La période COVID 19 a transformé le monde de l’entreprise et les modes de travail. Le télétravail s’est, en effet, généralisé et les bureaux se sont progressivement dépeuplés. Afin de faire face à cette nouvelle donne, les entreprises ont, pour beaucoup, misé sur le flex office. Il faut dire que cette nouvelle organisation des locaux (suivant laquelle les collaborateurs ne disposent pas de poste de travail fixe) a tout pour séduire les employeurs. Nous vous en parlions justement dans un précédent article. Mais trois ans après, c’est le moment de faire le point !
Qu’en est-il de cette pratique ? S’est-elle confirmée ? Qu’en pensent les salariés et les employeurs ? Le flex office a-t-il de l’avenir ?
Un état des lieux du flex office dans les bureaux en 2023
Le flex office dans les bureaux en pratique
Avec le flex office, les bureaux attitrés disparaissent et les espaces d’accueil, de réunion et d’échanges se développent. Ainsi, lorsqu’un salarié se trouve dans les locaux de son entreprise, il peut s’installer dans une des zones qui convient le mieux à sa mission du jour.
Équipé de son ordinateur portable, il choisit donc son desk en fonction de son humeur et de ses besoins du moment. Pendant la pandémie, ce type d’organisation des surfaces de bureaux a permis aux entreprises de réduire leurs surfaces pour les adapter à leurs effectifs. Le résultat : une baisse significative des charges immobilières et un engouement certain. En 2021, 1 société sur 3 était en flex office et 40 % pensait l’adopter.
Mais, en 2023, on constate que ce modèle n’est pas forcément idéal pour tous, ni accepté, ni compris.
Le flex office : un modèle qui ne fait pas l’unanimité
Du côté des salariés
Selon une étude déjà parue en 2021, 89 % des salariés aimeraient travailler depuis un poste attitré. Depuis, quel est leur ressenti face au développement du flex office ?
Beaucoup regrettent l’impossibilité de personnaliser leur espace de travail. Rassurants, réduisant l’anxiété lors des journées difficiles, les petits objets, photos et autres, manquent.
Des soucis logistiques font aussi leur apparition. L’installation le matin peut rapidement relever du parcours du combattant. Espaces de travail mal nettoyés, hauteur du siège à régler, reconnexion des ordinateurs aux écrans : de nouvelles problématiques apparaissent.
Certains salariés se plaignent également d’avoir du mal à trouver une place qui leur convient en arrivant. Le principe du premier arrivé, premier servi est, de ce fait, vecteur de stress. C’est notamment le cas dans les organisations qui ont trop réduit le nombre de postes par rapport à leur effectif réel. Des open spaces de 20 places pour une équipe de 35 personnes peuvent, ainsi, provoquer des conflits réguliers entre salariés. De plus, symboliquement, devoir se faire une place chaque jour n’est pas forcément bon pour l’estime de soi et le rapport au groupe. Le flex office peut être, dès lors, être responsable d’un sentiment d’insécurité au travail. Mais il vient aussi agir comme un révélateur sur des failles déjà présentes dans les organisations.
Ainsi, si le bureau flexible rencontre de nombreux détracteurs parmi les salariés, il ne faut cependant pas oublier ses adeptes. Ces derniers trouvent dans ce type d’organisation plus de liberté et d’autonomie dans leur quotidien au travail. Choisir son voisin, se réunir par affinité, par mission, échapper à des nuisances sur un poste, peut favoriser bien-être, créativité et confiance en soi. Le flex office peut alors être un levier de performance pour certaines entreprises.
Du côté des managers
Selon une étude Deskeo réalisée en février 2021, seulement un tiers des managers se dit satisfait du flex office. Leur travail est, en effet, beaucoup plus complexe dans un environnement dans lequel les effectifs sont éclatés. La supervision devient, dès lors, problématique.
De plus, de nombreux managers ne sont pas prêts à porter ce nouveau type de collectif et à préserver la cohésion au sein des équipes. Ils ne savent pas faire. Leur méthode de management, souvent trop verticale, ne convient pas. Les conséquences : un désengagement des collaborateurs et une baisse de leur productivité.
Alors qu’on l’imaginait devenir la nouvelle norme, le flex office peine donc encore à s’imposer. Et une grande partie du problème vient des modalités de son instauration dans les entreprises. De fait, transformer les espaces et modes de travail ne s’improvise pas ! Voici quelques conditions qui vous permettront d’assurer la réussite de sa mise en œuvre.
Les conditions d’une mise en œuvre réussie du flex office dans les bureaux
Une communication claire avec les collaborateurs
Après l’épisode de pandémie de la COVID 19, certains salariés ont eu la surprise de ne pas retrouver leur bureau à leur retour. Le passage au flex office ne leur avait pas été signalé. Or, c’est certain : imposer de telles transformations ne fonctionne pas. Il est fondamental de communiquer, en amont, avec les employés sur les objectifs et les avantages de ce style d’organisation. Et ceci de la façon la plus transparente possible. Ils doivent, alors, en être les acteurs et non les consommateurs. Rien ne sert donc d’adopter cette pratique pour faire « moderne », pour suivre la tendance ou, encore, pour réduire ses coûts. Pour cela, des sessions d’information, des documents ou des vidéos explicatives peuvent permettre de sensibiliser les équipes et les aider à mieux appréhender.
Si les arguments sont cohérents, elles entendront ce changement logistique même si elles peuvent ne pas l’apprécier. Il n’affectera ni les relations sociales, ni leur engagement et productivité. Les salariés vont créer progressivement de nouveaux repères, de nouvelles habitudes dans la mobilité…
Il est important de montrer que le réaménagement des bureaux, s’il est bien fait, est synonyme d’amélioration de l’environnement de travail. Les employeurs peuvent ici prouver qu’ils veillent au bien-être du personnel grâce à la mise en place de postes plus modernes et plus adaptés aux modes de travail actuels.
Une formation adaptée et évolutive
Pour pouvoir les apprécier, chacun doit comprendre comment utiliser ces espaces flexibles et les outils digitaux déployés pour travailler en présentiel et en distanciel. Là également, l’intérêt d’une formation est indiscutable. Elle permettra de mieux aborder le travail collaboratif, d’intégrer éventuellement de nouveaux logiciels, mais aussi d’adopter les bonnes pratiques.
En 2024, Swiss Life France va déménager son siège social à Puteaux-La Défense. Le nouveau bâtiment, le Bellini, accueillera 1 100 salariés sur le principe du flex office. Pour réussir cette opération, l’entreprise planche sur le sujet depuis 10 ans avec l’instauration progressive du télétravail et l’établissement d’une organisation plus transversale. Les employés et managers bénéficient de nombreux ateliers et des collaborateurs-relais favorisent la remontée des commentaires. Des accords d’équipes et d’étage sont instaurés, tels des règlements de copropriété afin que le tout fonctionne. Vous l’avez compris : l’accompagnement et la formation sont les clés de cette transformation.
Un management de confiance
Pour que le bureau flexible fonctionne, le rôle de l’employeur est également essentiel. Chef d’orchestre de la nouvelle façon de vivre, de travailler et d’innover ensemble, il est là pour créer une dynamique d’équipe solide qui ne sera pas brisée par ces changements. Au sein de l’entreprise, chacun doit, en effet, se sentir appartenir à un collectif et savoir qu’il a la liberté de travailler comme il le veut s’il respecte ses objectifs de travail. Pour cela, nous vous conseillons notamment d’augmenter les temps d’échanges en mettant en place des rituels, à l’instar des mini-réunions matinales des équipes œuvrant dans un environnement agile.
Le management doit devenir un management de confiance et non plus de contrôle.
Pour y parvenir, les managers peuvent se faire accompagner dans la conduite du changement par un prestataire extérieur.
L’utilisation d’outils digitaux performants
Les outils digitaux permettant d’organiser et de fluidifier le fonctionnement du flex office se sont largement développés. Ces derniers permettent, par exemple, de trouver plus facilement un poste le matin en arrivant au travail. Concrètement, depuis leur smartphone, chez eux ou ailleurs, les employés peuvent visualiser en temps réel l’occupation des bureaux, réserver un poste ou privatiser des espaces collaboratifs. Ils peuvent aussi localiser leur périmètre de travail s’ils évoluent dans une grande entreprise. Ce type d’application offre aux employeurs la possibilité de voir où sont leurs équipes et aux ressources humaines de savoir combien de personnes sont sur le site ou en télétravail.
Il existe de nombreux outils digitaux variés qui peuvent faciliter la gestion de ce nouveau type d’organisation des locaux. Pratiques, ces derniers sont souvent synchronisables avec d’autres plateformes collaboratives comme Microsoft Teams ou Slack.
Un aménagement des bureaux réfléchi et concerté
Vous l’avez compris, aménager des bureaux en flex office ne se fait pas du jour au lendemain. Ainsi, ce qui fonctionne pour une entreprise ne sera pas forcément convaincant pour une autre. Il faudra donc, tout d’abord, bien identifier les besoins et attentes des équipes afin de définir les espaces de travail nécessaires à l’accomplissement de leurs missions. Ceux-ci seront composés de zones adaptées au travail collaboratif, mais également aux réunions, à des moments de détente, de concentration, etc. Le mobilier de bureau sera, lui aussi, repensé.
En bref, l’agencement des espaces doit faire la part belle aux surfaces propices aux échanges, particulièrement recherchés par les salariés en présentiel. Le télétravail sera, quant à lui, davantage dédié à la concentration. Les bureaux de l’entreprise doivent, dès lors, être appréhendés comme un des vrais lieux de vie, des repères fédérateurs.
Il est important aussi de s’interroger sur l’intérêt pour l’entreprise du full flex office qui laisse une liberté totale aux collaborateurs de s’installer où ils le souhiatent. Une organisation par service, ou par territoire peut, parfois être un choix plus judicieux.
L’avis des salariés sera, néanmoins, là encore, à prendre en compte.
Un suivi régulier
De même, pour que le flex office fonctionne de manière optimale, il sera important de pratiquer un suivi régulier afin d’identifier les problèmes et d’apporter des solutions. Pour cela, l’utilisation des espaces de travail pourra être surveillée et des évaluations et enquêtes régulières seront mises en place, les commentaires des équipes seront pris en compte, etc.
Quel est l’avenir du flex office pour les bureaux ?
Si le développement du télétravail se confirme et ne fera surement pas machine arrière, l’adoption du flex office par les entreprises ne se fera pas à la même vitesse.
De fait, cette nouvelle organisation des locaux ne convient pas à toutes les sociétés et ne peut faire l’objet d’une généralisation. Que ce soit dans un grand groupe ou dans une start up, il doit être travaillé au cas par cas et la prise en compte de l’intérêt de chaque salarié est la condition de sa réussite. De fait, la plupart des entreprises affichant un bilan positif ont misé sur une meilleure expérience humaine. Elles ont, par exemple, réduit la surface de leurs locaux, non seulement pour diminuer leurs frais, mais aussi et, surtout, pour proposer à leurs équipes une localisation plus attractive.
La réduction des coûts, motivation principale de nombreuses entreprises, ne peut suffire à une transformation réussie. Ceci est d’autant plus vrai que le passage au flex office ne limite pas nécessairement les surfaces, car les espaces économisés sont souvent remaniés en zones de détentes, de convivialité, etc.
Il faut bien prendre conscience que le flex office impacte directement et profondément le quotidien des employés. La décision de passer à ce mode d’organisation n’est donc pas à prendre à la légère. Les différentes mesures à déployer sont complexes et exigent de se poser de nombreuses questions et de disposer de solides compétences. L’accompagnement d’un expert est la plupart du temps essentiel. De plus, le projet ne s’arrête pas une fois mis en place, il est évolutif. L’écoute de la part du management est fondamentale à toutes les étapes de la transformation.
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