Choisissez d’abord le type de lieu de travail qui vous convient
Une chose est sûre : si vous avez, au préalable, choisi l’espace de travail idéal pour votre entreprise, vous n’aurez aucune difficulté à en optimiser un espace de bureau. Mais faire le bon choix n’est pas toujours chose aisé. Voici quelques petits conseils pour vous y aider.
Bureaux individuels ou open spaces ?
Avant tout, posez-vous les bonnes questions : quels sont vos besoins immédiats ? Quels seront vos besoins dans 6 mois ? Dans 1 an ? L’idée est d’opter pour l’espace qui vous convient, qui convient au fonctionnement de votre équipe et l’identité de votre entreprise.
Les configurations sont multiples : poste de travail, bureau individuel, bureau cloisonné ou espace indépendant. Ils peuvent se situer au sein d’un centre d’affaires, d’un espace de coworking, ou dans une colocation d’entreprises…
Indépendant – Freelance
Pour vous, le choix est vaste : poste de travail au sein d’un coworking, ou en centre d’affaires, bureau individuel ou privatif. Tout est possible. En espace de coworking ou en centre d’affaires, pas vraiment besoin de vous poser la question de l’aménagement de bureau. D’ailleurs, si vous n’y connaissez rien en terme d’aménagement et de décoration d’intérieur, ou si simplement vous ne vous en sentez pas capable, c’est là qu’il faut vous tourner. Tout est déjà fait pour vous. Vous pouvez même choisir l’espace qui vous convient le mieux (en terme de mètres carrés disponibles ou encore opter pour la déco dans laquelle vous vous sentez le plus à l’aise).
La solution des petits budgets peut aussi consister à trouver vos postes de travail vacants au sein d’open spaces. Là encore, plus de problème de déco ni d’aménagement ! Il s’agit simplement de personnaliser vos propres “espaces bureaux”.
Ces configurations de coworking ou de café-coworking peuvent être ultra flexibles et répondent aux besoins ponctuels. Vous n’avez pas besoin d’un espace de travail tous les jours de la semaine ? Vous avez, de temps en temps, besoin d’une salle de réunion…
Startup
Vous êtes une startup constituée de 2 personnes. Vous prévoyez une croissance forte et des embauches dans les prochains mois. Jusqu’à présent vous étiez hébergés par un incubateur ou un accélérateur. L’heure est venue de prendre votre envol et de trouver votre propre espace, votre nid douillet. Dans votre cas, plusieurs solutions s’offrent à vous.
- Vous avez besoin de confidentialité ?
Optez pour un bureau fermé. En centre d’affaires ou en espace de coworking si vous voulez conserver une ambiance jeune et détendue. Vous avez également la possibilité d’opter pour un espace indépendant, dans le cas où votre visibilité est claire en terme de croissance d’équipe et de trésorerie. Vous pouvez aussi trouver une place au sein d’un colocation d’entreprises : vous partagez, avec des entreprises qui vous ressemblent, un espace dans lequel les parties communes (cuisine, salle de détente, salles de réunions) sont mutualisées. En revanche, chacune des entreprises bénéficie de son propre espace de travail.
- Vous avez un tout petit budget ?
La colocation d’entreprises est une des solutions les moins chères qui existent. La sous-location au sein d’une entreprise peut tout à fait être une solution accessible. Réduire ensemble les charges afférentes au coût immobilier est un modèle peu répandu pour les entreprises, mais il gagne à être connu.
PME
- Vous êtes en pleine expansion
L’espace indépendant est une solution que vous devez envisager. Quitte à ne pas optimiser un espace de bureau vide immédiatement .
- Vous êtes stabilisés
Dans ce cas, vous recherchez l’endroit idéal pour votre activité. Dans ce cas, optez pour un espace indépendant (en bail commercial 3/6/9) ou à l’achat. Faites-vous conseiller pour l’aménagement de l’espace et l’optimisation des mètres carré.
Pour cela, il existe des applications et des objets connectés qui peuvent vous aider à optimiser ces mètres carrés non utilisés ou sous exploités. La startup Jooxter par exemple créée en 2014 place des objets connectés dans les bureaux permettant de détecter une présence effective à son bureau. Il en ressort un taux d’occupation de l’espace en temps réel. L’idée ici, n’est pas de gagner de la place, mais bien d’optimiser ces mêmes espaces pour une meilleure utilisation.
Ainsi, un décideur peut appliquer un aménagement de l’espace circonstancié : il accordera moins d’espace à la zone de bureau en tant que tel mais peut-être davantage aux salles de réunion ou aux espaces de convergence, les zones de repos ou d’échanges, les cabines d’appel… Bref : en connaissant les habitudes de vos employés, vous pourrez leur offrir un espace correspondant le mieux à leurs besoins.
Aménagement de bureau : penser un lieu de vie
Une fois que vous aurez opté pour l’espace idéal, il s’agit d’aménager votre bureau vide pour que vous y soyez bien. Le mot d’ordre : mettre en place les bureaux les plus agréables possibles.
En effet, ne nous leurrons pas : nous passons, au bureau, la majeure partie de notre temps. Un espace de travail, c’est donc avant tout un lieu de vie.
Les règles pour un bon environnement de travail
Ainsi, la démarche d’aménagement est (presque) la même qu’à la maison…
- Vos bureaux doivent être bien éclairés. L’aménagement de bureau se fait autour des fenêtres et des sources de lumières. Veillez bien que celles-ci ne vous gênent pas. La lumière naturelle permet un bureau bien éclairé et agréable.
- Agrémentez de plantes : l’université de Cardiff a prouvé qu’un plante placée au sein d’un bureau permet d’augmenter la productivité de 15%.
- En ce qui concerne l’agencement des divers meubles, faites preuve de bon sens. Ainsi, par exemple, ne placez pas un bureau empêchant d’entrer dans une pièce. Favorisez la circulation fluide dans l’espace. Vous pouvez glaner des conseils auprès de décorateurs spécialisés. Le feng shui appliqué au bureau propose une logique d’agencement très intéressante.
- Enfin ne laissez pas les murs nus. Choisissez avec soin les éléments de décoration qui constitueront votre quotidien dans les années à venir. Pour cela, certaines entreprises mettent au mur des citations murales représentant leurs valeurs ou leurs moto. C’est un des éléments phare de fameux office branding, si développé dans les startups ou les entreprises à identité forte comme Facebook ou Google.
Privilégiez les espaces communs
La cuisine et la salle à manger : des places sociales
On sait tous que la machine à café, dans les entreprises, est un lieu de haute sociabilisation. Et il ne faut pas sous-estimer son pouvoir productif. En effet, là où le management rigide voit dans la machine à café un lieu de dispersion, les nouvelles théories autour du travail mettent en évidence que les gens continuent de travailler lors de leurs pauses cafés.
Dans ce cas, pourquoi ne pas encourager la chose et aménager pour vos collaborateurs un espace où ils pourront profiter pleinement de ces moments?
La salle de détente
C’est le lieu qui reflète le plus l’identité, la culture et les valeurs de votre entreprise. Ici, il n’y pas de règle si ce n’est le respect de l’autre : jeux, fauteuils, salle de sieste, bibliothèque… Tout est permis !
Salle de réunion
Prenez un soin particulier à aménager ces salles : elles sont souvent le lieu de prises de décisions importantes ou de meeting demandant une forte concentration. Il s’agit ainsi de ne pas les dépouiller comme on a tendance à le faire, mais bien de les aménager de façon à ce qu’elles soient agréables.
Une entreprise dynamique dans des bureaux propres et organisés
On utilise très souvent dans sa vie privée l’adage “Un esprit dans un corps sain” tiré des Satires de Juvénal. En latin, “Mens Sana in corpore sano”. Amusant, lorsque l’on part à la racine des mots et qu’en anglais une entreprise est une “corporation”.
En tous cas, la sagesse portée par la phrase est parfaite et s’adapte tout à fait à l’espace de travail. Les esprits sont plus aiguisés et plus efficaces si l’espace collectif et individuel de travail est organisé.
Trier et aller à l’essentiel
Organisation de l’espace
Un espace de bureau clairement organisé est essentiel pour favoriser le bien-être des salariés. Il est indispensable de fournir les éléments permettant un espace de travail bien rangé. Ainsi, il est important de fournir boîtes de rangement, trieurs, classeurs, meubles à tiroirs, étagères…
En open space, ces éléments permettent également de délimiter les espaces sans cloisonner.
Le plan de travail, la table, le bureau en lui-même, doivent être suffisamment simples et basiques pour laisser place à la personnalisation de son propre espace de travail sans qu’elle soit excessive ou intrusive dans l’espace commun ou partagé.
Enfin, trier intelligemment, élaborer des espaces de rangement dédiés constitue un gain de place considérable. Une façon supplémentaire d’optimiser un espace de bureau et exploiter les mètres carrés à bon escient.
De l’ordre et du désordre – Ranger intelligemment
Enfin, dernier point sensible : si le le tri et le rangement est un mot d’ordre dans un espace de travail physique, il l’est également dans un espace de travail digital. Parler de désordre numérique n’est pas un gros. Certes, l’expression peut faire peur, mais c’est en général le cas lorsque l’on maîtrise mal ses outils de travail.
Ainsi, un ordinateur en désordre, un système d’archivage type cloud ou htp, un ordinateur lourd de fichiers inutiles : tout cela ne fait qu’aller à l’encontre des bonnes méthodes de travail.
Pour palier cela, il peut être intéressant de proposer à tous des formations, surtout lorsque l’on constate le clivage actuel existant entre les millenials et génération Y et les populations plus âgées.
Enfin, pour un bureau optimisé, bien rangé, trié, propre et écologiquement responsable : bannissez le papier !
