8 heures, c’est le temps moyen que passe un salarié en réunion chaque semaine. C’est ce que relève une étude de Barco et Circle Research. Les salariés de bureau participent en moyenne à 10 réunions par semaine et considèrent que 56 % de ce temps est inutile.
Mais aujourd’hui, on ne s’attardera pas sur l’utilité ou non d’organiser de (trop) nombreuses réunions. Avec le développement du télétravail et du remote working où les collaborateurs travaillent de n’importe où, le besoin de se voir, d’échanger et partager est bien présent.
Qui dit réunion dit… salle de réunion !
La salle de réunion est considérée comme l’espace le plus important pour la vie d’une entreprise. C’est dans cette pièce que se prennent la majorité des décisions, des enjeux stratégiques majeurs, que sont signés les contrats… C’est peut-être même dans cette salle que vous avez eu, ou que vous aurez, vos entretiens d’embauche.
Quand on dit « salle de réunion » on pense à un espace clos, rigide, où l’atmosphère est sérieuse, tendue où l’on échange une tonne d’informations. C’était le cas, mais depuis un certain moment, les choses changent. Les entreprises comprennent de mieux en mieux qu’optimiser sa salle de réunion, c’est favoriser la productivité. Une salle de réunion efficace permet de favoriser le confort des collaborateurs, maximiser leur créativité et in fine, de créer les conditions propices à la réussite des projets.
Alors, comment optimiser sa salle de réunion ? Quels sont les équipements indispensables ? Hub-Grade vous donne la solution dans ce nouvel article !
Les équipements indispensables d’une salle de réunion
Le mobilier
Sans grande surprise ici, vous aurez besoin de meubles. Mais avant de faire un tour dans vos magasins favoris, il vous faut penser à plusieurs choses. Posez-vous donc ces quelques questions :
- Comment allez-vous utiliser la salle de réunion ? Uniquement pour des réunions d’équipe ? Y recevrez-vous des clients ? Allez-vous l’utiliser pour de la formation ?
- De quelle surface disposez-vous au total ? L’espace est-il modulable ?
- Combien de personnes souhaitez-vous accueillir au maximum dans votre salle de réunion ?
Réunir les collaborateurs c’est bien, mais pas au détriment de leur bien-être. Il faut que chacun ait l’espace nécessaire à son confort pour pouvoir travailler (prendre des notes, entendre tout le monde…). Il faut donc que la distance entre les participants soit suffisante.
À moins que vous ne fassiez un stand-up meeting qui a ses vertus, il est préférable que vos collaborateurs aient des chaises. L’assise est un point très important du confort. Dans un souci de personnalisation, vous pouvez totalement opter pour des fauteuils ou poufs designs moins conventionnels. Mais n’oubliez pas que l’on passe en moyenne 8 heures par semaine en moyenne réunion. 8 heures, c’est long, surtout si la position n’est pas confortable.
Indispensable également, la grande table de réunion. Loin d’être un cliché, elle permet de réunir tous les collaborateurs ensemble autour du sujet.
« J’ai fait construire une grande table, pour que les chevaliers s’assoient ensemble. Je l’ai voulue ronde, pour qu’aucun d’entre eux ne se retrouve assis dans un angle, ou en bout de table » Roi Arthur, Alexandre Astier – Kaamelott©
Une bonne connexion internet
Aujourd’hui il est impensable qu’une salle de réunion soit aménagée sans connexion haut débit via câble ou Wi-Fi.
Surtout à une époque où, à chaque rendez-vous, on partage de longues présentations et des fichiers de plus en plus lourds.
Avec l’avènement du télétravail, les salariés ou votre client peuvent travailler de partout et dans des salles de réunion différentes de la vôtre, hors des locaux. D’où l’intérêt que toutes les salles de réunion soient équipées d’une solide connexion internet pour faciliter la communication entre tous les participants, où que l’on soit.
Équipements de partage de contenu
On en parlait juste avant, les salles de réunion sont des espaces où l’on échange. Des idées, des informations, des objectifs, qu’importe…
Pour que les échanges soient efficaces, vous aurez besoin d’un équipement de partage adapté. Heureusement, ce ne sont clairement pas les options qui manquent.
Vidéoprojecteur avec écran de projection
C’est le combo classique de la conférence. Généralement à un prix abordable, facile d’installation et visible facilement par tous les participants quelle que soit la taille de la salle, le vidéoprojecteur et son écran sont une solution classique pour vous et vos équipes.
Un écran LCD AKA la TV
La TV est une bonne alternative au vidéoprojecteur avec écran de projection. S’il s’agit d’une TV HD munie de ports HDMI, la qualité sera présente et vous pourrez partager les informations avec succès. Attention cependant, si votre salle de réunion est grande, les participants les plus éloignés doivent quand même voir correctement ce qui est projeté.
Il ne faut pas oublier la touche de sympathie d’un écran TV qui peut servir pendant les pauses pour regarder quelque chose entre collègues.
Le légendaire tableau blanc
Tout autant incontournable que le vidéoprojecteur, le fameux « paperboard » est un outil indispensable pour dessiner une kyrielle de schémas au top avec vos participants.
Un écran tactile
On ne parle pas de la petite tablette numérique qui sert à la lecture, mais plutôt du grand tableau connecté. Il sera l’alternative à la TV et au tableau blanc. Son prix peut être plus élevé que les autres équipements cités plus haut.
Des prises électriques
Logique me direz-vous, pourtant il faut bien penser à leur nombre et leur emplacement. Il faut pouvoir brancher l’ensemble des équipements dont vous disposez, mais il faut aussi penser à votre équipe. Chaque participant puisse brancher son ordinateur portable ou tout autre outil nécessaire.
Ce qui n’est pas indispensable mais qu’il ne faut pas négliger
La déco
Une salle de réunion, au même titre que le reste du bureau, est un espace de travail. Ce qui veut dire que la déco intérieure a un impact sur les salariés. C’est dans cet espace que l’on prend les plus grandes décisions de la boîte. Et on a déjà vu par le passé que la déco de l’espace de travail a un impact sur la créativité et la productivité des salariés.
Même si la salle de réunion est encore sanctuarisée chez certains, on ne parle pas ici d’installer une immense toile au plafond ni même d’arborer un vitrail aux couleurs de l’entreprise sur toute la hauteur du mur. Non, beaucoup plus simple.
Essayez de privilégier la lumière naturelle et intégrez des plantes à votre espace. Essayez de le personnaliser avec de la peinture ou du papier peint et utilisez des matériaux naturels comme le bois.
Machine à café / bouilloire
Malgré le bruit bien reconnaissable d’une machine à café vous empêchant de parler pendant une quinzaine de secondes à chaque utilisation, il est intéressant d’en avoir une dans sa salle de réunion pour le confort de ceux qui préfèrent réfléchir autour d’une boisson chaude.
Du rangement
Dans les salle de réunion, on a notre matériel avec nous (matériel informatique, sacs peut-être, vestes…). À plusieurs, la salle peut vite devenir un immense bazar sans un peu de rangement. Il est intéressant de songer à avoir un porte-manteau ou des patères accrochées au mur.
Système de réservation des salles de réunion
Vous voilà en plein point stratégique sur votre produit, sur le point d’avoir l’idée qui révolutionnera tout dans votre société, quand soudain, quelqu’un toque à la porte pour vous demander si « vous êtes en réunion » ou pour vous dire qu’il aimerait disposer de la salle. Vous perdez votre idée et vous continuez ou terminez votre réunion.
Une situation un peu capillotractée (mais pas tant que ça) qui aurait pu être évitée avec un simple système de réservation.
Ces outils connectés à vos équipements vous permettent de réserver une salle de réunion à distance et d’en connaître l’occupation par d’autres groupes. Un équipement vital, surtout si vous travaillez dans un lieu où les salles de réunion sont partagées entre toutes les entreprises, en particulier dans les espaces de coworking et assimilés.
N’oubliez pas les rendez-vous plus informels
Si l’on passe une grande partie de notre temps en réunion, celles-ci sont parfois courtes et n’ont pas besoin de se faire dans une salle de réunion « officielle ». Certaines réunions peuvent se faire de façon improvisée.
Dans ce cas, n’hésitez pas à faire vos réunions dans l’open space. Pas besoin de table de réunion. Une table haute suffira, ou sur le rebord du meuble accueillant la machine à café.
BONUS : 4 Petis tips pour des réunions de qualité
1) Assurez-vous que la réunion est utile
Rien de pire pour les participants que d’avoir l’impression d’être embarqués dans une réunion qui n’a pas de sens, dont les objectifs ne sont pas définis et qui n’aboutira à rien de concret. On ne fait pas des réunions pour la forme.
2) Préparez la réunion
Il s’agit de préparer à l’avance de quoi il va être question. Ça peut paraître évident, mais sauter dans une réunion car « il faut parler d’un truc » n’est clairement pas efficace. Définissez un ordre du jour et informez tous les participants de votre entreprise de son contenu et de son lieu, à l’avance, pour que chacun ait le temps de préparer ce qui est nécessaire et puisse réfléchir aux points à aborder.
3) Ne déviez pas de sujets pendant la réunion
L’ordre du jour vous sert de ligne conductrice. En effet, c’est lui qui vous permettra d’avancer dans la réunion sans avoir des interventions hors sujet. Dévier de l’ordre du jour n’est pas une bonne idée car vous allez réfléchir à un sujet non prévu, perdre du temps sur ce dont vous aviez prévu de parler à l’origine et ressortir frustrés de la réunion. Si d’autres sujets doivent être évoqués, alors prévoyez de les faire lors d’une autre réunion.
4) Prévoyez la suite
Le but d’une réunion est de pouvoir définir une ligne conductrice et des actions à mener en fonction des points soulevés. En sortant de la pièce, il faut que chacun sache ce qu’il a à faire.
Dans l’idéal, une ou plusieurs personnes sont chargées de prendre des notes et faire un débrief de la réunion pour le compte de l’équipe.
Les réunions, ce n’est plus aussi formel ?
Quitte à passer du temps en salle de réunion, autant s’y sentir bien non ? La créativité, ça ne se commande pas, et il incombe à chaque entreprise de créer les conditions propices pour leur permettre de s’ouvrir et d’aider à faire émerger des idées.
En tenant compte de vos objectifs et des personnes avec qui vous travaillez au quotidien, libre à vous d’organiser votre salle de réunion de la manière la plus efficace pour favoriser les échanges et rendre la vie facile aux participants.
Moins formel ne veut pas dire moins sérieux. Il y a toujours autant de travail à abattre pendant la réunion, et du travail de taille parfois. Quels que soient les agencements de votre salle de réunion, il faut rester sérieux et se séparer de son smartphone autant que possible.
N’oublions pas que si c’est bien dans cette salle que se jouent les enjeux stratégiques majeurs de l’entreprise, il faut être dans les meilleures conditions pour exploiter le potentiel de chacun.
