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Gérer un espace de coworking : conseils et astuces

Vous souhaitez créer un espace de coworking, mais vous ne savez pas par où commencer ? La première chose à faire : pensez gestion de l’espace ! C’est la base de votre concept qui va vous permettre d’attirer et de fidéliser vos coworkers. Le lieu de travail que vous allez proposer doit être en adéquation avec leurs besoins afin qu’ils puissent travailler en toute sérénité.

Pour vous accompagner dans ce joli défi, voici un guide complet pour gérer un espace de coworking. Vous y trouverez tous nos conseils et astuces pour créer le lieu idéal et offrir une expérience utilisateur au top !

Gérer un espace de coworking : s’adapter aux besoins

Définir vos objectifs et votre concept

Avant de vous lancer tête baissée dans la gestion d’un tiers lieu, il est important de définir votre concept. Celui-ci dépendra de : votre zone géographique (milieu urbain ou rural, emplacement), de vos publics (télétravailleur, entrepreneur, start ups…), de leurs modes de travail, du nombre d’adhérents pour assurer votre rentabilité,… Posez-vous les bonnes questions pour pouvoir élaborer votre plan d’action.

Un bon benchmark de l’existant sera utile. Pour cela, n’hésitez pas à aller à la rencontre de vos futurs confrères. Certes, ce sont vos concurrents, mais une vraie solidarité s’est instaurée ces dernières années entre gestionnaires d’espace.

Un espace de travail confortable

Les personnes que vous allez accueillir sont avant tout à la recherche d’un espace de travail partagé agréable dans lequel travailler. Il faut donc penser usage et modularité :

  • Un mobilier et une déco au top ! Les postes de travail doivent être confortables, ergonomiques et en accord avec votre identité visuelle. On joue la carte de la variété : table haute, basse, individuelle, collective, fauteuils… Les plantes participent également au bien-être de tous. Le plus : quelques éléments et meubles dénichés sur des brocantes. Écologique et économique, c’est un bon moyen d’attirer l’attention ;
  • La cuisine : haut lieu de sociabilité des tiers lieux ! L’idéal ? Deux éviers ou un lave-vaisselle (pour les plus aventureux), des égouttoirs pensés comme des étagères pour le rangement, un espace ou des bureaux à proximité pour déjeuner tous ensemble, de la vaisselle, des couverts… Très important : la cafetière ! Vidée à vitesse grand V, elle doit être bien dimensionnée. De même, sélectionnez bien vos cafés et vos thés. Le plus : mettre à disposition des contenants et sacs réutilisables pour les déjeuners zéro déchet ;
  • Des espaces de travail délimités et insonorisés ! Un open space calme, un autre convivial, des bureaux fermés… Chacun son usage, mais il s’agira d’éviter le brouhaha en atténuant la résonance des grandes pièces. Cloisons phoniques, tapis ou rideaux sont vos amis. D’autres solutions plus coûteuses existent donc pensez à vous renseigner. Le plus : les coins sieste et phone box, très appréciés des coworkers ;
  • Des salles de réunion : la confidentialité avant tout ! Pour 2, 10 ou 20, la flexibilité est de rigueur ;
  • Une luminosité adaptée ! On mise sur la lumière naturelle si possible et, à défaut, sur la lumière douce via des leds, souvent moins gourmands en énergie ;
  • Un bon dimensionnement des espaces de travail ! Celui-ci dépend de votre capacité. Comptez, par exemple, 4 m²/poste de travail pour un bureau individuel, 3 m²/personne en salle de réunion ou encore 15 m² pour 5 personnes. BNP Paribas Real Estate vous indique comment calculer vos zones de bureau ;
  • La température pour réchauffer l’ambiance ! L’hiver sonne à nos portes et vous cherchez le confort thermique idéal ? Lisez notre dossier sur le sujet.

Sécuriser les bureaux et le matériel

Qui dit bureaux partagés dit sécurité, en particulier si certains membres ont la possibilité de laisser leur matériel dans l’espace. Certains gestionnaires d’espaces de coworking proposent un accès 7j/7 24h/24. Cela nécessite du matériel spécifique : badge personnel, serrures connectées liées à une application mobile comme Neop ou Kisi. Chaque espace de travail doit disposer d’une clé, les open spaces de casiers à code ou à cadenas. Enfin, une alarme constitue un bon moyen de dissuasion. Découvrez notre article complet sur la sécurisation d’espace de coworking.

Vous devez aussi avoir un contrat multirisque professionnelle et vos coworkers, dans l’idéal, une assurance responsabilité civile (RC) professionnelle comportant une garantie dommages.

Un accès internet rapide, stable et fiable

Gérer un espace de coworking sans un accès internet performant ? Impossible ! Le wifi est maintenant plébiscité, mais des prises Ethernet et des switchs peuvent être installés ainsi que des antennes relais pour amplifier votre signal wifi dans tout l’espace. Le débit doit être le plus haut possible, c’est pourquoi une offre professionnelle vous apportera les meilleures garanties.

Solution ultime : avoir un expert en informatique pour vous conseiller, procéder aux installations, intervenir en cas de panne et créer des sessions pour chaque utilisateur afin de sécuriser ses données personnelles.

Une communication interne efficace pour gérer un espace partagé

Mettre en place un règlement intérieur

Lorsque vous gérez un espace, il peut être fastidieux de rappeler les règles. Mettre en place un règlement intérieur évitera les malentendus et assurera le confort de vos coworkers. Celui-ci peut être proposé sous format papier au moment de l’adhésion et affiché sous forme de message humoristique dans l’espace. Les membres peuvent même être impliqués dans sa rédaction : le collaboratif avant tout !

La communication externe et interne

« Tu ne savais pas qu’il y avait un apéro pitch hier soir ? »  La communication interne est primordiale pour fédérer votre communauté de coworkers. Vous pouvez mettre en place :

  • Une newsletter régulière ;
  • Un groupe Facebook ;
  • Un chat interne : Slack, par exemple ;
  • Un intranet est idéal. Chacun y dispose de son espace personnel et peut voir le profil des différents membres.

Pour la communication externe, votre site internet est indispensable pour présenter : votre concept, vos tarifs, vos actualités via un blog. Les réseaux sociaux offrent aussi un bon relais de vos événements et de l’ambiance instaurée.

Administrer un espace de coworking grâce à des outils performants

La gestion d’un espace de coworking comporte de nombreux aspects : réservation des salles de réunion en autonomie pour les membres, animer votre communauté de coworkers, gérer l’administratif et la facturation, les impressions, la commercialisation, suivre les connexions internet…Des outils de gestion d’espaces de travail partagés tels que Corner permettent de centraliser toutes ces tâches, pour gagner beaucoup de temps et d’énergie, tout en proposant une expérience optimale aux différents coworkers.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour une expérience utilisateur réussie. Pour aller plus loin sur d’autres thématiques, n’hésitez pas à consulter nos différents articles, en particulier créer, ouvrir et gérer un espace de coworking.

Image de couverture © CoWomen – Unsplash

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