Vous êtes à la recherche du bureau idéal pour votre entreprise ? Emplacement, budget, type de contrat et prestations… Plusieurs critères vont naturellement orienter votre recherche. Mais avant toute chose, vous devez identifier le type de bureau le plus adapté aux besoins de votre activité et au bien-être de vos collaborateurs ! Bureaux fermés ou open space, postes attitrés ou flex office… Les espaces de travail d’aujourd’hui offrent, en effet, de nombreuses possibilités.
Alors quels sont les avantages et les inconvénients des bureaux privatifs, d’un open space et du flex office ? Et quel est le bureau idéal pour votre entreprise ? Conseils et explications.
Le bureau privatif, la solution classique idéale toujours plébiscitée par de nombreuses entreprises
La récente crise sanitaire a profondément modifié notre façon de travailler et l’organisation des espaces de travail. Mais les traditionnels bureaux privatifs continuent de séduire de nombreuses entreprises. Malgré certaines limites, ils offrent, de fait, un maximum de confort et d’intimité aux collaborateurs.
Un espace de travail fermé, pour plus de confort et d’intimité
Rappelant l’ambiance classique des bureaux d’autrefois, les bureaux privatifs restent des espaces de travail particulièrement appréciés par de nombreuses entreprises et salariés.
Fermés et insonorisés, ils offrent d’abord plus d’intimité que les open space et les bureaux partagés. Le collaborateur travaille généralement seul à son bureau : il n’est dérangé par aucun coup de fil, ni distrait par les conversations de ses collègues. Et, même si le bureau réunit une équipe de deux ou trois personnes, il n’y règne jamais le brouhaha ambiant que l’on retrouve parfois dans les espaces de travail ouverts… Cette ambiance calme favorise la concentration et la réflexion et donc une meilleure productivité. Le silence au travail fait, en effet, partie des principaux facteurs de bien-être et d’efficacité.
Le bureau privé peut aussi être verrouillé : il garantit au collaborateur un maximum de sécurité. Ses appels téléphoniques restent confidentiels, et aucun de ses collègues n’a accès à son poste de travail ou à ses tâches. Il peut aussi plus facilement passer un coup de fil personnel ou faire une sieste express entre deux dossiers !
Le bureau privatif présente également l’avantage d’offrir plus de confort à son occupant. Ce dernier peut, par exemple, choisir de travailler en musique ou non et régler la température ambiante et l’éclairage de la pièce selon ses préférences. Enfin, pour évoluer dans un environnement encore plus agréable, il peut même agencer l’espace comme il le souhaite et ajouter quelques éléments de décoration personnelle ! Chaque matin, il retrouve son bureau comme il l’a laissé…
Un sentiment d’isolement et un manque de flexibilité
Si les bureaux fermés ont pendant longtemps été la norme, ces espaces de travail traditionnels présentent néanmoins certaines limites. Aujourd’hui, les collaborateurs sont souvent à la recherche de plus de flexibilité. Ils sont nombreux à souhaiter travailler dans des lieux moins conventionnels et dans des espaces plus modernes, modulables et personnalisables.
Certains peuvent souffrir d’un sentiment d’isolement dans un bureau fermé (comme lorsqu’ils sont en télétravail). Ils sont moins sollicités par leurs collègues et la communication est moins fluide. Difficile, en effet, de frapper à la porte d’un bureau fermé à chaque nouvelle idée ou information à partager ! En manque d’interaction sociale et de convivialité, les salariés peuvent être moins motivés à l’idée de venir travailler, plus stressés et, donc, moins productifs…
De fait, plus le collaborateur évolue dans un environnement de travail sain, plus il a de chances d’être heureux et créatif ! Il doit notamment avoir accès à un poste de travail confortable (avec du mobilier adapté) et à des espaces communs et partagés. La communication et la collaboration font en effet partie des principaux facteurs de bien-être au travail. Et les bureaux privatifs ou fermés ont malheureusement tendance à limiter les échanges humains…
Pour éviter ces inconvénients, les entreprises peuvent heureusement opter pour de nouveaux modèles d’aménagements ! Plusieurs alternatives sont apparues ces dernières années et il est aujourd’hui possible d’installer son entreprise dans un espace hybride. Les collaborateurs profitent ainsi de bureaux privatifs dédiés aux échanges confidentiels et aux réunions, mais aussi d’un open space qui favorise la convivialité et l’échange d’idées ! Et en optant pour une solution de flex office, l’entreprise s’assure d’offrir à ses collaborateurs tous les avantages des différents types de bureaux !
L’open space, un espace de travail qui stimule le partage et la créativité
Les bureaux fermés et les postes attitrés ont pendant longtemps été la norme. Mais une nouvelle organisation de l’espace de travail a émergé au cours des dernières années, avec la mise en place de plusieurs postes sur un seul grand plateau ouvert. Et malgré certains inconvénients, les bureaux en « open space » séduisent toujours autant !
Le bureau partagé, l’idéal pour une ambiance conviviale et collaborative
Développé dans les années 1950 aux Etats-Unis, le concept de l’open space est arrivé en Europe une trentaine d’années plus tard. Au lieu de travailler chacun de leur côté dans un bureau fermé, les salariés sont réunis dans un seul grand espace partagé. Aujourd’hui, on estime que près de 20 % des salariés français travaillent dans un open space. Plus rentable que les classiques bureaux fermés, l’open space permet notamment aux entreprises de réaliser d’importantes économies. Elles peuvent en effet accueillir le même nombre de salariés sur une surface de bureau réduite.
Et ce type d’aménagement offre aussi un certain nombre d’avantages aux collaborateurs ! Ouvert et sans cloisons, l’espace de travail partagé favorise d’abord la communication, l’entraide et la collaboration. Même si chacun travaille à son poste, les salariés sont en contact visuel et sonore permanent. Ils peuvent échanger beaucoup plus facilement, et mettre rapidement leurs idées en commun. Et comme évoqué plus haut, l’interaction sociale et l’esprit d’équipe favorisent le bien-être au travail et la productivité des salariés !
Ces espaces ouverts ont également tendance à stimuler l’intelligence collective, la créativité et l’innovation. Les collaborateurs se déplacent, en effet, plus facilement d’un poste à un autre. Ils peuvent interagir avec les membres de différentes équipes : cela encourage le brainstorming et la naissance de nouvelles idées ! Et l’open space peut aussi aider à améliorer les rapports hiérarchiques et à apaiser certaines tensions…
Les bureaux en open space sont enfin plus modulables. Les postes de travail peuvent être installés en ligne droite ou disposés en carré, en L ou en T… Besoin de travailler un projet en particulier ou d’organiser une réunion informelle ? Un nouvel aménagement est facile et rapide à mettre en place !
Un environnement bruyant et parfois trop de sollicitations
Si cet agencement collaboratif séduit aujourd’hui de nombreuses entreprises, les bureaux en open space ont aussi leurs limites… Et parmi les principaux inconvénients relevés par les salariés, on retrouve évidemment la question du bruit ! Dans un open space, les collaborateurs travaillent les uns à côté des autres : ils entendent toutes les conversations de leurs collègues, leurs discussions au téléphone, les notifications de leur ordinateur ou de leur téléphone… Et en plus d’être source de stress et de fatigue, ces nuisances sonores peuvent avoir d’importantes répercussions sur leur capacité de concentration (et donc sur leur efficacité et leur productivité).
Certains salariés peuvent aussi être gênés par le manque d’intimité et de confidentialité de ces grands espaces de travail ouverts. Ils peuvent se sentir trop exposés au regard des autres, ou avoir l’impression d’être en permanence surveillés ou jugés ! Ils vont alors avoir du mal à effectuer certaines de leurs tâches (comme avoir une conversation téléphonique, par exemple, qu’elle soit professionnelle ou privée).
Dans un bureau en open space, les collaborateurs ont également tendance à se déplacer facilement d’un poste à l’autre, et les limites sont plus difficiles à poser ! Ils peuvent ainsi s’immiscer trop souvent dans l’espace ou les conversations de certains de leurs collègues, les interrompre trop fréquemment et gêner leur concentration.
En plus de mettre en place des solutions acoustiques adaptées (séparateurs de bureaux, des cabines insonorisées…), les entreprises peuvent contourner les inconvénients de l’open space en optant pour des bureaux hybrides. Comme évoqué plus haut, il est en effet possible d’installer son entreprise dans des locaux modernes qui proposent des espaces de travail ouverts et des bureaux privatifs !
Le flex-office, le bureau idéal pour un mode d’organisation souple et modulable
Qu’ils travaillent dans un bureau fermé ou au sein d’un open space, les collaborateurs ont traditionnellement un bureau ou un poste de travail attitré. Nouveau modèle d’organisation, le « flex office » les libère de cette contrainte. Sans bureau fixe, les salariés peuvent s’installer où ils le souhaitent et changer plusieurs fois de poste au cours de la journée.
Un bureau libre et flexible, qui s’adapte aux besoins d’aujourd’hui
On assiste depuis plusieurs années à une baisse importante du taux d’occupation des bureaux. Mis en avant dans les années 1990 et aujourd’hui plébiscité par plusieurs grands groupes et entreprises, le flex office permet de répondre à ces évolutions. En plus de promouvoir le bien-être au travail, il permet aux entreprises de réduire leur surface de bureaux, leurs coûts immobiliers et leur impact environnemental.
Ce mode d’organisation original consiste à repenser l’agencement des bureaux traditionnels. L’entreprise réfléchit aux différents usages et à la façon de travailler de ses collaborateurs, pour ensuite organiser les espaces de travail en zones d’activité. Sur le canapé d’une salle de détente ou dans un bureau fermé, à la table d’un open space convivial ou au soleil sur un rooftop… Avec leur ordinateur ou leur tablette, les collaborateurs peuvent travailler où ils le souhaitent ! Et favoriser l’autonomie des salariés a souvent tendance à développer leur productivité…
Le flex office (ou flex desk) permet de choisir l’espace de travail le plus adapté à ses tâches du moment. Tenir une réunion informelle sera donc plus facile dans la salle de détente ou la cafétéria de l’entreprise, alors qu’un bureau fermé conviendra mieux pour finaliser seul une importante présentation. De plus, comme l’open space, le flex office favorise les échanges, la collaboration et la culture d’entreprise !
Le bureau idéal : une mise en place parfois difficile
Mais comme toutes les autres organisations, le bureau flexible n’est pas tout le temps idéal et peut aussi présenter certains inconvénients. Lorsque les collaborateurs ne disposent pas d’un poste fixe, ils peuvent avoir du mal à s’organiser ou à s’approprier leur espace de travail. Ils peuvent souffrir d’un sentiment de solitude et d’un manque d’appartenance à l’entreprise. Et le flex office n’est pas adapté à toutes les professions de l’entreprise. Pour des raisons évidentes de praticité et de confidentialité, les fonctions support, le secrétariat et certains postes administratifs ne peuvent pas profiter de cette organisation flexible et nomade.
Le flex office peut aussi être difficile à gérer pour les dirigeants et les managers. Lorsque les salariés changent régulièrement de poste (plusieurs fois au cours d’une journée), les échanges peuvent, en effet, être plus complexes ! Les collaborateurs doivent enfin pouvoir profiter d’équipements informatiques légers (et d’une connexion wifi très performante !). La mise en place de ce mode d’organisation peut alors représenter un certain coût pour l’entreprise… Vous voulez tout comprendre sur le sujet ? N’hésitez pas à consulter notre article sur le sujet : « Le flex office en 2023 : où en sommes-nous dans nos bureaux ?« .
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