le mieux à la tâche qu’il doit mener.

Typiquement un espace de travail optimisé pour le flex office est pensé pour que les salariés travaillent dans des conditions optimales. Cela induit une répartition des espaces entre salons de travail confortables, salles de réunions connectés, phone boxes, etc.

En flex office, la nomadisation des salariés est donc directement liée à leur activité et leur humeur du moment.

Le desk sharing désigne le fait de ne pas avoir de bureau attitré et donc, d’avoir un bureau partagé.

Dans la pratique, comment fonctionne le flex office ?

Au quotidien, le fonctionnement est simple : chaque salarié dispose d’un espace de rangement attitré et sécurisé dans lequel il est libre de stocker son ordinateur, son matériel ou des objets personnels. Lorsqu’il arrive au bureau, il n’a qu’à récupérer son ordinateur portable dans son casier et rejoindre l’espace de travail qui correspond à son humeur et sa mission du jour.

Un avantage qu’offre ce fonctionnement, c’est que le salarié n’a plus à sortir de l’espace de travail avec son PC portable, etc. Toujours plus agréable de faire métro-boulot-dodo quand on n’est pas surchargé par ses affaires ! Exception faite lorsque le salarié opte pour le télétravail, lequel est d’ailleurs vivement encouragé par les entreprises passant au flex office.

En effet, l’objectif du flex office étant que le salarié choisisse l’espace de travail le mieux adapté selon ses tâches. Il peut donc librement opter pour du télétravail si cette solution est la meilleure.

Une réponses aux nouveaux modes de travail : vers la fin des bureaux attitrés ?

Le flex office n’est pas une simple tendance mais une véritable évolution. Ce mode de répartition des postes de travail est la traduction, dans le secteur l’immobilier de bureau, d’un phénomène beaucoup plus global : le passage d’une économie de la propriété à une économie de l’usage.

On peut donc extrapoler et supposer que dans le futur, les bureaux attitrés disparaîtront. Cela se fera au profit de d’autres modes de consommation des espaces de travail, comme le flex office.

Vers la fin du bureau attitré ?
Vers la fin du bureau attitré ?

Les avantages et les risques du flex office

Les avantages

Réduire les coûts : le fonctionnement en flex office réduit le nombre et la surface moyenne des postes de travail d’une entreprise. Mécaniquement, cela fait baisser les charges et les loyers immobiliers dédiés à l’espace de travail. Significatif, quand on constate que le coût d’un poste de travail varie entre 12 000 et 14 000 euros par an.

Un boost pour la productivité et la créativité : le flex office peut être un véritable vecteur d’amélioration de la créativité. Pouvoir être libre et sortir de la routine permet de toujours trouver de nouvelles perspectives et de nouvelles idées !

Quant à la productivité : choisir un espace de travail dans lequel on se sent à l’aise est un vecteur significatif d’amélioration de la qualité de vie au travail. Or, l’on sait que la QVT a un impact direct sur l’amélioration de la productivité.

le Flex Office, un concept intéressant

Rencontrer de nouvelles personnes et créer des liens : en changeant tous les jours de lieu et d’environnement, l’on rencontre toujours de nouvelles personnes de sa société. Cela permet de créer du lien et de développer une forte culture d’entreprise.

Moins de contrainte, plus d’espaces collaboratifs : la multiplication des espaces communs et collaboratifs, favorise les échanges entre équipes transverses. C’est idéale pour gagner en agilité et travailler en mode projet.

Les risques

Moins de personnalisation : pas de bureau attitré, c’est aussi moins de décoration personnelle, à moins de les stocker et les transporter chaque jour de son casier à son poste de travail.

L’organisation est de rigueur : le quotidien lorsque l’on n’a pas de bureau attitré nécessite une plus grande organisation, fixer les lieux de rendez-vous avec les équipes au préalable, réserver un poste un espace de coworking (en cas de télétravail), trouver le bon spot en amont, etc. Malgré son apparente liberté, l’organisation en flex office doit rester rigoureuse !

Sous-estimer le taux d’occupation : certaines entreprises se sont lancées dans le flex office en misant sur un taux de remplissage trop faible, ce qui a surchargé les espaces de travail. Un écueil à éviter… Passer au flex office nécessite donc une réflexion préalable importante.

Les exemples de réussites : plusieurs grands groupes qui ont réussi leurs transitions vers le flex office

AXA France

Axa est récemment passé au flex office. La transition semble être un succès, notamment parce que l’entreprise est parvenue au préalable à se digitaliser et s’équiper en conséquence. Une révolution douce et progressive pour Axa, qui préconise aujourd’hui l’”agile working”.

Majorelle // AXA tour la défense

BNP Paribas

Le cas d’école : BNP Paribas a très largement opté pour le flex office, avec une réflexion entamée en 2016. Ensuite la transition est passée au matériel : remplacement des ordinateurs et téléphones fixes par des portables et création de plusieurs centaines de salles de réunion… Un projet colossale, qui a aussi impliqué une transformation de fond du mode de management. Il est passé d’une logique très verticale à un mode de management plus flat, basé sur la responsabilisation de chacun.

bnp-paribas-flex-office-cafeteria

Bouygues Immobilier

Bouygues Immobilier a transformé son siège social d’Issy-les-Moulineaux pour le faire passer au flex office en 2017. Les premiers retours sont encourageants, l’espace ayant été pensé comme un créateur de lien :

Cet espace a généré un vrai sentiment de fierté et d’appartenance à l’ensemble des collaborateurs, notamment ceux qui ont été rapatriés vers le siège

Source : http://www.decision-achats.fr/Thematique/environnement-travail-1231/breves/flex-office-bonnes-pratiques-bouygues-immobilier-323658.htm

Bouygues-immobilier

Vous souhaitez passer au flex office ?

Contactez-nous ! En tant qu’agent immobilier digital agrégeant toute l’offre d’immobilier professionnel, Hub-Grade saura trouver l’espace de travail propice à votre passage en flex office.

Découvrez Hub-Grade