La crise sanitaire de la Covid-19 a eu – et continue d’avoir – de grandes conséquences sur le monde du travail. Pour répondre aux exigences de confinements et de distanciation sociale, le télétravail s’est largement développé.
Hybridation du travail, flex office, bureaux hybrides… De nombreuses habitudes ont été modifiées et les modèles d’organisation des entreprises ont dû évoluer.
Alors quels sont les nouveaux besoins de l’entreprise en matière d’espaces de travail ? Et comment se réorganiser lorsque ses bureaux ne sont plus adaptés à son activité ? Conseils et solutions.
Adapter son espace de travail aux contraintes sanitaires : quelles exigences ?
L’entreprise doit aujourd’hui s’adapter à l’hybridation du travail (partage entre travail en présentiel et télétravail) et à la digitalisation des services, tout en veillant à la sécurité sanitaire de ses collaborateurs.
Les contraintes sanitaires liées à la crise impliquent notamment de :
- espacer les postes de travail : les collaborateurs sont installés à des postes assez espacés les uns des autres. L’espace de travail doit également être bien ventilé ;
- mettre en place de nouveaux outils de communication interne : agendas partagés, gestion de projets, plateformes collaboratives… Plusieurs outils digitaux sont mis en place pour permettre aux équipes de travailler et de communiquer dans les meilleures conditions possibles (Slack, Trello, Teams…) ;
- faciliter le travail des collaborateurs à domicile : les postes en home office doivent être performants et confortables ;
- organiser des plannings de télétravail : pour éviter de se retrouver avec un bureau entièrement vide un jour, et trop rempli le lendemain, l’entreprise doit instaurer un roulement entre les collaborateurs en présentiel et ceux en télétravail. Pour répondre aux besoins et aux attentes de chaque collaborateur, elle doit prendre en compte les compétences de chacun, ses tâches, mais aussi les différentes affinités et liens sociaux préexistants ;
- fournir du matériel sanitaire : l’entreprise doit mettre à la disposition des équipes du gel hydroalcoolique et des masques.
Comment faire lorsque les bureaux ne sont plus adaptés à l’activité ?
Il peut parfois être difficile de répondre à ces exigences dans certains espaces de travail. Les bureaux de l’entreprise peuvent par exemple devenir trop spacieux (avec moins de collaborateurs sur place, et des zones inutilisées).
Dans d’autres cas, ils peuvent au contraire s’avérer trop petits pour respecter la distanciation sociale. Complexes à aménager et à adapter, ils deviennent obsolètes. Plusieurs solutions sont alors envisageables.
Renégocier son bail
L’entreprise peut d’abord tenter une renégociation de son bail commercial (bail « 3/6/9 », avec révision tous les trois ans) auprès du propriétaire des lieux. Elle peut demander :
- une révision du loyer à la baisse ;
- une période de franchise (gratuité des loyers sur une durée déterminée, pendant quelques mois par exemple) : pour convaincre le propriétaire bailleur, l’entreprise peut lui proposer d’allonger la durée de son bail en échange.
Néanmoins, renégocier son bail demeure une stratégie risquée. Le bailleur n’a en effet pas d’obligation en la matière et il peut ne pas répondre favorablement à la demande de renégociation. Cela peut donner naissance à de mauvaises relations entre le bailleur et son locataire, et à une situation particulièrement inconfortable dans certaines villes et quartiers très demandés (avec plus de demandes que d’offres).
Partager une partie de ses locaux avec une autre entreprise
Si l’entreprise dispose de bureaux vides ou d’espaces inoccupés, elle peut envisager de partager ses locaux avec une autre entreprise. Cela lui permet de réaliser des économies sur son loyer et de réduire ses charges et ses taxes.
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Changer de bureaux
Quitter ses anciens locaux…
Pour adapter son espace de travail à ses nouveaux besoins, l’entreprise peut aussi simplement choisir de changer de bureaux.
Dans le cadre d’un bail 3 / 6 / 9, elle peut mettre fin à son contrat tous les 3 ans. Si cette échéance approche, il suffit à l’entreprise d’avertir son propriétaire bailleur par lettre recommandée, six mois avant la date de fin de la période triennale. L’entreprise peut également demander une résiliation anticipée de son bail au propriétaire, ou trouver un nouveau locataire pour la remplacer. Avant de partir, elle doit remettre les lieux en l’état.
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Taille du nouveau bureau, meilleur emplacement, bail le plus avantageux, budget et coûts annexes… Les offres sont nombreuses et la recherche d’un nouveau bureau n’est pas toujours simple. Hub-Grade vous propose une check-list complète pour trouver votre prochain espace de travail.
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