Préparation, choix de la salle, ponctualité, organisation, encadrement des débats, concision… Le succès d’une réunion de travail tient parfois à bien peu de choses ! Voici quelques règles à respecter si vous souhaitez que vos réunions remplissent leur objectif !
1 – Assurez-vous de l’utilité de votre réunion de travail
La réunionite est un mal bien connu dans les entreprises, au grand dam de ceux qui en font les frais. Pour éviter de perdre du temps et de l’énergie, il est en premier lieu essentiel de déterminer la pertinence de la réunion que vous comptez animer.
2 – Trouvez le bon créneau horaire
Le créneau choisi pour votre réunion de travail est essentiel, notamment si vous voulez vous assurer que les participants se sentent impliqués. En effet, rien de pire qu’une réunion organisée le vendredi en fin d’après-midi ou la veille d’une période de vacances, moments où les gens n’ont qu’une hâte : rentrer au plus vite chez eux !
3 – Privilégiez un lieu adapté à la tenue d’une réunion
Toutes les entreprises ne sont pas forcément pourvues d’une salle de réunion ; c’est-à-dire d’un lieu à la fois accessible, équipé, insonorisé et assez grand pour accueillir les collaborateurs dans de bonnes conditions. Si nécessaire, sachez qu’il est possible de louer ponctuellement une salle de réunion en espace de coworking.
4 – Soignez votre apparence
Si, sur le plan du dress code, les entreprises font désormais preuve de bien plus d’indulgence qu’auparavant, il est néanmoins nécessaire d’adapter votre tenue aux circonstances, notamment si vous devez participer à une réunion d’affaires.
5 – Préparez la réunion
L’un des secrets d’une réunion de travail réussie réside dans votre capacité à bien la préparer en amont. Il s’agit notamment de définir précisément l’ordre du jour, de sélectionner uniquement les participants concernés et de prévenir ces derniers assez tôt à l’avance afin qu’ils puissent s’organiser.
6 – Faites preuve de ponctualité !
Vous ne pouvez décemment exiger de la ponctualité de la part de vos collaborateurs si vous êtes vous-même incapable de faire l’effort de respecter les horaires. Montrez l’exemple : soyez à l’heure !
7 – Laissez votre smartphone dans votre poche
Difficile de rester concentré quand les SMS et autres notifications vibrantes, lumineuses ou sonores viennent ponctuer le fil des discussions. Un conseil : rangez votre téléphone dans votre poche, sur le mode silencieux, avant chaque réunion. Au passage, invitez, de manière diplomatique, vos confrères à en faire de même.
8 – Rappelez l’objectif de la réunion en introduction
Pour que chacun saisisse pleinement les enjeux de la réunion, il est indispensable de rappeler l’objectif de cette dernière ainsi que les éventuelles mesures décidées à l’issue de la précédente rencontre afin de rafraichir les mémoires.
9 – Exprimez-vous de manière claire
Il est essentiel de faire preuve de clarté afin que l’information partagée soit comprise de la même façon par chacun. Dans les faits, il s’agit de faire tout particulièrement attention à votre diction et votre formulation. Évitez notamment le jardon technique si vous ne vous trouvez pas en présence de spécialistes ! En outre, n’hésitez pas à reformuler les propos d’un participant si ceux-ci manquent de limpidité.
10 – Visez la concision avant tout
Pour éviter que votre réunion ne s’éternise plus que nécessaire, il est important d’apprendre à bien maitriser votre temps. Sachez qu’à partir de 45 min, la concentration a tendance à fondre comme neige au soleil. Vous voilà prévenu !
11 – Restez focalisé sur l’objet de la réunion
En tant qu’animateur, il est de votre devoir de rester attentif à chaque prise de parole. Si une intervention bifurque sur un sujet qui ne concerne pas la réunion, faites en sorte de recentrer immédiatement le débat.
12 – Laissez tout le monde s’exprimer
Une réunion est l’occasion d’exprimer librement son point de vue. Encore faut-il que tout le monde en ait l’opportunité ! En d’autres mots : soyez attentif à ce que certains participants ne monopolisent pas la parole et invitez les moins loquaces à s’exprimer.
13 – Prévenez tout dérapage
Il est malheureusement assez courant qu’une réunion, qui avait pourtant bien débuté, vire au règlement de compte à cause d’un reproche formulé à demi-mot ou plus ouvertement. Pour éviter ce genre de situations particulièrement contre-productives, il convient de rester attentif aux propos tenus par chacun et de désamorcer rapidement les critiques, si besoin est.
14 – Aidez-vous avec des supports de communication
Il est de coutume de prévoir un support visuel pour appuyer ses propos lors d’une réunion. Des outils qui peuvent rapidement se transformer en distractions quand ils sont superflus. Attention à les utiliser à bon escient !
15 – Définissez la suite des opérations
Pour qu’elle soit réellement utile, une réunion doit nécessairement déboucher sur un certain nombre d’actions à mener. À vous de définir clairement les tâches qui incombent à chacun.
