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Bureau flexible vs bail 3/6/9 : que choisir pour mon activité

Nombre d’entrepreneurs qui recherchent un local pour leur société se posent les mêmes questions :

Comment vais-je trouver un espace de travail à prix abordable ? Suis-je prêt à m’engager sur un bail commercial 3/6/9 ? Locataire ou propriétaire ? Ou bien est-ce que je préfère m’orienter vers un bureau flexible ? Suis-je à la recherche d’un espace de travail qui m’est propre où est-ce que je préfèrerais un espace collaboratif ? Comment le trouver ? Comment savoir ?

Autant de questions complexes auxquelles il est difficile de répondre car cela dépend des objectifs et des besoins de chacun.

Le lieu de travail est un élément important dans le développement d’une entreprise, le choix de ses bureaux influe directement sur plusieurs problématiques clés

  • attirer et fidéliser les talents dans la société ;
  • améliorer la productivité et surtout la qualité de vie au travail des collaborateurs ;
  • réduire les coûts, par l’importance de cette dépense dans le budget ;
  • l’émergence des idées créatives ;
  • accueillir ses prospects et clients
Espace de travail
Copernico via unsplash

Des alternatives au contrat de location

Les alternatives au bail commercial 3/6/9 et au bail professionnel se développent depuis quelques années, caractérisées principalement par le développement du coworking et plus globalement de l’immobilier tertiaire flexible, souvent régi par le contrat de prestation de services.

Quels sont les points forts de chacun de ces types de contrats ? Dans quel cas prendre la décision d’opter pour une location flexible, et dans quel cas le bail 3-6-9 ou le bail professionnel deviennent plus intéressant ?

Avantage à la location flexible concernant le loyer et les charges annuelles

L’immobilier est l’un des principaux postes de dépense des entreprises. Le coût annuel de l’espace de travail est donc l’un des critères essentiels de sélection et, sur ce point précis, les coworking et les espaces en location flexible ont des outils à faire valoir !

Si le loyer indiqué dans les annonces de location de bureau en bail commercial paraît souvent plus bas que le loyer d’un espace de coworking, en réalité il ne représente pas la même chose.

Billets
Jp-valery via unsplash

La mobilisation de trésorerie et les coûts cachés : gros points noirs des baux commerciaux

Sur une annonce de location de fonds de commerce ou de bureau en bail commercial, seule la surface mise à disposition est comprise dans le prix.

Ainsi, le locataire du bail devra également s’acquitter de toutes les charges locatives, des dépenses liées au dépôt de garantie (souvent aux alentours de 6 mois de loyer), d’éventuelles cautions bancaires et assurances, mais également des taxes foncières, municipales, des frais d’entretien. Sans compter tous les frais d’aménagement, d’équipement et d’infrastructure (mobilier, serveurs informatiques, rénovations éventuelles).

Autant de postes de dépenses qui vont soit augmenter le coût du loyer, soit mobiliser énormément de trésorerie pour le bail classique ou professionnel.

Une fois tous les “coûts cachés” additionnés, la location flexible clés-en-main est beaucoup plus abordable.

economies
Visual Stories – Micheile via unsplash

Immobilier flexible : des prestations all-inclusive et un prix lisible

À l’inverse, en immobilier flexible, le loyer affiché est le loyer payé ! Il comprend l’ensemble des charges, un équipement mis à disposition et des options qui peuvent varier d’un lieu à l’autre (ménage, conciergerie, domiciliation, salles de réunion, salle de sport,  boissons chaudes, etc.). 

Ce type de location inclut également l’accès à divers espaces mutualisés avec d’autres entreprises (des zones d’accueil, de détente, de déjeuner…). Encore une fois, cela varie d’un espace à l’autre, mais toutes les prestations comprises sont indiquées au préalable : en vous installant, vous arriverez en terrain connu. 

La location d’espaces flexibles est par conséquent une très bonne opportunité pour de petites entreprises d’installer leur activité dans une grande ville telle que Paris, là où l’immobilier est moins facile d’accès.

Office management, intendance et préavis : la location flexible simplifie tout !

Trois autres questions préalables et toutes aussi importantes que les coûts : l’installation, l’intendance et le départ des lieux. Et ici, pas de surprise, la location flexible est gagnante sur tous les points ! 

L’installation, un aménagement simplifié

Là où un bail 3/6/9 vous fournira uniquement la surface exploitable à meubler vous-mêmes, les espaces flexibles sont très souvent loués meublés (ou peuvent l’être sur demande). Toute entreprise en recherche de flexibilité peut s’installer du jour au lendemain en toute facilité.

Ils disposent également de tous les équipements nécessaires (imprimantes, copieurs, scanners, wifi, salles de réunion, cuisine, etc.) sans frais supplémentaires, là où dans un bail classique, ces charges sont supportées par le locataire. 

installation
Ryu Orn via unsplash

Le départ, des conditions avantageuses

Aussi facile que l’installation, les espaces de travail flexibles sont tout autant avantageux lorsqu’il s’agit de quitter les lieux. 

Un espace de coworking n’impose, par exemple, aucun préavis ! En immobilier d’entreprises flexible, le préavis excède rarement les 3 mois et peut être déposé sans contrainte de période triennale. Le délai minimum d’engagement et la durée du préavis sont régulièrement négociés entre les différents parties lors de la signature du contrat de prestation de services.

Pour le bail 3/6/9, en revanche, en dehors des cas particuliers de manquement aux obligations du contrat et pendant la durée du bail, la résiliation d’un bail commercial par le locataire nécessite impérativement une demande de congé formulée avec un préavis de 6 mois avant chaque période triennale. Le locataire doit donner congé par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception.

L’intendance, le grand atout de la location flexible

À l’heure où les offres concernant les espaces de travail sont en pleine mutation et où le bien-être des collaborateurs joue un rôle clé dans une entreprise, les espaces flexibles tirent leur épingle du jeu

Les espaces en prestation de services mettent à disposition les espaces de travail, oui, mais offrent également toute la prestation d’office management et d’intendance.

Le réassort est également géré par le gestionnaire du coworking ou du centre d’affaires : pas besoin de gérer les stocks de papier, de café, les abonnements divers… Tout est fait pour que les locataires ne manquent de rien et se sentent bien, comme chez eux. Remarque non anodine par ailleurs, puisque de plus en plus d’offres flexibles proposent aujourd’hui de configurer des bureaux fermés entièrement à votre image !   

Qualité de vie au travail et performance : chaque solution a ses avantages

Loin des apparences, l’immobilier d’entreprise flexible ne concerne plus uniquement ceux à la recherche de postes de travail en open-space. On peut trouver des bureaux fermés en centre d’affaires par exemple, mais également de plus grands plateaux mono-entreprise en prestation de services.

Plus coopératifs, généralement plus animés, les coworking, centres d’affaires et autres colocation d’entreprises jouissent de plusieurs avantages qui peuvent permettre de : 

  • se développer un réseau (particulièrement important lors du démarrage d’une carrière de freelance) ;
  • se tenir au courant des différents événements locaux en lien avec votre secteur de travail ;
  • pouvoir bénéficier des compétences et savoirs des autres résidents ;
  • mutualiser les espaces communs ;
  • développer sa créativité et sa productivité.
bien-être au travail
Brook Cagle via unsplash

Mais si le bail flexible présente autant d’avantages face au bail commercial, dans quelle situation faut-il se tourner vers ce dernier ?

Le bail commercial, encore utile !

Personnaliser son espace

Il est plus facile de personnaliser les locaux à l’image de l’entreprise lorsque l’on en est l’unique résident. En cela, le bail commercial peut présenter un avantage, même si de plus en plus d’opérateurs proposent des solutions clés-en-main, à la fois totalement indépendantes et flexibles. Le bail commercial est par ailleurs mieux adapté aux commerces ayant pignon sur rue.

À noter le développement du « bureau opéré« , une offre définie comme  » un espace de travail à mi-chemin entre le bureau traditionnel et le coworking « . Cette tendance propose aux entreprise de louer des bureaux indépendants, totalement privatifs, clés-en-main et surtout, avec toute une gamme de services à la carte (charges, mobilier, salle de réunion, entretien, ménage, café, conciergerie, internet…), le tout avec une seule et unique facture !

Une offre flexible qui a pour avantage de pouvoir être entièrement personnalisable et permet à une entreprise de se sentir chez elle, même dans une location flexible.

Agrandissement de l’équipe

Si les espaces de coworking et autres formes de travail collaboratif sont en effet de bons vecteurs d’échanges de compétences et de collaboration, des limites se font sentir lorsque les équipes grandissent

Les entreprises ayant besoin de très grandes surfaces de bureaux (1000m² et plus) auront également plus intérêt à se tourner vers des baux commerciaux, où l’offre de biens reste actuellement plus étoffée que le flexible.

Néanmoins, face à l’explosion du télétravail et le besoin de plus en plus important de flexibilité exprimé par les salariés, les grands groupes peuvent également se tourner vers des modèles hybrides, alliant des espaces en baux commerciaux et d’autres en coworking.

L’impact sur l’image de son entreprise

Selon son activité, les locaux ont effectivement un impact sur l’image de l’entreprise. 

D’un côté, les nouveaux modes de travail et les solutions plus flexibles transmettent des valeurs d’innovation, une image jeune, créative et dynamique.

De l’autre côté, le bail commercial 3/6/9 et le bail professionnel induisent une image de maturité, plus développée et une expérience. Par ailleurs, le bail classique est un contrat de location de long termes. Un renouvellement peut s’opérer avec le bailleur lors de la fin du contrat, une décision intéressante pour toute activité en croissance qui cherche à devenir stable.

Par essence, toutes les entreprises ne peuvent pas s’épanouir dans les mêmes espaces. Dans le coworking par exemple, on retrouve plus généralement des petites structures comme des start-up, PME/TPE et des indépendants.

Passé un certain cap, il apparaît plus intéressant pour des entreprises de grande taille de devenir propriétaire des murs de leurs bureaux. Pour une majorité des cas il apparaît plus intéressant stratégiquement et économiquement d’acquérir ses propres espaces, s’installer de façon pérenne et développer son image.

Alors, location flexible ou bail commercial classique ?

Les deux solutions disposent d’avantages et d’inconvénients, mais la flexibilité, l’économie et la qualité de service proposée par la location flexible laisse penser que cette dernière solution est la plus adaptée pour les TPE, PME, ETI, start-up et indépendants à la recherche de modèles hybrides.

Les grands groupes en recherche de pérennité et de développement d’image auront plus d’intérêt à se tourner vers le bail 3/6/9 ou le bail professionnel, voire même d’acquérir leurs propres espaces.

Si vous êtes à la recherche de bureaux flexibles ou d’espaces de coworking, contactez-nous pour vous faire accompagner par nos conseillers Hub-Grade pour trouver l’offre qui vous correspond !

Contactez nos équipes Hub-Grade pour un accompagnement personnalisé lors de 
votre recherche d’espace de travail !

Crédit photo de couverture : (c) Marcus Loke – Unsplash

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