Recherche de bureau : les 5 étapes à suivre pour trouver l’espace de travail qu’il vous faut

Vous venez de lancer votre activité et vous avez pour projet de louer un local professionnel ? Vous êtes déjà locataire d’un bureau mais vous souhaitez déménager pour profiter d’un espace de travail plus grand, ou mieux situé ?

Type de bureau, lieu, choix du type de contrat, budget et coûts cachés… La recherche d’un bureau à louer peut se révéler être un véritable casse-tête, tant il y a de données à prendre en considération.

Évitez les mauvaises surprises et faites le plein de conseils avec notre liste complète des 5 grandes étapes à suivre pour votre recherche de bureaux !

Grand bureau avec des postes de travail occupés
© Arlington Research via Unsplash

1. Vous avez déjà une location de bureau en cours ? Commencez par vous renseigner sur les modalités de sortie

Si vous êtes déjà locataire d’un bureau et que vous souhaitez déménager pour un espace de travail plus grand ou mieux adapté à votre activité, vous devez d’abord procéder à la résiliation de votre contrat de location. La durée nécessaire à la résiliation de votre bail dépend du type de contrat que vous avez avec le loueur des bureaux.

On distingue trois types de baux différents : le bail professionnel, le bail commercial et le contrat de prestation. 

Bail professionnel

Vous pouvez être titulaire d’un bail professionnel (si vous n’exercez pas une activité commerciale, industrielle, artisanale ou agricole). Conclu pour une durée de 6 ans minimum, ce type de contrat peut néanmoins être résilié de manière anticipée. 

Pour résilier votre contrat, vous devez adresser au propriétaire bailleur une lettre recommandée avec accusé de réception pour l’informer de votre départ (vous n’avez pas à en préciser les raisons). Vous devez respecter un délai de préavis de 6 mois (le délai commence à courir le jour de la réception effective du courrier).

open space décoré avec deux personnes travaillant à une table
©copernico via unsplash

Bail commercial

Un bail commercial est conclu pour une période de 9 ans, en conservant la possibilité de le résilier tous les 3 ans (à la fin de chaque période triennale, d’où l’appellation de bail 3/6/9). Vous pouvez ainsi quitter les lieux au bout de 3, 6 ou 9 ans, en prenant bien le soin d’informer votre bailleur de votre départ par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception, et de respecter un préavis de 6 mois. 

Vous pouvez également résilier votre contrat à tout moment (en respectant le même formalisme), si et seulement si le bailleur l’accepte (résiliation à l’amiable).

Contrat de prestation de service

Solution plus souple et moins formelle, louer un bureau dans un espace de coworking n’implique pas la signature d’un bail professionnel ou commercial. Les relations entre le prestataire et le locataire sont encadrées par un contrat de prestation de service

La plupart du temps, vous payez la location du bureau pour la durée d’occupation souhaitée (à l’heure, à la journée, à la semaine ou au mois). À l’heure où le télétravail se démocratise de plus en plus, les contrats de prestation de service peuvent vous permettre de faciliter la gestion des journées passées en distanciel.

De plus, si vous trouvez la procédure de résiliation compliquée avec un bail professionnel ou commercial, c’est sûrement l’occasion pour vous de vous tourner vers une option flexible telle que le contrat de prestation de services ! 

Et n’oubliez pas : des états des lieux d’entrée et de sortie devront également être réalisés à votre arrivée et à votre départ, quel que soit le type de contrat que vous avez signé.

Grand espace de détente et de travail lumineux
©toa heftiba via unsplash

2. Établissez votre cahier des charges

Pour trouver le bureau idéal, l’étape du cahier des charges est indispensable. Prenez le temps de dresser la liste de vos besoins et de vos envies.

Pour cela, demandez-vous d’abord quelles sont la ou les raisons qui vous poussent à louer un nouveau bureau. Avez-vous besoin d’un espace de travail plus grand, de vous rapprocher du domicile des collaborateurs pour limiter leur temps de trajet, de vous implanter dans un quartier plus convivial ?

Votre cahier des charges doit notamment préciser :

La localisation de vos bureaux

L’implantation géographique de votre entreprise est une stratégie clé : l’emplacement que vous choisissez aura notamment un impact sur votre capacité à recruter de nouveaux talents. En effet, on sait que dans les métropoles par exemple, les personnes qui recherchent un emploi se dirigent en priorité vers des offres situées dans des quartiers vivants et bien desservis par les lignes de transports en commun.

Aujourd’hui, la qualité de vie au travail est un sujet majeur des entreprises, peu importe leur secteur d’activité. Lors du choix de vos futurs locaux, il vous faudra donc penser à étudier la proximité des commodités nécessaires pour le bien-être de vos employés au quotidien : espaces verts, salle de sport, commerces de proximité, crèches…

Le type d’espace de travail

Le calcul de la surface dont vous aurez besoin représente lui aussi une étape primordiale avant de vous lancer dans votre quête pour le lieu où votre entreprise élira prochainement domicile.

Selon le nombre de collaborateurs de votre société, la nature de vos activités ou encore vos besoins en matière de présence sur le lieu de travail, vous pourrez ainsi aisément cibler le type de bureau ou d’espace dont vous avez besoin : faut-il louer tout un immeuble, un étage entier, un bureau privatif, un open space ou de simples postes de travail en coworking ?

Grand openspace lumineux pour dix postes
©Croissant via Unsplash

Les prestations attendues

La location de certains bureaux s’accompagne parfois de la mise à disposition de ressources, voire de différentes catégories de prestations.

Il peut s’agir de matériel de bureautique, d’aménagement sur mesure et d’agencement personnalisé, d’un service de secrétariat, de ménage, d’accès à des salles de réunion (l’usage que vous faites de vos salles de réunion, pour recevoir ou pour un usage en interne, à une fréquence soutenue ou non, influera sur le type d’espace approprié), de domiciliation de votre entreprise, de l’accès à un espace de restauration, à des salles de repos, des espaces extérieurs, de places de parking….

À vous de dresser la liste des services annexes que vous attendez dans le contrat de location de votre futur bureau (services impératifs, souhaitables ou en bonus).

La date d’emménagement souhaitée et la durée minimum d’engagement

Êtes-vous à la recherche d’un bureau disponible immédiatement ou dans 3 mois ? Souhaitez-vous louer un espace de travail partagé et flexible ? Préférez-vous un bail commercial classique ?

Vous pourrez préciser votre recherche en fonction de vos préférences.

3. Définissez votre budget

Votre budget pour la location d’un bureau fait également partie des éléments les plus importants de votre recherche. En effet, les prix de l’immobilier d’entreprise varient fortement selon la ville, l’arrondissement voire même d’un quartier à l’autre.

Le loyer d’un bureau dépend aussi d’autres facteurs (type de contrat, superficie, prestations et services…). Connaître votre budget maximum vous permet ainsi d’affiner votre recherche.

personne montrant quelque chose sur u ordinateur
©john schnobrich via unsplash

Lorsque vous définissez votre budget, pensez à inclure tous les frais cachés (les éventuels frais d’agence, le dépôt de garantie, les frais d’emménagement…), ainsi que toutes les dépenses connexes (les charges : électricité, eau, chauffage, assurance, ordures…).

Si vous occupez déjà des bureaux, pensez donc à bien faire le point sur l’intégralité de vos dépenses immobilières, cela vous permettra de mieux comparer les prix proposés dans chaque espace en fonction du type de contrat choisi.

Si vous êtes actuellement titulaire d’un bail commercial ou professionnel et que vous décidez d’opter pour un contrat de prestation de services par exemple, n’oubliez pas que tous les surcoûts liés à l’immobilier seront inclus dans le prix. En un mot, pensez à comparer ce qui est comparable pour établir un budget clair et réaliste !

4. Lancez vos recherches !

Une fois vos principaux critères de recherche de bureaux établis, vous pouvez vous lancer dans la phase de recherche à proprement parler. Plusieurs solutions s’offrent alors à vous. 

Les sites des agences spécialisées dans l’immobilier de bureau

Vous pouvez d’abord consulter les sites internet des agences spécialisées dans l’immobilier de bureau. Après avoir renseigné vos critères de recherche (budget, emplacement, nombre de postes, surface, services et équipements…), vous aurez accès à de nombreuses offres en ligne.

Les agents immobilier

Vous pouvez également faire appel à un professionnel de l’immobilier. En plus de vous aider à dresser votre cahier des charges, ce spécialiste de l’immobilier de bureau vous permettra ensuite de gagner un temps précieux.

Il ne vous présentera en effet que les offres qui correspondent parfaitement à vos besoins et à vos attentes. Il pourra également vous proposer des offres « off-market » (pas encore sur le marché).

Les plateformes spécialisées

Pour trouver des bureaux flexibles à louer (centre d’affaires avec bureaux partagés, espaces de coworking), rendez-vous sur les plateformes spécialisées. Agent immobilier digital, Hub-Grade est spécialisé dans la location d’espaces de travail flexibles et de bureaux clés-en-main. Notre plateforme propose tous types de bureaux à louer (des postes de travail, des bureaux privatifs ou des espaces indépendants).

Pour être certain de trouver rapidement le bureau qu’il vous faut, pensez enfin à programmer des alertes. Ces dernières vous permettront de recevoir les dernières annonces publiées et de contacter rapidement les loueurs des locaux qui vous intéressent.

Grand espace de coworking
©israel andrade via unsplash

5. Montez votre dossier de location

Pour mettre toutes les chances de votre côté dans votre recherche de bureau, pensez à rassembler toutes les pièces nécessaires pour votre dossier de location.

En effet, monter votre dossier en amont vous permettra de l’envoyer dès que vous aurez identifié l’espace de travail idéal (la concurrence est parfois sérieuse, notamment pour une location de bureau à Paris. À dossier équivalent, c’est souvent le premier reçu qui est retenu).

Votre dossier de candidature doit comporter plusieurs pièces indispensables, comme :

  • une copie de votre carte d’identité ou l’extrait Kbis de votre entreprise (qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou d’une société commerciale) ;
  • les statuts de la société et les derniers bilans de votre société (ces éléments ne seront (quasi) jamais demandés en contrat de prestation de services) ;
  • un RIB (relevé d’identité bancaire).

Vous pouvez également joindre une plaquette de présentation de votre entreprise, ainsi qu’une lettre d’intérêts (qui reprend toutes les conditions de la location du bureau).

Très grand espace de coworking et de détente
©copernico via unsplash

Programmez des visites

Après avoir identifié un ou plusieurs bureaux qui correspondent à vos critères de recherche et après la constitution de votre dossier de location, vous voici enfin arrivé à la dernière étape, ou presque : vous devez programmer une ou plusieurs visites.

En effet, il est indispensable de se rendre sur place pour évaluer l’ambiance du quartier, la configuration et le confort du bureau, sa luminosité, son calme, son accessibilité, la qualité de ses équipements et des prestations fournies…

Vous devez vous projeter dans ce bureau, pour être certain de pouvoir y travailler dans de bonnes conditions.

Lors de la visite du bien, pensez à prendre quelques photos (demandez toujours son accord à l’agent immobilier ou au propriétaire bailleur qui vous fait visiter).

Vous pouvez également prévoir de visiter les bureaux à plusieurs, pour réunir quelques avis extérieurs, notamment ceux de vos partenaires ou employés. 

Avant la signature : négociez le contrat, dans la mesure du raisonnable

Avant de signer le bail, étape finale : la lecture rigoureuse du contrat. Pensez à bien étudier toutes ses clauses et ses modalités. Lorsqu’il correspond aux loyers moyens pratiqués dans le même secteur (et pour les mêmes prestations), le loyer n’est en général pas négociable.

Signature de contrat
©cytonn photography via unsplash

Néanmoins, vous pouvez toujours discuter avec le bailleur. Vous pouvez par exemple lui demander d’inclure au bail certains services additionnels ou de réaliser certains travaux dans le local.

Vous pouvez également négocier le loyer d’une place de parking attenante par exemple (qui appartient également au bailleur), diminuer la durée du préavis, demander une réduction des charges ou encore une franchise de loyer pour effectuer des travaux à votre charge… L’accompagnement par un professionnel de l’immobilier de bureau est particulièrement importante dans cette étape, pensez à bien vous entourer !

Vous êtes à la recherche d’un bureau ? Contactez Hub-Grade et faites-vous accompagner par des professionnels de l’immobilier d’entreprise.
100% digitale, transparente et sécurisée, notre plateforme vous permet de trouver le bureau idéal, qu’il s’agisse d’un simple poste de travail, d’un bureau privatif, de bureaux partagés ou d’une colocation d’entreprise. Contactez nos équipes pour en savoir plus !

Image de couverture (c) Markus Winkler – Unsplash

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