Vous voulez créer un espace de coworking ? Vous en avez déjà ouvert un, mais vos coworkers vont et viennent comme le soleil sur ce mois de mai 2023 ? Mais, alors, pourquoi ? La question, elle est vite répondue (pour ceux qui n’ont pas la réf, voici un petit rappel). Tout simplement parce que vous avez oublié un ingrédient essentiel de la recette : le liant qui, comme la moutarde, viendra lui apporter ce petit plus qui fera toute la différence. Et, dans un coworking, c’est bien entendu la création d’une communauté.
Une erreur récurrente chez les créateurs d’espace consiste, en effet, à agir sur un « simple » coup de cœur pour un lieu. Malheureusement, vous prenez le problème à l’envers. Passé l’effet « waouh ! » de votre magnifique loft de 500 m² en plein centre-ville historique et de votre rooftop à faire pâlir les plus belles terrasses de la ville, il se pourrait bien que la mayonnaise ne prenne pas.
Mais alors, comment faire ? Voici notre recette inratable. Et, promis, ce sera mieux que sur Marmiton !
Penser l’espace de coworking comme un lieu d’échange de convivialité pour créer une communauté
Un espace de coworking est avant tout un lieu de vie, de partage, un cadre de travail dans lequel les coworkers aiment venir travailler. Chacun arrive avec ses particularités et sa personnalité. Ainsi, si vous voulez que les échanges se fassent naturellement et que la convivialité soit au rendez-vous, vous n’aurez pas le choix : il vous faudra penser l’espace intelligemment. Agencement, déco, design, mobilier, services : rien ne doit être laissé au hasard !
Décloisonner un maximum
Vous ne savez pas par quoi commencer ? La première chose à faire sera sans doute de décloisonner. À l’exception des espaces privatifs de type bureaux, salles de réunion ou phone box, l’espace doit s’ouvrir au maximum et offrir de beaux open spaces. Donc, faites tomber les cloisons pour le bien de la communication !
Le conseil de My Design Office ? Casser « les codes de l’aménagement pour créer différents espaces dont le bureau traditionnel n’est plus la pierre angulaire. » En effet, tout doit plutôt s’organiser autour de la cuisine ou de l’espace tisanerie. Mais oui, vous savez bien, cet endroit où chacun vient prendre son café le matin et se raconte son week-end, ses journées, son travail… La convivialité commence ici, donc misez un maximum sur cet espace et n’en faites pas qu’un simple lieu de passage. Ce serait une erreur impardonnable !
Créer une identité forte
Votre espace doit également être dynamique, chaleureux et disposer d’une identité forte pour que chacun se sente comme à la maison, mais en mieux. Le mobilier doit être confortable, flexible… Bref, donner à vos membres l’envie de se lover dans de gros fauteuils une tasse de thé à la main (et un plaid, bien sûr) pour discuter avec les autres coworkers.
Vous voulez en savoir plus sur le sujet ? Vous trouverez de nombreux conseils sur notre blog, mais pour vous pouvez aussi lire l’interview suivante : « Aménagement et décoration des coworking et bureaux opérés : les modèles à la WeWork sont-ils toujours la voie à suivre ?« .
Miser sur un super office manager pour créer une communauté dans un coworking
Votre déco est au top et votre espace bien pensé ? Parfait, vous partez sur de bonnes bases. Mais c’est loin d’être suffisant. Lorsqu’un nouveau coworker arrive dans un espace, il peut être intimidé et ne pas oser s’adresser à son voisin de table de peur de le déranger. Et, pour éviter les déjeuners où chacun se regarde dans le blanc des yeux sans s’aventurer à ouvrir la bouche (excepté pour y enfourner sa fourchette), une seule solution : un office manager du tonnerre !
Son rôle va être de créer, d’animer, de fédérer et de fidéliser la communauté. En tant que bon connaisseur de votre espace, il pourra répondre à bien des demandes des coworkers en matière d’impressions ou d’usages du lieu, mais c’est surtout le garant de la convivialité.
Avec lui, pas de temps mort ni de discussions creuses. Il connaît le métier de chacun et peut, en un rien de temps, faciliter les échanges et la mise en relation. Alors, recrutez quelqu’un de dynamique qui aura à cœur d’apporter de la vie et de créer une communauté au sein de votre coworking.
Certains espaces de coworking ont même choisi d’avoir plusieurs animateurs dans un lieu. Une bonne solution si vous en avez la possibilité.
Communiquer avant l’ouverture : le début des interactions
La communauté dans un espace de coworking ne commence pas à la porte de votre espace. Elle doit, au contraire, transparaître dans toutes vos communications et supports. Depuis votre site web jusqu’à votre programmation événementielle en passant par vos réseaux sociaux, vous devez la mettre en avant.
Pourquoi ? Tout simplement pour attirer des profils en mal de contacts humains et dont la seule interaction de la journée se résume, bien souvent, à une discussion à sens unique avec leur chat ou chien. Et, croyez-nous, ce mal sévit chez bien des télétravailleurs ou indépendants. Alors, soyez fair-play, offrez-leur une porte de sortie !
Comprendre l’importance de la visite et de la sélection de ses coworkers
Lorsqu’on ouvre un espace de coworking, on peut vite céder à la tentation d’accepter tout le monde sans aucune sélection préalable. Bien que nous comprenions votre empressement à remplir votre lieu de travail et à créer votre communauté, nous vous déconseillons cette approche.
Combien de communautés dans des coworking ont explosé en plein vol à cause d’un ou plusieurs éléments perturbateurs. Il suffit d’une personne, dont les propos ne sont pas appropriés, pour mettre mal à l’aise tout un groupe et donner envie d’aller voir ailleurs si l’air n’est pas plus pur. Vous devez donc procéder à une sélection de vos futurs coworkers.
La visite sera également un bon moyen de varier les profils et métiers lorsque votre espace est déjà bien rempli. C’est l’occasion de miser sur des personnes dynamiques qui apporteront un vent de fraîcheur et de renouveau dans votre communauté.
Encourager le partage et les échanges entre les membres via des rituels et événements
Créer une communauté dans un espace de coworking passe nécessairement par des échanges et des moments de partage. Vous avez, bien entendu, compris l’importance de l’office manager, un élément clé pour une ambiance au top et la réussite de votre projet. Mais vous devrez aussi établir de véritables rituels propres à votre espace !
Par exemple, vous pouvez proposer un petit déjeuner une fois par semaine, un déjeuner thématique, des goûters, des soirées « réseau » pour favoriser la croissance des entreprises… Ces derniers sont essentiels pour créer du lien, fluidifier les échanges et maximiser l’expérience de vos coworkers.
Vous pouvez également proposer des événements réguliers (afterwork, tournoi de ping pong…) et ouvrir vos portes à des personnes extérieures. Grâce à une bonne communication, le bouche-à-oreille boostera votre image de communauté dynamique.
Créer un sentiment d’appartenance pour concevoir une communauté à son image dans son coworking
Vous souhaitez fidéliser vos coworkers et leur donner envie de rester ? De fait, vous n’êtes pas le seul sur votre marché et le turn-over peut être fréquent. Difficile, dans ce cas, de créer une communauté soudée.
Vous devez donc créer un véritable sentiment d’appartenance au lieu et une expérience coworker au top. Les personnes doivent se sentir chez elles et, pour cela, elles doivent participer à la vie du lieu. Pour cela, un seul mot d’ordre : la confiance !
Vous pouvez, par exemple :
- Donner libre accès 24h/24 et 7j/7 à vos coworkers ;
- Confier de petites missions pour les impliquer dans la gestion du lieu : arroser les plantes, créer un potager sur la terrasse… ;
- Inciter à proposer des idées pour développer le lieu ;
- Permettre de participer à la programmation événementielle.
Si chacun peut contribuer à son échelle, il se sentira plus investi et se projettera davantage sur une location de longue durée dans vos locaux.
Savoir communiquer des valeurs communes de bienveillance et de bonne humeur
Pour créer une communauté dans un espace de coworking, tous les membres doivent s’adapter à l’espace, à ses coutumes, à ses valeurs… Vous devez donc, très tôt, donner les codes de votre tiers lieu pour que chacun se les approprie et respecte les règles.
La bienveillance doit, bien entendu, en faire partie tout comme le respect des autres membres. De fait, pour qu’une personne se sente en sécurité et libre d’échanger, elle ne doit pas avoir le sentiment d’être jugée à chaque prise de parole.
L’office manager est, là encore, le garant de l’ambiance du lieu. Il ne doit pas hésiter à intervenir si un comportement ne lui semble pas approprié et doit pouvoir en parler librement pour que cela cesse.
Enfin, la bonne humeur doit également être de mise. Bien entendu il ne s’agit pas de dicter à chacun son attitude ni ses ressentis. Chacun a le droit d’avoir des coups durs et est, bien sûr, invité à les partager avec ses membres s’il a besoin de leur aide pour trouver des solutions.
Attention, néanmoins, à ne pas faire de votre espace le bureau des plaintes et des doléances. Vous devez, au contraire, favoriser le bien-être de chacun pour que la bonne humeur soit de mise le plus souvent possible.
Pour conclure : créer une communauté vous permettra d’assurer le succès de votre espace
Vous l’avez compris, créer une communauté dans un espace de coworking est un travail de longue haleine qui ne s’improvise pas. Mais l’aventure en vaut vraiment la peine, car c’est cela qui assurera le succès de votre espace de travail.
Vous êtes à la recherche d’un bureau et d’une ambiance de travail au top ? Nos experts de la location sont là pour vous trouver un lieu dynamique aux multiples services.
Vous y découvrirez, bien plus qu’un lieu, une communauté sur laquelle vous appuyer à chaque instant de votre développement. N’hésitez pas à consulter notre plateforme et à nous contacter.
