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Digitalisation : 5 outils efficaces pour dématérialiser sa communication interne

Les montagnes de lettres d’informations, factures et courriers s’accumulent sur tous les bureaux de l’open-space de votre startup ? Il existe une solution : la digitalisation !

Si le mot peut paraître barbare, pas de panique. Voici 5 outils gratuits qui vous permettront de dématérialiser la plupart de vos documents internes.

Mailchimp, l’outil qui permet l’envoi de mail et newsletter

Mailchimp est un outil d’emailing en ligne. Mailchimp propose un service intuitif et facile d’utilisation qui permet l’envoi de newsletter.

Vous aurez la possibilité de sauvegarder des templates, de créer des listes d’abonnés mais également de faire du reporting afin d’analyser la portée de votre campagne de communication.

En version gratuite, il offre la possibilité d’envoyer des mails à 2000 contacts différents par mois. C’est donc largement suffisant pour un usage de communication interne dans un PME. Bye bye les affiches et flyers, bonjour la digitalisation !

Slack, l’outil qui facilite les échanges entre les membres de l’équipe

Slack est un outil collaboratif, c’est une messagerie instantanée qui permet le stockage et le partage de fichiers entre les différents membres de l’équipe.

C’est la boîte à outils complète pour le lancement de votre start-up, elle encourage la communication au sein de l’équipe.

Tout comme pour Mailchimp, cet outil est gratuit. Il est idéal pour une communication rapide des équipes projets évoluant dans des villes différentes.

Trello, un outil pour gérer sa job list et celle de son équipe

Pour ce qui est de Trello, cet outil facilite la collaboration entre les membres de l’équipe, à travers cet outil, il vous sera possible d’organiser votre job list.

Vous pourrez donc créer des listes mais aussi de créer des tâches, de rajouter des deadlines ainsi que des codes couleurs . C’est un atout pour la gestion des tâches et l’organisation du travail dans votre start-up.

Trello est indispensable pour la gestion de vos projets et le suivi de vos tâches, Hub-Grade vous le recommande. SCRUM Master, Trello va vous faire oublier les Post-It !

Google drive, un outil incontournable

Google Drive est un outil indispensable pour le partage de fichier en ligne . C’est un des outils collaboratifs le plus utilisé aujourd’hui.

Il permet l’envoi de fichiers volumineux à d’autres membres de l’équipe. Vous pouvez également consulter toutes sortes de fichiers via Google drive, que ce soit des fichiers excel, illustrator ou photoshop.

Comme les précédents outils, Google drive est aussi une application google gratuite, elle correspond parfaitement aux besoins d’une start-up, c’est pourquoi chez Hub-Grade nous l’employons depuis nos débuts.

NB : Dropbox est aussi une très bonne alternative à Google Drive.

WeTransfer, pour envoyer des fichiers volumineux sans passer par la case USB

Un bon complément de Google Drive : WeTransfer permet tout simplement d’envoyer des fichiers volumineux sur la boite mails de vos collaborateurs. Facile d’utilisation et ne nécessitant pas de création de compte, WeTransfer doit absolument faire parti des favoris de toute entreprise en phase de digitalisation !

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