Onboarding : comment intégrer les nouveaux collaborateurs ?

Les vacances sont terminées et en cette rentrée, peut-être que de nouvelles têtes apparaissent au sein de votre entreprise. Que ce soient des stagiaires, alternants, CDD ou CDI, un mot tendance ressort au moment d’accueillir des nouvelles recrues : l’«onboarding » (ou « intégration », pour celles et ceux qui n’emploient pas les néologismes du monde du management).

C’est une étape, parfois négligée des aveux de nombreux chefs d’entreprise, mais qui est tout aussi importante que la rédaction de l’offre d’emploi, d’une fiche de poste et également l’entretien.

Recruter un candidat, c’est un processus RH long et coûteux pour attirer les talents, mais vous avez réussi ! Vous avez donné envie au candidat de vous rejoindre, maintenant, il faut l’accompagner dans sa prise de poste, l’aider à apprécier son environnement de travail, à s’intégrer à l’équipe et le faire adhérer à vos valeurs, à votre culture d’entreprise. En clair, l’aider à se sentir bien et lui donner envie de rester.

Un onboarding, ça se structure. Il faut le rendre efficace, digeste et surtout cohérent avec les attentes du nouveau salarié et de l’entreprise. Alors comment y parvenir ?

Qu’est-ce qu’un onboarding ?

Onboarding = Intégration en entreprise. C’est la même chose sur le principe, il s’agit d’aider la nouvelle personne à prendre place dans l’entreprise. Mais si on retient le concept d’onboarding dans l’univers RH, ce n’est pas “que” parce que ce néologisme sonne mieux qu’“intégration”. Il y a une dimension de storytelling derrière.

Si on devait le traduire, onboarding signifie “embarquement”, et c’est plus proche de l’idée de ce qu’est une intégration optimale. Vous devez inviter les nouveaux collaborateurs à embarquer dans le navire, à rejoindre l’équipage.

Pour donner une définition plus concrète : un onboarding est le parcours que suit un nouveau salarié, à partir du moment où il est informé de son embauche, jusqu’à la prise en main totale de son poste.

Intégrer une entreprise est complexe. Il y a une montagne d’informations à assimiler sur la culture d’entreprise, les objectifs, la vision à court/moyen/long terme, l’équipe, les processus, etc… Pour être sûr que le nouveau salarié saura s’intégrer, il est indispensable de préparer correctement tout le processus d’onboarding (qui devrait donc être plus ou moins la durée de la période d’essai) et pas uniquement le 1ᵉ jour de son arrivée.

Un bon onboarding, ce n’est pas juste un déjeuner, juste un teambuilding ou juste un poste de travail. C’est un processus structuré, personnalisé avec des moments de contrôles, d’échanges, et des objectifs mesurables dans le temps.

À quoi sert un onboarding ? 

C’est simple : ça sert à ne pas gâcher tous les efforts et l’investissement mis dans le processus de recrutement. Il est long et coûteux de recruter les bonnes personnes, et un mauvais recrutement est une perte de temps, d’argent et une source de frustration pour l’entreprise et pour la personne recrutée.

Le résultat sera le même si vous avez réussi à recruter la bonne personne, mais qu’elle quitte l’entreprise prématurément à cause d’un mauvais accompagnement (vous aurez peut-être même la frustration supplémentaire d’avoir laissé passé un talent).

Dans un marché de l’emploi très concurrentiel où le pouvoir appartient aux candidats, avoir un processus d’onboarding efficace, c’est s’assurer que l’entreprise convient au candidat, et que le candidat convient à l’entreprise. 

Cela permet de donner aux nouveaux collaborateurs toutes les clés pour faciliter leur intégration à ce nouvel environnement et les faire évoluer. Il permet également de véhiculer vos valeurs, votre culture d’entreprise et de renvoyer une bonne image de votre entreprise (donc, de travailler votre marque employeur). 

Enfin (et surtout) l’onboarding sert à mesurer l’efficacité de la prise de poste et de l’intégration à l’entreprise. En fixant des objectifs, des moments de débriefs et étapes clés, vous pourrez mesurer l’intégration des nouveaux collaborateurs dans votre organisation, mesurer l’efficacité de leur prise de poste, l’évolution de leurs compétences… Comment prendre une bonne décision à l’issue de la période d’essai si on fixe pas d’objectifs mesurables ?

Comment mettre en place un processus d’onboarding efficace ?

Avant toute chose, il faut construire votre onboarding, il vous faut un plan. Ce qui sous-entend qu’il faut réfléchir à comment accompagner les nouvelles personnes. Une bonne pratique est de leur donner des repères, mais lesquels ? Voici une checklist que vous pouvez suivre.

Les repères

1. Le projet de l’entreprise

Quelles sont votre vision et vos objectifs à court/moyen/long terme ? Faire comprendre au nouveau collaborateur ce que fait l’entreprise, comment son travail s’intègre dans la stratégie et, finalement, la raison de sa présence ici.

2. La culture d’entreprise

Aka les valeurs, les processus, les rites, bref : tout ce qui fait que votre entreprise est unique.

3. L’équipe

Présentez-lui l’équipe au complet autant que possible, parce que le côté social est très important en entreprise à l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Enfin, c’est toujours une bonne idée d’organiser des rencontres spécifiques avec les personnes qui seront amenées à collaborer plus régulièrement.

4. Les compétences

Quels sont les attendus du poste à l’embauche ? Comment faire évoluer le nouveau salarié et les attentes à la fin de la période d’essai ?

Tous ces repères sont un ensemble d’éléments qui permettent au manager et à l’employeur d’évaluer si le salarié s’intègre bien à l’entreprise, s’il partage les valeurs de l’entreprise, s’il répond aux besoins du poste et inversement.

Maintenant que vous connaissez les éléments à prendre en compte pour un bon onboarding, il faut le construire et l’appliquer, et ça commence avant même l’arrivée du nouveau salarié.

La méthodologie

Il n’existe pas de méthodologie universelle pour créer l’onboarding parfait. Son contenu dépendra avant tout de votre organisation, de votre fonctionnement en interne et de vos besoins. Cependant il existe des bonne pratiques de bases, utilisées dans différents modèles afin d’avoir un outil qui fonctionne très bien dans de nombreuses situations.

Avoir un processus distinct

• Un processus de formation pour mesurer et accompagner la prise de compétences sur le poste et faire le suivi ;
• Un processus managérial spécifique pour les interactions à propos du poste et créer en douceur une relation entre le nouveau collaborateur et le manager ;
• Un processus de team building pour aider son intégration à l’équipe, à la culture d’entreprise et à son nouvel environnement.

Le contrôle

Les entreprises ne peuvent attendre d’une nouvelle recrue qu’elle prenne immédiatement le train en marche, même si elle est déjà expérimentée sur le métier. Il faut baliser l’arrivée du nouveau salarié pour évaluer le succès du recrutement.

Une bonne façon de procéder est de définir des étapes clés de progression à partir desquelles on peut s’attendre à ce que la nouvelle recrue ait acquis certaines compétences et ait développé une certaine autonomie sur ses missions. De cette façon, vous pourrez mieux encadrer les points qu’il reste à travailler.

La pédagogie

Si on ne peut attendre d’un nouveau salarié de l’autonomie dès son arrivée, ça veut dire qu’il va falloir l’accompagner, faire preuve de patience et adopter un type de management spécifique.

C’est important d’expliquer à la nouvelle recrue comment faire les choses et pourquoi vous les faites (c’est très important pour ne pas donner un sentiment de rétention de l’information). Il faut ensuite le laisser faire en autonomie, puis vérifier avec lui que tout est bien acquis.

Il n’y a pas qu’une seule manière d’apprendre ! Vous pouvez aussi penser à la gamification pour rendre l’apprentissage plus didactique, moins stressant peut-être et plus ludique. La gamification améliore l’engagement lors de l’apprentissage et par extension, la rétention des informations.

1. Anticiper l’arrivée du nouveau collaborateur

Pour bien commencer l’aventure, il faut que le nouveau salarié se sente attendu et bien accueilli. Et ça se prépare avant même son arrivée, en s’occupant de toutes les composantes matérielles :

• Lui attribuer un poste de travail suffisamment grand et adéquat à l’exercice de son activité. C’est-à-dire un bureau, mais également une assise confortable.
• Le matériel : lui fournir un ordinateur avec code d’accès personnel, une ligne téléphonique si nécessaire, clés et badges pour accéder à l’espace, et tout autre matériel spécifique à chaque profession. S’assurer que dès le premier jour, il ait tout ce qu’il faut pour travailler.
• S’occuper de la partie administrative : rédaction du contrat de travail, création de l’adresse mail, des différents comptes et profils professionnels nécessaires
• Organiser l’agenda de sa première journée afin que les managers et équipes soient disponibles pour lui fournir un bon accueil.

2. La première journée

C’est une journée charnière pour l’intégration du nouveau collaborateur. Ça sera sa première impression en immersion dans votre entreprise.

Environ 20% des nouveaux arrivants préparent leur départ dès la première journée, un pourcentage suffisamment élevé pour mettre les bouchées doubles sans attendre ! Comment ? Vous pouvez vous assurer de :

• Lui offrir un cadre de confiance : si son arrivée se fait en présentiel, peut-être demander à l’équipe de limiter exceptionnellement le télétravail pour venir l’accueillir. Que les personnes qu’il a rencontrées lors du processus de recrutement soient présentes.
• Lui proposer un petit déjeuner, un tour des locaux, de son poste de travail et lui laisser le temps de prendre ses repères.
• Lui fournir toute la documentation nécessaire à la compréhension de l’entreprise (dont un livret d’accueil), des processus internes, de son poste et en discuter avec lui pour que tout soit clair. Le laisser prendre connaissance de tout ça en autonomie est important, oui, mais il faut prendre le temps de répondre à ses interrogations.
• Même si la glace a peut-être déjà été brisée, ne pas hésiter à refaire un tour avec chaque équipe et surtout avec les personnes qu’il va côtoyer fréquemment.

Le but de cette première journée est de montrer au nouvel arrivant qu’il était bel et bien attendu, de le mettre à l’aise et qu’il commence à se projeter dans l’entreprise.

3. Programmer des étapes clés de suivi de l’onboarding

L’idée est de pouvoir suivre l’intégration du nouveau collaborateur au sein de l’entreprise. De s’assurer que tout se passe bien de son côté, comme du vôtre, qu’il comprend bien son poste et qu’il arrive à progresser dessus, etc.

Une prise de poste implique de nombreuses données et connaissances à assimiler et mettre en pratique, assurer un suivi et des objectifs mesurables permettra d’identifier les points forts, les points à améliorer et d’établir une feuille de route sur comment faire montrer le salarié en compétences.

Faire des débriefs réguliers, fixés (en plus de l’aide informelle quotidienne) permettra au salarié de ne pas se sentir seul face à la difficulté de la prise en main du poste.

4. Le débrief final

Il faut évidemment préparer la fin de l’onboarding, qui devrait correspondre à la fin de la période d’essai. Ce moment où l’on doit prendre une décision : 

• Le nouveau collaborateur ne remplit pas les critères pour le poste, ne s’intègre pas à l’entreprise, ou à l’inverse ne s’y plaît tout simplement pas et la relation va s’arrêter ici ;
• Le nouveau collaborateur est maintenant autonome sur son poste, il s’est bien intégré à la culture d’entreprise et dans l’équipe et il faut préparer son intégration définitive, en lui laissant plus d’autonomie.

Ce qu’il faut retenir sur l’onboarding

C’est avant tout le moyen pour l’entreprise et le nouveau salarié de jauger la situation mutuellement. Il faut que les deux parties se plaisent et se sentent à l’aise à collaborer pour construire une relation de confiance durable.

Un onboarding améliore la rétention des salariés en les accompagnant dans tout le processus d’intégration, en les aidant à s’accoutumer à la culture d’entreprise et en les aidant à progresser sur leur poste. C’est un processus RH complexe, qui se prépare en amont et demande un suivi sur toute la période d’essai. 

Enfin, c’est surtout un processus à ne pas négliger. Les conséquences d’un mauvais onboarding peuvent être lourdes sur les finances de l’entreprise et le temps alloué à relancer une phase de recrutement. Après tous les efforts fournis pour trouver de bons candidats, ce serait dommage de tout gâcher, juste parce qu’on n’a pas pris le temps de bien les accompagner.