Micro-entreprise, association, SARL ou SAS… Quelle que soit leur taille, les entreprises doivent disposer d’une adresse postale. Obligatoire, la domiciliation d’une entreprise est également stratégique : l’adresse de la personne morale peut en effet avoir une influence sur son image de marque.
Tout ce qu’il faut savoir sur la domiciliation d’entreprise.
La domiciliation, une formalité nécessaire
La domiciliation fait partie intégrante des nombreuses formalités à accomplir par un entrepreneur. Notamment s’il souhaite immatriculer sa future entreprise au Registre du commerce et des sociétés.
Malheureusement, lors de cette étape incontournable de procédure, de nombreux demandeurs se trouvent en difficulté.
L’équipe Hub-Grade vous apporte donc quelques clarifications sur ce point.
Concrètement, la domiciliation est l’adresse administrative d’une entreprise. Cette dernière doit impérativement être déclarée au Centre de Formalités des entreprises (CFE) lors de la procédure donnant naissance à la personnalité morale d’une société, c’est-à-dire lors de son immatriculation.
Régie par le décret n°85-1280 du 5 juillet 1985, la domiciliation d’une entreprise correspond à l’adresse postale de son siège social. Elle doit être distinguée de l’adresse d’exercice de son activité (même s’il peut s’agir de la même adresse).
La domiciliation d’une entreprise est obligatoire pour procéder à sa création, et pour obtenir son immatriculation au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) ou au RM (Répertoire des Métiers).
Cette adresse administrative est déclarée au CFE (Centre de Formalités des Entreprises), au moment de la constitution de l’entreprise (qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle, d’une EURL, SARL, SASU, SAS, SCI…). Elle figure ensuite sur son extrait Kbis.
Le changement d’adresse du siège social est une modification des statuts de l’entreprise (transfert du siège social). Ce changement doit également être déclaré au CFE.
Aller plus loin : tout savoir sur les obligations du domicilié
À quoi sert cette adresse administrative ?
L’adresse du siège social de l’entreprise détermine d’abord sa nationalité, le régime fiscal et les lois applicables, ainsi que les tribunaux compétents en cas de litige.
L’adresse postale du siège de l’entreprise lui permet ensuite de recevoir son courrier. C’est en effet cette adresse qui apparaît sur tous ses documents officiels et commerciaux (devis, factures, courriers, contrats, cartes de visite, site internet…). Il s’agit également de l’adresse communiquée à ses différents interlocuteurs (administration, clients, fournisseurs, partenaires, prestataires…).
Mais la domiciliation de l’entreprise peut aussi avoir une certaine influence sur son image professionnelle. En effet, établir son siège social à une adresse prestigieuse a toujours un impact positif.
Pourquoi lors de cette étape, certains entrepreneurs se retrouvent-ils en difficulté ?
En vertu de la législation actuelle, il faut dores et déjà être en mesure, lors de la procédure de déclaration de sa future société, de justifier de la jouissance d’un local, qui sera déclaré comme siège social.
Or, il arrive régulièrement que l’entrepreneur en question ne dispose pas encore de locaux à ce moment-là…
Où peut-on domicilier une entreprise ?
Au moment de la création de son entreprise, le représentant légal de la structure juridique dispose de plusieurs options de domiciliation.
Au domicile personnel du chef d’entreprise
Le dirigeant d’entreprise peut d’abord choisir de fixer le siège social de son entreprise à son adresse personnelle, qu’il soit locataire ou propriétaire de son domicile. Au moment de la création de son entreprise, il doit fournir alors une attestation de domiciliation d’entreprise (avec certaines mentions obligatoires).
L’entrepreneur individuel (commerçant, artisan ou auto-entrepreneur) peut domicilier son activité à l’adresse de son domicile personnel. Pour que cela soit possible, son bail ou le règlement de copropriété de son immeuble ne doit néanmoins pas s’y opposer. Une société peut également être domiciliée au domicile de son représentant légal (uniquement au domicile du dirigeant, jamais à celui d’un associé).
Bon à savoir : la domiciliation d’une entreprise au domicile de son dirigeant n’entraîne jamais le changement d’affectation des locaux, ni l’application du statut des baux commerciaux.
Il faudra se révéler extrêmement vigilant… Malgré la simplicité apparente de cette solution, se domicilier dans son domicile personnel revêt quelques inconvénients.
Parmi eux, nous en citerons deux principaux :
- d’une part, il faudra veiller, comme mentionné ci-dessus, à ce qu’aucune disposition réglementaire ou contractuelle ne s’y oppose,
- d’autre part, il vous faudra obtenir une extension du contrat d’assurance ou un nouveau contrat professionnel.
Dans un local commercial
Il est également possible de domicilier son entreprise à l’adresse d’un local commercial, loué ou acheté par l’entreprise pour y exercer son activité.
Il peut s’agir de bureaux, de locaux commerciaux, d’ateliers, ou d’entrepôts… Le local doit alors être exclusivement dédié à une activité commerciale.
Il vous sera indispensable de vérifier qu’aucune disposition législative ou contractuelle ne s’y oppose (que celle-ci concerne des règles d’urbanisme ou bien des clauses du contrat de bail).
Dans une société de domiciliation
Si l’entrepreneur ou le dirigeant ne souhaite pas utiliser son adresse personnelle pour domicilier son entreprise, il peut également faire appel aux services d’une société spécialisée dans la domiciliation d’entreprise. Cette société doit être agréée par la Préfecture et immatriculée au RCS.
Pour cela, la société de domiciliation doit détenir un agrément préfectoral depuis la réforme de l’ordonnance du 30 janvier 2009.
Un contrat de domiciliation est conclu entre l’entrepreneur et la société de domiciliation. La société (le domiciliataire) lui fournit une adresse administrative : on parle également de location de boîte postale. Ce contrat doit être transmis au CFE lors de la création de l’entreprise et de la demande d’immatriculation au RCS.
Domicilier son entreprise dans une société de domiciliation permet de profiter de nombreux avantages. Cela permet d’abord de choisir une adresse prestigieuse pour sa société. La domiciliation commerciale permet également de pouvoir disposer d’une boîte aux lettres à proximité de son domicile, plus pratique et plus facilement accessible. Cette option peut enfin donner accès à plusieurs équipements et services complémentaires, visant à faciliter le quotidien du chef d’entreprise (réception et gestion du courrier et des colis, accueil téléphonique et secrétariat…).
Dans un centre d’affaires ou un espace de coworking
Au début de son activité, l’entrepreneur peut aussi choisir de domicilier son entreprise dans les locaux d’un centre d’affaires ou d’un espace de coworking (bureaux partagés). Cela permet au créateur d’entreprise de profiter d’équipements et de services mutualisés (location de bureaux flexibles et de salles de réunion, possibilité de recevoir des clients, de bénéficier de secrétariat téléphonique ou de reprographie…), de partager les coûts et de rencontrer d’autres entrepreneurs.
Il peut aussi rejoindre une pépinière d’entreprises, et domicilier sa structure à son adresse postale. Une pépinière d’entreprises est une structure d’accueil qui a pour objectif de faciliter la création de jeunes entreprises. Elle conseille et accompagne les porteurs de projets, en leur apportant notamment un soutien technique et financier. Ces jeunes entreprises peuvent se domicilier à l’adresse postale de la pépinière.
La domiciliation dans un espace de coworking doit obligatoirement faire l’objet d’un contrat de domiciliation écrit. La société qui gère le lieu de coworking doit être titulaire d’un agrément délivré par la Préfecture, et un accord du propriétaire des lieux est nécessaire (sauf si la société est titulaire d’un bail tous commerces).
La durée de ce contrat ne peut être inférieure à 3 mois.
Combien coûte la domiciliation de son entreprise ?
La domiciliation de l’entreprise au domicile du dirigeant n’engendre aucun coût. Cette solution présente néanmoins un certain nombre d’inconvénients (aucune séparation entre vie personnelle et vie professionnelle, manque de crédibilité de l’entreprise, adresse personnelle divulguée…).
Le dirigeant peut décider de louer (ou d’acheter) un local commercial ou professionnel pour y implanter l’activité de son entreprise. Le coût de sa domiciliation dépend alors de l’espace loué (ou acheté) et du prix au mètre carré dans le secteur géographique concerné. En matière de domiciliation d’entreprise, cette solution reste toujours la plus onéreuse.
Domicilier son entreprise dans une société spécialisée (société de domiciliation, centre d’affaires ou coworking) permet de profiter d’un tarif particulièrement attractif et flexible. Le coût de ce service est librement fixé dans le contrat de domiciliation.
Il dépend des services proposés : simple boîte postale, numérisation et réexpédition du courrier, permanence téléphonique, secrétariat, assistance juridique… Le coût de la domiciliation dépend également de la localisation géographique des locaux (les loyers varient fortement d’une ville à l’autre, d’un arrondissement à l’autre et même parfois d’un quartier à l’autre).
Pour en savoir plus sur les tarifs des sociétés de domiciliation, centres d’affaires ou espaces de coworking, n’hésitez pas à vous rapprocher directement de ces différentes structures !
Si, en plus d’une simple domiciliation, vous êtes à la recherche d’un espace de travail, contactez-nous ! L’équipe Hub-Grade vous trouvera un bureau en centre d’affaires ou en coworking avec domiciliation, aux meilleures conditions et surtout là où vous le souhaitez.
