Bureaux : comment bien négocier son bail professionnel ?

Après une période de recherche plus ou moins longue, vous avez enfin trouvé les futurs bureaux de votre entreprise ! Emplacement, surface, type d’espace et prestations… Tous vos critères sont réunis et il ne vous reste plus qu’à signer le contrat qui formalisera votre location. Mais avant de signer un bail professionnel, prenez le temps de bien étudier toutes ses modalités. En partie encadré par la loi, le contenu de ce type de contrat reste, en effet, assez libre. Vous pouvez donc en profiter pour négocier certains points, pour plus de sécurité ou de flexibilité ! Alors quelles sont les clauses à vérifier avant de signer ce type de bail ? Et quelles sont les erreurs à éviter ? Tout ce qu’il faut savoir pour bien négocier son bail professionnel.

Le bail professionnel, un contrat de location souple et négociable

Souvent utilisé pour la location de bureaux, le bail professionnel est moins contraignant que le bail commercial. Il est même parfois considéré comme un compromis entre un bail commercial et un bail d’habitation. Réservé aux activités non-commerciales, il présente l’avantage d’être facile à résilier pour le locataire, très souple et négociable.

Un contrat souple… 

Un bail professionnel est un contrat de location spécifique. Il est conclu pour la location de locaux occupés principalement par des professions libérales (réglementées ou non) dont les revenus sont imposés au titre des BNC (bénéfices non commerciaux). Médecin, avocat ou architecte, consultant, conseiller en gestion, maître d’œuvre ou journaliste… Le locataire doit exercer une activité professionnelle qui n’est ni commerciale, ni industrielle, ni artisanale, ni agricole. Si le local lui sert aussi de lieu d’habitation, le bail professionnel doit être requalifié en bail mixte.

Le bail professionnel est obligatoirement conclu pour une durée de 6 ans minimum. Mais le locataire peut facilement le résilier de manière anticipée ! Pour quitter son local avant la fin du bail, il lui suffit de signifier son départ au bailleur au moins 6 mois avant la date prévue. Le bailleur est, quant à lui, tenu d’attendre la fin du contrat pour y mettre un terme. Il doit aussi avertir son locataire 6 mois à l’avance, par lettre recommandée ou acte de commissaire de justice (anciennement acte d’huissier). Si le bail n’est pas dénoncé, il est reconduit de manière tacite pour la même durée, sans aucune formalité.

Le montant et les modalités de versement du loyer sont fixés librement par le bailleur et son locataire (ils doivent être mentionnés dans le bail). La sous-location du local et la cession du bail professionnel sont également possibles (sous certaines conditions, sauf si le contrat indique le contraire).

Signature contrat bail professionnel
©Dimitri Karastelev – Unsplash

… qui doit être formalisé par écrit !

Le bail professionnel est moins encadré que le bail commercial, et son contenu reste assez libre. Il doit donc obligatoirement être formalisé par écrit. Il peut être rédigé directement par les parties (par le bailleur et le locataire, sous seing privé), ou par un professionnel du droit (un notaire ou un avocat). S’il est conclu pour une durée supérieure à 12 ans, il doit être rédigé par un notaire.

Comme tout autre contrat de location, le bail professionnel comporte certaines clauses habituelles. Il doit notamment mentionner : l’identité des parties (et leurs coordonnées), la description du local et des éventuelles annexes et la durée du bail. Il précise aussi le montant du loyer et ses modalités de paiement et de révision, ainsi que la répartition des charges. Le contrat rappelle les obligations des parties et consigne le versement d’un dépôt de garantie. Le bailleur doit enfin faire réaliser et annexer deux diagnostics au bail. Il s’agit du DPE – diagnostic de performance énergétique et du ERNMT – état des risques naturels miniers et technologiques.

L’état des lieux, obligatoire ou non ?

Depuis 2014, la signature d’un bail professionnel s’accompagne obligatoirement d’un état des lieux d’entrée et de sortie. Ce document atteste de l’état du local et de ses équipements. Il vous permet de relever tous les éventuels défauts qui existent dans le local lorsque vous y entrez. En l’absence d’état des lieux, le local est considéré en « bon état de réparations locatives », sauf preuve contraire. En tant que locataire, vous avez donc tout intérêt à passer par cette étape. Cela vous évitera certaines déconvenues lorsque vous restituerez vos bureaux, en particulier si vous avez versé un dépôt de garantie !).

Vous pourrez réaliser l’état des lieux à l’amiable avec le bailleur, de façon contradictoire (chacun expose et note ses remarques) ou le faire établir par un commissaire de justice (ancien huissier de justice). Vous partagerez alors les frais de son intervention avec le propriétaire bailleur.

Le document doit mentionner certaines informations essentielles comme l’identité des deux parties au bail, l’adresse du local et la date de réalisation de l’état des lieux. Il comporte ensuite une description détaillée des bureaux, des éléments de chaque pièce et précise l’état de tous les équipements rattachés au local. Il rend compte de tous les défauts existants et des relevés des compteurs d’eau, d’électricité et de gaz.

Quelles sont les clauses à négocier dans un bail professionnel ?

Si ce type de bail répond à certaines exigences légales (durée du bail, préavis, renouvellement), il reste dans l’ensemble assez souple. Les autres modalités du contrat ne sont pas soumises à la loi. Le bailleur et le locataire peuvent donc en discuter librement. Alors quelles sont les clauses à négocier dans un bail professionnel ? Et comment être certain de conclure un bail avantageux en tant que locataire, assez sécurisant, mais toujours flexible ?

Les conditions de renouvellement du bail

Comme évoqué plus haut, vous conclurez votre bail professionnel pour une durée minimum de 6 ans. Mais, contrairement au bail commercial (3 / 6 / 9), le locataire peut rompre le contrat à tout moment, en respectant simplement un préavis de 6 mois. Le contrat n’a pas à mentionner expressément cette possibilité de résiliation anticipée. Il s’agit d’une disposition légale (article 57 A de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986). En tant que locataire, vous conservez donc un maximum de flexibilité, tout en profitant d’une certaine sécurité. Vous êtes, en effet, assuré de pouvoir rester dans votre local pendant une période de 6 ans. Le propriétaire doit, alors, attendre la fin du bail pour le résilier.

Mais à la différence du bail commercial, le bail professionnel ne prévoit pas de droit au renouvellement automatique. À la fin de la période de location, le propriétaire peut librement dénoncer le contrat et vous congédier. Il n’a pas à motiver sa décision et ne vous doit aucune indemnité. Il doit simplement vous avertir de sa décision 6 mois à l’avance. Alors, pour éviter de voir votre contrat résilié au bout de 6 ans et ensuite renégocié avec un loyer plus élevé, pensez à prévoir dans votre bail les conditions de son renouvellement ! Les parties pensent rarement à ajouter ce type de clause…

Bon à savoir : si votre bailleur ne dénonce pas le contrat, il le reconduit de manière « tacite » (non exprimée, mais sous-entendue) pour la même durée, sans que les parties n’aient à remplir aucune formalité particulière.

conclure un bail professionnel
©Cytonn photography – Unsplash

Le montant du loyer, ses modalités de paiement et la clause de révision annuelle

Le loyer d’un bail professionnel n’est soumis à aucune obligation légale ou réglementaire. Le propriétaire et le preneur du bail fixent librement son montant. Et ceci quelles que soient la surface du bien, sa situation géographique ou ses prestations. C’est donc à ce moment-là que vos talents de négociateur peuvent s’avérer utiles ! Si le montant proposé par le propriétaire correspond aux loyers pratiqués dans le même secteur, pour le même type de bien, votre marge de manœuvre reste néanmoins assez faible. À moins que le local ne nécessite quelques travaux de rafraîchissement ou une légère rénovation…

Après avoir négocié le montant du loyer, vous pouvez également discuter ses modalités de paiement ! Au mois ou au trimestre, en début ou en fin de mois, un paiement à échoir (réglé pour le mois à venir) ou à terme échu (réglé pour le mois écoulé)… À vous de choisir les conditions qui vous semblent les plus avantageuses pour votre activité et de les faire accepter à votre bailleur. Pour appuyer votre négociation, pensez à mettre en avant la stabilité de votre situation professionnelle et de vos revenus (avec un faible risque d’impayés).

Et si la loi n’encadre pas la révision annuelle du loyer d’un bail professionnel, le contrat peut aussi la prévoir. Le bailleur ajoute généralement une clause d’indexation pour pouvoir faire évoluer son loyer (pour l’augmenter !). Mais les deux parties peuvent décider ensemble de l’indice de référence à suivre (ILAT – indice des loyers des activités tertiaires, ou ICC – indice du coût de la construction). En tant que locataire, vous avez intérêt à demander à ce que le loyer suive l’ILAT, indexé sur le niveau de l’inflation. En l’absence de clause de révision, le montant du loyer reste le même pendant toute la période de location.

La répartition des charges locatives et des travaux

En règle générale, c’est le locataire du local qui supporte les charges locatives et les dépenses d’entretien et de petites réparations. Le propriétaire reste, quant à lui, en charge des travaux plus importants qui touchent à la structure du bâtiment. Mais il ne s’agit en aucun cas d’une obligation légale ! Vous pouvez donc tout à fait discuter ce point avec le propriétaire du local, avant de signer votre bail professionnel.

Factures d’eau, d’électricité et de télécom, charges de copropriété, taxe foncière et taxe municipale, entretien des appareils de chauffage et des équipements de plomberie… Sur le long terme, les dépenses relatives au fonctionnement et à l’entretien du local peuvent atteindre des sommes non négligeables ! Alors, pour éviter de faire grimper le coût global de votre location, prenez toujours le temps de négocier la répartition des charges et des travaux avec votre bailleur.

Pour éviter les mauvaises surprises, pensez à être particulièrement précis dans la description de cette répartition. Commencez par dresser la liste de toutes les charges locatives attachées à votre bail professionnel. Pour cela, n’hésitez pas à demander au propriétaire de vous fournir un récapitulatif des charges de l’année écoulée. Prévoyez ensuite, dans le contrat, une clause spécifique qui mentionne clairement leur répartition entre vous et le bailleur. Les charges dont vous vous acquitterez seront uniquement celles explicitement listées dans le bail. Pour éviter d’éventuels conflits, pensez enfin à spécifier dans le contrat les modalités de paiement de ces charges (paiement au réel ou forfaitaire, par exemple).

Un bail professionnel écrit
©Romain Dancre – Unsplash

Les autres clauses négociables

Pour louer vos bureaux dans les meilleures conditions possibles, pensez à négocier d’autres clauses de votre bail professionnel :

  • La clause de non-concurrence et d’exclusivité. Elle vous évitera de vous retrouver avec un concurrent juste à côté de vos bureaux (exemple : un autre médecin ou un autre consultant). Pour cela, demandez à ajouter une clause de non-concurrence et d’exclusivité dans votre bail. Elle précise que le bailleur s’engage à ne pas louer un autre de ses locaux à l’un de vos concurrents. Pour être valide, la clause de non-concurrence doit être limitée dans le temps (pendant la durée du bail) et dans l’espace (dans un rayon géographique). Elle doit également mentionner clairement les activités ne pouvant être exercées dans les autres locaux du bailleur ;
  • Le dépôt de garantie. Le dépôt de garantie pour un bail professionnel n’est pas obligatoire, et reste librement fixé par les parties. Si le bailleur l’exige (comme c’est souvent le cas), vous pouvez toujours négocier son montant (un mois de loyer, par exemple) et son mode de versement. Le propriétaire vous remboursera intégralement la somme versée lorsque vous quitterez les bureaux. Cela sous réserve de rendre les locaux dans leur état initial ;
  • La sous-location et la cession. En principe, le locataire peut librement céder son bail professionnel ou sous-louer son local. S’il lui suffit généralement d’informer son bailleur, le contrat peut préciser dans quelles conditions le locataire peut céder son bail (en obtenant l’accord préalable du propriétaire, par exemple). Lors de la négociation du bail, le propriétaire peut également demander à ajouter une clause qui interdit la cession ou la sous-location. Alors si vous souhaitez conserver un maximum de liberté en tant que locataire, à vous de trouver les bons arguments !

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