L’immobilier est le deuxième poste de dépense des entreprises, or en ces temps particuliers poussés par l’essor du télétravail, les entreprises — petites ou grandes — sont nombreuses à se questionner sur l’optimisation de leurs coûts et de leurs charges immobilières.
Réduire les surfaces et les dépenses diverses, mieux les optimiser, gérer la hausse du taux de vacance : quelles sont les solutions pour optimiser les coûts d’un espace de travail lorsqu’il est en capacité réduite ou sous-exploité ?
Quelles solutions pour optimiser un espace de travail sous-exploité ?
Accélérée par la crise sanitaire de la Covid-19, la généralisation du télétravail implique aujourd’hui de repenser l’organisation des espaces de bureau. Les entreprises sont en effet nombreuses à disposer de locaux trop grands ou partiellement inoccupés.
Alors comment rentabiliser ces espaces de travail ? Zoom sur les solutions à privilégier pour optimiser les coûts d’un local sous-exploité.
Repenser son space planning
Optimisation des mètres carrés, réorganisation des postes de travail, création d’open space… Le space planning a pour objectif de repenser et d’améliorer l’agencement des bureaux et autres espaces de travail. Après une étude préalable, les bureaux sont aménagés pour répondre aux besoins des collaborateurs.
Ré-inventer les bureaux pour répondre au développement du télétravail
Le space planning doit également être adapté pour répondre aux nouvelles organisations internes des entreprises. Les collaborateurs sont en effet nombreux à être en télétravail et les bureaux individuels fermés ne sont plus aussi utiles.
Les espaces de travail peuvent ainsi être plus mobiles et évolutifs. Certains espaces inutilisés peuvent par exemple être transformés en bureaux nomades et non attitrés, pour recevoir les salariés en présentiel quelques jours par semaine. Pour apporter encore plus de confort aux collaborateurs, l’aménagement d’un coin détente peut également être envisagé.
Les surfaces doivent également être mieux adaptées aux nouveaux usages et aux attentes des collaborateurs, avec plus de zones « informelles », mais également des équipements comme des phones boxes, plus de salles de réunion, etc.
Comme le soulignait Aurélien Roche, Manager au sein de la practice Stratégie et Innovation Digitale chez Magellan Consulting, dans cette interview : « On revient au bureau pour tout… sauf l’open-space ! On vient pour la pause café, la cantine, on croise des gens au travail. La raison cœur de venir au travail n’est plus de venir au bureau pour son travail. Cela implique plus d’espace informel, plus de salles de réunions, plus de phone boxes, mais moins de surface de bureaux. »
Optimiser les coûts liés à l’espace de travail, en réduisant certaines dépenses
Pour rentabiliser un espace de travail sous-exploité, l’entreprise peut également opter pour une réduction de certains coûts. Plusieurs solutions sont à considérer pour optimiser ses frais de fonctionnement :
- centraliser les achats, et adopter une véritable politique budgétaire : confiés à une seule personne (ou à un seul service) au sein de l’entreprise, les achats sont mieux gérés. Le responsable connaît les besoins des opérationnels et met tout en œuvre pour négocier les meilleurs prix. Il conserve la maîtrise de l’ensemble de la chaine ;
- vérifier et comparer les contrats en cours : les tarifs des contrats (téléphonie, internet, eau, électricité, sécurité, ménage et entretien…) doivent être vérifiés régulièrement, et les offres d’au moins deux fournisseurs comparées. Cela permet ensuite de renégocier les contrats, pour obtenir les meilleurs prix ;
- adopter des comportements responsables : privilégier les réunions en visioconférence (plutôt que de se déplacer physiquement), remplacer certains éclairages permanents par des luminaires équipés de détecteurs de mouvement… Plusieurs gestes simples permettent de réduire les dépenses de l’entreprise. Responsabiliser les collaborateurs et les former à des gestes plus écologiques (et économiques) aide également à réduire les dépenses, pour optimiser les coûts de fonctionnement des espaces de travail sous-occupés.
Basculer en flex office, pour réduire sa surface de travail et réduire son loyer
Pour réduire leur surface de bureaux — et donc leur loyer —, de plus en plus d’entreprises optent pour le flex office et/ou basculent sur un modèle hybride. Les salariés n’occupent plus un poste de travail précis : ils peuvent travailler dans les locaux de l’entreprise ou depuis chez eux, dans une salle de réunion, au sein d’un coworking ou dans un café.
Cette solution permet de réduire la surface de bureaux nécessaire : dans le cas où l’entreprise est locataire, cela lui permettra de réduire son loyer, tout simplement. Dans le cas où l’entreprise est propriétaire de ses bureaux, ou a minima locataire et engagée sur une longue durée, l’enjeu sera de trouver des solutions pour rentabiliser les surfaces inutilisées.
Que faire des m² de bureaux non utilisés ?
Transformer les bureaux inutilisés en logement ? Une solution envisageable, mais pas si simple à mettre en place
Si, en théorie, cette solution semble être une véritable alternative dans les zones ou la tension au niveau de l’immobilier particulier est forte et le taux de vacance des bureaux élevé, transformer une surface de bureaux en logement est loin d’être un long fleuve tranquille.
Loin d’un « simple » réaménagement, il faut engager de lourds travaux pour réadapter l’espace à un changement d’usage. Des difficultés techniques donc, auxquelles peuvent s’ajouter des freins politiques ou administratifs divers.
Par ailleurs, les investisseurs sont souvent réticents face à cette alternative, quitte à garder des bureaux vides quelque temps, pour une raison simple :
« Pour un investisseur, il est moins impactant d’avoir un peu de vacance dans son portefeuille que de dégrader un actif et de le revendre au prix de marché. D’autant que la valorisation d’un bureau se fait sur sa surface utile : on intègre par exemple les surfaces de couloir dans le loyer. Pour le logement, seule la surface habitable est prise en compte.”
https://www.capital.fr/immobilier/transformation-de-bureaux-en-logements-une-equation-economique-quasi-insolvable-1394986
Commercialiser les locaux non utilisés en sous-location ou en prestation de services
C’est la solution adoptée par certaines entreprises à La Défense notamment, selon cet article de Challenges :
« Selon leur bail, les locataires en place peuvent proposer une partie de leurs bureaux, généralement entre 10 et 25%, à la sous-location, afin d’alléger leurs charges, même s’ils ne peuvent sous-louer plus cher qu’ils ne louent. »
Pour envisager une sous-location, l’entreprise doit :
- s’assurer que son bail prévoit cette possibilité ;
- obtenir l’accord du propriétaire des locaux si rien n’est inscrit dans le bail.
Une bonne façon de rentabiliser les espaces inutilisés, encore faut-il trouver des entreprises locataires. Pour cela, des entreprises comme Hub-Grade proposent des solutions clés-en-main pour commercialiser des espaces de travail de petite en prestation de services.
