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Comment gérer l’occupation des espaces communs dans un espace de coworking ?

Tranquillité, adaptabilité et confort, le bien-être des personnes qui travaillent dans des bureaux partagés repose sur de nombreux paramètres. La gestion de l’occupation des salles de réunion ou des espaces partagés en fait partie. Pour que vos résidents travaillent dans de bonnes conditions, il est essentiel qu’ils puissent réserver facilement un bureau privatif ou une salle de réunion.

Optimiser la gestion des salles de réunion dans un espace de coworking

Dès qu’un espace de travail met à disposition une ou plusieurs salles de réunion, il est primordial que leur occupation soit optimisée. Outre une meilleure organisation, cela simplifie les échanges entre vos résidents et permet d’instaurer une bonne ambiance de travail.

Créer un fichier Excel 

La création d’un fichier Excel est la façon la plus simple et la plus rapide pour optimiser la gestion de vos espaces de réunion. Si vos locaux ne possèdent qu’une ou deux salles, vous pouvez l’imprimer et l’accrocher pour qu’il soit visible par tous. Vos résidents pourront ensuite renseigner la date et l’heure à laquelle ils souhaitent réserver la salle de réunion. 

Pour optimiser la gestion des espaces partagés, le plus simple reste de créer un fichier en ligne. Par exemple, vous pouvez utiliser Google Spreadsheets ou Office 365, deux outils qui permettent de partager facilement un document. Il sera ainsi accessible par tous les potentiels utilisateurs de vos salles. Les données seront également plus facilement exploitables et vous pourrez suivre le temps passé par vos résidents dans vos espaces. 

Mettre en place un calendrier

Comme pour le fichier Excel, la mise à disposition d’un calendrier permet à vos résidents de réserver un bureau privatif ou une salle de réunion. Certes, c’est une solution basique, mais qui offre la possibilité de mettre en place un système de réservation simple et efficace. Vous pouvez l’accrocher directement dans la salle de réunion concernée ou le partager en ligne. 

Il existe de nombreux logiciels de gestion gratuits et faciles d’utilisation. Google Calendar et Doodle proposent de partager un calendrier entre plusieurs utilisateurs. Il est même possible de le diffuser à vos collaborateurs externes pour optimiser la gestion de vos réservations. Ce type de planning s’adresse aux espaces de travail qui n’ont que peu de bureaux à gérer.

Utiliser un logiciel de gestion dédié

C’est la solution idéale pour gérer simplement l’occupation de vos espaces partagés. Ces dernières années, de nombreux logiciels de gestion de réservations se sont développés. De plus en plus performants, ils permettent d’établir un système de réservation efficace et accessible. Si la location de salles de réunion ou de bureaux privatifs fait partie de votre projet, nous ne pouvons que vous conseiller de vous équiper d’un logiciel de gestion dédié. 

En plus de gérer la facturation des réservations, certains logiciels intègrent même un système de messagerie. Pour les espaces qui fonctionnent avec des quotas ou des crédits, cela permet de suivre en temps réel le décompte de chacun de vos résidents. Ce type d’outils est également parfaitement adapté à de la location ponctuelle. Il peut tout à fait être diffusé auprès de vos collaborateurs externes. L’installation de bornes tactiles à l’entrée de vos salles de réunions permet de réserver directement un créneau.

Opter pour le réseau social interne

Les espaces de coworking ont souvent leur propre réseau social. Discuter en ligne, échanger des fichiers ou programmer un déjeuner, il est parfois possible d’ajouter un module de réservation de salles de réunion. Cette solution de réservation permet de centraliser vos services et d’améliorer la gestion de vos locaux. De même, vos résidents pourront réserver une salle directement en ligne ou via un écran tactile mis à leur disposition. Enfin, les plages de disponibilité de vos espaces seront accessibles. Toute personne intéressée pourra les consulter et réserver un espace sur le créneau qui lui convient. 

Améliorer la gestion de l’occupation des espaces communs dans les bureaux partagés

Améliorer la gestion des espaces communs

Si les salles de réunions et les bureaux privatifs sont les espaces le plus souvent demandés dans un coworking, ce ne sont pas les seuls ! Désormais, la plupart des espaces de travail sont également équipés d’une salle à manger, d’une salle de jeux ou encore d’une pièce dédiée au repos. Ces espaces sont essentiels au bien-être des coworkers et font souvent la différence lors du choix d’un local.

Comme pour un bureau ou une salle de réunion, les résidents doivent pouvoir les réserver en toute simplicité. Calendriers, planning ou logiciels, les solutions de réservations s’appliquent très bien dans ce contexte. 

Optimiser l’intégralité de vos locaux

Outre faciliter la gestion de vos locaux, suivre l’occupation de vos espaces communs permet de quantifier leur utilisation. Vous serez en mesure de connaître leur popularité auprès de vos résidents et de savoir s’ils ont une vraie plus-value dans votre business. Dans un cas comme dans l’autre, cela vous permet de réajuster l’occupation de vos espaces et d’en redéfinir les usages, si nécessaire. 

Pour que vos résidents travaillent dans des conditions idéales, la réservation des salles de réunions ou autres espaces partagés doit être simple et efficace. En fonction de la taille de vos locaux et du nombre de salles disponibles, il existe de multiples outils adaptés à vos besoins. Calendrier imprimé, tableau Excel partagé ou logiciel de réservation, ils vous permettent de mieux gérer les flux de réservation et d’optimiser l’occupation de vos espaces

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