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Bail commercial 3-6-9 VS prestation de service en coworking : que choisir ?

Tous les entrepreneurs qui recherchent un local pour leur business se posent les mêmes questions :

Comment vais-je trouver un espace de travail à prix abordable ?

Suis-je prêt à m’engager ou est-ce que je préfère m’orienter vers un service flexible ? Suis-je à la recherche d’espace de travail qui m’est propre où est-ce que je préfèrerais travailler avec d’autres personnes ? Comment le trouver ? Comment savoir ?

Autant de questions difficiles auxquelles il est difficile de répondre car elles dépendent des objectifs et des besoins de chacun.

Le lieu de travail est un élément important dans le développement d’une entreprise, le choix de ses bureaux influe directement sur plusieurs problématiques clés : 

  • attirer et fidéliser les talents, 
  • améliorer la productivité et surtout la qualité de vie au travail des collaborateurs, 
  • faire émerger des idées créatives, 
  • accueillir ses prospects et clients…

Il est parfois difficile de s’y retrouver dans l’offre de location tout particulièrement lorsqu’il s’agit du choix du contrat de location d’espace de travail. Les alternatives au bail commercial se développent depuis quelques années, caractérisées principalement par le développement du coworking et plus globalement l’immobilier tertiaire flexible, souvent régi par le contrat de prestation de service.

Quels sont les avantages de chacun de ces contrats ? Dans quel cas opter pour une prestation de services, et dans quel cas le bail 3-6-9 devient plus intéressant ?

Avantage à la prestation de service concernant le loyer et les charges annuelles

L’immobilier est l’un des principaux postes de dépense des entreprises. Le coût annuel de l’espace de travail est donc l’un des critères essentiels de sélection et sur ce point précis, les coworking et les espaces en prestation de service ont des outils à faire valoir !

Si les loyers indiqués dans les annonces de location de bureau en bail commercial paraissent souvent plus bas que ceux des espaces de coworking, en réalité ils ne représentent pas la même chose.

Voir comment son exprimés les loyers en bail commercial et en coworking.

Immobilier flexible : des prestations all-inclusive et lisibles

Le loyer affiché sur une prestation de service est calculé au poste de travail : il comprend l’ensemble des charges, un équipement mis à disposition et des services qui peuvent varier d’un espace de coworking à l’autre (ménage, conciergerie, salles de réunion, boissons chaudes, etc.). 

Ce type de location inclut également l’accès à divers espaces mutualisés avec d’autres entreprises (des zones d’accueil, de détente, de déjeuner…). Encore une fois, cela varie d’un espace à l’autre, mais toutes les prestations comprises sont indiquées au préalable : en vous installant, vous arriverez en terrain connu. 

La mobilisation de trésorerie et les coûts cachés : gros points noirs des baux commerciaux

Sur une annonce de location de fonds de commerce ou de bureau en bail commercial, seule la surface mise à disposition est comprise dans le prix.

Ainsi, le locataire du bail devra également s’acquitter de toutes les charges locatives, des dépenses liées au dépôt de garantie (souvent aux alentours de 6 mois de loyer), d’éventuelles cautions bancaires et assurances, mais également des taxes foncières, municipales, des frais d’entretien. Sans compter tous les frais d’aménagement, d’équipement et d’infrastructure (mobilier, serveurs informatiques, rénovation éventuelles).

Autant de postes de dépenses qui vont soit augmenter le coût du loyer, soit mobiliser énormément de trésorerie.

Une fois tous les “coûts cachés” additionnés, la prestation de service clés-en-main est beaucoup plus abordable.

Office management et intendance : la location flexible simplifie tout !

Les espaces en prestation de services mettent à disposition les espaces de travail, mais offrent également toute la prestation d’office management et d’intendance.

Contrairement à l’immobilier commercial, les espaces flexibles sont très souvent meublés (ou peuvent l’être sur demande), disposent de tous les équipements nécessaires (imprimantes, copieurs, scanners, wifi, salles de réunion, cuisine, etc.)

Le réassort est également géré par le gestionnaire du coworking ou du centre d’affaires : pas besoin de gérer les stocks de papier, de café, les abonnements divers…

Fin de location : des préavis plus courts et une résiliation plus simple en coworking

En dehors des cas particuliers de manquement aux obligations du contrat et pendant la durée du bail, la résiliation d’un bail commercial par le locataire nécessite impérativement une demande de congé formulé avec un préavis de 6 mois avant chaque période triennale. Le locataire doit donner congé par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception.

Retrouvez nos infos complètes sur le bail commercial

Du côté de la prestation de service, la donne est plus simple : certains coworking n’imposent par exemple aucun préavis ! En immobilier d’entreprises flexible, le préavis excède rarement les 3 mois et peut être déposé sans contrainte de période triennale. Le délai minimum d’engagement et la durée du préavis sont régulièrement négociés entre les différents parties lors de la signature du contrat de prestation de service.

Qualité de vie au travail et performance : chaque solution à ses avantages

Loin des apparences, l’immobilier d’entreprise flexible ne concerne pas (plus?) uniquement ceux à la recherche de postes de travail en open-space. On peut trouver des bureaux fermés en centre d’affaires par exemple, mais également de plus grands plateaux mono-entreprise en prestation de service.

Plus coopératifs, généralement plus animés, les coworking, centres d’affaires et autres colocation d’entreprises jouissent de plusieurs avantages qui peuvent permettre de : 

  • se développer un réseau (particulièrement important lors du démarrage d’une carrière de Freelance) ;
  • se tenir au courant des différents événements locaux en lien avec votre secteur de travail ;
  • pouvoir bénéficier des compétences et savoirs des autres résidents ;
  • mutualiser les espaces communs.

Le tout, propose une décoration bien souvent à la pointe de la tendance, avec du mobilier de qualité et, de plus en plus, des espaces personnalisés aux couleurs des résidents.
Mais si le bail flexible présente autant d’avantages face au bail commercial,  dans quelle situation faut-il se tourner vers ce dernier ?

Il est plus facile de personnaliser les locaux à l’image de l’entreprise, lorsque l’on en est l’unique résident. En cela, le bail commercial peut présenter un avantage, même si de plus en plus d’opérateurs proposent des solutions clés-en-main, à la fois totalement indépendantes et flexibles. Le bail commercial est par ailleurs mieux adapté aux commerces ayant pignon sur rue.

Les entreprises ayant besoin de très grandes surfaces de bureaux (1000 m² et plus) auront également plus intérêt à se tourner vers des baux commerciaux (voire de l’achat), où l’offre de biens reste actuellement plus étoffée que le flexible.

Néanmoins, face à l’explosion du télétravail et le besoin de plus en plus important de flexibilité exprimé par les salariés, les grands groupes peuvent également se tourner vers des modèles hybrides, alliant des espaces en baux commerciaux et d’autres en coworking.

Prestation de service ou bail commercial ? Les deux solutions disposent d’avantages et d’inconvénients, mais la flexibilité, l’économie et la qualité de service proposée par la prestation de service laisse penser que cette dernière solution est la plus adaptée pour les TPE, PME, ETI, startups et grands groupes à la recherche de modèles hybrides.

Contactez Hub-Grade pour un accompagnement personnalisé lors de votre recherche d’espace de travail !

Crédit photo de couverture : (c) Marcus Loke – Unsplash

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