Pourquoi toutes les entreprises devraient partager leurs bureaux

Ces dernières années, la surface totale de bureau par utilisateur a beaucoup baissé, passant de 16 m² en moyenne à environ 12 m² aujourd’hui. En cause ? Les nouveaux usages, les nouvelles organisations au travail, la digitalisation des méthodes et des échanges, la fin des bureaux privés pour les managers, le freelance, la démocratisation du télétravail… Tous ces éléments se rencontrent et dessinent le nouveau visage de l’espace de travail du futur.

En parallèle les nouvelles générations de travailleurs sont en recherche d’espace de travail inspirant et de meilleure qualité. Tout le monde s’accorde à dire que le bien-être dans son espace de travail est une composante importante de la performance des organisations.

Pour se mettre à la page, les entreprises se sont inspirées du mouvement du coworking et des startups pour redéfinir le paradigme de leurs espaces de travail. Les grands groupes et leurs moyens financiers importants en tête, ont fait leur mue, soit en externalisant des équipes au sein de centres d’affaires innovants comme WeWork ou Next Door, soit en re-configurant leurs plateaux pour coller aux nouveaux usages.

Un marché immobilier qui se doit d’évoluer et de répondre à de nouveaux besoins

La nécessaire évolution des modèles

Les espaces de bureaux partagés sont des concepts issus de l’économie collaborative. L’idée principale repose sur la notion de mutualisation. Adaptée au bureau, cette idée permet donc aux entreprises de mutualiser leur matériel et leurs espaces communs, c’est-à-dire les salles de réunion, le hall d’accueil, la cuisine, la salle de pause…

Traditionnellement, le modèle de consommation de l’immobilier d’entreprises est basé sur le même modèle que le résidentiel. Ainsi, quand les familles ont besoin d’une salle de bain, d’un salon et d’un certain nombre de chambres à coucher, les entreprises ont besoin d’une salle de réunion, d’espaces communs de vie ainsi que d’un certain nombre de postes de travail.

On a construit le modèle de bureau traditionnel tel qu’on le connaît dans cette même logique un peu rigide, chaque espace ayant un usage unique. On peut identifier 3 types d’utilisation des mètres carré par les entreprises :

  • les espaces de bureaux purs — que ce soit en open space ou en bureau privatif ;
  • les espaces communs — salle de réunion, cafétéria, espace de convivialité ;
  • les espaces logistiques — baie de brassage, local technique, salle de serveur, salle d’archives, couloir de circulation, sanitaires, hall d’accueil…

En moyenne, les espace communs et dédiés à la logistique représentent environ 40% des mètres carré loués par les entreprises.

Organisation de bureaux

L’organisation des bureaux autour de ce triptyque d’espaces était cohérent économiquement il y a quelques dizaines d’années, quand la croissance des entreprises étaient plus prévisible et que les systèmes d’informations — peu développés —, amenaient les cycles économiques à être plus longs et moins tumultueux. Cette belle époque où le fax était encore une technologie de pointe et où la France devenait championne du monde de football…

Devant les évolutions fortes du monde économique de ces 15 dernières années, les chefs d’entreprises ont vu la pression immobilière peser de plus en plus sur leurs comptes de résultats. Comme souvent, les TPE et PME, les plus fragiles, en font les frais et les chefs d’entreprises n’ont pas nécessairement le temps de se pencher en profondeur sur le problème…

Le retour au bon sens paysan

Les nouvelles technologies et les nouveaux acteurs peuvent permettre aux PME françaises de sortir de cette ornière, en envisageant leurs problématiques immobilières sous l’angle du bon sens paysan.

Depuis des siècles, les agriculteurs partagent les investissements liés aux machines dans des coopératives ou organisent des arrangements de la main à la main en faisant preuve d’une intelligence économique que les entreprises doivent aujourd’hui imiter.

Plus qu’un effet de mode ou un mouvement de marché provisoire, le partage des ressources de bureau s’inscrit dans une tendance de fonds permettant aux entreprises de mieux maîtriser leurs coûts et d’améliorer la qualité de leurs espaces de travail.

Pourquoi une PME de 30 personnes devrait-elle supporter seule le coût des 40% de m² qu’elle loue dédiés aux espaces communs et logistique quand elle pourrait mutualiser ces espaces communs et réduire ainsi ses coûts immobiliers ?

La responsabilité des acteurs du marché de l’immobilier dans les années à venir est de sortir du cliché véhiculé par le coworking, ses babyfoots et ses tables de ping pong pour prouver clairement aux entreprises (grands groupes ET PME françaises) qu’il est possible de consommer l’immobilier de bureau différemment et de façon plus efficiente. La mutualisation des espaces doit pouvoir permettre aux entreprises de dégager des économies d’échelle et de se concentrer ainsi sur leur core business.

Marché de l'immobilier

Une offre d’immobilier flexible orienté (très) haut de gamme ou conçu pour les freelances

TPE et PME, majoritaires mais ignorées

L’orientation actuelle du marché de l’immobilier flexible se tourne vers le haut-de-gamme ou le très haut-de-gamme et n’est pas conçu pour la majorité des petites et moyennes structures.

En France en 2017 on comptait 3,82 millions d’entreprises, la quasi-totalité relevant de la catégorie PME et la plupart sont des micro-entreprises. À l’échelle du salarié, cela donne 1 salarié sur 2 travaillant au sein d’une PME.

Les TPE et PME réalisent chaque année 1 300 milliards d’euros de chiffre d’affaires, soit un peu plus du tiers (36%) du chiffre d’affaires total des entreprises françaises.

Impossibles à ignorer.

Les solutions actuelles sur le marché ?

Les solutions actuelles sur le marché ?

Le marché de l’immobilier flexible s’est développé autour de 3 gammes différentes :

  • le centre d’affaires traditionnel — Régus et Réguslike ;
  • le centre d’affaires innovant — Wework et Weworklike ;
  • les espaces de coworking dédiés aux freelances et aux indépendants.

Cependant, l’offre actuelle proposée par ces 3 types d’acteurs ne prend pas en compte les besoins des TPE : problématique de confidentialité dans les espaces de coworking, problématique tarifaire dans les centres d’affaires classiques et enfin, problématique culturelle dans les centres d’affaires innovants, qui sous couvert de “startup washing” s’adressent en réalité en priorité aux grands groupes.

En l’état, deux solutions s’offrent aux patron de TPE-PME : soit il doit accepter de faire exploser son budget immobilier, soit il s’engage dans un bail 3/6/9 et doit gérer lui-même son office management. Le chef d’entreprise est-il condamné à passer ses soirées à réparer sa photocopieuse ? Et ses week-ends à se battre avec une notice de montage IKEA ? À ce jour, le marché de l’immobilier flexible se concentre sur des produits conçus pour des startups du 8e arrondissement qui lèvent des millions.

Pourtant, on pourrait très bien imaginer voir apparaître sur le marché des acteurs développant des services de bureaux flexibles ou de colocations d’entreprises à taille humaine, avec des tarifs à la portée des budgets des TPE-PME et apportant une vraie flexibilité.

En se structurant, le marché de l’immobilier flexible va voir apparaître des acteurs avec des pricing différents permettant notamment de couvrir le réel besoin des PME.

Et le salarié, dans tout ça ?

Le vase clos : grand danger des TPE – PME

Le vase clos est l’un des plus grands dangers RH qui guette les TPE et PME. Dans une entreprise comptant entre 10 et 20 personnes, avec 5 ou 6 fonctions différentes, les salariés ont malheureusement peu d’opportunités pour échanger sur leurs métiers, pour se challenger ou pour partager autour de leur pratique.

Dans des espaces de partage de bureau, le chef d’entreprise et les managers ne sont plus les seuls à développer leur réseau professionnel et à côtoyer leurs pairs. De la même manière que les développeurs et les freelances ont vite compris l’intérêt de se réunir régulièrement pour échanger sur les best practices liées à leur activité, on peut très bien imaginer que les responsables communication de deux sociétés différentes, sans avoir besoin de formaliser leur relation, peuvent s’apporter et se transmettre des choses de façon informelle.

Il en est de même pour la majorité des fonctions au sein des sociétés : commerciaux, assistants, assistants de direction, marketing, administratif…

Les petites structures sont confrontées à des mutations profondes de leur marché et de leur activité et elles le seront d’autant dans les 5 à 10 années à venir. En permettant à leurs collaborateurs d’accéder à un écosystème riche, extérieur à l’entreprise, les TPE-PME augmentent les chances que leurs collaborateurs soient mieux informés et plus alertes pour comprendre ces évolutions.

Les collaborateurs

Les moments passés à côté de la machine à café ou les pauses cigarette sont autant de moments “apprenants” pour les salariés. Et lorsqu’on est à la pointe de l’information, on est meilleur dans son métier.

L’échange aide également les salariés à sortir de la posture/culture du “on a toujours fait comme ça” et d’entrer davantage dans celle du “comment font les autres ?”, “comment faire mieux ?”…

Un espace de travail inspirant est également un élément clé dans la rétention des salariés. Or l’on sait que pour une petite ou une moyenne structure, recruter des talents est un enjeu majeur.

Bureaux partagés, colocation d’entreprises : la solution idéale pour les entrepreneurs de TPE & PME

Gagner du temps et pouvoir offrir des services aux salariés dignes de ceux d’un grand groupe

En filant la métaphore de la machine à café, on pourrait parler du syndrôme de la machine à expresso personnelle. Dans les petites structures, personne n’a le temps de s’occuper de trouver un bon deal de machine à café. Alors, tout le monde met sa machine à expresso personnelle dans son bureau, achète des capsules de café chères et pollue la planète.

Tant que l’entreprise n’a pas atteint le seuil critique permettant d’embaucher une personne dédiée ou dont une partie des missions est d’assurer la bonne qualité des espaces de travail, c’est la responsabilité du chef d’entreprise ou du management de se charger de ce type de considération.

Externaliser l’office management

Savoir réparer la photocopieuse, comprendre pourquoi le réseau wifi est lent, s’occuper des problématiques d’ergonomie des postes de travail, d’acoustique des bureaux, d’optimisation de contrats avec les prestataires (électricité, ménage) : tout cela demande énormément de temps et d’énergie au management et à leurs équipes.

Tout ce temps-là fait partie des coûts cachés de l’immobilier. Très durs à budgéter, ils coûtent de l’argent à l’entreprise. Mais pire, tout ce temps consacré par les chefs d’entreprises à faire en sorte que leur espace de travail fonctionne, n’est pas consacré à développer leur chiffre d’affaires.

En finir avec les coûts cachés de l’immobilier

Les coûts cachés de l’immobilier ont un double effet négatif sur la santé économique des entreprises.

Demain, en externalisant l’office management de leur bureau et en mutualisant les contrats avec les différents prestataires, en n’ayant plus qu’une seule facture, qu’une négociation de contrat, qu’un seul interlocuteur (toujours le même) : on réduit les coûts de gestion, les coûts cachés de l’immobilier et on augmente par la même occasion la qualité de vie au travail.

Et en apportant plus de service, on améliore la satisfaction des collaborateurs, on augmente la productivité et la compétitivité de l’entreprise sur le marché.

Chez Hub-Grade, nous sommes convaincus que le partage des ressources de bureaux est une opportunité business très forte pour les petites structures françaises. Ce sujet nous anime au quotidien et nous espérons bientôt pouvoir apporter de nouvelles solutions innovantes pour ces structures économiques qui le méritent. 

Brieuc Oger, CEO de Hub-Grade et Focus

Brieuc Oger, CEO fondateur de Hub-Grade et Focus