Avec le développement du télétravail, de plus en plus de travailleurs salariés ou indépendants fréquentent les bureaux partagés. Pour faire face à cette demande, sécuriser un espace de coworking peut s’effectuer à différents niveaux. Gestion des accès, serrures électroniques, armoires sécurisées, découvrez tous nos conseils pour améliorer la sécurité de vos bureaux ou espaces de travail partagés.
Mettre en place une stratégie de contrôle des accès
Le contrôle des accès
La plupart des espaces de coworking fonctionnent avec différents niveaux d’adhésion. Abonnement annuel, mensuel ou seulement à la journée, certains travailleurs ne sont que de passage tandis que d’autres sont présents à l’année. Pour contrôler l’accès à votre espace de coworking, vous pouvez diviser les plages d’horaires d’ouverture en fonction du niveau d’adhésion de vos membres.
Moins la personne fréquente vos espaces, plus le niveau de réglementation est élevé. Structurer les horaires d’accès en fonction des abonnements des résidents limite les intrusions ou les vols dans vos bureaux. Enfin, restreindre les visites à des horaires classiques permet d’éviter de les réaliser lorsque personne n’est là.
La présence d’un responsable sur place
Pour renforcer la sécurité de l’accès à vos bureaux, vous pouvez également nommer un responsable du contrôle des entrées et sorties de vos résidents. Il pourra gérer les réservations transitoires et s’occuper des visites en journée. Sa présence permet également de rencontrer chaque personne susceptible de venir travailler dans vos locaux.
Sécuriser un espace de coworking ou des bureaux partagés
L’installation de caméras de sécurité
L’installation de caméras de sécurité à l’intérieur et à l’extérieur de vos espaces complète la mise en place de vos plages horaires. Veillez à les installer dans des lieux stratégiques (entrées des locaux, salles de réunion ou armoires métalliques) afin d’avoir le champ de vision le plus large possible. Certains équipements sont automatiques et permettent d’être alerté selon une plage horaire prédéfinie. Enfin, l’installation d’un visiophone permet d’identifier les personnes qui se présentent dans vos locaux.
La sécurisation des accès aux portes
L’utilisation de clés métalliques est à éviter, car elle accroît le risque d’intrusion dans vos locaux. Leur perte peut également engendrer le changement fréquent des serrures ce qui, à terme, a un coût non négligeable. La meilleure solution est de ne pas avoir de clés et d’utiliser un système de badges (serrures électroniques). Ils s’activent ou se désactivent facilement en cas de perte et tracent les entrées et sorties de votre espace de coworking. Enfin, l’utilisation de portes battantes simplifie la circulation à l’intérieur de vos locaux.
Le contrôle de l’identité des membres
L’intégration d’un nouveau membre dans votre espace de coworking est l’occasion de faire connaissance. Carte d’identité, permis de conduire ou passeport, vous pouvez également lui demander un justificatif d’identité lors de la création de son compte membre. Outre faciliter la gestion des accès de vos résidents, cela permet d’en savoir plus sur leurs activités et leurs motivations.
La sécurisation des données physiques
Certains espaces de coworking autorisent les résidents à stocker leurs affaires (ordinateurs, dossiers clients, etc.). Il existe différents moyens pour sécuriser ces données physiques dans un espace de travail. Par exemple, l’utilisation d’un coffre-fort permet de ranger des documents confidentiels en toute sécurité. Au lieu de ranger vos dossiers suspendus dans une simple armoire de bureau, rangez-les dans une armoire forte à double paroi ou équipée de portes indégondables en position ouverte ou fermée. Enfin, n’hésitez pas à meubler vos espaces de travail avec du mobilier de bureau anti-feu !
Contrôler les accès au réseau de vos espaces de travail
La sécurité de votre réseau Wifi
Pour protéger votre réseau Wifi, veillez à installer un mot de passe sécurisé. Vous pouvez le renouveler régulièrement pour éviter que les anciens résidents conservent leurs accès. Changer le nom de votre wifi (SSID ou Service Set IDentifier) peut également s’avérer très utile. Pour les résidents qui travaillent en remote, privilégiez les connexions sécurisées !
La restriction des accès aux comptes de vos résidents
En tant qu’espace de coworking, la gestion des comptes de vos résidents génère certainement beaucoup de procédures administratives. Nous vous conseillons d’utiliser un système de classement sécurisé pour les comptes de vos membres afin d’éviter toute tentative de piratage.
La sécurisation d’un espace de coworking dépend aussi bien de la sécurité physique que numérique. Armoires sécurisées, coffre-fort ou accès limité, de nombreux moyens existent pour que vos résidents puissent travailler en toute sérénité. Veillez simplement à ce que cela soit adapté à vos besoins à ceux de vos bureaux.
