Aujourd’hui, les salariés sont de plus en plus nomades.

Un fait directement lié à la mutation de l’organisation du travail. De plus en plus de PME font le choix de recourir au partage de bureaux sur le modèle du coworking pour accueillir ces nouveaux employés nomades.
Pour rester compétitive et continuer leur croissance, les PME ont compris que le modèle du coworking ne pouvait que leur apporter des avantages :

• réduction des frais d’espace,
• rencontres professionnelles,
• échange et partage d’informations, et bien d’autres.

Qu’est-ce que le partage de bureaux ?

Le partage de bureaux et le coworking reposent sur un concept simple… Des entreprises disposent d’espaces libres dans leurs locaux. De l’autre côté, d’autres sociétés et entrepreneurs en pleine croissance seraient ravis de pouvoir disposer de ces mètres carrés inutilisés. Le calcul est simple, chacune de ces parties peut profiter d’un même espace de travail.

Quand on observe de près, le marché de l’immobilier, on se rend compte très rapidement compte que les petites structures et les jeunes entrepreneurs rencontreront des difficultés pour se loger professionnellement. De plus, ces TPE ont également besoin d’un espace fermé, travailler dans un espace de coworking entièrement ouvert ne leur correspond pas à tous.
La cohabitation et le partage de bureau entre professionnels se révèlent alors être l’une des meilleures solutions.

Favoriser les échanges et le partage

Partager un espace de travail incite à faire de nouvelles rencontres, échanger autour d’un café etc. Même si les sociétés ne partagent pas les mêmes centres d’intérêt et ne sont pas actrices dans le même secteur économique… En fin de compte, elles travaillent ensemble. Chacun des salariés, avec son vécu et son expérience pourra apporter quelque chose à l’autre. De nouvelles ressources humaines et compétences qui vont permettre aux structures d’avancer ensemble et en synergie totale par le biais d’une émulation naturelle.

Favoriser la création d’emplois

La mutation du travail, la digitalisation et les conjonctures difficiles en matière de recherche d’emploi poussent beaucoup de personnes à créer leur propre emploi et devenir leur propre patron. Pour cela, les bureaux à partager et les espaces de coworking sont prêts à les accueillir.

Une révolution déjà en marche

Quand on sait que :

2 salariés sur 3 déclarent qu’ils sont favorables au télétravail au moins un jour par semaine. Et Ce pour réussir à mieux concilier vie professionnelle et personnelle…

Il était temps de voir un portail de recrutement mettant en relation les candidats et les entreprises qui ont compris l’évolution du marché du travail. C’est alors que FlexJob permet à ces nouveaux travailleurs de trouver les offres d’emploi qui leur correspondent : un travail flexible, stimulant et avant-gardiste.
La préoccupation du bien-être des salariés et de leurs attentes est au cœur de la plate-forme.

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Comme dans un coworking classique, les étudiants, ingénieurs, designers et futurs entrepreneurs se forment mutuellement en échangeant leurs compétences respectives. Le fablab est devenu un véritable vivier de talents et d’expériences. Les « coworkers » peuvent y construire ce qui leur fait envie avec le numérique…

Les Fablabs représentent l’éducation au numérique mais surtout l’économie collaborative : le travail collectif y est imposé.

Le Fablab : du coworking basé sur la collaboration et la licence libre

Le Fablab n’est donc pas fait pour les solitaires : phénomène à la mode du « Do It Yourself », les ateliers de fabrication numérique misent plutôt sur le « Do It With Others ». Dans un Fablab en effet chaque production se fait sous licence libre et est diffusée sur le web : le partage des procédés de création est la règle numéro un pour tout adhérant à ces laboratoires.

Cette règle parfois incomprises par certaines entreprises ou certains entrepreneurs, est en réalité dans leur intérêt : puisque déposer un brevet coûte très cher, mais placer leurs créations sous licence libre est surtout une solution qui empêche les industriels de se les réapproprier. De fait, la licence libre permet de diffuser et d’améliorer une création, et évite une appropriation marchande de l’objet.

En définitive…

Le Fablab c’est donc l’occasion de rencontrer des nouveaux coworkers au cœur d’une plate-forme pluridisciplinaire collaborative. Traiter avec des techniciens, informaticiens, ingénieurs, scientifiques, bricoleurs, créateurs… c’est ça le quotidien d’un adhérant !

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Le développement du coworking à travers le monde s’accompagne de la nécessité grandissante de locaux adaptés, assez spacieux pour accueillir parfois plusieurs dizaines de coworkers.

De même, l’attention croissante portée à la Qualité de Vie au Travail pousse les entreprises à innover et investir dans leurs locaux afin de favoriser la créativité, la motivation et la sérénité.

Ainsi, dans les grandes villes, la revalorisation de bâtiments inutilisés tels que des entrepôts, des chapelles ou des ateliers permet l’installation de nouveaux espaces de travail partagés dans des lieux insolites.

Aujourd’hui, focus sur 10 espaces de coworking atypiques !

1. Inventionland, Pittsburgh – États-Unis

Malgré ses airs de parc d’attraction, InventionLand est bien un lieu de travail. Situé à Pittsburgh, aux États-Unis, cet espace de travail de 18 288 mètres carrés accueille jusqu’à 15 000 personnes par an. Il abrite une petite jungle, un château à l’image de celui du Roi Arthur, et un cottage similaire à celui d’Hansel et Gretel, dissimulant les bureaux des différentes équipes.

2. Google, Tel-Aviv – Israël

Chacun des sept étages occupés par l’entreprise a été aménagé par les Googlers de sorte à représenter les différents aspects de la culture Israélienne et sa diversité. On y retrouve donc un verger intérieur, une aire d’arcade dont la déco vous ramènera à la plage ainsi qu’un couloir aux airs de rue locale. On notera également que les étages sont reliés par des toboggans, en plus des escaliers.

3. Cwyk, Rennes – France

Reconvertir une ancienne chapelle en espace de coworking, c’est le pari fou de Cwyk. Cet espace atypique est situé à quelques minutes du centre-ville de Rennes. On y propose notamment deux salles de réunion, un espace détente ainsi qu’une cuisine aménagée au cœur de la chapelle.

4. The Carrosserie, Marseille – France

Cachet industriel, béton brut, grande verrière, charpente apparente et meubles design composent cet ancien atelier automobile de 230m², situé dans le centre ville de Marseille et transformé en lieu de travail. L’espace accueille aujourd’hui des coworkers, des séminaires, des shootings photos etc..

5. Les Magasins Généraux, Pantin – France

Après avoir été un entrepôt servant à approvisionner Paris en grain, farine, céréales et papier dans les années 30, puis le terrain de jeux des graffeurs du monde entier, les magasins généraux sont aujourd’hui les bureaux parisiens de l’agence de publicité BETC. Les espaces ont été pensés de sorte à ce que les employés puissent changer de bureau régulièrement. Ils sont organisés sur le principe du “bureau libre” (le fameux flex office) : même les cadres ne disposent pas de postes fixes, ce qui amènent les professions à se croiser. Un objectif affiché par la direction de l’agence.

6. La Caserne Niel, Bordeaux – France

Cette ancienne caserne militaire était le temple du graff bordelais depuis le départ de l’armée en 2005 jusqu’à sa réhabilitation. En décembre 2012, elle accueillait ses premières entreprises après deux années de travaux. Aujourd’hui, la Caserne Niel est devenue un écosystème d’associations et comprend un espace de coworking et une pépinière d’entreprises dédiée à l’accompagnement des start-up et projets liés au développement durable.

7. Les Halles Pajol, Paris – France

Dans le 18e arrondissement parisien, un ancien entrepôt de la SNCF réhabilité a donné naissance à un écoquartier. Il accueille une auberge de jeunesse proposant plusieurs salles de réunions modulables mais aussi l’atelier DRAFT, un espace de coworking destiné aux créateurs indépendants qui leur permet de travailler leurs projets ainsi que vendre leurs produits sur l’e-shop du DRAFT.

8. L’Archipel, Paris – France

Actuellement utilisé comme Centre d’Hébergement d’Urgence, cet ancien couvent du 19e siècle a abrité, dans la chapelle désacralisée et les bâtiments attenants, un hôtel puis l’Institut National de la Propriété Industrielle. Aujourd’hui, L’Archipel comprend par exemple une boutique de troc solidaire, un espace de coworking, des espaces de séminaires, de conférences et un café.

9. L’espace Stalingrad de Morning Coworking, Paris – France

Ici, tout est pensé pour que les coworkers soient relaxés, une verrière en guise de toit permet de surveiller la météo, des arbres habillent les pièces et une table immense occupent le centre de la pièce. Chaque bureau est couvert d’une bulle transparente, permettant aux travailleurs de s’isoler tout en gardant contact avec leurs voisins. L’espace dispose même de douches.

10. La Maison, Paris – France

Chez My Little Paris, les bureaux ont été aménagé à leur image. La Maison est décorée d’objets chinés aux Puces de Paris, des cours de yoga sont dispensés dans le greniers ou encore des conférences sur le sommeil et des séminaires sur le canapé du salon. Des visiteurs sont régulièrement invités à partager un repas ou un verre. Le côté cosy de La Maison contraste avec son équipement high-tech. On peut y trouver un réfrigérateur connecté proposant les recettes du jour, un casque de réalité virtuelle ou encore un aspirateur robot intelligent. Un vrai foyer.

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Avec le développement du télétravail, de plus en plus de travailleurs salariés ou indépendants fréquentent les bureaux partagés. Pour faire face à cette demande, sécuriser un espace de coworking peut s’effectuer à différents niveaux. Gestion des accès, serrures électroniques, armoires sécurisées, découvrez tous nos conseils pour améliorer la sécurité de vos bureaux ou espaces de travail partagés.

Mettre en place une stratégie de contrôle des accès

Le contrôle des accès 

La plupart des espaces de coworking fonctionnent avec différents niveaux d’adhésion. Abonnement annuel, mensuel ou seulement à la journée, certains travailleurs ne sont que de passage tandis que d’autres sont présents à l’année. Pour contrôler l’accès à votre espace de coworking, vous pouvez diviser les plages d’horaires d’ouverture en fonction du niveau d’adhésion de vos membres. 

Moins la personne fréquente vos espaces, plus le niveau de réglementation est élevé. Structurer les horaires d’accès en fonction des abonnements des résidents limite les intrusions ou les vols dans vos bureaux. Enfin, restreindre les visites à des horaires classiques permet d’éviter de les réaliser lorsque personne n’est là. 

La présence d’un responsable sur place

Pour renforcer la sécurité de l’accès à vos bureaux, vous pouvez également nommer un responsable du contrôle des entrées et sorties de vos résidents. Il pourra gérer les réservations transitoires et s’occuper des visites en journée. Sa présence permet également de rencontrer chaque personne susceptible de venir travailler dans vos locaux.

Sécuriser un espace de coworking ou des bureaux partagés

L’installation de caméras de sécurité

L’installation de caméras de sécurité à l’intérieur et à l’extérieur de vos espaces complète la mise en place de vos plages horaires. Veillez à les installer dans des lieux stratégiques (entrées des locaux, salles de réunion ou armoires métalliques) afin d’avoir le champ de vision le plus large possible. Certains équipements sont automatiques et permettent d’être alerté selon une plage horaire prédéfinie. Enfin, l’installation d’un visiophone permet d’identifier les personnes qui se présentent dans vos locaux. 

La sécurisation des accès aux portes

L’utilisation de clés métalliques est à éviter, car elle accroît le risque d’intrusion dans vos locaux. Leur perte peut également engendrer le changement fréquent des serrures ce qui, à terme, a un coût non négligeable. La meilleure solution est de ne pas avoir de clés et d’utiliser un système de badges (serrures électroniques). Ils s’activent ou se désactivent facilement en cas de perte et tracent les entrées et sorties de votre espace de coworking. Enfin, l’utilisation de portes battantes simplifie la circulation à l’intérieur de vos locaux. 

Le contrôle de l’identité des membres

L’intégration d’un nouveau membre dans votre espace de coworking est l’occasion de faire connaissance. Carte d’identité, permis de conduire ou passeport, vous pouvez également lui demander un justificatif d’identité lors de la création de son compte membre. Outre faciliter la gestion des accès de vos résidents, cela permet d’en savoir plus sur leurs activités et leurs motivations. 

La sécurisation des données physiques

Certains espaces de coworking autorisent les résidents à stocker leurs affaires (ordinateurs, dossiers clients, etc.). Il existe différents moyens pour sécuriser ces données physiques dans un espace de travail. Par exemple, l’utilisation d’un coffre-fort permet de ranger des documents confidentiels en toute sécurité. Au lieu de ranger vos dossiers suspendus dans une simple armoire de bureau, rangez-les dans une armoire forte à double paroi ou équipée de portes indégondables en position ouverte ou fermée. Enfin, n’hésitez pas à meubler vos espaces de travail avec du mobilier de bureau anti-feu !

Contrôler les accès au réseau de vos espaces de travail

La sécurité de votre réseau Wifi

Pour protéger votre réseau Wifi, veillez à installer un mot de passe sécurisé. Vous pouvez le renouveler régulièrement pour éviter que les anciens résidents conservent leurs accès. Changer le nom de votre wifi (SSID ou Service Set IDentifier) peut également s’avérer très utile. Pour les résidents qui travaillent en remote, privilégiez les connexions sécurisées ! 

La restriction des accès aux comptes de vos résidents

En tant qu’espace de coworking, la gestion des comptes de vos résidents génère certainement beaucoup de procédures administratives. Nous vous conseillons d’utiliser un système de classement sécurisé pour les comptes de vos membres afin d’éviter toute tentative de piratage. 

La sécurisation d’un espace de coworking dépend aussi bien de la sécurité physique que numérique. Armoires sécurisées, coffre-fort ou accès limité, de nombreux moyens existent pour que vos résidents puissent travailler en toute sérénité. Veillez simplement à ce que cela soit adapté à vos besoins à ceux de vos bureaux. 

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Le guide pratique pour la colocation d’entreprises

Partager ou sous-louer tout ou une partie de ses bureaux avec une autre entreprise est une pratique de plus en plus courante. C’est la solution idéale pour diminuer les coûts de location de bureaux, rentabiliser les places dans les open-spaces ou encore développer son réseau professionnel.

Découvrez notre guide pour créer une colocation parfaite grâce au partage et à la sous-location de bureaux !

Comment aménager l’espace dans un bureau partagé ?

Délimiter les espaces de travail de chaque entreprise

Comme pour une colocation classique, il est indispensable de compartimenter les locaux pour que chaque entreprise ait un espace bien défini. Chaque locataire bénéficie ainsi d’un lieu de confidentialité, de calme si nécessaire ou d’un véritable espace de coworking dédié à ses activités. Cela permet de créer une atmosphère de travail agréable, dans laquelle chacun peut travailler à son rythme.

Créer un planning pour les espaces de travail partagés

La plupart des espaces de coworking ou des locaux professionnels mettent à disposition des salles de réunions ou des bureaux privés. Cela permet d’organiser des rencontres en toute sérénité et de passer ses appels sans être dérangé.

Dans ce type de structure, il peut être intéressant de mettre en place un système permettant à chacun de partager ses besoins. Par exemple, afficher un planning commun pour réserver une salle de réunion, un open-space ou un bureau privatif peut s’avérer très pertinent. 

Favoriser les échanges de compétences et le développement de synergies 

Outre les espaces de travail, il est également nécessaire de veiller à ce que les espaces de détente soient isolés des locaux professionnels.

Ils permettent d’encourager les échanges entre les locataires et favorisent les discussions entre deux réunions. Cuisine, terrasse, salle de jeux, avoir un espace informel dans des bureaux partagés apporte une vraie plus-value ! 

Comment ça se passe au niveau légal ? 

Vous êtes propriétaire de vos bureaux : la location

C’est le cas le plus simple pour partager ou louer son bureau. En tant que propriétaire, il vous suffit d’identifier l’espace que vous souhaitez partager, puis de définir à quelle fréquence vous souhaitez le louer.

D’un point de vue administratif, vous pouvez passer par un contrat de prestation de services.

Dans le cas de bureaux partagés, il est également possible d’établir un bail commercial. Cependant, il est souvent plus contraignant, tant pour le bailleur que pour le locataire.

Vous êtes locataire de vos bureaux : la sous-location ou la prestation de services

Le contrat de sous-location : un cadre juridique stricte et parfois contraignant

Si vous êtes locataire et que vous souhaitez sous-louer vos bureaux, il faut avant tout que votre propriétaire autorise la sous-location. Sans cet accord, le bail principal pourrait être suspendu, voire résilié par le bailleur.

Pour le prévenir, il suffit d’envoyer une lettre recommandée avec avis de réception. Le bailleur a ensuite 15 jours pour accepter ou refuser l’acte de sous-location. Il est parfois difficile et chronophage d’obtenir l’accord du bailleur !

Le code de commerce précise qu’en cas de sous-location, le bailleur doit être appelé à concourir à l’acte. Enfin, une copie du bail dit « principal » ainsi que des annexes obligatoires (diagnostic amiante, DPE, risques naturels et technologiques,…) doit être fournie.

Les modalités du contrat de sous-location dépendent ensuite de la situation et du type de bureau. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre article sur le bail de sous-location. 

Sauf cas particulier, les conditions du contrat de sous-location doivent être identiques à celles du bail principal, au niveau du dépôt de garantie, du préavis, etc. Cela peut être très contraignant, voire complètement inadapté dans certains cas.

Par ailleurs, ce type de contrat peut constituer un risque pour le locataire dit « principal », car il reste tenu de ses obligations envers le propriétaire des locaux. Par exemple, si le sous-locataire ne s’acquitte pas du paiement du loyer, le propriétaire exigera le paiement du loyer à son locataire. Si le sous-locataire détériore le local, le propriétaire bailleur peut se retourner contre le locataire principal pour obtenir réparation, sans aucun recours de sa part.

L’alternative flexible et simple à la sous-location : le contrat de prestation de services

« Pour une entreprise, l’avantage réside dans le fait que le contrat de prestation de services a une amplitude plus large qu’un contrat de location classique. »

Source : Le contrat de prestation de services dans l’immobilier

Dans cette configuration, les modalités du contrat sont définies entre le prestataire, qui met à disposition une partie de ses locaux et fournit d’autres prestations associées, et son bénéficiaire : les conditions du contrat sont plus beaucoup plus flexibles qu’en sous-location.
Par ailleurs dans ces conditions, l’entreprise locataire doit délivrer un service à l’entreprise bénéficiaire (mise à disposition d’une connexion internet, de matériel, de ligne téléphonique, conciergerie, etc.).

L’offre s’adapte donc parfaitement aux besoins du bénéficiaire, qui doit se conformer aux règles de fonctionnement du prestataire.

Pour ces raisons, il s’agit du type de contrat que nous plébiscitons chez Hub-Grade pour partager ses locaux avec une autre entreprise, que vous soyez propriétaire ou locataire de votre espace de travail : plus simple, plus flexible pour tout le monde et plus attractif pour les entreprises qui cherchent des locaux, vous avez tout à y gagner !

L’assurance multirisque incluse pour tous les espaces gérés via Hub-Grade peut également vous protéger en cas de détérioration accidentelle par l’entreprise accueillie au sein de vos locaux.

Comment trouver des locataires ?

En activant son réseau professionnel 

Pour trouver des locataires qui vous correspondent, vous pouvez activer votre réseau professionnel en postant une annonce. La plupart du temps, nos relations professionnelles directes ont des activités connexes, voire identiques.

Veillez à ce que votre annonce soit bien rédigée, avec de belles photos et représentative de votre offre. Le plus : cela permet de réseauter et de faire parler de votre entreprise !

En travaillant avec un professionnel comme Hub-Grade

Il est tout à fait possible de faire appel à des professionnels comme Hub-Grade, qui prennent en charge toutes les démarches liées à la location ou sous-location de vos locaux professionnels. Nous gérons la commercialisation, la communication ainsi que toutes les modalités administratives associées.

Il vous suffit de déposer une annonce : nous prenons tout le reste en charge pendant que vous restez concentré sur vos activités professionnelles !

Trouver un locataire qui correspond à votre culture d’entreprise

Idéalement, le sous-locataire ou le locataire qui partagera vos bureaux aura les mêmes objectifs que vous. Vous pouvez avoir des activités connexes, des réseaux professionnels complémentaires ou tout simplement avoir le même rythme de travail. Nous passons la plupart de notre temps au bureau, autant que ce soit dans une bonne ambiance ! 

Économie de coûts, rentabilité de l’espace ou encore complémentarité des réseaux : la colocation d’entreprises peut s’avérer être la solution idéale. Encore faut-il aménager correctement ses bureaux et trouver des locataires qui vous correspondent !

Pour que tout se passe bien, n’hésitez pas à faire appel à des agences spécialisées comme Hub-Grade qui prendront tout en charge !

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Flex office : ce mot est sur toutes les lèvres en ce moment. Il faut dire que ses promesses sont nombreuses, tant en termes d’économies d’échelle que d’optimisation des performances… Rien d’étonnant donc à ce que vous envisagiez vous aussi d’adopter cette nouvelle manière de travailler ! Mais pour passer au flex office dans de bonnes conditions, encore faut-il connaître quelques astuces : suivez nos conseils pour un aménagement efficace. 

Quels sont les avantages du flex office ?

Pour rappel, on parle de flex office lorsque les salariés n’ont plus de bureaux attitrés. Ils passent plutôt d’un espace de travail à un autre en fonction de leurs besoins ! Cette organisation innovante a le mérite d’avoir de nombreux avantages, dont par exemple : 

• La possibilité de réaliser de précieuses économies. Notamment sur le loyer car avec le flex office, vous pouvez emménager dans un local plus petit. A quoi bon disposer d’un immense espace si 30% des bureaux fixes restent inoccupés chaque jour, en raison du télétravail et des contrats à temps partiel ? Sans parler des économies que vous pouvez également réaliser au niveau du chauffage, de l’éclairage, etc. ;
• La lutte contre la routine… Routine qui constitue toujours à l’heure actuelle l’une des pires ennemies de l’imagination. Avec le flex office au contraire, vos collaborateurs seront amenés à changer non seulement d’emplacement mais aussi de voisins de bureau, issus souvent de services différents. De “nouvelles rencontres” qui peuvent donner naissance à de très belles idées. C’est pourquoi le flex office est souvent considéré comme un levier d’innovation et de créativité ;
• Le renforcement des liens interéquipes, grâce au changement régulier de voisins de bureau, etc. 

Cela étant dit, si les avantages du flex office sont indéniables – d’où sa démocratisation d’ailleurs – son aménagement n’en reste pas moins assez délicat. En effet, vous devez vous méfier de plusieurs “pièges” pour que sa mise en place se déroule bien. Voici nos conseils pour les contourner !

1. Impliquez vos équipes dans votre projet

Pour faire accepter ce changement majeur à vos collaborateurs, mieux vaut les impliquer au maximum dans votre démarche. Veillez notamment à bien leur expliquer le fonctionnement du flex office et tous les avantages qu’ils pourront eux-mêmes en retirer. Cela leur donnera l’opportunité de gagner en autonomie, par exemple. Ou encore de pouvoir travailler plus facilement, puisqu’ils pourront s’installer au plus près des machines dont ils ont besoin ! Dans un second temps, prenez aussi le temps de bien écouter : 

• Leurs éventuelles craintes sur ce nouveau système de fonctionnement “Est-ce que quelqu’un risque d’arriver au bureau et de ne pas avoir de place ?”,  “Est-ce que les meilleures places ne vont pas toujours être prises par les mêmes personnes ?”, etc. Ce sera aussi le moment parfait pour leur expliquer que vous n’avez jamais envisagé sérieusement de jouer les emplacements à “pierre-feuille-ciseaux”, mais que vous avez déjà préparé un magnifique système d’organisation. Avec un vrai système de réservation pour éviter les débats sans fin sur “qui va prendre ce bureau aujourd’hui” ;
• Leurs éventuelles idées également pour bien aménager le flex office. Idées que vous auriez tout intérêt à suivre si vous les jugez pertinentes ! Ils seront ravis de voir que leur opinion compte et seront plus motivés que jamais à partir à l’assaut de cette nouvelle aventure. D’ailleurs, pourquoi attendre qu’ils se lancent ? Encouragez-les directement à vous donner leurs idées. Quitte même à organiser un atelier de design thinking autour du sujet. Cette méthode est très en vogue dans les entreprises qui favorisent le management collaboratif !

2. Évaluez le nombre de postes de travail pour bien aménager votre flex office

Sur ce point il n’y a pas vraiment de secret. Il va falloir estimer votre taux d’occupation maximum en vous basant sur : 

• Le nombre de travailleurs “nomades” et leur nombre moyen de jours de présence par semaine au bureau. Par nomades, comprenez tous vos collaborateurs qui sont amenés à travailler à l’extérieur très régulièrement. Pour démarcher des clients ou effectuer leur rôle de conseil auprès d’eux, par exemple ;
• Le nombre de salariés susceptibles de télétravailler facilement depuis chez eux X jours par semaine. Gare toutefois à ne pas leur forcer la main si vous profitez de l’aménagement du flex office pour booster le télétravail dans votre entreprise. Rappelez-vous que le télétravail fait partie des droits des salariés mais qu’il n’est en rien une obligation. A moins d’un cas de force majeure, comme une nouvelle épidémie, par exemple, il repose plutôt sur le volontariat. C’est donc le bon moment pour faire le point sur les envies de chacun en matière de télétravail. Mais à titre indicatif, la majorité des salariés veulent seulement télétravailler 2 à 3 jours par semaine en France ;
• Et, enfin, le nombre de salariés qui ne peuvent tout simplement pas travailler en dehors de vos locaux en raison de leur métier. Ceux-ci devront donc pouvoir accéder à un espace de travail chaque jour de la semaine. 

Enfin, une fois vos calculs terminés, n’hésitez pas à prévoir un peu plus d’espaces de travail que le chiffre obtenu. Histoire de vous laisser une petite marge de sécurité. Voir un salarié tourner vainement en rond, à la recherche d’un bureau vacant, avant de se résigner à retourner travailler chez lui est un triste spectacle auquel vous n’avez pas envie d’assister…

3. Mixez des espaces différents

Disons-le tout de suite : non, le flex office n’est pas juste un immense open space où tout le monde peut s’asseoir où bon lui semble. En réalité, il faut prévoir plusieurs espaces avec des fonctions bien définies. Outre les zones dédiées au travail d’équipe et au travail en solo, vous devez aussi prévoir des espaces VRAIMENT au calme. 

Vos collaborateurs pourront ainsi s’y isoler pour travailler tranquillement ou passer un appel confidentiel. Pensez notamment aux alcôves acoustiques ou aux cabines téléphoniques. Mais il existe encore d’autres aménagements possibles ! Quel que soit votre choix, l’essentiel est de prévoir des “bulles de tranquillité”. Si vous oubliez de le faire, vous risquez de vous retrouver rapidement à gérer des conflits entre ceux qui ont absolument besoin de calme et ceux qui discutent bruyamment du dernier match de foot (“y avait-il vraiment penalty pour l’Argentine ?”) près de la machine à café… Cela étant dit, vous pouvez aussi prévoir :

• Des espaces de réunion informels dans toutes les zones de travail, pour favoriser le rapprochement entre vos collaborateurs ;
• Des espaces de détente, où vos collaborateurs pourront faire la sieste ou méditer pour ouvrir leurs chakras. Ne lésinez pas sur les poufs moelleux dans ces zones ;
• Ou même des espaces dédiés à la formation si vous le désirez !

4. Pour bien aménager votre flex office, pensez aussi ergonomie

L’un des gros avantages quand on a un bureau personnel “fixe”, c’est qu’on retrouve tous les jours un poste de travail réglé à sa taille. Du moins en théorie ! En pratique beaucoup (trop) de salariés continuent de travailler sur des chaises trop hautes pour eux ou avec les yeux collés sur leur écran d’ordinateur. Bonjour les troubles musculo-squelettiques et les maux de tête ! 

Bref : flex office ou non vous devez veiller sur le confort ET la santé de vos collaborateurs. D’où l’intérêt de miser sur du mobilier qui peut facilement s’adapter à toutes les morphologies ! À côté des “classiques” – mais toujours efficaces – sièges adaptables vous trouverez aussi des solutions plus innovantes. Comme des poufs ballons par exemple, qui aideront vos collaborateurs à adopter une bonne posture tout en renforçant leurs muscles. Des bureaux assis-debout, qui permettront à vos collaborateurs de travailler aussi bien assis… Que debout (on dit merci à qui ? À Captain Obvious !). Ou même des “walking desks” qui sont ni plus ni moins que des “bureaux debout” équipés d’un tapis roulant. C’est original et cela permet de lutter contre la sédentarité !

5. Prévoyez assez de rangements pour tout le monde

Souvent oubliés, les casiers et autres espaces de rangements devraient pourtant faire partie de vos priorités. Pourquoi ? Tout simplement parce que vos collaborateurs n’auront plus de bureau attitré où laisser leurs documents et leurs petites affaires personnelles… Un point qui peut vite les agacer si vous ne leur fournissez pas rapidement une solution. Mieux vaut donc prévoir dès le départ un petit espace de rangement pour chacun. Le top du top ? Placer les casiers à proximité des espaces de travail pour éviter de longues allées et venues inutiles à vos collaborateurs. À noter également que la plupart des entreprises optent pour des casiers fermant à clé ou avec un code. C’est toujours mieux pour mettre à l’abri un dossier confidentiel… Ou un paquet de cookies pour le goûter. 

6. Misez sur une décoration chaleureuse pour égayer votre flex office

Petit écueil à éviter lors de l’aménagement de votre flex office : donner à vos collaborateurs l’impression qu’ils travaillent dans un environnement terne et froid… Ce qui n’est bon pour le moral de personne ! Gardez à l’esprit qu’ils ne peuvent plus se créer un petit cocon personnel en décorant leur bureau. D’où l’intérêt de miser sur des couleurs vives et joyeuses pour casser le côté impersonnel du flex office et en faire au contraire un environnement convivial où il fait bon travailler. En pratique, beaucoup d’entreprises misent au minimum sur des chaises ou des poufs aux couleurs peps ! Mais vous pouvez aussi amener de la couleur via des casiers “flashy”, des coussins, des rideaux, etc. 

7. Faites-vous aider par des professionnels pour l’aménagement de votre flex office

Last but not least : pour vous simplifier la vie et vous lancer dans l’aventure du flex office dans les meilleures conditions possibles, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels. Comme Hub-Grade par exemple ! Si vous le souhaitez, nous pouvons vous proposer des solutions clés-en-main ET personnalisables, afin de s’adapter parfaitement à tous vos besoins. Contactez donc notre équipe d’experts dès aujourd’hui pour disposer de votre flex office idéal !

Enfin, si vous voulez en savoir plus sur le flex office, pensez à lire notre dernier article sur le sujet.

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Pourquoi choisir la colocation d’entreprises ?

Choisir la colocation d’entreprises et le partage de bureaux, c’est avant tout éviter un énorme gâchis de temps, d’argent et d’énergie.

Partout en France, des millions de mètres carré d’espaces de bureaux sont inutilisés. Rien qu’en Île-de-France, on en dénombre plus de 3,3 millions !
Cette donnée, couplée au fait que les bureaux individuels ne sont occupés que la moitié du temps et que le coût d’un poste de travail varie entre 12 000 € et 14 000 € par an en moyenne, laisse donc imaginer le gouffre financier que peut constituer les offres classiques de location pour les entreprises !

Espace de coworking, colocation d’entreprises… Quelle est la différence ?

La colocation d’entreprise ou encore le bureau partagé désigne un espace de travail mutualisé entre plusieurs entreprises, qu’ils s’agissent de freelances, travailleurs indépendants, startuppers, équipes détachées de grands groupes et même, petites et même moyennes entreprises.

Concrètement, la colocation d’entreprises peut prendre plusieurs formes :

• Deux ou plusieurs entreprises s’associent pour louer un même espace de bureaux à partager.
  Ou encore, une entreprise dispose d’un espace de bureaux inutilisé et souhaite sous-louer cet espace pour en réduire les coûts afférents.
• Un tiers lieux (espace de coworking, centre d’affaires innovant…) dispose d’espaces en open space ou en bureau fermé qu’il propose à la location.

Les espaces de coworking sont donc une forme de colocation d’entreprise. Ils ne représentent ainsi pas toute l’offre de partage de bureaux.

Les avantages des bureaux à partager

La trésorerie

Avec la colocation d’entreprises : pas besoin d’avoir levé des millions d’euros pour installer sa start-up dans un espace de travail bien équipé !
La mutualisation des espaces communs (salle de réunion, accueil, open space, etc.) permet de trouver des location abordables tout en proposant des prestations de qualité.
De plus, les baux de colocations d’entreprises ne nécessitent ni de cession de bail, ni de garanties trop élevées. Louer un local dans un espace de bureau à partager permet donc d’éviter d’avoir à mobiliser beaucoup de fonds dans la location de son espace de travail.

La flexibilité

La colocation d’entreprises est régie par des baux (sous location, prestation de services) qui offrent une grande flexibilité, autant pour le loueur que pour le locataire !

Les synergies

En coworking comme en colocation d’entreprises : 75% des entreprises qui partagent leur locaux développent des synergies business avec leurs colocataires !

Le fun !

Avoir des nouveaux coloc’ en entreprise, c’est l’assurance de faire des afterworks réussis ! Une donnée pas si anodine. Surtout lorsque l’on prend en compte l’impact de la qualité de vie au travail sur la productivité.

Convaincu(e) par les bureaux partagés ?

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Hub-Grade est un agent immobilier digital dédié aux startups, TPE et PME ainsi qu’à leurs besoins d’espaces de bureaux. Notre plateforme met en relation des espaces inutilisés et des professionnels qui cherchent à louer des locaux. Plus qu’une plateforme de petites annonces, Hub-Grade agrège toute l’offre de bureaux flexible. Qu’il s’agisse de centres d’affaires, coworking et tous types de bureaux à partager.

Nous trouverons les colocataires ou la colocation dont votre business a besoin.

Découvrir les offres de location de bureaux sur Hub-Grade

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Que choisir pour mon activité ?

Nombre d’entrepreneurs qui recherchent un local pour leur société se posent les mêmes questions :

Comment vais-je trouver un espace de travail à prix abordable ? Suis-je prêt à m’engager sur un bail commercial 3/6/9 ? Locataire ou propriétaire ? Ou bien est-ce que je préfère m’orienter vers un bureau flexible ? Suis-je à la recherche d’un espace de travail qui m’est propre où est-ce que je préfèrerais un espace collaboratif ? Comment le trouver ? Comment savoir ?

Autant de questions complexes auxquelles il est difficile de répondre car cela dépend des objectifs et des besoins de chacun.

Le lieu de travail est un élément important dans le développement d’une entreprise, le choix de ses bureaux influe directement sur plusieurs problématiques clés : 

• attirer et fidéliser les talents dans la société ;
• améliorer la productivité et surtout la qualité de vie au travail des collaborateurs ;
• réduire les coûts, par l’importance de cette dépense dans le budget ;
• l’émergence des idées créatives ;
• accueillir ses prospects et clients…

Des alternatives au contrat de location

Les alternatives au bail commercial 3/6/9 et au bail professionnel se développent depuis quelques années, caractérisées principalement par le développement du coworking et plus globalement de l’immobilier tertiaire flexible, souvent régi par le contrat de prestation de services.

Quels sont les points forts de chacun de ces types de contrats ? Dans quel cas prendre la décision d’opter pour une location flexible, et dans quel cas le bail 3-6-9 ou le bail professionnel deviennent plus intéressant ?

Avantage à la location flexible concernant le loyer et les charges annuelles

L’immobilier est l’un des principaux postes de dépense des entreprises. Le coût annuel de l’espace de travail est donc l’un des critères essentiels de sélection et, sur ce point précis, les coworking et les espaces en location flexible ont des outils à faire valoir !

Si le loyer indiqué dans les annonces de location de bureau en bail commercial paraît souvent plus bas que le loyer d’un espace de coworking, en réalité il ne représente pas la même chose.

La mobilisation de trésorerie et les coûts cachés : gros points noirs des baux commerciaux

Sur une annonce de location de fonds de commerce ou de bureau en bail commercial, seule la surface mise à disposition est comprise dans le prix.

Ainsi, le locataire du bail devra également s’acquitter de toutes les charges locatives, des dépenses liées au dépôt de garantie (souvent aux alentours de 6 mois de loyer), d’éventuelles cautions bancaires et assurances, mais également des taxes foncières, municipales, des frais d’entretien. Sans compter tous les frais d’aménagement, d’équipement et d’infrastructure (mobilier, serveurs informatiques, rénovations éventuelles).

Autant de postes de dépenses qui vont soit augmenter le coût du loyer, soit mobiliser énormément de trésorerie pour le bail classique ou professionnel.

Une fois tous les “coûts cachés” additionnés, la location flexible clés-en-main est beaucoup plus abordable.

Immobilier flexible : des prestations all-inclusive et un prix lisible

À l’inverse, en immobilier flexible, le loyer affiché est le loyer payé ! Il comprend l’ensemble des charges, un équipement mis à disposition et des options qui peuvent varier d’un lieu à l’autre (ménage, conciergerie, domiciliation, salles de réunion, salle de sport,  boissons chaudes, etc.). 

Ce type de location inclut également l’accès à divers espaces mutualisés avec d’autres entreprises (des zones d’accueil, de détente, de déjeuner…). Encore une fois, cela varie d’un espace à l’autre, mais toutes les prestations comprises sont indiquées au préalable : en vous installant, vous arriverez en terrain connu. 

La location d’espaces flexibles est par conséquent une très bonne opportunité pour de petites entreprises d’installer leur activité dans une grande ville telle que Paris, là où l’immobilier est moins facile d’accès.

Office management, intendance et préavis : la location flexible simplifie tout !

Trois autres questions préalables et toutes aussi importantes que les coûts : l’installation, l’intendance et le départ des lieux. Et ici, pas de surprise, la location flexible est gagnante sur tous les points ! 

L’installation, un aménagement simplifié

Là où un bail 3/6/9 vous fournira uniquement la surface exploitable à meubler vous-mêmes, les espaces flexibles sont très souvent loués meublés (ou peuvent l’être sur demande). Toute entreprise en recherche de flexibilité peut s’installer du jour au lendemain en toute facilité.

Ils disposent également de tous les équipements nécessaires (imprimantes, copieurs, scanners, wifi, salles de réunion, cuisine, etc.) sans frais supplémentaires, là où dans un bail classique, ces charges sont supportées par le locataire. 

Le départ, des conditions avantageuses

Aussi facile que l’installation, les espaces de travail flexibles sont tout autant avantageux lorsqu’il s’agit de quitter les lieux. 

Un espace de coworking n’impose, par exemple, aucun préavis ! En immobilier d’entreprises flexible, le préavis excède rarement les 3 mois et peut être déposé sans contrainte de période triennale. Le délai minimum d’engagement et la durée du préavis sont régulièrement négociés entre les différents parties lors de la signature du contrat de prestation de services.

Pour le bail 3/6/9, en revanche, en dehors des cas particuliers de manquement aux obligations du contrat et pendant la durée du bail, la résiliation d’un bail commercial par le locataire nécessite impérativement une demande de congé formulée avec un préavis de 6 mois avant chaque période triennale. Le locataire doit donner congé par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec avis de réception.

L’intendance, le grand atout de la location flexible

À l’heure où les offres concernant les espaces de travail sont en pleine mutation et où le bien-être des collaborateurs joue un rôle clé dans une entreprise, les espaces flexibles tirent leur épingle du jeu. 

Les espaces en prestation de services mettent à disposition les espaces de travail, oui, mais offrent également toute la prestation d’office management et d’intendance.

Le réassort est également géré par le gestionnaire du coworking ou du centre d’affaires : pas besoin de gérer les stocks de papier, de café, les abonnements divers… Tout est fait pour que les locataires ne manquent de rien et se sentent bien, comme chez eux. Remarque non anodine par ailleurs, puisque de plus en plus d’offres flexibles proposent aujourd’hui de configurer des bureaux fermés entièrement à votre image !   

Qualité de vie au travail et performance : chaque solution a ses avantages

Loin des apparences, l’immobilier d’entreprise flexible ne concerne plus uniquement ceux à la recherche de postes de travail en open-space. On peut trouver des bureaux fermés en centre d’affaires par exemple, mais également de plus grands plateaux mono-entreprise en prestation de services.

Plus coopératifs, généralement plus animés, les coworking, centres d’affaires et autres colocation d’entreprises jouissent de plusieurs avantages qui peuvent permettre de : 

• se développer un réseau (particulièrement important lors du démarrage d’une carrière de freelance) ;
• se tenir au courant des différents événements locaux en lien avec votre secteur de travail ;
• pouvoir bénéficier des compétences et savoirs des autres résidents ;
• mutualiser les espaces communs ;
• développer sa créativité et sa productivité.

Mais si le bail flexible présente autant d’avantages face au bail commercial, dans quelle situation faut-il se tourner vers ce dernier ?

Le bail commercial, encore utile !

Personnaliser son espace

Il est plus facile de personnaliser les locaux à l’image de l’entreprise lorsque l’on en est l’unique résident. En cela, le bail commercial peut présenter un avantage, même si de plus en plus d’opérateurs proposent des solutions clés-en-main, à la fois totalement indépendantes et flexibles. Le bail commercial est par ailleurs mieux adapté aux commerces ayant pignon sur rue.

À noter le développement du « bureau opéré« , une offre définie comme  » un espace de travail à mi-chemin entre le bureau traditionnel et le coworking « . Cette tendance propose aux entreprise de louer des bureaux indépendants, totalement privatifs, clés-en-main et surtout, avec toute une gamme de services à la carte (charges, mobilier, salle de réunion, entretien, ménage, café, conciergerie, internet…), le tout avec une seule et unique facture !

Une offre flexible qui a pour avantage de pouvoir être entièrement personnalisable et permet à une entreprise de se sentir chez elle, même dans une location flexible.

Agrandissement de l’équipe

Si les espaces de coworking et autres formes de travail collaboratif sont en effet de bons vecteurs d’échanges de compétences et de collaboration, des limites se font sentir lorsque les équipes grandissent. 

Les entreprises ayant besoin de très grandes surfaces de bureaux (1000m² et plus) auront également plus intérêt à se tourner vers des baux commerciaux, où l’offre de biens reste actuellement plus étoffée que le flexible.

Néanmoins, face à l’explosion du télétravail et le besoin de plus en plus important de flexibilité exprimé par les salariés, les grands groupes peuvent également se tourner vers des modèles hybrides, alliant des espaces en baux commerciaux et d’autres en coworking.

L’impact sur l’image de son entreprise

Selon son activité, les locaux ont effectivement un impact sur l’image de l’entreprise. 

D’un côté, les nouveaux modes de travail et les solutions plus flexibles transmettent des valeurs d’innovation, une image jeune, créative et dynamique.

De l’autre côté, le bail commercial 3/6/9 et le bail professionnel induisent une image de maturité, plus développée et une expérience. Par ailleurs, le bail classique est un contrat de location de long termes. Un renouvellement peut s’opérer avec le bailleur lors de la fin du contrat, une décision intéressante pour toute activité en croissance qui cherche à devenir stable.

Par essence, toutes les entreprises ne peuvent pas s’épanouir dans les mêmes espaces. Dans le coworking par exemple, on retrouve plus généralement des petites structures comme des start-up, PME/TPE et des indépendants.

Passé un certain cap, il apparaît plus intéressant pour des entreprises de grande taille de devenir propriétaire des murs de leurs bureaux. Pour une majorité des cas il apparaît plus intéressant stratégiquement et économiquement d’acquérir ses propres espaces, s’installer de façon pérenne et développer son image.

Alors, location flexible ou bail commercial classique ?

Les deux solutions disposent d’avantages et d’inconvénients, mais la flexibilité, l’économie et la qualité de service proposée par la location flexible laisse penser que cette dernière solution est la plus adaptée pour les TPE, PME, ETI, start-up et indépendants à la recherche de modèles hybrides.

Les grands groupes en recherche de pérennité et de développement d’image auront plus d’intérêt à se tourner vers le bail 3/6/9 ou le bail professionnel, voire même d’acquérir leurs propres espaces.

Si vous êtes à la recherche de bureaux flexibles ou d’espaces de coworking, contactez-nous pour vous faire accompagner par nos conseillers Hub-Grade pour trouver l’offre qui vous correspond !

Contactez nos équipes Hub-Grade pour un accompagnement personnalisé lors de 
votre recherche d’espace de travail !

Crédit photo de couverture : (c) Marcus Loke – Unsplash

Que ce soit à Paris, Lyon, Marseille, Lille, Nantes et ailleurs en France, n’hésitez pas à consulter nos annonces pour trouver LE ou LES coworking qui sauront correspondre à vos attentes. Les différents articles de notre blog pourront également vous aider à faire votre choix.

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La récente crise sanitaire a apporté son lot de changements dans le monde de l’entreprise. Dans des grandes villes telles que Paris, Lyon et Marseille, mais également dans les régions, elle a fortement accéléré le renouveau des méthodes de travail et les besoins des entreprises en matière d’espaces de travail. Dans le but de poursuivre leur business, les entrepreneurs s’adaptent à des conditions humaines et matérielles instables. Ils se tournent vers des nouvelles offres d’espaces de travail apportant plus de flexibilité.

Espaces de travail : une demande en grande mutation

Retour progressif au bureau, oui, mais le télétravail ponctuel s’est déjà installé et a bien l’intention de rester. Aujourd’hui on parle de « travail hybride », un mélange entre travail au bureau et télétravail. Ce mode de travail né de la dernière crise sanitaire met en lumière l’enjeu actuel majeur des entreprises pour développer leur business : la flexibilité.

Flexibilité géographique d’une part, mais également financière avec le besoin pour les entreprises d’ajuster leurs charges en fonction des besoins matériels et humains.

Bureau opéré, corpoworking, coliving… dans la jungle des nouvelles offres clés-en-main en ce qui concerne les nouveaux espaces de travail, on vous décrypte ici toutes les tendances de bureaux flexibles qui peuvent répondre à vos besoins que vous soyez une start-up, une PME/TPE ou bien responsable d’un grand groupe, et quels sont leurs (nombreux) avantages.

Le bail 3-6-9 , le contrat traditionnel pour trouver ses bureaux…

Le bail commercial, ou parfois appelé bail 3-6-9, est un contrat liant un bailleur à un locataire dont la durée ne peut pas être inférieure à 9 ans. Le locataire peut faire une demande de renouvellement ou de résiliation d’un bail commercial tous les 3 ans, on appelle ça une période triennale.

Dans le cadre d’une résiliation triennale à l’initiative du locataire, ce dernier a obligation de prévenir son bailleur par acte d’huissier ou via une lettre recommandée avec accusé de réception en respectant un délai de préavis de 6 mois avant la fin de la période triennale en cours ou à la fin du bail initial.

… mais inadapté aux besoins actuels des entreprises

Ce contrat historique apporte de nombreux avantages aux entreprises. Outre la possibilité de reconduire ce bail, les entreprises peuvent disposer d’un espace qui leur est propre et pour du long terme.

Cependant il s’agit un modèle rigide qui a montré encore plus de failles lors de la dernière crise sanitaire et ne semble plus convenir à toutes les entreprises. Le télétravail fait qu’il n’est plus nécessaire de proposer le même nombre de postes que le nombre de salariés, ceux-ci sont moins présents en même temps dans les espaces et beaucoup d’entreprises sont engagées sur des baux commerciaux désormais inadapté à leurs besoins :

• de l’espace inexploité,
• des charges fixes trop élevées,
• engagement sur des durées trop importantes.

Les bureaux flexibles : l’alternative clés-en-main recherchée par les entreprises

Réduire votre empreinte immobilière tout en vous simplifiant la vie ? Voici LA promesse des bureaux flexibles. Une installation et un départ sans délais grâce à des bureaux clés-en-main, une meilleure gestion des coûts grâce à une offre adaptable sur mesure…

Espaces de coworking traditionnels : en perte de croissance ? 

Le coworking, tout le monde connaît. C’est un espace de travail partagé entre différentes entreprises. Souvent en open-space et conçu pour favoriser l’interaction et les synergies entre les différentes entreprises, start-up, PME/TPE et grands groupes s’y sont intéressés. La tendance, en forte hausse depuis 2008, n’a jamais cessé de croître jusqu’au pic de la crise sanitaire rendant impossible de travailler hors de son domicile et entraînant son inévitable ralentissement.

En octobre 2020, Xerfi publiait son étude « Les opportunités post-crise sur le marché du coworking et des bureaux flexibles – Leviers et perspectives de croissance à l’horizon 2023 »  chiffrant environ 30% de pertes de revenus pour les acteurs du coworking durant ces périodes de confinement.

Ralentissement du coworking oui, mais temporaire

Cette étude prévisionnelle prévoyait, à juste titre, une relance du coworking et de nouvelles opportunités. En 2018/2019, de multiples projets d’ouverture d’espaces ont été lancés, le résultat ? Depuis le retour progressif au bureau, la demande d’espaces de coworking a explosé ! 2 787 espaces de coworking sont référencés en France en 2021, c’est 60 points de plus qu’en 2019.  

De nouveaux espaces de coworking, de plus en plus grands

Il faut également constater l’ouverture d’espaces de coworking de plus en plus grands, notamment à Paris, et proposant des services de haute qualité pour maximiser le confort des entreprises. On peut citer entre autres les immenses coworking WeWork boulevard haussmann (13 400m²), Morning Concorde (6 000m²) et Kwerk Madeleine (5 500m²).

Un essor du coworking qui se fait également ressentir dans les régions, l’Île-de-France en l’occurrence mais également dans les régions de Nantes, Lyon, Bordeaux et Marseille.

Le bureau opéré : des espaces de travail indépendants ultra-serviciels

L’étude d’Ubiq explique le développement du bureau opéré, c’est une offre définie comme : « un espace de travail à mi-chemin entre le bureau traditionnel et le coworking ».

Cette tendance propose aux entreprise de louer des bureaux indépendants, totalement privatifs, clés-en-main et surtout avec toute une gamme de services à la carte (charges, mobilier, salle de réunion, entretien, ménage, café, conciergerie, internet…), le tout avec une seule et unique facture !

Plus de 80% de l’offre de bureaux opérés représente des acteurs qui portent un bail commercial. Ils gèrent les espaces et les louent aux entreprises en leur proposant un contrat flexible. Chez certains acteurs, il est même désormais possible pour les entreprises de disposer de bureaux conçus sur-mesure et brandés à leur image.

Parmi les offres pour des espaces indépendants flexibles, c’est le bureau opéré qui est actuellement en tête du marché. On combine les avantages des baux commerciaux avec ceux des offres flexibles ! Les entreprises peuvent s’installer et quitter les lieux d’un jour à l’autre tout en se sentant chez elles.

La sous-location très développée dans l’immobilier de bureaux !

La sous-location consiste pour le locataire d’un bien à le mettre à la disposition d’une tierce personne (le sous-locataire), en échange du versement d’un loyer.

Les espaces inexploités des entreprises peuvent faire l’objet d’une « sous-location » à un tiers. Cette méthode permet aux entreprises de rentabiliser financièrement le loyer des espaces inoccupés et permet aux sous-locataires de bénéficier d’offres plus flexibles, clés-en-main et à moindre coût.

La sous-location est une pratique de plus en plus courante et surtout accessible. Cela une bonne solution de s’implanter dans une grande ville comme Paris, Marseille, Lyon où les prix de l’immobilier peuvent être moins accessibles pour les entrepreneurs.

Le corpoworking : les règles du coworking dans ses propres bureaux

Ce terme vient de la fusion entre corporate et coworking. Il désigne la création d’un espace de coworking interne à l’entreprise, où les salariés peuvent se rendre librement pour travailler. Concrètement, cela se traduit par un nombre de postes mis à disposition des salariés dans les locaux d’une entreprise. Ce fonctionnement s’appelle le flex-office, mais ce qui est différent avec le corpoworking, c’est que ces espaces sont ouverts à des acteurs externes à l’entreprise. C’est donc une bonne solution pour rentabiliser le loyer d’un espace trop grand.

Une entreprise peut donc accueillir des acteurs de son écosystème, des clients, prestataires ou bien à des acteurs totalement en dehors de son secteur d’activité.

Avec ses codes empruntés aux espaces de coworking, cette structure appréciée des moyens et grands groupes propose un aménagement des lieux et une décoration pensés pour stimuler la créativité, favoriser la mixité des acteurs et l’émergence de nouvelles idées.

Coliving : la colocation, avec d’autres entreprises

La colocation est un mode de logement bien connu des étudiants et des jeunes actifs. C’est en s’inspirant très fortement de celle-ci qu’est né le coliving, une offre à mi-chemin entre la colocation et le coworking.

Lutter contre l’isolement et créer du lien

Des études montrent que le récent essor du télétravail issu des périodes de confinement a provoqué un certain isolement pour les entrepreneurs et les salariés. Même hors du cadre professionnel, les jeunes ont principalement été touchés par cet isolement. Il n’est donc pas étonnant qu’aujourd’hui les jeunes entrepreneurs cherchant à développer leur start-up, ou bien des indépendants, cherchent des offres plus flexibles, plus avantageuses que les espaces de coworking d’un point de vue financier, et également des offres servicielles.

Bien plus qu’une simple colocation

Afin de répondre à cette demande, le coliving apporte une offre unique clés-en-main aux jeunes actifs. De vastes espaces serviciels incluant logement, lieu de travail et divertissement. Salle de sport, salle de réunion, restaurant, espaces de coworking… un véritable mode de vie à part entière qui joue entre les frontières de la vie privée et professionnelle.

Flexibles et serviciels : les charmes des bureaux flexibles pour séduire

Vous l’aurez compris, l’émergence et surtout le renforcement de tous ces modes de travail depuis quelques années démontre des besoins changeants de la part des entreprises. La plupart de ces tendances ont déjà émergé depuis quelques années, la pandémie n’a fait qu’accélérer la transition.

Une meilleure gestion immobilière

Réduire les coûts

Pour les entreprises, la nécessité de réduire les charges fixes est importante. Qu’il s’agisse d’un bureau, d’un local, ou d’un espace entier, le bail immobilier est un poste de dépense important, l’un des principaux.

Avec un nombre réduit de salariés présents dans les bureaux, plusieurs entreprises ont besoin de réajuster le nombre de postes de travail pour coller au mieux à l’effectif réel dans les bureaux.

Limiter les longueurs administratives

Dans le bail traditionnel 3-6-9, les durées sont de long, voire très long termes. Trop long termes pour des entreprises en recherche de flexibilité et de rapidité. Dans les bureaux flexibles, les délais de préavis en cas de départ sont inexistants la plupart du temps, ou seulement de 3 mois lorsqu’ils existent !

Par ailleurs, les offres de bureaux flexibles sont plus simple à décrypter et à adopter. Les prix des espaces de travail flexibles affichés sont les prix payés. Affichés en € / poste de travail / mois ou en € / mois pour l’ensemble du bureau, le loyer de ces offres clés-en-mains comprend les charges, taxes et tous les services inclus dans la location. Une seule facture à payer et un prix clairement énoncé, qui, contrairement aux idées reçues, est en moyenne moins élevé que le prix du bail commercial à services égaux.

De meilleures conditions pour les salariés

Travailler de partout, dans des espaces de travail favorisant le bien-être

La nouvelle convention de télétravail se multiplie dans les entreprises et il est désormais important de pouvoir travailler de partout, à n’importe quel moment.

Ces espaces flexibles sont pensés pour favoriser la créativité, les échanges et le bien-être au travail à l’instar des locaux bien connus de grands groupes tels que Google, mais accessible pour tous !

L’office management pour vous faciliter la vie

Les espaces de travail en prestation de services viennent avec toute l’offre d’office management. Les grands espaces de coworking que l’on peut trouver à Paris, Lyon ou Marseille par exemple, ne sont plus les seuls à proposer des services premium. Désormais la majorité de l’offre de bureaux flexibles tend vers une approche ultra-servicielle.

Possibilité de commander du mobilier, salle de réunion, imprimante, café, cuisine, Wifi… tous ces services sont gérés par les gestionnaires des espaces qui s’efforcent de fournir les meilleures prestations possibles pour les travailleurs.

Des avantages pour la marque employeur

Au-delà de tous les avantages financiers, humains et géographiques pour la croissance des entreprise, ces nouvelles tendances sont également des arguments de choix pour l’image des entreprises. Une nouvelle priorité qui a pris de l’ampleur ces derniers temps est le bien-être au travail.

Convention de télétravail, matériel professionnel high-tech, lieux de travail atypiques et impressionnants… autant de facteurs de bien-être qui sont dorénavant des arguments business puissants pour mettre en avant sa marque, son activité et pour attirer les candidats.

Si vous êtes à la recherche de bureaux flexibles ou d’espaces de coworking, contactez-nous pour vous faire accompagner par nos conseillers Hub-Grade pour trouver l’offre qui vous correspond !

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Passé de 80% à moins 60% en seulement quelques années, le taux d’occupation des salariés sur leur poste de travail a drastiquement diminué. Les entreprises, petites et grandes, trouvent donc des moyens de s’adapter à ce phénomène. Le flex office en est un, plébiscité par de nombreux grands groupes.

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, la crise du coronavirus n’a pas durablement dépeuplé les bureaux. Elle a cependant, un impact sur la vision que les chefs d’entreprises ont de leur espace de travail. En effet, la qualité de l’espace de travail et son utilisation quotidienne par des salariés ayant désormais inclus le télétravail dans leurs pratiques, changent la donne !

Le flex office prend alors, aujourd’hui plus que jamais, tout son sens et s’invite dans nos bureaux. Voici un focus sur cette nouvelle organisation de l’espace et des conditions de travail, dont on a déjà beaucoup entendu parler.

Flex office, desk sharing… Qu’est-ce que c’est ?

Le flex office, c’est une forme d’attribution des postes de travail pour les salariés. Dans un mode d’organisation « classique » : le salarié à un poste fixe attribué, qu’il soit en open-space ou dans un bureau fermé.

En flex office, l’espace de travail est réparti en fonction des usages. Chaque matin, les employés iront donc dans des zones qui conviennent le mieux à la tâche qu’ils doivent mener, ou dans les différents espaces qui collent le mieux à leur mode de travail.

Typiquement un espace de travail optimisé pour le flex office est pensé pour que les salariés travaillent dans des conditions optimales. Les équipements suivent : on privilégiera par exemple l’utilisation généralisée d’ordinateurs portables, internet en Wi-Fi très haut débit etc.

Cela induit une répartition des espaces entre salons de travail confortables, salles de réunions connectés, phone boxes et plus globalement, tout type d’équipement permettant d’améliorer le bien-être au travail. En flex office, plus que des simples bureaux, les locaux de l’entreprise sont de véritables lieux totems pour l’entreprise, véhiculant ses valeurs et sa culture et renforçant le sentiment d’appartenance des collaborateurs.

En flex office, la nomadisation des salariés est donc directement liée à leur activité et leur humeur du moment. L’architecture des locaux en flex office fait souvent la part belle aux espaces partagés favorisant la communication entre collègues.

« Le desk sharing désigne le fait de ne pas avoir de bureau attitré et donc, d’avoir un bureau partagé. »

Bureau flexible, flex office : quelle différence ?

En immobilier d’entreprise, les 2 termes ne sont pas synonymes ! Le bureau flexible (ou location de bureau flexible) va désigner l’ensemble des locations d’espace de travail pour des durées allant d’une 1h à 3 ans, quand le terme Flex Office va plutôt désigner le mode d’organisation consistant à ne pas avoir de poste attitré sur le lieu de travail.

Dans la pratique, comment fonctionne le flex office ?

Au quotidien, le fonctionnement est simple : chaque salarié dispose d’un espace de rangement attitré et sécurisé dans lequel il est libre de stocker son ordinateur, son matériel ou des objets personnels. Lorsqu’il arrive au bureau, il n’a qu’à récupérer son ordinateur portable dans son casier et rejoindre l’espace de travail qui correspond à son humeur et sa mission du jour.

Un avantage qu’offre ce fonctionnement, c’est que le salarié n’a plus à sortir de l’espace de travail avec son PC portable, etc. Toujours plus agréable de faire métro-boulot-dodo quand on n’est pas surchargé par ses affaires ! Exception faite lorsque le salarié opte pour le télétravail partiel (hybridation du travail), lequel est d’ailleurs vivement encouragé par les entreprises passant au flex office.

L’objectif du flex office étant que le salarié choisisse l’espace de travail le mieux adapté selon ses tâches. Il peut donc librement opter pour du télétravail si cette solution est la meilleure.

Le flex office comme aide à l’organisation du travail

Télétravail et migrations

Ainsi, un autre aspect du flex office se développe à vitesse “grand V” aujourd’hui : la démocratisation du télétravail. Il est favorisé pour son côté pratique et il permet de respecter le protocole sanitaire de chaque entreprise. De plus, il permet d’apporter de meilleures conditions de travail aux salariés, avec par exemple la baisse de la durée des migrations pendulaires et l’augmentation du temps personnel de chaque télétravailleur.

Adéquation surface de bureau et besoins 

Bien adapté, le flex office permet l’adéquation entre présence humaine et mètres carrés utilisés. De nombreuses entreprises (petites et moyennes) peuvent ainsi adapter leurs espaces à leurs effectifs et réduire leurs charges immobilières. Une économie parfois non négligeable en ces temps difficiles…

Logistique et efficacité

Enfin, l’adéquation flex office et télétravail est idéale. L’occupation des bureaux n’étant pas fixe, le bureau devient un lieu de rencontre et répond aux nécessités logistiques (meetings, réunions d’équipe en physique). Aucun espace n’est personnalisé : il peut être soigneusement désinfecté. Les distances entre les postes de travail utilisés peuvent également être davantage respectées. 

Flex office et management

Le fonctionnement en flex office et en hybride implique d’adapter les modes de management en conséquence. Le contrôle doit progressivement laisser place à la confiance en les collaborateurs en place. D’un point de vue pratique, il est nécessaire de mettre en place des outils opérationnels permettant de partager les compétences et l’information concernant l’avancement des projets. Un bon système de communication interne est impératif. Pour cela, le digital peut fournir des solutions toutes indiquées.

A contrario, il est pertinent de définir des règles afin de limiter l’hyperconnexion !

Une réponses aux nouveaux modes de travail : vers la fin des bureaux attitrés ?

Le flex office n’est pas une simple tendance mais une véritable évolution. Ce mode de répartition des postes de travail est la traduction, dans le secteur l’immobilier de bureau, d’un phénomène beaucoup plus global : le passage d’une économie de la propriété à une économie de l’usage.

On peut donc extrapoler et supposer que dans le futur, les bureaux attitrés disparaîtront. Cela se fera au profit de d’autres modes de consommation des espaces de travail, comme le flex office.

Les avantages et les risques du flex office

Les avantages

Réduire les coûts : le fonctionnement en flex office réduit le nombre et la surface moyenne des postes de travail d’une entreprise. Mécaniquement, cela fait baisser les charges et les loyers immobiliers dédiés à l’espace de travail. Significatif, quand on constate que le coût d’un poste de travail varie entre 12 000 et 14 000 euros par an.

Un boost pour la productivité et la créativité : le flex office peut être un véritable vecteur d’amélioration de la créativité. Pouvoir être libre et sortir de la routine permet de toujours trouver de nouvelles perspectives et de nouvelles idées !

Quant à la productivité : choisir un espace de travail dans lequel on se sent à l’aise est un vecteur significatif d’amélioration de la qualité de vie au travail. Or, l’on sait que la QVT a un impact direct sur l’amélioration de la productivité. 

Rencontrer de nouvelles personnes et créer des liens : en changeant tous les jours de lieu et d’environnement, l’on rencontre toujours de nouvelles personnes de sa société. Cela permet de créer du lien et de développer une forte culture d’entreprise.

Moins de contrainte, plus d’espaces collaboratifs : la multiplication des espaces communs et collaboratifs, favorise les échanges entre équipes transverses. C’est idéale pour gagner en agilité et travailler en mode projet.

Les risques

Moins de personnalisation : pas de bureau attitré, c’est aussi moins de décoration personnelle, à moins de les stocker et les transporter chaque jour de son casier à son poste de travail.

L’organisation est de rigueur : le quotidien lorsque l’on n’a pas de bureau attitré nécessite une plus grande organisation, fixer les lieux de rendez-vous avec les équipes au préalable, réserver un poste un espace de coworking (en cas de télétravail), trouver le bon spot en amont, etc. Malgré son apparente liberté, l’organisation en flex office doit rester rigoureuse !

Sous-estimer le taux d’occupation : certaines entreprises se sont lancées dans le flex office en misant sur un taux de remplissage trop faible, ce qui a surchargé les espaces de travail. Un écueil à éviter… Passer au flex office nécessite donc une réflexion préalable importante.

Les exemples de réussites : plusieurs grands groupes qui ont réussi leurs transitions vers le flex office

AXA France

Axa est récemment passé au flex office. La transition semble être un succès, notamment parce que l’entreprise est parvenue au préalable à se digitaliser et s’équiper en conséquence.

Une révolution douce et progressive pour Axa, qui préconise aujourd’hui l’”agile working”.

BNP Paribas

Le cas d’école : BNP Paribas a très largement opté pour le flex office, avec une réflexion entamée en 2016. 

Ensuite la transition est passée au matériel : remplacement des ordinateurs et téléphones fixes par des portables et création de plusieurs centaines de salles de réunion… Un projet colossal qui a aussi impliqué une transformation de fond du mode de management. Il est passé d’une logique très verticale à un mode de management plus flat, basé sur la responsabilisation de chacun.

Bouygues Immobilier

Bouygues Immobilier a transformé son siège social d’Issy-les-Moulineaux pour le faire passer au flex office en 2017.

Les premiers retours sont encourageants, l’espace ayant été pensé comme un créateur de lien.

« Cet espace a généré un vrai sentiment de fierté et d’appartenance à l’ensemble des collaborateurs, notamment ceux qui ont été rapatriés vers le siège » 

http://www.decision-achats.fr/Thematique/environnement-travail-1231/breves/flex-office-bonnes-pratiques-bouygues-immobilier-323658.htm

Dans ce monde qui sort progressivement (et définitivement ? Croisons les doigts !) de la covid 19, le fonctionnement en flex office est étudié lors de chaque projet d’immobilier tertiaire. Parfaitement compatible avec l’hybridation du travail, cette organisation s’inscrit moins comme une tendance que comme un changement durable.

Chez les plus petites entreprises, cela passera par une association bureau / télétravail, quand les plus grosses structures pourront y associer des locations flexible de hotspots en espaces de coworking.

Vous souhaitez passer au flex office ?

Contactez-nous ! En tant qu’agent immobilier digital agrégeant toute l’offre d’immobilier professionnel flexible, nous pouvons vous accompagner dans votre stratégie immobilière.

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Pour découvrir tous les avantages du Flex Office, nous vous invitons à consulter l’article disponible ici

L’article Tout savoir sur le flex office : définition, avantages et inconvénients est apparu en premier sur Hub-Grade - Le Blog.

La recherche de ses futurs bureaux… C’est une étape charnière et inévitable lorsqu’une entreprise évolue ! Quand il fonde sa société, chaque entrepreneur s’imagine un jour travailler dans un espace design, très lumineux, au sein d’un immeuble de bureaux idéalement situé en centre ville… Sauf que la réalité de la recherche d’espace de travail est parfois un peu plus complexe.

L’un des premiers critères de recherche de bureaux pour une startup, une TPE ou une PME, c’est le fameux “bureau pas cher” ou sa proche cousine, “la location de bureau pas chère”. Si les vrais bons plans de location de bureaux existent, ils sont parfois difficiles à dénicher et cela demande une vraie dépense d’énergie.

En tant qu’agent immobilier digital, Hub-Grade vous aide dans votre recherche du Graal : le bureau pas cher.

Il est néanmoins important de noter que la notion de “pas cher” est relative et dépend de nombreux facteurs. À prestations égales, un bureau à Paris sera par exemple plus cher qu’à Lyon.

Une « location bureaux pas chère », mais à quel prix ?

Avant de chercher le “‘pas cher”, il faut d’abord faire la liste précise de ses besoins, de ses attentes et prioriser ses critères.

Par exemple : si vous cherchez un bureau de 30m² à Paris pour un loyer 40% inférieur à la moyenne basse du marché, il faudra probablement faire une arbitrage entre la localisation (est-il possible d’aller en petite couronne ?) ou sur la taille de l’espace (plutôt que 30m², voire même envisager d’opter pour 20m² de bureaux purs avec des espaces communs  mutualisés).

Hub-Grade vous a listé les principaux critères à définir pour établir une stratégie de recherche de bureaux pas cher optimale :

Le type d’espace de travail : bureau fermé, poste en open space ou espace indépendant ?

On le sait tous, louer un bureau coûte engage à payer le montant d’un loyer et souvent, sous-entend un investissement de plus ou moins longue durée. Ainsi, le premier paramètre à prendre en compte est le choix du type d’espace de travail. Une entreprise naissante, un travailleur indépendant, un auto-entrepreneur… seront forcément amenés à engager des frais différents selon le type d’espace de travail qu’ils choisiront.

Alors que choisissez-vous ? Un poste de travail ? Un bureau ? Un local, un espace de bureaux ou une surface entière à aménager ?

La zone d’implantation : plutôt centre ville branché, périphérie, ou campagne verdoyante ?

La superficie d’un espace mis à disposition à la location a forcément une incidence selon le prix du mètre carré pratiqué. Cependant, plutôt que de privilégier les espaces de travail en centre-ville, il peut s’avérer très avantageux de recourir à ceux en périphérie.Aller en périphérie coûte généralement moins cher qu’être en plein centre-ville : certaines villes ont même adopté des mesures favorisant les implantations d’entreprises en périphérie, en créant des zones spécifiques. Pour tout savoir sur la stratégie d’implantation d’entreprises référez-vous à cet article éclairant : « Choisir l’implantation de ses locaux : une décision stratégique« 

Si vous cherchez le loyer le plus bas possible, il est souvent intéressant d’orienter ses recherches vers les terminus des lignes de métro, de bus ou de RER. Ce sont des zones généralement plus abordables qui restent bien desservies.

Attention toutefois ! Veillez à bien prendre en compte un point important : si l’on paye plus cher en centre ville ou dans les quartiers d’affaires dynamiques, c’est aussi parce que ce type de localisation peut ouvrir la porte à des opportunités de business ! Si vous souhaitez impérativement louer des bureaux dans ces zones en ayant un budget réduit, nous vous conseillons d’opter pour des colocations d’entreprises. Ces dernières permettent de mutualiser les parties communes et qui sont souvent proposées à des loyers abordables.

Autre astuce : les loyers sont parfois plus abordables dans les espaces en rez de chaussée, plutôt que dans les étages ! Privilégiez donc le RDC au 1er étage si vous cherchez un bureau pas cher.

Le type de lieu de travail : colocation d’entreprises, coworking, immeubles de bureaux… le choix est large !

Le choix du lieu de travail a une incidence sur la définition du prix final. Les forfaits seront forcément différents si le poste ou le bureau loué se trouve dans les locaux d’une entreprise (bureau partagé en sous-location), dans un espace de coworking, dans un centre d’affaires ou dans un immeuble de standing !

En ayant recours à ce genre d’espaces, on est amené à payer l’espace, le service et les équipements qui y sont associés.

Dans un coworking, c’est le cas pour les équipements communs à partager. Comme par exemple les salles de réunions, les lieux de réception, les coins détente, la fibre optique, le café…

En centre d’affaires, c’est le cas pour la domiciliation de votre entreprise, la qualité des locaux, les autres locaux communs et les prestations de services supplémentaires.

La durée de location

Le prix d’une location de bureau peut varier en fonction de conditions annexes, comme la durée de la location. À titre d’exemple, les politiques tarifaires pratiquées par les espaces de coworking ou autres tiers-lieux de travail  : pour acquérir un maximum de flexibilité et accueillir des hôtes, certains n’hésitent pas à pratiquer des forfaits horaires, journaliers, hebdomadaires, mensuels, voire annuels, en fonction desquels le prix variera.

L’équipement et les services nécessaires

Vous n’êtes pas très déco et vous avez simplement besoin de 2 tréteaux et d’une planche pour poser votre PC ? Vous trouverez sans doute un large panel d’espaces de bureaux nus à équiper vous-même pour des loyers abordables.

Si vous souhaitez un équipement dernier cri, des bureaux informatiques ou que vous avez besoin d’infrastructures spécifiques (studio d’enregistrements, salles de conférence, etc.), le loyer sera forcément plus élevé !

Dans tous les cas, nous vous recommandons de passer par des agents qui dénicheront pour vous des offres ou des infos “off-market” et qui vous aideront  à trouver des bons plans.

Gare aux faux bons plans !

Il faut parfois se méfier des faux bons plans : des loyers très faibles, mais associés à des frais et des coûts cachés non mentionnés !

Ainsi, il est parfois préférable de prendre une location comprenant toutes les charges, ainsi que de nombreux services et équipements, plutôt qu’un espace à meubler intégralement. Les offres clés-en-main affichent un tarif transparent qui correspondra à vos dépenses immobilières et les coûts associés réels.

La location de bureaux, ce ne sont pas que des loyers, ce sont aussi des baux

C’est même la différence fondamentale entre l’immobilier locatif professionnel et la location d’appartement ou de maison. On ne peut pas comparer uniquement les loyers mais aussi le type de bail commercial des espaces de travail.

Le loyer d’un m² en location en bail 3/6/9 sera toujours plus bas qu’une location en bail flexible (bail précaire, prestation de service). En revanche, signer un bail 3/6/9 engage le locataire sur une durée de 3 ans. Souvent, les espaces concernés par ce type de bail sont nus. Par ailleurs, les baux 3/6/9 nécessitent souvent beaucoup plus d’immobilisation et de garanties financières. Ce type de location implique donc un engagement beaucoup plus important et une certaine stabilité sur plusieurs années.

Le choix d’une location de bureaux dépend ainsi des nombreux facteurs et pas seulement due simple prix du loyer affiché. La projection de croissance de l’entreprise sur les court et moyen termes, votre la trésorerie et votre volonté (ou non) de personnaliser l’espace de travail en fonction de vos centres d’intérêts peuvent largement influer sur le choix de votre location !

Passer par Hub-Grade : recevoir notre sélection d’annonces, adaptée à vos contraintes budgétaires

Hub-Grade est un agent immobilier digital dédié aux startups, TPE et PME, nous pouvons vous aider et vous accompagner dans votre recherche de la perle rare !

Avec Hub-Grade, il n’y a pas de coût caché ! Tout est transparent et nous mettons un point d’honneur à trouver le bureau qui correspond à vos besoins, aussi bien en coworking, centre d’affaires que dans une colocation d’entreprise adaptées à vos centres d’intérêts (pour pouvoir créer des synergies avec vos colocataires !).

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Immeubles entiers ou plateaux de bureaux, postes individuels dans un centre d’affaire, espaces de travail partagés dans un coworking… Les offres de location de bureau sont aujourd’hui nombreuses. Vous êtes free-lance, à la tête d’une startup, d’une TPE ou d’une PME ?

La location d’un bureau de petite surface suffit certainement à vos besoins. Zoom sur les avantages de ces bureaux et sur nos meilleures offres de location de bureaux flexibles en France.

Privilégier la flexibilité

Vous êtes intéressé par la location d’un bureau de petite surface ? Tournez-vous en priorité vers les centres d’affaires et les coworking (qui proposent des contrats de prestation de service). Ces espaces de travail vous permettent en effet de profiter d’un maximum de flexibilité.

Les bureaux sont proposés à des loyers intéressants, et pour des durées d’engagement réduites. Ces espaces permettent également de travailler dans des environnements dynamiques, conviviaux et stimulants, pour développer son réseau et créer des synergies et des partenariats.

En plus de vous proposer un contrat de location flexible, économique et parfaitement adapté à vos besoins, les espaces de travail collaboratifs offrent plusieurs avantages :

• une grande variété de petits bureaux à louer : vous pouvez par exemple louer un bureau privatif (fermé) au mois, pour travailler en toute confidentialité. Vous pouvez également choisir d’occuper un simple poste de travail dans un open-space, quelques heures par jour. Vous pouvez enfin réserver une salle de réunion à la journée, pour vous réunir avec vos équipes ou recevoir vos clients ;

• des équipements de qualité : ces espaces de travail collaboratifs sont en général équipés d’un matériel de bureautique professionnel (imprimante, scanner, fax, photocopieuse…), d’un accès Wifi sécurisé et illimité, de la climatisation et du chauffage, de mobilier de bureau ergonomique et pratique (tables et chaises, rangements…) ;

• plusieurs services annexes : les centres d’affaires et espaces de coworking proposent souvent différents services, à des coûts raisonnables (puisque partagés), comme un accès sécurisé 24h/24 et 7j/7, un service de ménage, un service de conciergerie ou de secrétariat, l’accès à des espaces communes (salle d’attente, salle de repos, cuisine, salles de réunion…)… ;

• le choix d’une adresse d’exception : installer son activité dans un bureau flexible permet enfin de pouvoir la domicilier à une adresse prestigieuse, pour améliorer l’image de son entreprise. Certains de ces espaces de travail collaboratifs proposent en effet un service de domiciliation d’entreprise.

Nos bureaux petites surfaces « coups de cœur », partout en France

Espaces de coworking, centres d’affaire, colocations d’entreprise ou sous-locations… Des bureaux partagés (ou bureaux flexibles) sont aujourd’hui disponibles partout en France. Plateforme 100 % digitale, Hub-Grade met en relation les bailleurs d’espaces inutilisés et des professionnels à la recherche de bureaux à louer. Zoom sur nos bureaux « coups de cœur ».

Location de bureau à Paris

À la recherche d’un bureau proche de l’Arc de Triomphe, des transports en commun, ou dans des espaces d’exception ?

À Paris, vous pourrez trouver des offres qui pourront répondre à toutes vos recherches de location, quelque soit la surface. Il est parfois difficile de s’y retrouver, et de votre budget dépendra peut-être l’arrondissement ou le standing.

Pour vous aider, nous vous avons présélectionné quelques exemples d’annonces :

• un bureau à louer dans une ancienne corderie de plus de 620 m² (Paris 1) : poste de travail à louer, sans préavis ni dépôt de garantie, avec ménage inclus, alarme, internet ADSL et espace détente

• un poste en coworking, dans un local de 450 m² dans le Marais (Paris 3) : plusieurs espaces communs (espace détente, espace d’attente, cuisine et salle à manger, salles de réunion), du mobilier et du matériel de bureautique, avec service de domiciliation et de réception du courrier ;

• un grand bureau lumineux avec 8 postes de travail, à Châtelet les Halles (Paris 2) : grand bureau design pour 8 personnes dans un centre d’affaires, avec salle de sport, cafétéria, cuisine et espace détente, mobilier et matériel de bureau inclus, accessibilité PMR et réceptionniste ;

Location de bureaux à Lyon

Parmi nos nombreuses offres de location de bureaux petites surfaces, retrouvez :

• un bureau lumineux et moderne pour 3 à 4 personnes (Lyon 5) : bureau fermé refait à neuf, dans un espace de bureau partagé offrant une large gamme de services et équipements (courrier et domiciliation, alarme, parking, espaces communes et salles de réunion…) ;

• un bureau fermé de 15 m² (Lyon 3) : bureau pouvant accueillir jusqu’à 3 postes de travail, accès direct aux parties communes (salle de réunion, lieu de vie, cuisine…), services additionnels (mobilier, ménage, parking…) ;
  

• un bureau pour 2 personnes proche Jean Macé (Lyon 7) : bureau de 10 m² pouvant accueillir jusqu’à deux personnes, loué clés-en-main (le loyer comprend les charges, internet, le mobilier et le ménage des parties communes). L’espace est également proposé à la location dans sa globalité (100 m²).
  

Location de bureaux petite surface à Lille

Nos bureaux flexibles « coups de cœur à Lille » :

• un bureau privatif de 10 m² proche de la Gare de Lille Europe : bureau en centre d’affaires de très bon standing, avec de nombreux services additionnels (parking souterrain, espaces communs, courrier et domiciliation, réceptionniste…) ;

• un bureau fermé 4 à 6 postes de travail (Villeneuve d’Ascq) : bureau fermé dans un nouveau centre d’affaires, avec mobilier, connexion internet, accès aux salles de réunion équipées et aux espaces de détente, services de domiciliation et de courrier… ;

• deux postes de travail dans un bureau fermé à Lille : bureau fermé de 12 m² pouvant accueillir jusqu’à 2 personnes, nombreux espaces partagés ou privés, prestations clefs en main et sans engagement.
  

Bureaux petite surface à louer à Nantes

Découvrez :

• une location de bureau rue des Olivettes : bureau fermé pouvant accueillir 2 postes de travail, jardin, cuisine équipée, salle de réunion, douche, charges de fonctionnement incluses ;

• un bureau 4 à 5 postes au cœur d’Euronantes : bureau lumineux et moderne pour 4 à 5 personnes au cœur du quartier d’affaires européen de Nantes, nombreux espaces partagés, sécurité renforcée, parking souterrain, service de restauration;

• un bureau fermé avec 4 postes, dans un espace atypique à Nantes : tout le confort d’un espace de coworking dans un environnement unique (une magnifique chapelle désacralisée), nombreux services et équipements (espace restauration, salles de réunion, salle détente…).
  

Location bureau à Toulouse

Parmi nos nombreuses offres répondant aux recherches de bureaux petites surfaces à Toulouse, retrouvez :

• un bureau 2 postes dans un immeuble de standing (Allée Jean Jaurès) : dans un immeuble de standing, centre d’affaires avec plusieurs services, équipements et prestations (café central, cuisine équipée, espace lounge…) ;
  

• des postes de travail résidents en espace partagé : dans un lieu atypique et moderne, trois cuisines partagées, trois cabines téléphoniques et un espace extérieur, cinq salles de réunions et dix bureaux privatifs ;
  

• un bureau lumineux avec 4 postes, dans l’une des rues les plus prisées de la ville : situé Allée Jean Jaurès, bureau lumineux, fonctionnel, flexible et équipé, dans un centre d’affaires proposant de nombreux services.
  

Bureaux à louer à Bordeaux

Nos bureaux petites surfaces « coups de cœur » à Bordeaux :

• un bureau de 12 postes dans un grand hôtel particulier, en plein centre de Bordeaux : grand bureau de 45 m² pouvant accueillir jusqu’à 12 collaborateurs, mobilier inclus, nombreux services et équipements (espace lounge avec cuisine équipée et bar, salle de réunion…), accès PMR… ;

• un bureau équipé 8 postes à Place des Grands Hommes : bureau équipé et fonctionnel, dans un centre d’affaires avec phone box, « community café », espace de détente et douches. Nombre de postes et espaces modifiables en fonction des besoins ;

• un open space en plein centre-ville : bureaux privatifs, espace en open space et salles de réunion dans un cadre calme et agréable. Plusieurs équipements et services inclus.
  

Crédit photo de couverture © Raoul Droog – Unsplash

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Il y a quelques semaines nous avons annoncé la clôture de notre troisième levée de fonds, d’un montant de 3 millions d’euros. Cette levée nous a permis d’acquérir, le 28 septembre, près de 1 000 m² de bureau à Lyon et de développer notre offre “Focus”. Avec Focus nous permettons à nos clients de bénéficier, au sein de nos colocations d’entreprises équipées, de bureaux fermés privatifs à louer pour une durée flexible.

« Derrière ces gros sous, une levée de fonds, c’est avant tout un long process et une foule de gens à rassembler autour de soi et de son projet. « 

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Explorer nos espaces

Comme pour tous les projets chez Focus, cette levée a commencé par la création d’un Trello spécifique. En quelques chiffres, voilà ce qui se cache derrière cette levée de fonds :

• 9 mois ;
• 52 investisseurs qui n’ont pas souhaité nous accompagner;
• 10 investisseurs, des chefs d’entreprises et des entrepreneurs qui nous ont fait confiance;
• 5 investisseurs qui se sont désengagés après un accord oral ou un accord écrit pour un montant total de plus de 500 000 euros. Le dernier s’est même désengagé seulement quelques heures avant le closing;
• 2 banques qui nous ont fait confiance et 3 qui ont préféré passer leur chemin;
• Une quinzaine de personnes à coordonner pour être prêt le jour J : 3 banquiers, 1 agent immobilier, 2 avocats, 3 notaires, 1 expert comptable, 1 commissaire aux apports…

Une véritable grosse machine bien huilée…

Un grand merci à nos conseils qui ont été un ingrédient essentiel de la réussite de cette opération : Jérémie Aflalo, Quentin Bertrand, Matthieu Hanachowicz de AHA, Alice Maugain Beraud et Bertram Julienne de Chaîne et Associés et Jonathan Garcia de Brice Robert Arthur Loyd!

Cette levée de fonds, c’est aussi quelques centaines d’e-mails, de coups de téléphone, des dizaines d’heures au téléphone avec des investisseurs, mes avocats, mon équipe et des dizaines de rendez-vous à Lyon et Paris…

Et j’y ai sans doute aussi laissé une ou deux paires de chaussures à force de faire les cents pas dans nos locaux de Lyon et Paris devant l’oeil circonspect de mes collaborateurs…

À ces chiffres il faut aussi ajouter tout ce qu’on ne peut pas quantifier : les soirées et les nuits de doutes, les matins au réveil où l’on se demande si on va être capable de tenir le cap une journée de plus, les poussées d’adrénaline lorsqu’un investisseur donne son accord et que l’on se sent invincible, le ciel qui nous tombe sur la tête lorsqu’un partenaire sur qui l’on pensait pouvoir compter se désengage. Et la sensation, fugace, de satisfaction lorsque l’argent est sur le compte, que le dernier papier est signé et que l’on se dit qu’on a fait le boulot.

Et maintenant quel est le plan?

Notre nouvel espace Focus Gambetta doit ouvrir début janvier 2019. Nous sommes en plein travaux en ce moment, et ce sont désormais les climaticiens et les électriciens qui sont à pied d’oeuvre!

La pression commence à monter tranquillement pour accueillir comme il se doit nos premiers clients dans les meilleures conditions. Un grand merci à Antoine Guerci de CMC et Nicole Dubois, Léa Margeri de l’Agence DEDALE : merci de nous aider à construire l’espace de bureaux partagés dont nos clients rêvent tout en nous permettant de respecter le budget dont rêve nos banquiers et nos investisseurs !

“Focus Gambetta” est la première pierre du concept sur lequel nous travaillons depuis près de 2 ans. “Focus Gambetta” c’est près de 730 m² au coeur de Lyon dans le 3ᵉ arrondissement, une vingtaine de bureaux privatifs pour des équipes de 2 à 35 personnes et un service au bureau d’exception pour nos résidents : du comité d’entreprises mutualisé, des abonnements sportifs à des tarifs préférentiels, de l’office management et des services de conciergerie haut-de-gamme (pressing, services à la personne, livraison de paniers maraîchers, etc.).

« Focus, ce sont des bureaux fermés, bénéficiant d’un service aux résidents d’exception : du comité d’entreprises mutualisé, des abonnements sportifs à des tarifs préférentiels, de l’office management et des services de conciergerie hauts-de-gamme (pressing, services à la personne, livraison de paniers maraîchers…) »

Notre ambition : développer un acteur majeur du marché du bureaux partagés avec un modèle patrimonial.

Notre engagement : offrir aux TPE, PME et startups françaises des espaces de bureaux équipés, clés-en-main pour un tarif accessible dans les plus grandes métropoles de province.

Nous sommes propriétaires des espaces de bureaux que nous exploitons. En 2019, nous ouvrirons des espaces dans 4 nouvelles grandes métropoles françaises ! Nous sommes convaincus que dans 5 ans, les baux 3/6/9 pour des surfaces de moins de 1 000 m² ne seront plus la norme ! Nous souhaitons simplifier la vie des chefs d’entreprise, grâce à notre service d’office management : les soirées à réparer la photocopieuse et les week-ends à bricoler au bureau ne sont plus une fatalité. D’autre part, notre partenariat national avec Easy-Life (Merci à Xavier Sapet et Frédéric Angelot pour leur confiance et leur enthousiasme) va nous permettre d’offrir aux salariés de nos clients, une large gamme de services à la personne au bureau dignes de ceux d’un grand groupe !

J’en profite pour remercier toute mon équipe pour le boulot incroyable effectué depuis des mois. Particulièrement mes 5 associés Amélie Ruby, Damien Menendez, Hélène Neiger, Vincent Estrany et Xavier Labeur qui ont su mettre ces derniers mois le supplément d’âme qui fait toute la différence et qui m’ont fait confiance pour me suivre dans cette drôle d’aventure !

Les associés Focus

À la suite de cet article, dans quelques semaines je publierai un nouveau billet sur notre parcours de financement depuis 2015 “De la bourse French Tech à la Série A de 3 millions”. J’essaierai d’y raconter avec un maximum de transparence, les étapes qui nous ont permis d’accéder à ce dernier tour de table.

Brieuc Oger, CEO fondateur de Hub-Grade et Focus

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Travailler dans un lieu d’exception, ça vous tente ? Dans quel but choisir de tels espaces ? N’est-ce pas cher ? Est-ce accessible ? Autant de questions qu’il peut être légitime de se poser quand on est à la recherche de l’espace parfait pour son entreprise.

Ces derniers temps, on met de plus en plus en évidence le fait que l’environnement de travail et les conditions offertes par une entreprise influent fortement sur la productivité et sur la motivation des employés.

Alors voici un petit zoom sur les lieux d’exception que vous pouvez louer lorsque vous êtes une entreprise.

Lieu d’exception pour une entreprise : quelles possibilités s’offrent à vous ?

Quoi de mieux qu’un espace de travail où l’on est à la fois intrigué par le cadre qu’il propose, motivé par l’atmosphère qui y règne et stimulé pour y travailler efficacement ? Un bureau chez soi ? Plus loin. Un poste en coworking ? Plus loin encore. Pensez à un bureau en plein air… Un poste en coworking sur une péniche… Un bureau dans un espace design… Vous en rêvez ?

Aujourd’hui, les frontières classiques qui définissent la conception d’espace de travail sont constamment repoussées. Pour le grand bonheur des travailleurs, alors plus susceptibles de travailler dans de bonnes conditions.

Cette tendance à la création de nouveaux espaces de travail va de pair avec le travail dématérialisé, flexible et paperless. De même, l’évolution des modes de travail, généralisant de plus en plus de nouveaux types de contrats comme le télétravail, le portage salarial, l’auto-entreprenariat et le travail indépendant, rendent d’autant plus cela possible. Ainsi, l’émergence des nouvelles façons de travailler soutenue par la dématérialisation, fait aujourd’hui passer le bien-être du travailleur au centre des préoccupations des entreprises.

L’espace et l’environnement de travail sont ainsi des notion dont les dimensions sont prises en compte dans la QVT (qualité de vie au travail).

De plus en plus de grandes entreprises et les grands groupes le comprennent : les espaces de travail qu’elles conçoivent aujourd’hui doivent être stimulants et encourager la créativité, la prise d’initiatives et faciliter la performance. Plus qu’un espace de travail, il devient alors un lien, un vecteur et le moindre élément devient important. Ainsi, ce qu’on appelle l’office branding, cette capacité de l’entreprises à exprimer ses valeurs à même ses murs en est un exemple des plus évidents.

Opter pour un lieu d’exception : oui ! Mais à quel prix ?

En effet, tout professionnel n’a pas forcément les moyens de recourir à un architecte d’intérieurs ou de mener de grands travaux au sein de son espace de travail. Cependant, de bons plans peuvent exister. En apportant suffisamment d’attention à votre démarche, il est tout à fait possible de trouver la perle rare !

Voici quelques éléments qu’il convient d’avoir en tête avant de louer un bureau dans un lieu d’exception :

• Un équilibre à conserver
  

Premièrement, un bel espace, un beau cadre, une bonne atmosphère, des événements organisés… Un équilibre doit être conservé entre la productivité, l’appropriation d’un espace de travail atypique et l’univers qui gravite autour de celui-ci. Ainsi, il peut être nécessaire de veiller à ce qu’il reste un espace de travail et ne perturbe pas l’activité.

• Le travail en communauté, un art de vivre

Le travail en communauté peut représenter un point auquel certaines entreprises portent une grande attention, pour un ensemble de raisons : nuisances sonores, cohabitation difficile, mauvaise gestion des ressources partagées…

Même si l’expérience de groupe peut également s’avérer enrichissante et productive, il convient d’être averti des différents inconvénients intrinsèques à ce type d’espace.

Un lieu atypique : facteur de notoriété

En effet, travailler dans un lieu d’exception peut s’avérer positif en matière  de notoriété. Pour cause, un lieu de prestige, authentique, historique attire toujours plus de presse et bénéficie d’une bonne couverture médiatique. De même, c’est une occasion idéale pour sortir du lot auprès de clients potentiels, d’investisseurs, de personnes tierces…

Un gage de réassurance pour le client

En plus d’être un point de distinction, le lieu d’exception peut aussi représenter un gage de réassurance et de crédibilité aux yeux du client. Ainsi, une atmosphère inspirant confiance, mettant dans les meilleures dispositions, et un lieu mettant ses atouts en valeur : voilà un gage de réassurance et un point distinctif.

Quelques exemples de lieu d’exception

Un espace de coworking en plein air – Aire Commune, NightLife

Certains n’hésitent guère à travailler en plein air : c’est le cas d’un espace de coworking appelé “Aire Commune”, situé en plein coeur de Montréal.

Une tendance bientôt à venir en France ? On ne sait pas… En attendant, reste à user de prévenances, contre la météo…

Les bâtisses réhabilitées – WeWork & Station F

Un des défis communs à un grand nombre d’architectes de notre ère consiste en la réhabilitation d’anciennes bâtisses. De ce fait, l’évolution des concepts et l’intégration de préoccupations écologiques orientent les architectes vers la rénovation et le réaménagement d’anciens bâtiments plutôt que la construction.

A titre d’exemple, on connaît la Station F, qui a dernièrement élu domicile et ouvert sa porte à la Halle Freyssinet, dans le 13ème arrondissement de Paris. Ou encore le géant du coworking américain WeWork, ayant élu domicile à Paris 9ème, dans un immeuble Art Déco d’une superficie de 12000m². Effet garanti !

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Définition et état des lieux du bureau partagé

Le bureau partagé est une forme de location d’espaces de travail de plus en plus adoptée par les entreprises françaises. Il désigne littéralement un espace de travail partagé par plusieurs entreprises ou freelances.

La définition et le concept des bureaux partagés rappellent ceux du coworking. D’ailleurs, les deux sont très proches et répondent à des problématiques similaires. Leur principale différence a très bien été résumée par le-144 coworking :

« Si les espaces de coworking proposent par principe des bureaux partagés, tous les bureaux partagés ne sont pas nécessairement des espaces de coworking« 

Source : https://www.le144-coworking.fr/blog/tag/bureau-partage/

L’offre de bureaux partagés ne se résume pas aux seuls coworking. Elle peut prendre plusieurs formes. De la colocation d’entreprises, à la sous location en passant par les centres d’affaires, espaces de coliving et autres tiers lieux.

Bureau partagé et coworking sont donc très proches, sans pour autant être synonymes. L’expression “bureau partagé” englobe donc une large variété d’espaces de travail, dans laquelle le coworking s’inscrit pleinement.

Le bureau partagé, dans la pratique

Une réponse aux mutations et nouveaux usages de travail

« Ces dernières années, la surface totale de bureau par utilisateur a beaucoup baissée, passant de 16 m² en moyenne à environ 12 m² aujourd’hui. En cause ?

Les nouveaux usages, les nouvelles organisations au travail, la digitalisation des méthodes et des échanges, la fin des bureaux privés pour les managers, le freelance, la démocratisation du télétravail… »

Source : Tribune publiée par Brieuc Oger – CEO de Hub-Grade

Dans tous les cas, le partage de bureaux est la réponse du bon sens et de la coopération à cette évolution globale des modèles de consommation d’immobilier professionnel.

Les grandes entreprises et grands groupes sont déjà en train de développer des stratégies afin de s’adapter à ces nouveaux usages, soit en externalisant des équipes projets chez certains spécialistes du coworking, soit en repensant totalement leurs espaces de travail !

Les plus petites structures et les startups optent, de plus en plus pour des colocations d’entreprises ou de la sous-location d’espace de travail. Dans ce cas là, elles peuvent choisir des prestataires extérieurs pour gérer tout ce qui sort de leur domaine de compétence : par exemple la gestion administrative et la commercialisation peuvent être gérées par Hub-Grade.

Un concept issu de l’économie collaborative, régi par des contrats flexibles

Inspiré de la consommation collaborative (mise en commun de ressources et d’actifs, passage d’une économie d’usage à une économie de partage), le bureau partagé dénote de l’immobilier de bureaux “traditionnel”.

Cela se traduit aussi au niveau juridique, ce type d’espace de travail étant régi par deux types de contrat : la prestation de services et la sous-location qui se distinguent tous deux par une grande flexibilité.

Les avantages des bureaux partagés

Espace stimulant la créativité et l’innovation

Qui dit bureau partagé, dit plusieurs entreprises de différents types d’activité et diverses natures. De cette diversité peut naître une émulation qui booste aussi bien le développement que la créativité. Cela favorise notamment l’innovation et motive chacun des colocataires.

Synergies, networking et opportunités commerciales

Partager ses bureaux avec une ou plusieurs autres entreprises, c’est aussi une occasion idéale pour partager des points de vues ! Cela permet d’obtenir des retours d’expérience ou tout simplement sympathiser avec des professionnels d’horizons différents.

En bref, partager un bureau représente une bonne opportunité pour faire du networking, souder et construire un réseau professionnel de qualité et enclencher de nouvelles opportunités au moment opportun.

Dans le meilleur des cas, si les entreprises en colocation ont des besoins complémentaires, cela peut leur créer l’occasion de travailler ensemble.

« Seul, on va plus vite. À deux, on va plus loin »

Si l’on adapte cet adage au monde professionnel : rien de mieux qu’un bureau partagé pour mettre en commun des idées.

Par exemple : mettons une startup early-stage en colocation avec une PME plus mature. La startup pourrait se nourrir de l’expérience acquise par la PME, évitant certaines erreurs ou problématiques de croissance. Dans le même temps, la PME pourrait gagner à adopter des méthodes plus agiles ou de nouvelles idées apportées par la startup et booster son business.

Les deux entreprises sont gagnantes… et payent un loyer bon-marché !

Économies et trésorerie

La raison la plus évidente derrière le choix du partage de bureaux concerne les économies. Qui dit mutualisation des ressources, dit mutualisation des frais, des espaces communs (cuisine, salle de réunion, etc.) et donc économie d’échelle. Et qui dit colocation, dit division du loyer !

Par ailleurs, les baux de prestation de services ne nécessitent ni de cession de bail, ni de garanties trop élevées. Cela permet d’éviter d’avoir à mobiliser une partie de sa trésorerie dans la location de son espace de travail.

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Hub-Grade, est un agent immobilier digital dédié aux startups, TPE et PME ainsi qu’à leurs besoins d’espaces de bureaux. Notre plateforme met en relation des espaces inutilisés et des professionnels qui cherchent à louer des locaux.

Plus qu’une plateforme de petites annonces, Hub-Grade agrège toute l’offre de bureaux flexible. Qu’il s’agisse de centres d’affaires, coworking et tous types de bureaux à partager.

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Ces dernières années, la surface totale de bureau par utilisateur a beaucoup baissé, passant de 16 m² en moyenne à environ 12 m² aujourd’hui. En cause ? Les nouveaux usages, les nouvelles organisations au travail, la digitalisation des méthodes et des échanges, la fin des bureaux privés pour les managers, le freelance, la démocratisation du télétravail… Tous ces éléments se rencontrent et dessinent le nouveau visage de l’espace de travail du futur.

En parallèle les nouvelles générations de travailleurs sont en recherche d’espace de travail inspirant et de meilleure qualité. Tout le monde s’accorde à dire que le bien-être dans son espace de travail est une composante importante de la performance des organisations.

Pour se mettre à la page, les entreprises se sont inspirées du mouvement du coworking et des startups pour redéfinir le paradigme de leurs espaces de travail. Les grands groupes et leurs moyens financiers importants en tête, ont fait leur mue, soit en externalisant des équipes au sein de centres d’affaires innovants comme WeWork ou Next Door, soit en re-configurant leurs plateaux pour coller aux nouveaux usages.

Un marché immobilier qui se doit d’évoluer et de répondre à de nouveaux besoins

La nécessaire évolution des modèles

Les espaces de bureaux partagés sont des concepts issus de l’économie collaborative. L’idée principale repose sur la notion de mutualisation. Adaptée au bureau, cette idée permet donc aux entreprises de mutualiser leur matériel et leurs espaces communs, c’est-à-dire les salles de réunion, le hall d’accueil, la cuisine, la salle de pause…

Traditionnellement, le modèle de consommation de l’immobilier d’entreprises est basé sur le même modèle que le résidentiel. Ainsi, quand les familles ont besoin d’une salle de bain, d’un salon et d’un certain nombre de chambres à coucher, les entreprises ont besoin d’une salle de réunion, d’espaces communs de vie ainsi que d’un certain nombre de postes de travail.

On a construit le modèle de bureau traditionnel tel qu’on le connaît dans cette même logique un peu rigide, chaque espace ayant un usage unique. On peut identifier 3 types d’utilisation des mètres carré par les entreprises :

• les espaces de bureaux purs — que ce soit en open space ou en bureau privatif ;
• les espaces communs — salle de réunion, cafétéria, espace de convivialité ;
• les espaces logistiques — baie de brassage, local technique, salle de serveur, salle d’archives, couloir de circulation, sanitaires, hall d’accueil…

En moyenne, les espace communs et dédiés à la logistique représentent environ 40% des mètres carré loués par les entreprises.

L’organisation des bureaux autour de ce triptyque d’espaces était cohérent économiquement il y a quelques dizaines d’années, quand la croissance des entreprises étaient plus prévisible et que les systèmes d’informations — peu développés —, amenaient les cycles économiques à être plus longs et moins tumultueux. Cette belle époque où le fax était encore une technologie de pointe et où la France devenait championne du monde de football…

Devant les évolutions fortes du monde économique de ces 15 dernières années, les chefs d’entreprises ont vu la pression immobilière peser de plus en plus sur leurs comptes de résultats. Comme souvent, les TPE et PME, les plus fragiles, en font les frais et les chefs d’entreprises n’ont pas nécessairement le temps de se pencher en profondeur sur le problème…

Le retour au bon sens paysan

Les nouvelles technologies et les nouveaux acteurs peuvent permettre aux PME françaises de sortir de cette ornière, en envisageant leurs problématiques immobilières sous l’angle du bon sens paysan.

Depuis des siècles, les agriculteurs partagent les investissements liés aux machines dans des coopératives ou organisent des arrangements de la main à la main en faisant preuve d’une intelligence économique que les entreprises doivent aujourd’hui imiter.

Plus qu’un effet de mode ou un mouvement de marché provisoire, le partage des ressources de bureau s’inscrit dans une tendance de fonds permettant aux entreprises de mieux maîtriser leurs coûts et d’améliorer la qualité de leurs espaces de travail.

Pourquoi une PME de 30 personnes devrait-elle supporter seule le coût des 40% de m² qu’elle loue dédiés aux espaces communs et logistique quand elle pourrait mutualiser ces espaces communs et réduire ainsi ses coûts immobiliers ?

La responsabilité des acteurs du marché de l’immobilier dans les années à venir est de sortir du cliché véhiculé par le coworking, ses babyfoots et ses tables de ping pong pour prouver clairement aux entreprises (grands groupes ET PME françaises) qu’il est possible de consommer l’immobilier de bureau différemment et de façon plus efficiente. La mutualisation des espaces doit pouvoir permettre aux entreprises de dégager des économies d’échelle et de se concentrer ainsi sur leur core business.

Une offre d’immobilier flexible orienté (très) haut de gamme ou conçu pour les freelances

TPE et PME, majoritaires mais ignorées

L’orientation actuelle du marché de l’immobilier flexible se tourne vers le haut-de-gamme ou le très haut-de-gamme et n’est pas conçu pour la majorité des petites et moyennes structures.

En France en 2017 on comptait 3,82 millions d’entreprises, la quasi-totalité relevant de la catégorie PME et la plupart sont des micro-entreprises. À l’échelle du salarié, cela donne 1 salarié sur 2 travaillant au sein d’une PME.

Les TPE et PME réalisent chaque année 1 300 milliards d’euros de chiffre d’affaires, soit un peu plus du tiers (36%) du chiffre d’affaires total des entreprises françaises.

Impossibles à ignorer.

Les solutions actuelles sur le marché ?

Le marché de l’immobilier flexible s’est développé autour de 3 gammes différentes :

• le centre d’affaires traditionnel — Régus et Réguslike ;
• le centre d’affaires innovant — Wework et Weworklike ;
• les espaces de coworking dédiés aux freelances et aux indépendants.

Cependant, l’offre actuelle proposée par ces 3 types d’acteurs ne prend pas en compte les besoins des TPE : problématique de confidentialité dans les espaces de coworking, problématique tarifaire dans les centres d’affaires classiques et enfin, problématique culturelle dans les centres d’affaires innovants, qui sous couvert de “startup washing” s’adressent en réalité en priorité aux grands groupes.

En l’état, deux solutions s’offrent aux patron de TPE-PME : soit il doit accepter de faire exploser son budget immobilier, soit il s’engage dans un bail 3/6/9 et doit gérer lui-même son office management. Le chef d’entreprise est-il condamné à passer ses soirées à réparer sa photocopieuse ? Et ses week-ends à se battre avec une notice de montage IKEA ? À ce jour, le marché de l’immobilier flexible se concentre sur des produits conçus pour des startups du 8e arrondissement qui lèvent des millions.

Pourtant, on pourrait très bien imaginer voir apparaître sur le marché des acteurs développant des services de bureaux flexibles ou de colocations d’entreprises à taille humaine, avec des tarifs à la portée des budgets des TPE-PME et apportant une vraie flexibilité.

En se structurant, le marché de l’immobilier flexible va voir apparaître des acteurs avec des pricing différents permettant notamment de couvrir le réel besoin des PME.

Et le salarié, dans tout ça ?

Le vase clos : grand danger des TPE – PME

Le vase clos est l’un des plus grands dangers RH qui guette les TPE et PME. Dans une entreprise comptant entre 10 et 20 personnes, avec 5 ou 6 fonctions différentes, les salariés ont malheureusement peu d’opportunités pour échanger sur leurs métiers, pour se challenger ou pour partager autour de leur pratique.

Dans des espaces de partage de bureau, le chef d’entreprise et les managers ne sont plus les seuls à développer leur réseau professionnel et à côtoyer leurs pairs. De la même manière que les développeurs et les freelances ont vite compris l’intérêt de se réunir régulièrement pour échanger sur les best practices liées à leur activité, on peut très bien imaginer que les responsables communication de deux sociétés différentes, sans avoir besoin de formaliser leur relation, peuvent s’apporter et se transmettre des choses de façon informelle.

Il en est de même pour la majorité des fonctions au sein des sociétés : commerciaux, assistants, assistants de direction, marketing, administratif…

Les petites structures sont confrontées à des mutations profondes de leur marché et de leur activité et elles le seront d’autant dans les 5 à 10 années à venir. En permettant à leurs collaborateurs d’accéder à un écosystème riche, extérieur à l’entreprise, les TPE-PME augmentent les chances que leurs collaborateurs soient mieux informés et plus alertes pour comprendre ces évolutions.

Les moments passés à côté de la machine à café ou les pauses cigarette sont autant de moments “apprenants” pour les salariés. Et lorsqu’on est à la pointe de l’information, on est meilleur dans son métier.

L’échange aide également les salariés à sortir de la posture/culture du “on a toujours fait comme ça” et d’entrer davantage dans celle du “comment font les autres ?”, “comment faire mieux ?”…

Un espace de travail inspirant est également un élément clé dans la rétention des salariés. Or l’on sait que pour une petite ou une moyenne structure, recruter des talents est un enjeu majeur.

Bureaux partagés, colocation d’entreprises : la solution idéale pour les entrepreneurs de TPE & PME

Gagner du temps et pouvoir offrir des services aux salariés dignes de ceux d’un grand groupe

En filant la métaphore de la machine à café, on pourrait parler du syndrôme de la machine à expresso personnelle. Dans les petites structures, personne n’a le temps de s’occuper de trouver un bon deal de machine à café. Alors, tout le monde met sa machine à expresso personnelle dans son bureau, achète des capsules de café chères et pollue la planète.

Tant que l’entreprise n’a pas atteint le seuil critique permettant d’embaucher une personne dédiée ou dont une partie des missions est d’assurer la bonne qualité des espaces de travail, c’est la responsabilité du chef d’entreprise ou du management de se charger de ce type de considération.

Externaliser l’office management

Savoir réparer la photocopieuse, comprendre pourquoi le réseau wifi est lent, s’occuper des problématiques d’ergonomie des postes de travail, d’acoustique des bureaux, d’optimisation de contrats avec les prestataires (électricité, ménage) : tout cela demande énormément de temps et d’énergie au management et à leurs équipes.

Tout ce temps-là fait partie des coûts cachés de l’immobilier. Très durs à budgéter, ils coûtent de l’argent à l’entreprise. Mais pire, tout ce temps consacré par les chefs d’entreprises à faire en sorte que leur espace de travail fonctionne, n’est pas consacré à développer leur chiffre d’affaires.

En finir avec les coûts cachés de l’immobilier

Les coûts cachés de l’immobilier ont un double effet négatif sur la santé économique des entreprises.

Demain, en externalisant l’office management de leur bureau et en mutualisant les contrats avec les différents prestataires, en n’ayant plus qu’une seule facture, qu’une négociation de contrat, qu’un seul interlocuteur (toujours le même) : on réduit les coûts de gestion, les coûts cachés de l’immobilier et on augmente par la même occasion la qualité de vie au travail.

Et en apportant plus de service, on améliore la satisfaction des collaborateurs, on augmente la productivité et la compétitivité de l’entreprise sur le marché.

Chez Hub-Grade, nous sommes convaincus que le partage des ressources de bureaux est une opportunité business très forte pour les petites structures françaises. Ce sujet nous anime au quotidien et nous espérons bientôt pouvoir apporter de nouvelles solutions innovantes pour ces structures économiques qui le méritent. 

Brieuc Oger, CEO fondateur de Hub-Grade et Focus

Photo de couverture : © Patrick Tomasso – Unspash

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C’est encore plus flagrant aujourd’hui : on ne travaille plus de la même manière qu’il y a 50 ans.

Que ce soit dans l’agencement de notre espace de travail, les tâches réalisées, les technologies utilisées…
La digitalisation des procédés et l’avènement des NTIC ont progressivement poussé la productivité et les entreprises à changer.

Par exemple, l’accent est aujourd’hui de plus en plus mis sur le travail en équipe et le collaboratif. En cela, il est prouvé que les habitudes ont changé. On passe ainsi du modèle “self-made man” à l’entrepreneur qui s’appuie sur des piliers.

Une plus grande confiance est placée dans les compétences de chacun. Il y a meilleure répartition des tâches : le travail est devenu participatif et les individus sont motivés. Par conséquent, le nombre d’entrepreneurs a explosé. Il n’y a jamais eu autant d’auto-entrepreneurs et de création d’entreprises en France.

L’intérêt ? Un partage d’expériences, des retours et des conseils avisés, l’apprentissage réciproque et le développement de la personnalité. Aujourd’hui, faisons un focus sur ces nouveaux procédés, développant une nouvelle productivité.

Le travail collaboratif pour les auto-entrepreneurs et startuppers

Dès le démarrage d’une activité, il est primordial pour un entrepreneur de trouver les ressources nécessaires à la survie de son activité. De ce fait, il est dans son intérêt de s’entourer de collaborateurs tiers, à même de le conseiller, de partager des retours, d’échanger de bons procédés etc. C’est dans ce cadre que de nouvelles solutions ont été élaborées…

Le Coworking

Tendance tout droit venue des Etats-Unis, le coworking est un espace de travail ouvert, qui encourage à la communication et à l’échange.

Le ThinkTank 

Littéralement appelé “laboratoire d’idées”, un thinktank fédère différents experts et personnalités dans le but de débattre autour d’actualités, d’échanger autour d’idées, de nouvelles problématiques et de former un réseau. Mis en place pour encourager à l’innovation, de plus en plus de structures se créent.

Le Fablab

De prime abord associé au bricolage, à l’innovation et à l’industrie, le fablab (agl. “fabrication laboratory”, laboratoire de fabrication) est un lieu ouvert au public où une grande palette d’outils est mise à disposition en libre-service. Le monde du digital a recours à ce moyen pour démocratiser et rendre accessible des outils et procédés à tous publics. Maker Tour en est l’illustre exemple, participant ainsi à une plus grande accessibilité de l’innovation et encourageant la productivité.

La mutualisation du travail en entreprise

Nous le disions en introduction, les organisations remettent progressivement en cause les rôles de chacun et ont plus confiance en l’individu. La faute à une préoccupation devenue centrale aujourd’hui : la place d’un collaborateur dans une entreprise influe forcément sur son bien-être au travail et son efficacité. Ce n’est donc pas à tort que la notion de qualité de vie au travail est si souvent abordée aujourd’hui.

C’est ainsi qu’elles révisent leur organisation hiérarchique. On passe ainsi d’un organigramme triangulaire à un système plus horizontal, de répartition des tâches et d’esprit d’équipe. Le team-building est aussi un bon moyen, utilisé afin de resserrer les liens entre les membres d’une équipe, les encourager à mieux collaborer et créer un environnement favorable au travail.

Les structures matricielles et le gain de productivité

On assiste aujourd’hui au développement de structures adoptant une organisation matricielle et une organisation par projets. C’est notamment le cas aujourd’hui des agences de marketing et de communication digitale. Leur portefeuille de clients les pousse à adopter une organisation par projets, fédérant pour chacun différents profils et corps de métier, en vue d’atteindre de bons résultats. Par exemple, c’est ainsi qu’on retrouve des développeurs informatiques travailler en étroite collaboration avec des graphistes, des community managers, des intégrateurs et des webmarketeurs. Chacun chapeauté par un chef de projet, ayant un rapport plus ou moins direct avec le client final.

Ainsi, la combinaison entre stratégie, opérationnel et fonctionnel est efficace, les rendus finaux et les retours clients de haute qualité.

En définitive, nous sommes bien en pleine transition en termes de pratiques usuelles et de productivité. Reste à adopter et mettre à profit ces nouveaux moyens pour être encore plus efficaces et pertinents dans les réponses apportées à la demande.

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