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Comment partager ses locaux avec une autre entreprise ?

Le guide pratique pour la colocation d’entreprises

Partager ou sous-louer tout ou une partie de ses bureaux avec une autre entreprise est une pratique de plus en plus courante. C’est la solution idéale pour diminuer les coûts de location de bureaux, rentabiliser les places dans les open-spaces ou encore développer son réseau professionnel.

Découvrez notre guide pour créer une colocation parfaite grâce au partage et à la sous-location de bureaux !

Comment aménager l’espace dans un bureau partagé ?

Délimiter les espaces de travail de chaque entreprise

Comme pour une colocation classique, il est indispensable de compartimenter les locaux pour que chaque entreprise ait un espace bien défini. Chaque locataire bénéficie ainsi d’un lieu de confidentialité, de calme si nécessaire ou d’un véritable espace de coworking dédié à ses activités. Cela permet de créer une atmosphère de travail agréable, dans laquelle chacun peut travailler à son rythme.

Créer un planning pour les espaces de travail partagés

La plupart des espaces de coworking ou des locaux professionnels mettent à disposition des salles de réunions ou des bureaux privés. Cela permet d’organiser des rencontres en toute sérénité et de passer ses appels sans être dérangé.

Dans ce type de structure, il peut être intéressant de mettre en place un système permettant à chacun de partager ses besoins. Par exemple, afficher un planning commun pour réserver une salle de réunion, un open-space ou un bureau privatif peut s’avérer très pertinent. 

Favoriser les échanges de compétences et le développement de synergies 

Outre les espaces de travail, il est également nécessaire de veiller à ce que les espaces de détente soient isolés des locaux professionnels.

Ils permettent d’encourager les échanges entre les locataires et favorisent les discussions entre deux réunions. Cuisine, terrasse, salle de jeux, avoir un espace informel dans des bureaux partagés apporte une vraie plus-value ! 

Comment ça se passe au niveau légal ? 

Vous êtes propriétaire de vos bureaux : la location

C’est le cas le plus simple pour partager ou louer son bureau. En tant que propriétaire, il vous suffit d’identifier l’espace que vous souhaitez partager, puis de définir à quelle fréquence vous souhaitez le louer.

D’un point de vue administratif, vous pouvez passer par un contrat de prestation de services.

Dans le cas de bureaux partagés, il est également possible d’établir un bail commercial. Cependant, il est souvent plus contraignant, tant pour le bailleur que pour le locataire.

Vous êtes locataire de vos bureaux : la sous-location ou la prestation de services

Le contrat de sous-location : un cadre juridique stricte et parfois contraignant

Si vous êtes locataire et que vous souhaitez sous-louer vos bureaux, il faut avant tout que votre propriétaire autorise la sous-location. Sans cet accord, le bail principal pourrait être suspendu, voire résilié par le bailleur.

Pour le prévenir, il suffit d’envoyer une lettre recommandée avec avis de réception. Le bailleur a ensuite 15 jours pour accepter ou refuser l’acte de sous-location. Il est parfois difficile et chronophage d’obtenir l’accord du bailleur !

Le code de commerce précise qu’en cas de sous-location, le bailleur doit être appelé à concourir à l’acte. Enfin, une copie du bail dit « principal » ainsi que des annexes obligatoires (diagnostic amiante, DPE, risques naturels et technologiques,…) doit être fournie.

Les modalités du contrat de sous-location dépendent ensuite de la situation et du type de bureau. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre article sur le bail de sous-location

Sauf cas particulier, les conditions du contrat de sous-location doivent être identiques à celles du bail principal, au niveau du dépôt de garantie, du préavis, etc. Cela peut être très contraignant, voire complètement inadapté dans certains cas.

Par ailleurs, ce type de contrat peut constituer un risque pour le locataire dit « principal », car il reste tenu de ses obligations envers le propriétaire des locaux. Par exemple, si le sous-locataire ne s’acquitte pas du paiement du loyer, le propriétaire exigera le paiement du loyer à son locataire. Si le sous-locataire détériore le local, le propriétaire bailleur peut se retourner contre le locataire principal pour obtenir réparation, sans aucun recours de sa part.

L’alternative flexible et simple à la sous-location : le contrat de prestation de services

« Pour une entreprise, l’avantage réside dans le fait que le contrat de prestation de services a une amplitude plus large qu’un contrat de location classique. »

Source : Le contrat de prestation de services dans l’immobilier

Dans cette configuration, les modalités du contrat sont définies entre le prestataire, qui met à disposition une partie de ses locaux et fournit d’autres prestations associées, et son bénéficiaire : les conditions du contrat sont plus beaucoup plus flexibles qu’en sous-location.
Par ailleurs dans ces conditions, l’entreprise locataire doit délivrer un service à l’entreprise bénéficiaire (mise à disposition d’une connexion internet, de matériel, de ligne téléphonique, conciergerie, etc.).

L’offre s’adapte donc parfaitement aux besoins du bénéficiaire, qui doit se conformer aux règles de fonctionnement du prestataire.

Pour ces raisons, il s’agit du type de contrat que nous plébiscitons chez Hub-Grade pour partager ses locaux avec une autre entreprise, que vous soyez propriétaire ou locataire de votre espace de travail : plus simple, plus flexible pour tout le monde et plus attractif pour les entreprises qui cherchent des locaux, vous avez tout à y gagner !

L’assurance multirisque incluse pour tous les espaces gérés via Hub-Grade peut également vous protéger en cas de détérioration accidentelle par l’entreprise accueillie au sein de vos locaux.

Comment trouver des locataires ?

En activant son réseau professionnel 

Pour trouver des locataires qui vous correspondent, vous pouvez activer votre réseau professionnel en postant une annonce. La plupart du temps, nos relations professionnelles directes ont des activités connexes, voire identiques.

Veillez à ce que votre annonce soit bien rédigée, avec de belles photos et représentative de votre offre. Le plus : cela permet de réseauter et de faire parler de votre entreprise !

En travaillant avec un professionnel comme Hub-Grade

Il est tout à fait possible de faire appel à des professionnels comme Hub-Grade, qui prennent en charge toutes les démarches liées à la location ou sous-location de vos locaux professionnels. Nous gérons la commercialisation, la communication ainsi que toutes les modalités administratives associées.

Il vous suffit de déposer une annonce : nous prenons tout le reste en charge pendant que vous restez concentré sur vos activités professionnelles !

Trouver un locataire qui correspond à votre culture d’entreprise

Idéalement, le sous-locataire ou le locataire qui partagera vos bureaux aura les mêmes objectifs que vous. Vous pouvez avoir des activités connexes, des réseaux professionnels complémentaires ou tout simplement avoir le même rythme de travail. Nous passons la plupart de notre temps au bureau, autant que ce soit dans une bonne ambiance ! 

Économie de coûts, rentabilité de l’espace ou encore complémentarité des réseaux : la colocation d’entreprises peut s’avérer être la solution idéale. Encore faut-il aménager correctement ses bureaux et trouver des locataires qui vous correspondent !

Pour que tout se passe bien, n’hésitez pas à faire appel à des agences spécialisées comme Hub-Grade qui prendront tout en charge !

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