Comment estimer la surface de bureau idéale pour votre activité ?

Rechercher un espace de travail adéquat pour son entreprise n’est pas une mission facile. C’est, en effet, l’une des dépenses les plus importantes de toute entreprise et il est impératif de bien étudier la question pour éviter des dépenses excessives. L’enjeu est de ne pas avoir à payer pour des mètres carrés de surface inutilisés et de ne pas se retrouver à l’étroit dans les locaux.

Malheureusement, il n’existe pas de réponse absolue qui nous donne gentiment le nombre de « m² par personne » idéal. En l’absence d’informations précises et de directives claires, la majorité des entreprises estime mal la surface dont elles ont besoin. Elles se basent simplement sur leur surface actuelle pour estimer leurs nouveaux besoins.

L’estimation de la surface de bureaux dont vous avez besoin pour vos locaux et pour optimiser vos coûts dépend de plusieurs paramètres que vous devez prendre en compte… Mais ne vous inquiétez pas ! Notre équipe a répertorié dans cet article tout ce que vous devez savoir pour entamer sereinement votre recherche de nouveaux locaux !

Recherche de bureaux
@ Marten Newhall – Unsplash

Mètres carrés nécessaires pour le bien-être des employés : ce que dit la loi

Pas de mesures obligatoires concrètes

Dans le Code du travail, il n’est pas précisé un nombre obligatoire de mètres carrés à respecter par employé.

En revanche, l’article R 4214-22 du Code du travail précise que « Les dimensions des locaux de travail, notamment leur hauteur et leur surface, sont telles qu’elles permettent aux travailleurs d’exécuter leur tâche sans risque pour leur santé, leur sécurité ou leur bien-être.

L’espace libre au poste de travail, compte tenu du mobilier, est prévu pour que les travailleurs disposent d’une liberté de mouvement suffisante.

Lorsque, pour des raisons propres au poste de travail, ces dispositions ne peuvent être respectées, il est prévu un espace libre suffisant à proximité de ce poste. »

Code du travail
@ Mikhail Pavstyuk – Unsplash

La norme AFNOR NF X35-102

Certaines normes apportent quelques éclairages sur le nombre de mètres carrés recommandés par employé. Comme leur nom l’indique, ce sont des normes, elles ne sont donc pas obligatoires mais ce sont des recommandations basées sur des critères précis.

La norme la plus utilisée par les employeurs à ce sujet est la norme AFNOR NF X35-102 qui définit ses recommandations selon l’espace de travail adopté, que ce soit un espace collectif ou un bureau individuel.

Espace ou bureau collectif

La norme recommande un espace minimum de travail de 10 m² par personne et de 15 m² par personne dans un espace bruyant. Elle précise de ne pas dépasser 5 personnes. Cela doit correspondre, par exemple à un groupe de travail homogène avec des objectifs et commandements commun.

Pour les espaces de circulation, il est conseillé une largeur minimale de 80 cm pour permettre le passage d’une personne et de 150 cm pour que 2 personnes puissent se croiser.

Bureau individuel

Il est recommandé un espace minimum de travail de 10 m² par personne également. Pour les espaces de circulation, il est là aussi conseillé une largeur minimale de 80 cm pour permettre le passage d’une personne et de 150 cm pour que 2 personnes puissent se croiser.

Mesures sanitaires

Évidemment, là aussi, le Covid-19 vient obliger le monde à se mettre à la page et réfléchir sur les mesures à prendre en compte.

La santé des collaborateurs est une priorité aujourd’hui et il est nécessaire que les postes de travail soient suffisamment éloignés les uns des autres pour limiter tout risque de contamination dans les lieux.

La surface de bureaux idéale : plusieurs critères à prendre en compte

Composition de l’espace de bureaux

Pour estimer tous les mètres carrés nécessaires, vous devez prendre en compte tous les espaces indispensables :

  • la surface pour les espaces de travail et les bureaux ;
  • la surface pour les espaces communs ;
  • la surface des mètres carrés dits « gris » (les couloirs, les escaliers, le local technique…).

La surface pour les espaces de travail et les bureaux

En moyenne, la surface dédiée aux espaces de travail représente 50 % de la surface totale de vos bureaux.

Travailler dans un open-space ou en bureaux fermés aura donc un impact sur la taille des espaces.

Souvent adopté par des start-ups, l’open-space permet un aménagement personnalisé des locaux et un gain de place par l’absence de cloisons. En revanche ces espaces sont considérés bruyants et limitent la confidentialité.

À l’inverse, les bureaux fermés demanderont une surface un peu plus grande pour pallier la perte d’espace liée aux cloisons.

La surface pour les espaces communs

Cuisine, espace détente, salle de réunion, cafétéria… Ces espaces ne sont pas à négliger dans la superficie de vos bureaux car ils participent au bien-être de vos salariés et collaborateurs. Pour ces espaces, on estime les besoins à 4 m² par personne en moyenne mais encore une fois, cela dépend des priorités que vous fixerez.

La surface des autres espaces

Enfin, il faut penser à la surface utilisée par les couloirs, escaliers et autres mètres carrés indispensables pour l’immeuble, mais qui ne vous serviront pas dans vos activités.

À cause de leurs nombreux murs porteurs, des immeubles haussmanniens plus anciens par exemple, auront probablement des surfaces moins optimisées que des plateaux d’immeubles modernes.

Si l’option se présente, vous pourrez effectuer des travaux d’aménagement mais attention, ce n’est pas toujours possible et cela peut représenter un budget conséquent.

Bureaux indépendants ou espaces de coworking ?

Si vous choisissez des bureaux indépendants, vous allez devoir considérer tous les mètres carrés dans votre surface (espaces de travail, espaces communs et autres espaces).

À l’inverse, si vous choisissez de vous installer dans un coworking ou dans un centre d’affaires, vous bénéficierez d’espaces communs partagés avec d’autres entreprises. Ces espaces ne sont pas à vous et vous n’avez donc que la surface de bureaux à considérer dans votre choix.

Élaboration de votre cahier des charges

Étant donné l’enjeu financier du choix de vos bureaux, préparez tous les éléments nécessaires à vos recherches.

  • Quel est mon budget ?
  • Je recherche plutôt un bureau fermé, un open-space, un espace de coworking, du coliving ?
  • Je m’engage sur une location en prestation de services flexible, un bail commercial classique plus rigide ?
  • Je reçois du public ? Des collaborateurs externes ? J’ai besoin d’une ou plusieurs salles de réunion ?
  • Est-ce que j’ai besoin d’un espace de stockage ?
  • Mon équipe peut faire du télétravail ou bien j’ai besoin que mon équipe soit présente ?
  • Dans quel quartier je veux m’implanter et quel impact cela aura sur mon projet ?

Le choix de ses nouveaux bureaux et de la surface nécessaire est le résultat d’une multitude de questions qui dépendent de votre activité. Chaque cas est unique et demande une analyse particulière.

Cahier des charges
@ Glenn Carstens – Unsplash

L’implantation de vos futurs bureaux

Province, une localisation intéressante en termes de prix

Start-ups, PME, Grands groupes… Avant d’engager des visites, réfléchissez bien au quartier dans lequel vous souhaitez trouver vos nouveaux bureaux.

Il peut être intéressant de se tourner vers des provinces et des quartiers moins prisés pour avoir le confort d’obtenir plus de mètres carrés à prix réduit.

Desserte des bureaux et confort des salariés

Il faut également prendre en compte la desserte de vos bureaux. Il faut que ceux-ci soient accessibles facilement par vos salariés et collaborateurs. Le contraire pourrait nuire à votre image et freiner les potentiels futurs recrutements.

Développement de l’activité

Pour les bienfaits de votre activité, il peut être important d’établir une connexion avec un ou plusieurs autres acteurs. C’est là tout l’avantage des espaces communs comme les espaces de coworking et les espaces de travail en open-space.

L’organisation du travail dans votre entreprise

Importance de la culture du télétravail ? Nombre de salariés présents en même temps sur site ? Réunions en physique avec les collaborateurs ? Autant de questions qui vont impacter les besoins en mètres carrés.

Les besoins ne seront pas les mêmes entre des entreprises pouvant fonctionner en télétravail avec un effectif de collaborateurs en présentiel réduit ou en rotation, et entre des entreprises dont la présence des salariés est essentielle.

Ainsi, la surface des bureaux doit pouvoir accueillir tous les salariés dont vous avez besoin, en même temps sur votre site, et dans de bonnes conditions. Prévoir un espace un peu plus grand en cas d’agrandissement de l’équipe peut s’avérer judicieux.

Télétravail
@ Nelly Antoniadou – Unsplash

Pensez au recrutement !

Tout ce que l’on peut vous souhaiter, c’est que votre activité tourne bien et que votre entreprise se développe.

Si développement rime avec recrutement, il rime aussi avec agrandissement et les trois sont souvent liés. Si vous songez à embaucher de nouveaux salariés, préparez-vous dès maintenant en prenant en compte l’espace supplémentaire dont vous aurez besoin.

Si la surface nécessaire à l’agrandissement de votre équipe est insuffisante, cela peut entraîner des coûts conséquents en travaux voire même en déménagement !

Faîtes-vous accompagner

Vous vous en rendez compte, il existe une multitude de critères à prendre en compte et pas d’obligations du Code du travail sur lesquelles s’appuyer.

Type de bureaux, nombre de places, localisation, durée, etc., de nombreux sites comme Hub-Grade, agent immobilier digital, permettent de trouver le bureau qui correspond à vos critères.

Hub-Grade agrège toute l’offre de location de bureau à travers des milliers d’annonces : trouver le lieu de travail dont vous avez besoin ne se fait qu’en quelques clics !

Une recherche spécifique ou un cahier des charges précis ? Nos conseillers, spécialistes de l’immobilier d’entreprise flexible, sont là pour vous aider à trouver la perle rare.

N’attendez plus, contactez-nous pour recevoir un
accompagnement personnalisé lors de votre recherche d’espace de travail !

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