Nos appels téléphoniques, nos échanges en face-à-face ou par e-mail nous ont conduit à entendre beaucoup de choses. Entre fausses vérités et vrais mensonges, clichés et idées reçues, décryptons ensemble 5 idées reçues sur la location de bureaux.

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#1 – “Je ne comprends pas pourquoi un bureau de 9m² coûte 500€ alors que je paye le même prix pour mon appart de 40m² en banlieue”

5 idées reçues dans la location de bureaux : le bureau et l'appartement

Les marchés de l’immobilier de logement et celui l’immobilier d’entreprise sont très différents, il n’est pas très évident de s’y retrouver. Surtout lorsqu’on recherche des bureaux pour la première fois. La fiscalité, les démarches juridiques et administratives, les frais fixes etc. sont plus contraignants pour le loueur d’un espace de travail, surtout si celui-ci ne fait pas appel à des sociétés tierces (comme Hub-Grade par exemple 😉 ) pour gérer ses espaces.

De plus, un local professionnel représente un investissement plus important. À la fois en termes de mobilier (les prix sont jusqu’à 10 fois supérieurs à ceux d’équipements pour la maison) et de prestataires Internet par exemple (les forfaits réservés aux professionnels sont systématiquement plus chers). La commercialisation et la gestion d’un espace de bureaux via des agences “traditionnelles” représentent aussi un coût important, des honoraires pouvant aller jusqu’à 30% du loyer annuel à payer en une fois.

#2 – “Vos bureaux me paraissent vraiment chers. J’ai vu un local 3 fois moins cher et 3 fois plus grand en agence”

5 idées reçues dans la location de bureaux : le bureau trop cher

Lorsqu’on recherche des bureaux, il faut bien faire attention à plusieurs points avant de prendre une décision engageante. Surtout si c’est la première fois. Trois facteurs principaux influent sur le prix d’un bureau : sa localisation géographique; les services proposés et la flexibilité du contrat de location.

  • Premièrement, il est facile de comprendre qu’un local en plein centre-ville coûtera plus cher qu’un bureau en pleine campagne.
  • Ensuite, un local loué nu sera évidemment moins cher qu’un bureau équipé avec mobilier, connexion internet, salle de réunion etc.
  • De plus, le caractère flexible d’une location a une importance significative : le loyer d’un espace de travail en bail avec un engagement de 9 ans (ou bail 3/6/9) sera moins cher que sa location mensuelle. Tout comme il est plus cher de louer une chambre d’hôtel plutôt qu’un appartement.
  • Enfin, le piège à éviter est de ne se baser que sur le coût facial d’une location: un bureau en bail 3/6/9 peut avoir un loyer peu élevé.

Mais il faudra bien prendre en compte d’autres éléments dans vos calculs :

Pensez à comparer le coût réel d’une location de bureaux (loyer pur, honoraires d’agence, frais de dossier, d’avocat ou de notaire, charges locatives, prestataires, eau/électricité/chauffage/nettoyage/internet/sécurité, coût d’achat et amortissement du mobilier…) et le coût d’opportunité que cela représente… Si vous, votre associé(e) ou salarié doit passer un mois à rechercher des locaux, négocier avec le bailleur, trouver les prestataires, négocier avec eux des tarifs intéressants, c’est autant de temps perdu que vous auriez pu passer à vous concentrer sur votre métier.

Agissant en tant qu’agent immobilier et régie immobilière digitale, Hub-Grade vous simplifie la vie. Nous vous proposons des bureaux tout équipés, prêts à l’emploi et fonctionnels, sans qu’aucune démarche ou recherche de prestataires ne restent à votre charge: charges et taxes incluses, assurance multirisque fournie par AXA, contrats rédigés et élaborés par nos avocats spécialisés…

#3 – “J’ouvre mon centre d’affaires, je mets à disposition des postes de travail dans ma boîte, on vend des imprimantes”

5 idées reçues dans la location de bureaux : ouvrir son centre d'affaires

Attention aux erreurs de vocabulaire. Si le contrat de prestation de services qui vous lie avec la ou les société(s) que vous hébergez n’est pas encadré par la loi, il ne faut pas s’y méprendre : à l’inverse d’une démarche de partage pour réduire ses charges, la mise à disposition d’espaces de travail à des fins lucratives est une activité réglementée.

En effet, proposer à une société tierce d’occuper une partie de vos locaux ne fait pas de vous un centre d’affaires, ce statut est réservé à des entreprises dont le métier est la location de bureaux équipés et la mise à disposition de services supplémentaires (secrétariat, domiciliation, réception et affranchissement du courrier, domiciliation commerciale, etc.). 

Si vous souhaitez faire de la mise à disposition de vos bureaux une activité professionnelle et dégager un bénéfice, il vous faudra obtenir un agrément délivré par les autorités compétentes.

Vous souhaitez vous concentrer sur votre métier ? Utilisez Hub-Grade pour vos démarches et pour faire baisser vos charges sans se préoccuper des aspects administratifs, légaux et financiers.

#4 – “Plus c’est grand, mieux c’est… Je cherche un bureau de 100m² pas cher… On est deux…”

Lorsque l’on démarre son activité et que l’on cherche ses premiers locaux, il est facile de se disperser.

En effet, on estime souvent la superficie nécessaire en prenant en compte les parties communes, la cuisine, l’espace détente etc. Or, dans le cadre d’une location flexible, on raisonne plus en nombre de postes ou en m² de bureau.

5 idées reçues dans la location de bureaux : un bureau trop grand

C’est d’ailleurs ce que vous trouverez sur Hub-Grade… Par exemple, des bureaux privatifs dans un espace partagé… Un bureau de 20m² dans un plateau de 100m² avec salle de réunion, cuisine etc. suffira largement à deux personnes.

Bien prendre en compte cette composante dans l’estimation de son budget est impératif. La recherche d’un espace trop grand dépassera certainement l’estimation des coûts que vous aviez pu faire. A l’inverse, un plus petit bureau au sein d’un local partagé pourrait sembler étroit pour vos équipes.

Pour trouver le bon local, il y a deux solutions : 

  • La plus simple, mais chère, est de louer un espace assez grand pour supporter la croissance de votre entreprise. S’installer à deux dans 100m² quand on prévoit de recruter 15 personnes dans les 6 prochains mois représente un investissement important (cf. Vos bureaux me paraissent vraiment chers, j’ai vu un local 3 fois moins cher et 3 fois plus grand en agence), surtout si le local n’est pas équipé.
  • La deuxième option consiste à s’installer dans des bureaux évolutifs, avec des engagements de courte durée (3 à 6 mois). Cela fera de la location de bureaux une charge variable plutôt que fixe. Non négligeable car les frais de location de bureaux représentent le 2ème poste de dépenses d’une entreprise.

Hub-Grade vous accompagnera dans l’élaboration précise de votre cahier des charges, pour cibler vos besoins et proposer le bureau qui conviendra !

#5 – “Je travaille de chez moi depuis que j’ai créé ma boîte et c’est très bien comme ça. Mon associé(e) fait pareil et ça ne pose pas de problèmes, pourquoi prendre un bureau?”

5 idées reçues dans la location de bureaux : je travaille de chez moi

Beaucoup d’entrepreneurs lancent leur activité depuis leur domicile. L’avantage principal est évident : pas de bureau à louer, ni de charges fixes liées à l’implantation, pas d’honoraires à payer… Ni de temps passé à rechercher la perle rare. Avec cette démarche, l’économie de trésorerie masque souvent les désavantages d’exercer son activité professionnelle à la maison.

En effet, le facteur le plus important dans les premières années est de bien s’entourer. Si c’est vrai lorsqu’on cherche une banque, c’est aussi pertinent lorsqu’on choisit ses premiers locaux.

Notre conseil : privilégiez d’abord les incubateurs, les espaces de coworking ou les bureaux partagés pour rompre l’isolement. Aussi, il est impératif de sortir de chez soi : recrutements, réception de clients et fournisseurs, obligations familiales etc.

Par la suite, il faudra penser à s’installer dans un bureau privatif, au sein d’un espace partagé.  Cela sera utile pour rester dans un environnement entrepreneurial dynamique. En effet, bon nombre d’espaces de coworking, incubateurs etc. refusent de vous héberger lorsque l’équipe représente plus de 3 collaborateurs.

Pour bien réussir ces transitions, Hub-Grade vous propose plus de 1300 espaces de travail pour trouver votre espace de travail !

 

 

 

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