La technologie au travail : nécessité ou dépendance ?

À quel point la technologie impacte-t-elle nos entreprises ?

Technologie et travail : est-ce une combinaison indissociable ?

Voici une question que bien des professionnels se posent. La technologie ne cesse jamais de nous étonner par sa faculté extrême à fournir de nouveaux outils et à y associer de nouveaux usages. Elle se taille une place de choix dans nos quotidiens, tant dans nos sphères privées que professionnelles.

Selon une étude rendue publique par l’agence sanitaire de Santé Publique au dernier trimestre 2017, les français passent en moyenne 5h07 devant leurs écrans. C’est 2 heures de plus qu’il y a 10 ans. Si aujourd’hui les avancées technologiques permettent un travail de meilleure qualité, est-il possible d’en maîtriser notre rapport et d’en avoir une utilisation plus mesurée, plus intelligente ?

L’avènement du Web 3.0 et l’évolution des usages

La technologie au travail : Le cas du Web 3.0

La technologie évolue… nous aussi !

Ce n’est pas un scoop : la technologie est aujourd’hui omniprésente. Les révolutions digitales se succèdent : avènement du Web 2.0, interactif et collaboratif, qui laisse  la place au Web 3.0, plus insaisissable et marquant règne de la sémantique et de l’IoT (Internet of Things). Ces transformations sont autant de marches permettant à de nouvelles innovations d’apparaitre : le Cloud Computing, le Big Data, mais aussi la réalité virtuelle, l’intelligence artificielle (et donc le développement des bots…), les appareils connectés aux réseaux 3G, 4G, wifi et entre eux…

Posons-nous 5 minutes et comparons nos vies sur les 18 années écoulées (téléphone fixe – téléphone sans fil – téléphone mobile –  smartphone – papier carbone – photocopieur – appareil photo inclus dans le téléphone). Ces changements ont un impact sur l’évolution de l’outil technologique, mais aussi sur nos exigences, nos besoins et nos préoccupations.

La technologie au travail : Des changements marquants

Mais l’économie et ses secteurs changent aussi. Là où les entreprises se contentaient auparavant de proposer des produits standardisés à des cibles segmentées et spécifiques, aujourd’hui, la technologie leur permet d’aller plus loin… Elles sont en capacité de créer et de littéralement maîtriser les besoins. Et elles y apportent des réponses de plus en plus personnalisées.

Ainsi, elles s’attachent une clientèle fidèle, rendent la concurrence encore plus intense et permettent aux utilisateurs d’être encore plus exigeants quant à la technologie.

Le challenge est lancé. On entre dans une course folle à la nouveauté technologique. Pour sortir du lot, les entreprises cherchent à comprendre leur cible et anticiper leurs besoins. Un somme impressionnante de data est récoltée : le challenge prend alors une envergure différente.

La nécessaire adaptation de l’entreprise et de ses process

C’est la fameuse question de la digitalisation des pratiques et des process au sein de l’entreprise.

L’environnement général changeant, le quotidien de l’entreprise aussi. En interne, les stratégies, la nature des tâches et des missions, l’utilisation des outils technologiques ont été modifiées. Les nouvelles technologies et l’outil informatique portant globalement l’ensemble de ces changements.

La technologie au travail : Quelles incidences pour l'entreprise ?

La dématérialisation des supports

La dématérialisation des documents ou l’archivage numérique ont trouvé leur place dans nos méthodes de travail.

Selon l’ADEME, 70 à 85 kg de papier sont consommés par an et par salarié…Des feuilles volantes, des bloc-notes entassés, des agendas papier, des documents gardés “juste au cas où”…

Qu’il s’agisse de préoccupation écologique, de logique de réduction des coûts ou simplement de simplification de l’organisation, les entreprises ont intégré les pratiques “paperless”. Dans ce cadre, le “zéro papier” et la technologie furent des options utiles et pertinentes, participant efficacement à une utilisation efficiente des ressources.

La technologie au travail : Les documents dématérialisés

Aujourd’hui, les documents dématérialisés, les technologies d’archivages via des serveurs à distance (le Cloud), ou encore des agendas digitalisés prennent le relais de nos outils classiques.

Utilisables sur tous supports, accessibles à tout moment de la journée et à tout endroit possédant une connexion, de tels outils obéissent à la logique ATAWAD (Anytime, AnyWhere, Any Device).

Ils sont désormais indispensables avec le développement du remote work (agl. télétravail, travail à distance) et le nomadisme : travailler n’importe où, n’importe quand, avec le plus de ressources disponibles en ligne !

Meilleure productivité = meilleure capacité d’exécution = gain de temps

Une étude réalisée cette fois par Deloitte en 2016 révèle que :

Les collaborateurs naviguent aujourd’hui dans un « nouvel environnement de travail » marqué par la digitalisation. Les entreprises doivent s’emparer des nouvelles technologies pour réinventer le monde du travail et surtout « l’expérience collaborateur ». Placer l’expérience « employé » au cœur des réflexions dans une démarche de co-créativité…”

L’introduction raisonnée et maîtrisée de la technologie au travail participe ainsi de l’amélioration de ses conditions. Les nouveaux permettent de réduire les marges d’erreur dans l’exécution des tâches et d’accroître également la productivité. Pour preuve, une étude réalisée par RICOH révèle par exemple que :*

87% des sondés pensent qu’avec la mise en place de processus support adaptés, la technologie de pointe aura un impact positif sur la profitabilité.

Elle révèle également que les avantages de la conjugaison des innovations technologiques et des espaces de travail sont “l’optimisation des processus métier”, “l’amélioration de l’accès aux informations” et “l’augmentation de la productivité”. Ces mêmes employés recherchent d’ailleurs de meilleurs outils à utiliser au quotidien comme les plateformes de collaboration interne, les réunions via Internet et l’impression nomade.

Donc par une simple équation, on pourrait déduire ceci.

Mise en place de technologies = salarié stimulé = plus de travail en moins de temps = argent.

Le changement des espaces de travail

L’adage dit “on vit avec son temps”. L’aménagement des espaces de travail se sont également transformés avec les technologies. La meilleure gestion administrative ou les préoccupations autour du bien-être du salarié (plus de travail collaboratif…) ont donné le ton à ces changements. Ainsi, la dématérialisation des supports amène à une baisse de consommation de papiers, à un changement de mobilier et donc plus de place sur les bureaux. Certains puristes vont même jusqu’à prôner l’adoption du modèle d’espaces de travail sans rangement, aussi appelé “clean desk”. Tout est disponible sur ordinateur.

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Mais ce n’est pas tout.

De plus en plus, les espaces de travail individuels et cloisonnés laissent place à des espaces de travail partagés. Et ça, la démocratisation du coworking en est l’un des symptômes. Les entreprises privilégient la cohésion d’équipe et le travail collaboratif, et redessine les lieux de travail.

Grâce à la technologie et la dématérialisation des process (messageries internes (Slack), outil de suivi de tâches type Trello, CRM, Workplace by Facebook…), on assiste également à l’émancipation du travail à distance. La présence du salarié sur un lieu physique n’est plus indispensable (même si certains considèrent qu’un minimum de temps de présence est nécessaire pour le maintien du lien social). Tant qu’il est muni d’une connexion Internet et en mesure de fournir le travail attendu par son entreprise, l’endroit importe peu.

Ces changements donnent lieu à de nouveaux types de réflexions sur l’aménagement de l’espace de l’entreprise… Les bureaux physiques sont-ils maintenant indispensables ? Assiste-t-on à la mort du bureau fermé ? Quel rôle l’espace de travail a-t-il vraiment dans le fonctionnement de l’entreprise ? Comment renforcer le lien d’attachement à l’entreprise ?

 

L’accès prolongé à la technologie comporte-t-il un risque ?

La question qui vaut des millions… À laquelle personne n’a véritablement de réponse actuellement : faute de recul. Voici quelques assomptions classiques que chacun jugera selon son prisme personnel.

Les risques liés à la santé

Des risques pour la vue

Une utilisation prolongée d’écrans, le fait d’exposer pendant de longues périodes à des lumières artificielles comportent des risques pour notre vision.

La technologie au travail : L'altération de la vision, un risque

Troubles de la vision, fatigue accrue, augmentation des défauts visuels… À défaut d’être équipé (avec des lunettes à lumière bleue par exemple…) et de s’imposer de bons rythmes de travail personnels (pauses régulières), il est difficile de préserver son intégrité visuelle.

 

La capacité de concentration

Le travailleur digital est soumis à un flux constant d’informations à traiter… Le cerveau fournit ainsi un travail conséquent dans le traitement de celles-ci. Prendre des pauses, varier les types de tâches, s’assurer des conditions de calme et de silence… Tout cela permet de favoriser notre concentration.

La technologie au travail : La capacité de concentration

La stature immobile, à très long terme, peut avoir des effets négatifs sur l’organisme (maux de dos, articulations douloureuses…).

 

Stress et isolement

D’autres risques comme le stress, l’isolement social, la dépendance peuvent également découler d’un usage abusif des technologies. Aujourd’hui, un travailleur efficace est toujours bien informé, au fait des dernières tendances, en contact permanent avec sa cible… Il est connecté !

Cependant, une dérive de cette connexion peut conduire à la surexposition à l’information. Cette hyperconnexion peut être facteur de stress et d’addiction.

Michel Hautefeuille, psychiatre, met en garde les utilisateurs contre l’“infolisme”, qu’il définit comme

“ce besoin compulsif de consommer de l’information non-stop, ou celui d’être en interaction permanente …”

 

Le flicage

Être surexposé à la technologie, c’est aussi pouvoir être surveillé en permanence.  

Un rapport de Radiance Humanis sur l’impact des technologies sur les conditions de travail permet la mise en évidence d’une autre dérive : elles peuvent aussi bien nuire aux relations internes d’une entreprise.

En effet, le renforcement du contrôle sur l’activité des salariés (plus communément nommé “flicage”), l’augmentation de l’intensité et l’amoindrissement des relations humaines peuvent être des conséquences d’une trop grande part laissée à la technologie.

 

Tout n’est qu’une question d’équilibre…

Force est de constater que l’utilisation de la technologie devient de moins en moins optionnelle. Il est difficile de composer sans elle tout en restant efficace pour répondre au des exigences du marché.

Tout est une question d’équilibre… Il convient d’utiliser la technologie sans qu’elle-même ne nous utilise ni qu’elle ne nuise à un équilibre de vie professionnelle et personnelle. La technologie est et reste un support. Elle ne travaille pas à la place du salarié, mais celui-ci ne peut pas être efficace sans elle.

Nous avons déjà évoqué le cas du blurring dans l’un de nos articles précédents. Le monde du travail évolue inévitablement vers un effacement des frontières entre vie professionnelle et vie personnelle. La technologie au travail participe grandement à cette progression, tout comme les nouveaux modes de travail : flex-office, freelancing, travail nomade etc.

La technologie au travail : Le blurring

Celui-ci n’a pas une portée aussi négative que ce qu’on pourrait croire… Il rend au contraire l’association travail-passion possible et envisageable pour les générations futures.

Enfin, il peut être bénéfique pour tous de mettre en place :

  • une charte éthique,
  • des objectifs à réaliser pour chaque collaborateur,
  • un suivi des performances,
  • et faire valoir un droit à la déconnexion…

Le meilleur moyen de faire accepter un changement en entreprise, c’est d’accompagner chacun lors de celui-ci. Utilisées avec intelligence et bienveillance, la technologie au travail ne peut qu’engendrer des effets positifs.