La réunion : une nécessité ou une corvée ? Les avis divergent sur la question, notamment à la vue de l’aspect chronophage de celles-ci et du peu de bénéfices retirés. D’ailleurs, de nombreuses interrogations émanent du sujet : doit-on se réunir pour tout ? C’est quoi une BONNE réunion ?

Focus sur la maladie chronique des travailleurs Français : la réunionite.

La réunionite... c'est quoi ?

La réunion… Une étape importante dans le cycle de vie d’une entreprise. On peut unanimement s’accorder sur le fait que les réunions sont tout à fait normales, voire nécessaires dans le cadre d’une vie de groupe, pour mettre en place des solutions concrètes, discuter autour de points importants, se mettre d’accord sur de nouveaux fonctionnements et adopter une certaine aisance de dialogue. Les bénéfices d’une réunion bien définie, structurée et cadrée sont nombreux : les collaborateurs finissent souvent rassurés, content d’avoir abordé leurs points et soumis leurs idées, mieux cadrés, plus susceptible d’évoluer convenablement et dans la direction que l’entreprise veut emprunter. Elles ont pour vocation également d’aider à la cohésion d’ensemble.

Cependant, un syndrome courant se développe de plus en plus, notamment dans les entreprises françaises… On programme réunions sur réunions, pas toutes d’un grand intérêt ou utilité (reconnaissons-le), dont la longueur peut décaler le programme d’une journée, dont l’ordre du jour est flou, qui peuvent attiser des tensions… Du coup, l’impact de ces réunions pas toujours constructives se ressent sur l’efficacité et la productivité de l’entreprise. Le phénomène de plus en plus récurrent et typiquement français se nomme la réunionite.

La réunionite sévit : quelques statistiques…

La réunionite touche TOUT le monde...

La réunionite frappe fort… Souvent attrapée par les cadres et dirigeants, les symptômes sont assez interpellants. Une étude réalisée en octobre dernier par l’Ifop, et relayée par le Huffington Post révèle les éléments suivants :

  • 3 rendez-vous / semaine
  • 1h19 de réunion en moyenne
  • Les cadres décrochent au bout de 52 minutes, mais 23% des sondés perdent le fil au bout de 30 minutes
  • 81% s’occupent en faisant autre chose, plus d’¼ sortent de réunion sans savoir quoi faire ou arriver à reconstituer l’ordre du jour…

Une autre étude, cette fois réalisée par Wisembly révèle que “mis bout à bout, les meetings, briefs et réunions représentent 24 JOURS de travail par an pour un cadre, soit plus d’un mois…” Sur ces 24 jours, 10 sont consacrés à des réunions peu constructives et efficaces.

Si elles semblent à priori liée au secteur d’activité, on peut aussi faire un rapprochement entre le nombre de réunions et le niveau de salaires et de responsabilité. Ainsi, la réunionite touche plus souvent les cadres que les opérationnels.

Des statistiques pour le moins alarmantes sur le bien fondé et l’utilité des réunions. Mais le phénomène s’accentue, et il semblerait qu’elles soient encore dans les manières de fonctionner d’un grand nombre de cadres et de dirigeants. On peut repérer des signes avant-coureurs comme : une inattention lors des réunions, un sentiment d’inutilité, des plannings surchargés… ou des facteurs qui l’accentuent : un espace de réunion trop inadapté, un interlocuteur peu éloquent, une atmosphère oppressante…

Si le symptôme de la réunionite est bien connu, il est cependant difficile de mettre un nom sur la solution clé. (et ça en frustre certains….)

Quelques clés pour lutter contre la réunionite

Les solutions pour lutter contre la réunionite sont diverses et variées. Si elles relèvent d’une bonne dose de self-discipline et de rigueur, elles demandent aussi une certaine flexibilité dans l’emploi du temps et l’organisation.

Parmi les solutions, on peut citer par exemple :

  • La diversification des formes de réunion :

Des stand-up meetings (meetings debout), points journaliers de 10-15 minutes, dans un cadre extérieur à celui de l’entreprise…

Tenir des réunions, c’est bien… Les tenir dans un cadre stimulant en alternant les espaces de travail par exemple, adopter de nouvelles formes de réunion, c’est mieux ! Varier la forme des réunions est salutaire.

Lutter contre la réunionite : plusieurs intervenants

  • La tenue d’un ordre du jour :

Rien de tel qu’une réunion qui suit son cours, sans dériver sur des points annexes ou de moindre importance… Soyez proactifs et spontanés, en introduisant les sujets à aborder en début de réunion et en concluant par ceux-ci, en s’assurant que tous ont suivi.

  • Faire des pauses en cas de longues réunions :

Et pourquoi pas ? A la manière d’étudiants ayant besoin de pauses, pour revenir en cours concentrés, s’aérer l’esprit durant de longues mais nécessaires réunions, prendre l’air, un café (ou deux) et se dégourdir les jambes peut s’avérer particulièrement bénéfique.

  • La participation de plusieurs interlocuteurs :

Quand les défauts de l’un sont compensés par les qualités de l’autre et vice-versa… L’attention peut se trouver améliorée et l’intervention plus pertinente, si deux interlocuteurs prennent en charge la réunion. Cela peut également être l’occasion pour le plus expérimenté d’épauler le moins à l’aise, le plus habile et éloquent avec le plus timide… Si cela peut s’avérer être un bon exercice pour les speakers, cela peut également attirer l’attention de l’audience.

  • Laisser de l’autonomie et de l’auto-gérance aux équipes :

Un des maux de la réunionite réside dans la nécessité pour les cadres de présider toutes les réunions, ce qui leur fait perdre un temps considérable dans leurs tâches, et peut s’avérer préjudiciable à long terme. Laisser aux équipes le soin de s’auto-gérer vis-à-vis de ces réunions, mais aussi les encourager à se réunir peut être efficace et stimulant.

  • Eviter les réunions le lundi matin et le vendredi soir :

Rien de plus oppressant que de rentrer de weekend et commencer immédiatement par une réunion. Entrer dans le vif du sujet aussi tôt dans la semaine peut nuire à la motivation et l’esprit d’équipe. Au pire, déplacez la réunion en après-midi, voire en fin de journée. La même chose s’applique pour le vendredi, avant de boucler la semaine, finir les dernières tâches et de partir en weekend. Il est préférable dans ce cas de la mettre le matin.

Lutter contre la réunionite : le projet collaboratif plutôt que la réunion

La réunion peut s’avérer chronophage et pas toujours nécessaire, même avec les meilleurs thèmes du monde. Ainsi pour exercer chacun au langage et que chacun donne son opinion, on peut privilégier des outils collaboratifs et de gestion de projets : Trello, Slack, Rocket, Basecamp…

Les avis peuvent évidemment diverger sur ces questions. Mais toujours est-il que la découverte de solutions permettant de fluidifier les réunions et d’adopter une organisation flexible vis-à-vis de celles-ci peuvent améliorer la productivité de manière décisive et bénéfique pour tous.