Flex office : 7 conseils pour un aménagement efficace

Flex office : ce mot est sur toutes les lèvres en ce moment. Il faut dire que ses promesses sont nombreuses, tant en termes d’économies d’échelle que d’optimisation des performances… Rien d’étonnant donc à ce que vous envisagiez vous aussi d’adopter cette nouvelle manière de travailler ! Mais pour passer au flex office dans de bonnes conditions, encore faut-il connaître quelques astuces : suivez nos conseils pour un aménagement efficace. 

Quels sont les avantages du flex office ?

Pour rappel, on parle de flex office lorsque les salariés n’ont plus de bureaux attitrés. Ils passent plutôt d’un espace de travail à un autre en fonction de leurs besoins ! Cette organisation innovante a le mérite d’avoir de nombreux avantages, dont par exemple : 

• La possibilité de réaliser de précieuses économies. Notamment sur le loyer car avec le flex office, vous pouvez emménager dans un local plus petit. A quoi bon disposer d’un immense espace si 30% des bureaux fixes restent inoccupés chaque jour, en raison du télétravail et des contrats à temps partiel ? Sans parler des économies que vous pouvez également réaliser au niveau du chauffage, de l’éclairage, etc. ;
• La lutte contre la routine… Routine qui constitue toujours à l’heure actuelle l’une des pires ennemies de l’imagination. Avec le flex office au contraire, vos collaborateurs seront amenés à changer non seulement d’emplacement mais aussi de voisins de bureau, issus souvent de services différents. De “nouvelles rencontres” qui peuvent donner naissance à de très belles idées. C’est pourquoi le flex office est souvent considéré comme un levier d’innovation et de créativité ;
• Le renforcement des liens interéquipes, grâce au changement régulier de voisins de bureau, etc. 

Cela étant dit, si les avantages du flex office sont indéniables – d’où sa démocratisation d’ailleurs – son aménagement n’en reste pas moins assez délicat. En effet, vous devez vous méfier de plusieurs “pièges” pour que sa mise en place se déroule bien. Voici nos conseils pour les contourner !

1. Impliquez vos équipes dans votre projet

Pour faire accepter ce changement majeur à vos collaborateurs, mieux vaut les impliquer au maximum dans votre démarche. Veillez notamment à bien leur expliquer le fonctionnement du flex office et tous les avantages qu’ils pourront eux-mêmes en retirer. Cela leur donnera l’opportunité de gagner en autonomie, par exemple. Ou encore de pouvoir travailler plus facilement, puisqu’ils pourront s’installer au plus près des machines dont ils ont besoin ! Dans un second temps, prenez aussi le temps de bien écouter : 

• Leurs éventuelles craintes sur ce nouveau système de fonctionnement “Est-ce que quelqu’un risque d’arriver au bureau et de ne pas avoir de place ?”,  “Est-ce que les meilleures places ne vont pas toujours être prises par les mêmes personnes ?”, etc. Ce sera aussi le moment parfait pour leur expliquer que vous n’avez jamais envisagé sérieusement de jouer les emplacements à “pierre-feuille-ciseaux”, mais que vous avez déjà préparé un magnifique système d’organisation. Avec un vrai système de réservation pour éviter les débats sans fin sur “qui va prendre ce bureau aujourd’hui” ;
• Leurs éventuelles idées également pour bien aménager le flex office. Idées que vous auriez tout intérêt à suivre si vous les jugez pertinentes ! Ils seront ravis de voir que leur opinion compte et seront plus motivés que jamais à partir à l’assaut de cette nouvelle aventure. D’ailleurs, pourquoi attendre qu’ils se lancent ? Encouragez-les directement à vous donner leurs idées. Quitte même à organiser un atelier de design thinking autour du sujet. Cette méthode est très en vogue dans les entreprises qui favorisent le management collaboratif !

2. Évaluez le nombre de postes de travail pour bien aménager votre flex office

Sur ce point il n’y a pas vraiment de secret. Il va falloir estimer votre taux d’occupation maximum en vous basant sur : 

• Le nombre de travailleurs “nomades” et leur nombre moyen de jours de présence par semaine au bureau. Par nomades, comprenez tous vos collaborateurs qui sont amenés à travailler à l’extérieur très régulièrement. Pour démarcher des clients ou effectuer leur rôle de conseil auprès d’eux, par exemple ;
• Le nombre de salariés susceptibles de télétravailler facilement depuis chez eux X jours par semaine. Gare toutefois à ne pas leur forcer la main si vous profitez de l’aménagement du flex office pour booster le télétravail dans votre entreprise. Rappelez-vous que le télétravail fait partie des droits des salariés mais qu’il n’est en rien une obligation. A moins d’un cas de force majeure, comme une nouvelle épidémie, par exemple, il repose plutôt sur le volontariat. C’est donc le bon moment pour faire le point sur les envies de chacun en matière de télétravail. Mais à titre indicatif, la majorité des salariés veulent seulement télétravailler 2 à 3 jours par semaine en France ;
• Et, enfin, le nombre de salariés qui ne peuvent tout simplement pas travailler en dehors de vos locaux en raison de leur métier. Ceux-ci devront donc pouvoir accéder à un espace de travail chaque jour de la semaine. 

Enfin, une fois vos calculs terminés, n’hésitez pas à prévoir un peu plus d’espaces de travail que le chiffre obtenu. Histoire de vous laisser une petite marge de sécurité. Voir un salarié tourner vainement en rond, à la recherche d’un bureau vacant, avant de se résigner à retourner travailler chez lui est un triste spectacle auquel vous n’avez pas envie d’assister…

3. Mixez des espaces différents

Disons-le tout de suite : non, le flex office n’est pas juste un immense open space où tout le monde peut s’asseoir où bon lui semble. En réalité, il faut prévoir plusieurs espaces avec des fonctions bien définies. Outre les zones dédiées au travail d’équipe et au travail en solo, vous devez aussi prévoir des espaces VRAIMENT au calme. 

Vos collaborateurs pourront ainsi s’y isoler pour travailler tranquillement ou passer un appel confidentiel. Pensez notamment aux alcôves acoustiques ou aux cabines téléphoniques. Mais il existe encore d’autres aménagements possibles ! Quel que soit votre choix, l’essentiel est de prévoir des “bulles de tranquillité”. Si vous oubliez de le faire, vous risquez de vous retrouver rapidement à gérer des conflits entre ceux qui ont absolument besoin de calme et ceux qui discutent bruyamment du dernier match de foot (“y avait-il vraiment penalty pour l’Argentine ?”) près de la machine à café… Cela étant dit, vous pouvez aussi prévoir :

• Des espaces de réunion informels dans toutes les zones de travail, pour favoriser le rapprochement entre vos collaborateurs ;
• Des espaces de détente, où vos collaborateurs pourront faire la sieste ou méditer pour ouvrir leurs chakras. Ne lésinez pas sur les poufs moelleux dans ces zones ;
• Ou même des espaces dédiés à la formation si vous le désirez !

4. Pour bien aménager votre flex office, pensez aussi ergonomie

L’un des gros avantages quand on a un bureau personnel “fixe”, c’est qu’on retrouve tous les jours un poste de travail réglé à sa taille. Du moins en théorie ! En pratique beaucoup (trop) de salariés continuent de travailler sur des chaises trop hautes pour eux ou avec les yeux collés sur leur écran d’ordinateur. Bonjour les troubles musculo-squelettiques et les maux de tête ! 

Bref : flex office ou non vous devez veiller sur le confort ET la santé de vos collaborateurs. D’où l’intérêt de miser sur du mobilier qui peut facilement s’adapter à toutes les morphologies ! À côté des “classiques” – mais toujours efficaces – sièges adaptables vous trouverez aussi des solutions plus innovantes. Comme des poufs ballons par exemple, qui aideront vos collaborateurs à adopter une bonne posture tout en renforçant leurs muscles. Des bureaux assis-debout, qui permettront à vos collaborateurs de travailler aussi bien assis… Que debout (on dit merci à qui ? À Captain Obvious !). Ou même des “walking desks” qui sont ni plus ni moins que des “bureaux debout” équipés d’un tapis roulant. C’est original et cela permet de lutter contre la sédentarité !

5. Prévoyez assez de rangements pour tout le monde

Souvent oubliés, les casiers et autres espaces de rangements devraient pourtant faire partie de vos priorités. Pourquoi ? Tout simplement parce que vos collaborateurs n’auront plus de bureau attitré où laisser leurs documents et leurs petites affaires personnelles… Un point qui peut vite les agacer si vous ne leur fournissez pas rapidement une solution. Mieux vaut donc prévoir dès le départ un petit espace de rangement pour chacun. Le top du top ? Placer les casiers à proximité des espaces de travail pour éviter de longues allées et venues inutiles à vos collaborateurs. À noter également que la plupart des entreprises optent pour des casiers fermant à clé ou avec un code. C’est toujours mieux pour mettre à l’abri un dossier confidentiel… Ou un paquet de cookies pour le goûter. 

6. Misez sur une décoration chaleureuse pour égayer votre flex office

Petit écueil à éviter lors de l’aménagement de votre flex office : donner à vos collaborateurs l’impression qu’ils travaillent dans un environnement terne et froid… Ce qui n’est bon pour le moral de personne ! Gardez à l’esprit qu’ils ne peuvent plus se créer un petit cocon personnel en décorant leur bureau. D’où l’intérêt de miser sur des couleurs vives et joyeuses pour casser le côté impersonnel du flex office et en faire au contraire un environnement convivial où il fait bon travailler. En pratique, beaucoup d’entreprises misent au minimum sur des chaises ou des poufs aux couleurs peps ! Mais vous pouvez aussi amener de la couleur via des casiers “flashy”, des coussins, des rideaux, etc. 

7. Faites-vous aider par des professionnels pour l’aménagement de votre flex office

Last but not least : pour vous simplifier la vie et vous lancer dans l’aventure du flex office dans les meilleures conditions possibles, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels. Comme Hub-Grade par exemple ! Si vous le souhaitez, nous pouvons vous proposer des solutions clés-en-main ET personnalisables, afin de s’adapter parfaitement à tous vos besoins. Contactez donc notre équipe d’experts dès aujourd’hui pour disposer de votre flex office idéal !

Enfin, si vous voulez en savoir plus sur le flex office, pensez à lire notre dernier article sur le sujet.