Le guide pour être productif au travail

Voici un terme qu’on entend partout : être productif. Entre fourre-tout, état d’esprit, mesure clé de l’activité et nécessité pour les entreprises, on vous propose de redécouvrir la définition :

Productivité :

  • Caractère productif de quelque chose, d’une activité.
  • Rapport entre le résultat d’une activité productive (biens, services…) et les facteurs de production (ressources).

Il y a un aspect mathématique : on peut mesurer sa productivité. Mais aussi un aspect très concret derrière ce mot « Productivité ». Qu’est-ce qui la conditionne ? Comment être toujours productif ? Est-il plus efficace de travailler le matin ou l’après-midi ? Comment être optimiser son efficacité le long d’une journée de travail ?

Outre les classiques comme « bien dormir, bien manger… », découvrez les réponses dans ce guide sur la conservation d’un bon rythme de travail et de la productivité.

Être ou ne pas être productif, telle est la question…

Des dimensions importantes à intégrer : l’efficacité intellectuelle et la condition physique

La condition physique (et physiologique) est un ensemble de facteurs (corporels, mentaux…) permettant à un individu de réaliser des performances. Très utilisée au niveau sportif, cette notion est tout à fait adaptable dans le schéma de vie d’un salarié. Elle lui permet de fournir le travail attendu et répondre présent aux défis de son entreprise. Un bon état physique et mental conditionne ainsi sa productivité et réduit son stress.

Le guide pour être productif au travail - l'efficacité industrielle

La notion d’efficacité intellectuelle est une partie importante dans la définition de la production. C’est cette efficacité et conditionne le fait que le salarié mette ses compétences, ses qualités, ses talents et son savoir-faire au service de l’entreprise. Plus l’individu est stimulé et travaille dans les meilleures conditions possibles, plus son efficacité intellectuelle sera grande. Par extension, plus le travail fourni sera de qualité.

Ainsi, ces deux éléments ont une forte influence sur la qualité de la productivité du salarié et par extension, sur l’entreprise. La création de cet univers, stimulant à la fois sa condition physique et sa capacité à répondre présent au niveau intellectuel, est une composante majeure de sa capacité de production.

Notre capacité à être productif diffère selon les saisons et les périodes de l’année

On le sait tous : il est impératif d’avoir et de conserver un bon rythme de travail. Un bon rythme de croisière, qui permette au salarié de répondre présent.

Cependant, d’un point de vue physiologique et mental, il peut être difficile de préserver ce rythme de façon linéaire chaque jour et à n’importe quelle période de l’année. Ne serait-ce que lors du changement de saisons… Et cela nous amène à nous poser une question : y’aurait-il une saisonnalité dans le travail ? Une variation des performances et des conditions physiques et mentales selon les saisons ?

Le guide pour être productif au travail - selon les périodes de l'année

La réponse est oui, il existe bien une saisonnalité. Comme certaines études le révèlent L’efficacité intellectuelle varie selon les périodes de l’année. Ainsi, on ne travaille pas de la même manière selon la saison. Les jours plus courts et moins lumineux en hiver, plus longs et plus lumineux en été… Les conditions climatiques en hiver (froid, épidémies, maladies…) ne permettent pas toujours d’être à 100% de ses capacités… Tout cet ensemble joue un rôle important dans la productivité et la motivation des effectifs.

Anticiper les changements et mettre en place des moyens pour limiter ces effets, c’est prévenir son entreprise de sévères bévues et garder une certaine fluidité.

BREAKING NEWS : il serait “inhumain” de travailler avant 10h du matin

(Une donnée qui va procurer un grand plaisir aux salariés…)

via GIPHY

De plus en plus d’études convergent vers ce sens : il est contre-productif voire néfaste de travailler de 9 à 17:00. Paul Kelley, docteur de l’université de Oxford et auteur d’écrits sur le sujet, va même plus loin dans son discours, qualifiant de « torture », toute heure de travail effectuée avant 10:00 du matin. Ses propos englobent aussi bien les écoliers, collégiens, lycéens que les travailleurs. Loin d’être un manifeste contre les entreprises, il invoque des pratiques plus saines à cultiver et conserver dans le but d’être plus efficace au travail.

Selon Paul Kelley, toute heure de travail effectué avec 10h00 du matin est une « torture ».

Le guide pour être productif au travail - Travailler à 10h, une torture

Un autre point important est à soulever sur les changements d’heure annuels : ils affectent bien nos métabolismes (au niveau physique et mental…). Une étude appelle même cet effet la chrono-rupture : un déroulement du temps perturbé. Elle a des effets sur la santé, l’humeur, le rythme de sommeil, l’alimentation, le travail… Et ainsi, la productivité.

Rester tard au travail est encore plus néfaste… bien que les entreprises françaises le voient d’un bon œil (risque d’AVC…)

Un autre élément influant : Les conditions de l’espace de travail influent sur la qualité du travail

Chauffé, isolation sonore, individuel ou partagé, idéalement disposé… L’espace de travail est un autre des éléments pouvant jouer sur la productivité du salarié. Dans ce cadre, 4 facteurs influent directement sur la productivité : le bruit, la température ambiante, la présence d’autres collaborateurs ou encore la disposition de l’espace. Le tout peut avoir des effets déterminant sur les performances de l’entreprise.

Le guide pour être productif au travail - L'espace et la QVT

Quand on sait que le bruit dans l’espace de travail peut réduire les capacités de concentration et augmente la fatigue… Que la disposition en open space développe de plus en plus l’anxiété et favorise le stress… Ou encore qu’une température trop basse en hiver et trop élevée en été met au défi la forme générale de l’effectif… On comprend alors l’enjeu.

Des études et une infographie réalisée par la marque Andrews Air Conditioning ont prouvé qu’un espace de travail à des températures en dessous de 16°C ou au-dessus de 33°C sont contre-productifs.

Pour les indépendants : la rigueur est de mise

Le challenge sur la rigueur, la régularité et l’efficacité est encore plus grand quand on est indépendant. Affranchi de toute hiérarchie, le travailleur indépendant est le seul maître à bord. Entre vrai cadeau pour travailler comme bon lui semble et cadeau empoisonné pour laisser place à un rythme décousu, l’indépendant se doit de trouver une routine, un rythme de travail adéquat dans le but de garder ce statut et être rentable.

Le guide pour être productif au travail - La rigueur pour les indépendants

L’inadéquation entre ces études et les pratiques actuelles en termes de travail, est de plus en plus flagrante et soulève des questions capitales… Sommes-nous dans les meilleures dispositions pour travailler ?

Les éléments conditionnant la productivité

Développer et garder de bonnes habitudes

Il n’y a pas de secret pour ceux qui ont des niveaux de productivité élevés : ils savent développer et garder de saines habitudes.

Les habitudes sont très simples à prendre, plus complexes à conserver. Qu’il s’agisse de tâches répétitives ou du déroulement de la journée ou des semaines, une routine s’attrape très facilement. Autant développer celles-ci pour qu’elles soient constructives et les rectifier si ce n’est pas le cas.

À titre d’exemple, mettre des objectifs à l’écrit et les garder visibles, construire une roadmap (plan d’action), se plier aux tâches planifiées sans déborder… Et toujours recommencer…

Prioriser les tâches avec la matrice Eisenhower

Voici un point d’amélioration qui concerne un grand nombre de travailleurs : la priorisation des tâches !

Le guide pour être productif au travail - La matrice d'Eisenhower

Les temps de travail et les délais de rendu sont souvent courts, raison pour laquelle il est obligatoire d’agir avec efficience.

Il est donc impératif de classer les actions selon les ordres d’importance et d’urgence.

Un outil permet de le faire d’une manière efficace : la matrice Eisenhower. Conçue par celui qui lui a donné son nom, Dwight Eisenhower, 34ème président des États-Unis, la matrice permet de classer les tâches selon leur ordre d’importance et d’urgence. Elle aide ainsi à déterminer précisément les tâches à faire (urgent / important), déléguer (urgent / non-important), planifier (non-urgent / important) et éliminer (non urgent / non-important).

Quand pic d’hormones et travail peuvent faire bon ménage

Cette partie peut faire sourire, mais le corps humain (masculin ET féminin) est soumis aux variations de nos chères hormones.

Pour rappel, une hormone est une substance chimique présente dans l’organisme, chargée de lier les divers organes du corps et transmettre des messages. Celles-ci surgissent à des moments clés de la journée, formant ainsi des pics. On appelle ce phénomène la chronobiologie.

Le guide pour être productif au travail - La chronobiologie

Au travail, il faut savoir les gérer pour rendre leurs effets moins néfastes et même contributifs. Par exemple, les meilleures plages horaires pour des travaux nécessitant une concentration optimale sont celles de 10 à 11h00 et de 15 à 16h30.

De bonnes habitudes comme des pauses toutes les 90 minutes, faire une sieste de 15 à 30 minutes dans la journée (augmentera la vigilance de 54% et la performance de 34% selon la NASA…), bien répartir ses congés dans l’année, peuvent contribuer à la bonne gestion de ses pics hormonaux.

Un dérèglement de ceux-ci peut avoir des effets importants : fatigue accrue, déconcentration, maladies, dépression… C’est pourquoi il est aussi primordial de respecter ces cycles hormonaux.

Privilégier la flexibilité

La flexibilité du travail est un ensemble de moyens permettant à l’entreprise d’adopter une posture proactive face à un environnement changeant, une certaine réactivité et une adaptabilité. Elle représente une des évolutions majeures au sein du monde du travail actuel. L’entreprise ne subit plus son environnement, elle anticipe et s’y adapte.

Cette flexibilité passe par les réponses que l’entreprise envoie à la demande, mais aussi à la gestion de son capital humain. Le but est de les garder actifs et motivés.

Cela peut passer par des aménagements d’emplois du temps (notamment pour ceux ayant des enfants en bas âge), la définition de plages horaires pour des missions spécifiques, de congés, la mobilité, le changement d’espace de travail…

En effet, de plus en plus d’entreprises comprennent les enjeux derrière la flexibilité et n’hésitent pas à l’intégrer dans leurs modes de fonctionnement.

(Régulièrement) s’oxygéner l’esprit

Autre composante importante pour garder un bon rythme et une bonne productivité… La capacité à s’arrêter… Et pratiquer une activité externe, dans le but d’extérioriser et évacuer.

Le guide pour être productif au travail - S'oxygéner l'esprit

Le travail (même avec la productivité la plus accrue et le rythme le plus souple) peut être facteur de fatigue et de stress. Il est d’ailleurs prouvé que pratiquer une activité (culturelle, sportive ou autre) maintient un bon rythme de travail et une bonne productivité. Elle peut avoir d’autres vertus comme la cohésion d’ensemble, l’apaisement de tensions et un sentiment d’appartenance à une entité accru.

Être productif au travail ne consiste pas uniquement à être capable de travailler. C’est aussi être capable de le rester et être dans les meilleures dispositions.

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