Immobilier d’entreprise flexible en 2020 : le panorama complet

L’année 2020, marquée par une crise sanitaire d’une ampleur jamais vue auparavant, a impacté en profondeur nos vies et nos comportements de consommation. Ce changement drastique, couplé au manque de lisibilité de l’économie, à la mobilité croissante des travailleurs et à l’explosion (forcée) du travail à distance, implique également une adaptation de l’espace de travail et, par extension, du marché de l’immobilier d’entreprise. 

Les effets d’annonces liés au sujet se multiplient : qui, aujourd’hui, n’a pas lu un article sur le télétravail ou l’émergence du flex office depuis le début de la crise du COVID ? 

Si plusieurs grandes entreprises basculent sur du flex office, ou entament une réflexion de fonds sur le sujet, la transition vers l’immobilier d’entreprises flexible a-t-elle vraiment lieu en ce moment ? Cet article du monde paru en 2018 laisse penser que la transition vers le flexible avait, alors, déjà débuté. 

Pour corroborer cet article, les prévisions du secteur penchent vers un changement durable de la consommation et de l’utilisation du lieu de travail. Si la crise sanitaire médiatise le phénomène, la transition vers le flexible était bel et bien en marche dans le “monde d’avant”. Une étude JLL, produite en 2019, insiste ainsi sur une donnée significative :

Depuis 5 ans en Europe, le parc d’espaces flexible croît de 25 à 30% par an, représentant environ 5% du parc d’immobilier tertiaire global. 

Plus qu’un phénomène de mode, le flexible constitue un véritable segment de marché de l’immobilier d’entreprise qui tend à se développer. Quels sont les chiffres actuels de l’immobilier de bureau flexible en 2020 ? Quel est le profil type des entreprises qui ont déjà fait leur transition vers des espaces de bureaux flexibles ?

L’immobilier BtoB flexible en 2020 en chiffres

Une offre variée et large… Où il est parfois difficile de se repérer

L’immobilier d’entreprises flexible désigne toutes les locations de bureaux et d’espace de travail qui ne dépendent pas d’un bail commercial 3-6-9 ou précaire.

Par définition, il s’agit donc d’un segment de marché très hétérogène avec diverses propositions de valeur, ainsi qu’une très grande variété d’opérateurs et d’offres.

Les espaces de travail partagés, les bureaux à louer en centre d’affaires ou un coworking, les solutions de facility management qui aménagent et gèrent un espace pour une seule entreprise et les sous-locations sont tous considérés comme appartenant au segment des bureaux flexibles. À ne pas confondre avec le flex office ou desk sharing… Bref, l’offre existe et répond à beaucoup de besoins, mais elle est difficilement lisible pour les entreprises à la recherche d’espaces de travail.

À cela, il faut également comparer les offres proposées en flexibles, et les offres en bail 3-6-9 qui régissent l’essentiel du secteur.

Par exemple : un bureau de 100 m² affiché à 6500 € / mois en flexible coûtera.. 6500 € à l’entreprise qui s’y installe. Si le loyer est exprimé au poste de travail, alors il reviendra aux alentours de 400€ par poste de travail / mois.

En flexible, le loyer comprend toutes les charges, les différentes taxes, ainsi que toute la dimension servicielle (ameublement, aménagement de l’espace, le WiFi, charges, espaces communs, conciergerie, etc.).

En 3-6-9, le loyer est annoncé pour un espace “nu”, il conviendra donc d’y ajouter les frais annexes, taxes et charges, ainsi que tous les coûts d’équipement.

La location de bureau flexible, plus chère que le bail commercial ? Une idée reçue !

Il est très difficile de mettre en place une comparaison fiable entre le montant d’un bureau en prestation de services et son équivalent en bail commercial, compte tenu de la variation de services proposés entre les deux. Cela reviendrait par exemple à comparer le loyer d’un appartement avec celui d’une chambre d’hôtel… 

Néanmoins, les données comparatives du marché démontrent, à services égaux, que le flexible coûte globalement moins cher : une étude de l’ARSEG parue en 2019 estime que les entreprises françaises “ont déboursé 13 566 € par collaborateur pour « asseoir » ce dernier dans un bureau” quand dans le même temps chez les acteurs du flexible, un poste de travail en formule “all-inclusive” sur le segment (très) haut-de-gamme coûte 1018 € / mois à Paris intramuros, soit 12 216 € par collaborateur.

On note donc un écart de 1000€ / an par collaborateur en faveur du poste de travail en prestation de service dans un espace parisien très haut-de-gamme et comprenant tous les services : connexion internet, salle de réunion équipé, bureaux équipés, etc. face à la simple moyenne de la location en bail commercial, qui implique par ailleurs un engagement à long terme.

Mais tout le monde ne souhaite pas s’installer dans un plateau haussmannien avec vue sur la Tour Eiffel.. Donc qu’en est-il de l’immobilier d’entreprise flexible en France ?

Le coût moyen d’un poste de travail dans les grandes villes françaises

Les loyers du flexibles restent assez homogènes dans toutes les grandes villes de France, à l’exception de Paris. Bien sûr, ce loyer moyen peut drastiquement changer selon la localisation dans la ville, ainsi que suivant le niveau de services proposés. 

Des postes de travail dans des bureaux privatifs comprenant tous les services et dans des espaces de coworking de standing comme Kwerk ne seront pas proposés au même tarif que des postes de travail dans des bureaux partagés avec des start-up, par exemple.

La localisation joue également un rôle clé, avec de grandes variations de loyer au sein d’une même ville. Cela est particulièrement visible sur nos cartes de loyer de Lyon et de Paris par station de métro.

Flexibilité, qu’en pensent les salariés ?

Selon une étude CBRE, 41% des salariés considèrent que le flex office accroît le bien-être et 40% estiment gagner en efficacité dans cette configuration. Des taux de satisfaction élevés qui sous-entendent que globalement, les salariés sont enclins à passer sur des solutions plus flexibles. 

62% des salariés voient dans la flexibilité un levier d’action important pour améliorer leur cadre de travail

Source – OpinionWay / Covivio  Bureaux de demain : Flexility first

Attention tout de même : une autre étude indique que le recours au télétravail généralisé peut être générateur de stress pour 60% des salariés (Source : Etude Opinion Way – Harmonie Mutuelle, “Les français et le télétravail”), principalement à cause d’un manque de contact réel et de sociabilisation. 

Néanmoins, le panel de salariés sondés de cette même étude s’accorde sur le fait que le télétravail améliore l’efficacité, 56% d’entre eux indiquant que cette pratique offre un gain de temps au quotidien et 18% que cela permet une meilleure responsabilisation.

Basculer sur un le flexible semble donc avoir de nombreux avantages en termes de QVT et de productivité, à condition de trouver le bon fonctionnement en interne afin d’éviter que le recours au télétravail ne soit générateur de stress à moyen terme. Pour se prémunir, une solution peut être de réinventer l’open-space, afin d’en faire un lieu de convergence, de socialisation et d’échange, tout en définissant une répartition du temps de travail entre présentiel et télétravail. 

Par ailleurs, pousser les salariés à passer du home office au coworking peut permettre de diminuer le facteur stress.

À qui s’adresse l’immobilier de bureau flexible ?

Des entreprises à la recherche d’espaces privatifs en centre-ville

Si l’on trouve de nombreux tiers-lieux à travers tout le territoire, le coworking et l’immobilier d’entreprises flexibles proposent une offre très urbaine : 60% des espaces de location de bureaux flexibles sont situés en centre ville (source : étude JLL – Flexible : distraction ou disruption).

À titre d’exemple, la répartition des annonces en coworking sur la plateforme hub-grade.com témoigne d’un fort tropisme vers les grandes villes. Sur 2285 annonces disponibles en coworking, 2000 annonces sont situés dans l’une des villes suivantes : Paris, Lyon, Bordeaux, Marseille, Nantes, Lille ou Toulouse.

Le bureau fermé reste l’espace le plus plébiscité par les entreprises, à hauteur de 79% des locataires placés via Hub-Grade en 2020.

8,9% louent uniquement des postes de travail nomades ou fixes (un bureau dans un open-space) et seulement 11,7% choisissent l’espace indépendant.

Proportionnellement, la demande en espace indépendant a doublé par rapport à l’année dernière. Cela traduit l’émergence d’un nouveau type de demande : des entreprises de plus grandes tailles, qui, plutôt que de prendre des surfaces de bureaux en bail 3-6-9, préfèrent s’orienter vers des prestations plus flexibles et all-inclusive, incluant aussi bien les charges que l’office management et le facility management.

La location de bureau flexible, une offre qui n’est plus réservée aux petites structures, mais qui s’adapte à tous types d’entreprises

En moyenne, les locataires cherchent 6 postes de travail, avec une variation allant de 1 à 100 postes de travail (sources : chiffres récoltés par Hub-Grade en 2020). 

Contrairement à une idée reçue, il ne s’agit pas exclusivement de nomades digitaux et d’entreprises tech. Des entreprises de nombreux secteurs d’activités (tourisme, avocats, architectes, finance, etc.) cherchent de locaux flexibles, avec une majorité d’entreprises de services B2B. Les profils d’entreprises cherchant des bureaux flexibles sont donc très variés ! 

L’offre de bureau flexible s’étant étoffée, elle n’est plus réservée aux freelance, startup et TPE, les ETI et les plus grandes entreprises à exploiter de plus en plus le flexible dans leur parc immobilier.

Comment faire basculer son entreprise vers un modèle flexible hybride ? 

La crise de Covid a accéléré un phénomène qui était déjà amorcé précédemment : soucieuses de réduire leurs charges, les entreprises diminuent leurs surface d’actifs. 

En cela, redéfinir ses assets immobiliers et basculer une partie de son portefeuille de surface vers un immobilier pluriel et serviciel, mêlant des espaces en prestation de service dédiés avec un facility management externalisé, des hotspot en coworking et du home office constitue une solution rapide et efficace.

Une étude JLL (Covid 19 – ré-imaginer les bureaux de demain) illustre parfaitement cela,  indiquant que : 

• 23% des entreprises ont pour priorité l’accroissement de la flexibilité de leur parc, pour pouvoir aisément réduire ou accroître la voilure en cas de besoin;
• 71% souhaitent bâtir un nouvel équilibre entre télétravail et travail sur site;
• 28% prévoient de réduire leur empreinte au sol, au regard des nouvelles modalités de travail.

Alors que la majorité des grandes entreprises a un recours limité au « Flex » aujourd’hui (moins de 5% de leur portefeuille de surface), elles prévoient de développer leur usage dans les 3 à 5 ans pour aller jusqu’à 10% de leur portefeuille. Certaines sont déjà plus avancées et se projettent même sur un ratio de 20%.

Si, sur le papier, la solution semble évidente, les directions immobilières restent confrontées à plusieurs problématiques : redéfinir sa stratégie immobilière pour y apporter plus de flexibilité implique la restructuration de certains processus dans l’entreprise. Comment choisir quelle Business Unit basculera sur du flexible et du télétravail ? Est-ce que les équipes sont favorables à ce nouveau mode de fonctionnement ? 

Stratégie immobilière d’entreprises : vers un nouveau modèle ?

Basculer efficacement de l’immobilier tertiaire classique vers une solution plurielle associant bureau fermé flexible et télétravail implique une refonte globale du rôle des bureaux. On ne définit plus un espace par la business unit qui l’occupe, mais plutôt par l’usage qu’on lui attribue.

Ces usages peuvent être décomposés en 3 grandes catégories :

• les usages transverses et/ou récurrents, qui nécessitent impérativement du présentiel. Cela concerne par exemple le fait de recevoir les clients dans un espace aux couleurs de l’entreprise, de disposer de lieux d’appartenance et de sociabilisation pour les équipes. Ces usages peuvent également être définis par des contrainte technologique ou des contrainte de confidentialité notamment.
• les usages non récurrents qui nécessitent du présentiel : sur de courtes durées, on notera les brainstorm, les réunions, les événements de team building, etc. Sur de plus longues échéances : les projets IT, ou les missions temporaires constituent également des usages non récurrents. L’enjeu ici est de disposer de lieux propices à la créativité, la réflexion et l’innovation.
• les usages qui ne nécessitent pas nécessairement de présentiel : toutes les tâches réalisables individuellement et sans contrainte matériel particulière. 

En s’appuyant sur cette segmentation, l’on peut imaginer un modèle immobilier intégrant plus de flex :

• Le siège amiral ou corporate qui intègre la première catégorie d’usage, reste un actif clé de l’entreprise.
• Les espaces dédiés aux usages non récurrents basculent sur du flexible : suivant le besoin, l’entreprise pourra choisir parmi un espace indépendant ou des bureaux fermés pour plusieurs mois (pour une équipe projet), des locations de salles et des postes de travail fixes ou nomades. Pour ce type d’usage, la flexibilité prend tout son sens, puisque l’espace choisi correspond parfaitement au besoin des équipes en termes de durée, d’équipement et de localisation.
• Des accès en coworking, des équipements et logiciels pour faire du home office concernant les tâches individuelles ne nécessitant pas de présentiel.

Plusieurs arbitrages peuvent également être effectués au niveau des sites satellites comme des directions régionales : les espaces flexible indépendant avec facility management et office management externalisé constituant des solutions tout à fait pertinentes.

Pour être efficace, un changement de modèle comme celui-ci doit également être validé par les salariés. Le passage au flexible ne devant pas être source de stress, mais plutôt permettre à chacun de bénéficier de meilleures conditions de travail !

Espaces hybrides, hotspot, open-space, télétravail… Comment trouver la meilleure solution immobilière flexible pour son entreprise ?

Plus qu’un simple poste de dépense, le budget alloué à l’espace de travail a un impact direct sur la productivité, la fidélisation des équipes, l’attrait pour les nouveaux talents et l’image de marque de l’entreprise. 

Une entreprise disposant de plusieurs hotspots parfaitement localisés aura plus de facilité à recruter de nouveaux talents, que si son siège est très excentré. En cela, l’immobilier flexible, son offre variée et orientée sur le service répondent parfaitement aux besoins des salariés. 

Si basculer une partie de son parc immobilier vers des solutions plus flexibles n’est pas facile et implique un lourd investissement, cela peut avoir un permettre des économies significatives à court-moyen termes tout améliorant la qualité de vie des salariés.

En tant qu’agent immobilier digital dédié aux entreprises spécialisé dans l’immobilier flexible, Hub-Grade propose un accompagnement personnalisé pour entreprendre ce type de démarche. Contactez-nous pour nous faire part de votre projet !

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