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Recherche de bureau : la check-list complète pour trouver votre prochain espace de travail

Vous venez de lancer votre activité et avez besoin de louer un local professionnel ? Vous êtes déjà locataire d’un bureau, mais souhaitez déménager pour profiter d’un espace de travail plus grand, ou mieux situé ?

Type de bureau, emplacement, choix du type de bail, budget et coûts cachés… Les offres sont nombreuses et la recherche d’un bureau à louer n’est pas toujours simple.

Découvrez la check-list complète pour votre recherche de bureau, évitez les mauvaises surprises et mettez toutes les chances de votre côté.

1. Vous avez déjà une location de bureau en cours ? Commencez par vous renseigner sur les modalités de sortie

Si vous êtes déjà locataire d’un bureau et que vous souhaitez déménager pour un local plus grand ou plus adapté à votre activité, vous devez d’abord procéder à la résiliation de votre contrat de location (bail).

Un état des lieux de sortie doit également être réalisé (établi de manière contradictoire, à l’amiable ou par un huissier de justice).

Bail professionnel

Vous pouvez être titulaire d’un bail professionnel (si vous n’exercez pas une activité commerciale, industrielle, artisanale ou agricole). Conclu pour une durée de 6 ans minimum, ce bail peut néanmoins être résilié de manière anticipée. 

Pour résilier votre bail, vous devez adresser au propriétaire bailleur une lettre recommandée avec accusé de réception, pour l’informer de votre départ (vous n’avez pas à en préciser les raisons). Vous devez respecter un délai de préavis de 6 mois (le délai commence à courir le jour de la réception effective du courrier).

Bail commercial

Un bail commercial est quant à lui conclu pour une période minimum de 3 ans (on parle aussi de bail 3/6/9). Vous pouvez ainsi quitter les lieux tous les 3 ans (on parle de congé triennal) ; vous devez informer votre bailleur de votre départ par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception, et respecter un préavis de 6 mois. 

Vous pouvez également résilier votre bail à tout moment (en respectant le même formalisme), si et seulement si le bailleur l’accepte (résiliation à l’amiable).

Contrat de prestation de service

Solution plus souple et moins formelle, louer un bureau dans un espace de coworking n’implique pas la signature d’un bail professionnel ou commercial. Les relations entre le bailleur et le locataire sont encadrées par un contrat de prestation de service

La plupart du temps, vous payez la location du bureau pour la durée d’occupation souhaitée (à l’heure, à la journée, à la semaine ou au mois). Ainsi, le départ de ce type de bureau est particulièrement facile.

2. Établissez votre cahier des charges

Pour trouver le bureau idéal, vous devez ensuite prendre le temps de dresser la liste de vos critères et de vos besoins. Identifiez d’abord la raison qui vous pousse à louer un nouveau bureau (besoin d’un espace de travail plus grand, de se rapprocher du domicile des collaborateurs, de s’implanter dans un quartier plus convivial…).

Votre cahier des charges doit notamment préciser :

  • la localisation du bureau : l’emplacement de votre espace de travail est un critère primordial. Il est par exemple conseillé de privilégier les bureaux situés à proximité de plusieurs lignes de transports en commun. Certains préfèreront installer leur activité dans un quartier commerçant et vivant, alors que d’autres privilégieront un quartier calme, avec des espaces verts ;
  • le type d’espace de travail : vous devez définir la surface dont vous avez besoin (en mètres carrés) et la configuration des espaces. Avez-vous besoin de louer tout un immeuble, un étage entier, un bureau privatif ou un simple poste de travail ?
  • les prestations attendues : la location de certains bureaux s’accompagne parfois de la mise à disposition d’équipements et de plusieurs prestations (matériel bureautique, meubles et fournitures, service de secrétariat, service de ménage, salle de réunion, espace de restauration et cafétéria, salle de repos, espace extérieur, parking…). À vous de dresser la liste des services annexes que vous attendez (services impératifs, souhaitables ou en bonus).
  • la date d’emménagement souhaitée et la durée minimum d’engagement : êtes-vous à la recherche d’un bureau disponible immédiatement ou dans 3 mois ? Souhaitez-vous louer un espace de travail partagé et flexible ? Préférez-vous un bail commercial classique ? Vous pourrez préciser votre recherche en fonction de vos préférences (coworking, bail précaire ou bail 3/6/9).

3. Définissez votre budget

Votre budget pour la location d’un bureau fait également partie des critères les plus importants de votre recherche. En effet, les prix de l’immobilier d’entreprise varient fortement d’une ville à l’autre, d’un arrondissement à l’autre et même d’un quartier à l’autre.

Le loyer d’un bureau dépend également d’autres facteurs (type de bail, surface, prestations et services…). Connaître votre budget maximum vous permet ainsi d’affiner votre recherche.

Lorsque vous définissez votre budget, pensez à inclure tous les frais cachés (les éventuels frais d’agence, le dépôt de garantie, les frais d’emménagement…), ainsi que toutes les dépenses connexes (les charges : électricité, eau, chauffage, assurance, ordures…).

4. Lancez vos recherches !

Une fois vos principaux critères de recherche de bureaux établis, vous pouvez vous lancer dans la phase de recherche à proprement parler. Plusieurs solutions s’offrent alors à vous. 

Vous pouvez d’abord consulter les sites internet des agences spécialisées dans l’immobilier de bureau. Après avoir renseigné vos critères de recherche (budget, emplacement, nombre de postes, surface, services et équipements…), vous aurez accès à de nombreuses offres en ligne.

Vous pouvez également faire appel à un professionnel de l’immobilier. En plus de vous aider à dresser votre cahier des charges, ce spécialiste de l’immobilier de bureau vous permettra ensuite de gagner un temps précieux. Il ne vous présentera en effet que les offres qui correspondent parfaitement à vos besoins et à vos attentes. Il pourra également vous proposer des offres « off-market » (pas encore sur le marché).

Pour trouver des bureaux flexibles à louer (centre d’affaires avec bureaux partagés, espaces de coworking), rendez-vous sur les plateformes spécialisées. Agent immobilier digital, Hub-Grade est par exemple spécialisé dans la location d’espaces de travail flexibles et de bureaux clés-en-main. Notre plateforme propose différents types de bureaux à louer (des postes de travail, des bureaux privatifs ou des espaces indépendants).

Pour être certain de trouver rapidement votre bureau idéal, pensez enfin à programmer des alertes. Cela vous permet de recevoir les dernières annonces publiées, et de contacter rapidement les espaces de travail qui vous intéressent.

5. Montez votre dossier de location

Pour mettre toutes les chances de votre côté dans votre recherche de bureau, pensez à rassembler toutes les pièces nécessaires pour votre dossier de location.

En effet, monter votre dossier en amont vous permettra de l’envoyer dès que vous aurez identifié l’espace de travail idéal (la concurrence est parfois sérieuse, notamment pour une location de bureau à Paris. À dossier équivalent, c’est souvent le premier reçu qui est retenu).

Votre dossier de candidature doit comporter plusieurs pièces indispensables, comme :

  • une copie de votre carte d’identité ou l’extrait Kbis de votre entreprise (qu’il s’agisse d’une micro-entreprise ou d’une société commerciale) ;
  • les statuts de la société ;
  • vos derniers avis d’imposition sur les revenus, ou les derniers bilans de votre société (et comptes de résultats) ;
  • un RIB (relevé d’identité bancaire).

Vous pouvez également joindre une plaquette de présentation de votre entreprise, ainsi qu’une lettre d’intérêts (qui reprend toutes les conditions de la location du bureau).

6. Programmez des visites

Après avoir identifié un ou plusieurs bureaux qui correspondent à vos critères de recherche, vous devez programmer leur visite. En effet, il est indispensable de se rendre sur place pour évaluer l’ambiance du quartier, la configuration et le confort du bureau, sa luminosité, son calme, son accessibilité, la qualité de ses équipements et des prestations fournies…

Vous devez vous projeter dans ce bureau, pour être certain de pouvoir y travailler dans de bonnes conditions.

Lors de la visite du bien, pensez à prendre quelques photos (demandez toujours son accord à l’agent immobilier ou au propriétaire bailleur qui vous fait visiter).

Vous pouvez également prévoir de visiter les bureaux à plusieurs, pour réunir quelques avis extérieurs.

7. Négociez le contrat, dans la mesure du raisonnable

Avant de signer le bail (ou le contrat de prestation de service), pensez à bien étudier toutes ses clauses et ses modalités. Lorsqu’il correspond aux loyers moyens pratiqués dans le même secteur (et pour les mêmes prestations), le loyer n’est en général pas négociable.

Néanmoins, vous pouvez toujours discuter avec le bailleur. Vous pouvez par exemple lui demander d’inclure au bail certains services additionnels ou de réaliser certains travaux dans le local.

Vous pouvez également négocier le loyer d’une place de parking attenante (qui appartient également au bailleur), diminuer la durée du préavis, ou encore demander une réduction des charges…

Vous êtes à la recherche d’un bureau ? Contactez Hub-Grade et faites-vous accompagner par des professionnels de l’immobilier d’entreprise. 100% digitale, transparente et sécurisée, notre plateforme vous permet de trouver le bureau idéal, qu’il s’agisse d’un simple poste de travail, d’un bureau privatif, de bureaux partagés ou d’une colocation d’entreprise. Contactez nos équipes pour en savoir plus.

Image de couverture (c) Markus Winkler – Unsplash

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