Interminables, mal organisées ou bien fédératrices et motivantes. En entreprise, les réunions sont des moments à priori indispensables. Si certains salariés ou managers peuvent y passer de longues heures plutôt improductives par semaine, d’autres ont la chance d’y trouver leur compte. Entre réunionite et nouvelle génération de réunions plus efficaces, qui pratique quoi et pourquoi ? Comment ce rituel peut-il être optimisé en inventant des solutions alternatives ? 

Pourquoi est-il difficile de se passer de réunions en entreprise ? 

Échanges d’informations, appartenance à un groupe, engagement des collaborateurs, etc. La réunion est un moment clé en entreprise pour plusieurs raisons. Si elle a toujours existé, elle présente un intérêt tout particulier ces dernières années. 

Un rituel indispensable

Les réunions sont des moments privilégiés pour réfléchir ensemble, faire le point sur l’avancement d’un dossier, partager des informations, établir des objectifs, déterminer des solutions, prendre des décisions, ou encore présenter un nouveau projet. Elles sont un levier de communication, de transparence au sein des équipes, d’innovation et font vivre la culture d’entreprise en interne. En matière de management, les échanges directs qui peuvent s’y faire sont incontournables. Les messages passent bien mieux en face à face que par email ! 

Un rempart contre la déshumanisation du travail

La crise du COVID et le développement du télétravail ont accentué la déshumanisation des relations professionnelles déjà largement engagée par la digitalisation. Les difficultés se sont multipliées et intensifiées : distanciation physique, perte de sens de son travail et de reconnaissance, dégradation des relations sociales, chute de la performance, etc. Après cette épreuve et sachant que le télétravail perdure pour beaucoup, les individus ont plus que jamais besoin de lien, de sentir qu’ils appartiennent à un groupe. Pour avoir envie de travailler avec une équipe et être productif, il faut pouvoir cultiver des relations interpersonnelles positives et riches en plus des objectifs communs. Dans ce contexte, les réunions sont un levier plus que jamais indispensable. Bien évidemment, elles ne vont pas régler toutes les problématiques, mais elles s’inscrivent dans l’optimisation de l’expérience collaborateur. 

Pourtant, malgré tous les avantages manifestes des réunions, 75 % des cadres témoignent y perdre leur temps ! Alors où est-ce que le bât blesse ? 

Un tour d’horizon de la pratique des réunions d’entreprise en France

En France, le problème n’est pas la réunion en tant que telle, mais la manière de la faire et ses résultats sur la productivité et la satisfaction des salariés. Les entreprises doivent plus que jamais trouver un juste équilibre entre leur fréquence, leur durée et leur organisation. Certaines s’en sortent mieux que d’autres.
Voici un petit tour d’horizon. 

État des lieux : la réunionnite, un mal français généralisé ? 

En France en 2018, un cadre passe 27 jours par an en réunion soit 3 jours de plus qu’en 2016 selon le baromètre Wisembly/IFOP. La durée moyenne de celles-ci diminue, mais leur fréquence a augmenté. Beaucoup y déplorent la non-prise en compte de leur opinion, et ceci tout particulièrement dans les grandes entreprises. Il faut noter qu’en France on apprécie plus qu’ailleurs débattre, argumenter et donner l’illusion qu’on travaille… Dans les pays anglo-saxons, on va davantage à l’essentiel. Les réunions durent 15 min et l’ordre du jour est soigneusement prédéfini. On est dans l’action. Le Français n’aime pas la prise de risque. Il préfère parler à agir rapidement. Pour un Allemand ou un Américain, le Français peut même proposer une “réunion de la réunion”…
D’ailleurs, même s’ils savent que ces réunions vont probablement ne servir à rien, la plupart des salariés acceptent les demandes de manière complètement automatique. C’est ce que David Grady a appelé lors d’une conférence TED le “Mindless acceptance syndrome” ou “Syndrome d’Acceptation Automatique”. 

Cette systématisation en entreprise des réunions et leur improductivité se nomment la réunionite. Elle leur revient très cher. Leur coût annuel peut dépasser le million d’euros pour une société de 200 personnes ! Elle impacte fortement la productivité individuelle et de groupe et la satisfaction des équipes. Et elle touche autant les grandes entreprises que les petites startups. Cependant, certaines organisations sont plus concernées que d’autres par ce phénomène.

Quelles entreprises organisent le plus de réunions ?

Une question de taille, de situation géographique et de statut
Tout d’abord plus l’entreprise est grande, plus les réunions hebdomadaires y sont nombreuses, longues et en augmentation. Une entreprise de moins de 50 salariés fait 2,5 réunions par semaine avec une augmentation de 29 % de 2016 à 2018. Une entreprise de plus de 500 salariés fait en moyenne 4,2 réunions par semaine. C’est en région Île-de-France que la moyenne est la plus élevée. Leur nombre est aussi corrélé au salaire et au niveau de responsabilité. Ainsi un cadre rémunéré plus de 75 000 € brut par an se rend à 6,7 réunions chaque semaine.

Mais si la fréquence des réunions pose question, c’est également leur contenu qui est problématique. 

Pourquoi de nombreuses entreprises n’arrivent-elles pas à mettre à profit les réunions ? 

La pratique excessive des réunions ou leur improductivité est liée à plusieurs paramètres. On y trouve principalement des défauts de management, d’organisation et une certaine culture d’entreprise. 

∙ Un management déficient
Moins le manager est capable de prendre des décisions, de définir des priorités, plus il a tendance à solliciter régulièrement et inutilement ses équipes. Il en profite pour se rassurer ou même y contrôler les actions de ses employés.

∙ Un esprit collaboratif tout en mesure
Le manager organisant ses réunions à l’ancienne au cours desquelles, lui, parle et ses collaborateurs écoutent ne peuvent pas fonctionner. Elles doivent être collaboratives. Chacun doit y avoir un rôle. Un timekeeper chronomètre et évite les hors sujet, par exemple. Mais attention, le manager ne doit pas se décharger totalement de son rôle et solliciter trop fréquemment ses collaborateurs.

∙ Un manque d’autonomie des équipes
Si le manager ne laisse pas un minimum d’autonomie à ses équipes, elles vont devoir demander son approbation constamment, faire des comptes-rendus présentés lors de réunions interminables et fréquentes. Il est bon de les responsabiliser pour qu’elles puissent avancer sur leurs tâches sans devoir en solliciter.

∙ Un problème de formation
On peut dire qu’en France personne n’est formé à la conduite des réunions. Un manager va y passer en moyenne 10 h par semaine et il ne sait pas forcément comment s’y prendre.

∙ Un décalage entre la direction et les cadres
Les managers ne profitent pas des réunions pour traiter des sujets clés, et ceci notamment dans les grandes entreprises. Le mail est utilisé dans 46 % des cas pour cela contre 15 % pour la réunion, toujours selon le baromètre Wisembly/IFOP. Ainsi, ces dernières servent souvent uniquement au suivi des affaires courantes. 

Vers une réunion d’entreprise réinventée ou le zéro réunion ?

Ces dernières années, une nouvelle génération de réunions voit le jour. Avec la pandémie, le développement du télétravail, mais aussi l’apparition de nouvelles méthodes de travail accompagnées de nouveaux outils collaboratifs, elles redonnent leurs lettres de noblesse à la pratique et apportent de vrais bienfaits aux organisations. Elles ne sont plus vues comme un mal nécessaire, mais comme un vecteur de progression. 
Quelles sont-elles ? Dans quel type d’entreprises sont-elles légion ? 

De nouvelles méthodes de travail 

Une vision plus humaine de l’entreprise et de nouvelles techniques de management se développent depuis plusieurs années. Les hiérarchies sont lissées. Le bien-être au travail se fait central et les salariés sont motivés à être toujours plus autonomes et par, là même, plus impliqués dans la réalisation des objectifs de l’organisation. Le travail de plus en plus asynchrone des équipes rend la réunionite impossible. L’information circule entre tous les collaborateurs en continu notamment grâce à de nouveaux outils de travail. Les réunions deviennent, de ce fait, un temps fort où tout le monde s’exprime et fait avancer les choses. Elles changent de fréquence, de contenu et de forme pour gagner en productivité.

Des réunions d’entreprise nouvelle génération

Les formats des réunions se veulent plus impliquant. Les collaborateurs sont alertes et tout est fait pour rendre ces moments interactifs et ludiques. 

∙ Le “co-walking” ou “walk and talk”
Mis en lumière par Steve Jobs, ce type de réunion favorise concentration et créativité. Les participants se promènent en petit comité pendant une vingtaine de minutes et échangent entre eux. Depuis Freud, Nietzsche et même Aristote, les bienfaits de la marche sur la pensée ne sont plus à prouver ! Le fait de marcher côte à côte permet également de plus facilement parler à son manager, de lisser les hiérarchies. C’est du moins ce que préconise le rapport Give Your Ideas Some Legs : The Positive Effect of Walking on Creative Thinking. 

∙ Le stand-up meeting
Pendant 10 minutes tous les matins, les équipes sont debout et chacun explique de façon la plus concise possible le contenu de sa journée à venir et les difficultés qu’il rencontre. La communication est transparente et permet à tous de prendre en charge la résolution des problèmes rapidement. Ce type de réunion est inspirée de la méthode Agile.

∙ Des réunions ludiques
L’idée est de laisser libre cours à la créativité des équipes dans un contexte interactif et ludique. Le Lego Serious Play, par exemple, leur offre la possibilité de jouer avec des legos pour adulte. Cette activité va libérer leur imagination, le dialogue, encourager la réflexion et favoriser la résolution des problèmes.
L’Escape game également va dans ce sens. Les collaborateurs se retrouvent dans un lieu qui leur permet de combiner jeu d’évasion grandeur nature et moment de réunion. Cohésion, communication et motivation sont au rendez-vous.

De nouveaux outils 

La plupart des entreprises auront toujours besoin de réunions traditionnelles. Néanmoins, l’utilisation par les équipes, au quotidien, de nouveaux outils de travail et la mise à disposition de solutions innovantes en réduit la fréquence et booste leur efficacité.

∙ Des outils de travail tels que Slack ou Microsoft Teams permettent de facilement échanger en temps réel entre collègues à tous moments et de partout. La gestion collaborative de projet est aussi simplifiée grâce à des solutions telles que Asana ou Trello. L’utilisation de ces dispositifs favorise la réduction du nombre de réunions.

∙ Des solutions collaboratives
Pour rendre les préparations des réunions plus efficaces et leur déroulement optimum en présentiel ou à distance, de nombreuses startups proposent des outils pertinents. Wisembly, par exemple, permet aux participants d’avoir accès à des documents centralisés sur une plateforme, de les noter, de s’exprimer, de poster des commentaires, de voter, etc. De plus, une fois la réunion terminée, l’administrateur peut facilement éditer un compte-rendu. Essentiel, car rien n’est plus frustrant que de s’être investi dans une réunion et de repartir bredouille.
Klaxoon propose, quant à lui, des fonctionnalités qui donnent du rythme et structurent les réunions à distance. Elles stimulent les échanges et augmentent le taux de participation. Chaque membre de l’équipe s’associe aux décisions et toutes les voix ont la même valeur. Les prises de décisions pour les managers sont facilitées.

Les entreprises innovantes 

Les entreprises en lien avec l’innovation, celles de la Tech comme les agences de développement de produits digitaux, les SaaS, etc. sont souvent bien plus conscientes de la nécessité de rendre leurs réunions moins nombreuses et plus efficaces. Certaines ont même décidé de les supprimer à l’instar de l’assurance santé Alan dont les équipes règlent tous leurs problèmes par écrit via Github.
La plupart de ces organisations arborent des méthodes de travail nouvelles, plus collaboratives et les outils numériques qui vont avec. Misant sur une marque employeur prônant l’innovation, le collaboratif et le bien-être des salariés, elles font vivre tout naturellement ces valeurs au sein des réunions. Il faut noter que cette tendance infuse progressivement tous les styles d’entreprises. 

Conclusion : la réunion d’entreprise a encore de belles années devant elle

Malgré la lourdeur et les moqueries dont font l’objet les réunions en France, personne ne peut prévoir ce qu’il adviendra d’elles. En tous cas, même si elles sont parfois raillées, il est peu probable qu’elles disparaissent. Elles restent structurantes pour les entreprises quand elles sont bien préparées et organisées et répondent à un besoin très actuel de mobiliser l’intelligence collective, de développer des pratiques collaboratives et moins hiérarchisées. 

Vous voulez en savoir plus sur l’organisation des réunions ? Consultez notre article “Réunion de travail : 15 règles à respecter”. Enfin, si vous êtes à la recherche d’un espace de travail, n’hésitez pas à consulter notre plateforme.

L’article La réunion est morte, vive la réunion !  est apparu en premier sur Hub-Grade - Le Blog.